Деловая документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДОКЛАД

на тему: «Деловая документация»

Документация является способом первичной регистрации хозяйственных операций. Вместе с тем документы служат целям оперативного руководства производством, текущего контроля за выполнением планов, за рациональным использованием материально-денежных средств объединения (предприятия). Они являются письменным свидетельством о совершенных хозяйственных операциях, имеют юридическую доказательную силу. Поэтому документы принимаются за основу при осуществлении контроля и проведении ревизий.

Как письменные свидетельства документы составляются по установленной форме и должны иметь краткое, но полное содержание совершенных хозяйственных операций. Содержание каждого документа определяется его реквизитами. Реквизиты -- это необходимые составляющие элементы документа. К ним относятся: название документа; наименование и адрес объединения (предприятия), составившего документ; дата составления документа; содержание хозяйственной операции; измерители по операции в натуральном и денежном выражениях; подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее документального оформления. Установленные перечень и порядок расположения в документе реквизитов образуют форму документа. Формы документов унифицированы, они стандартны по размерам. Унификация и стандартизация документов имеют важное значение в деле повышения производительности труда персонала, имеющего отношение к их составлению, в усилении контрольных функций учета. В СССР разработка форм документов производится централизованно. Применение унификации и стандартизации документов составляет одно из важных преимуществ социалистического бухгалтерского учета по сравнению с капиталистическим, где монополии, занимаясь вуалированием и фальсификацией своих доходов, разрабатывают для себя и соответствующие формы документов.

Использование документации в бухгалтерском учете обусловливает необходимость в определенной их группировке. Группировка документов осуществляется по четырем основным признакам: назначению, степени обобщения, количеству операций, месту составления.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

К распорядительным относятся документы, с помощью которых даются задание, распоряжение на проведение каких-либо хозяйственных операций. К ним относятся: банковские чеки на получение денег; платежные поручения о перечислениях с расчетного счета; приказы о назначении на должность и установлении окладов сотрудникам предприятий (объединений) и др. регистрация операция оборот документ

Исполнительными, или оправдательными, считаются такие документы, с помощью которых удостоверяется сам факт совершения хозяйственной операции в соответствии с ранее полученным распоряжением. К ним относятся: накладные, отчеты материально ответственных лиц, авансовые отчеты, акты.

Комбинированные -- это документы, сочетающие в себе элементы первых двух видов. Эти документы называют еще распорядительно-оправдательными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, платежные ведомости, наряды на выполнение работ и др.

Документами бухгалтерского оформления обычно считаются всякого рода расчеты, производимые аппаратом бухгалтерии: расчеты по амортизации, по распределению прибыли, группировочные ведомости, справки.

По степени обобщения документы бывают первичные и сводные. К первичным относятся такие документы, с помощью которых проводится первичная регистрация хозяйственных операций. К ним относятся: накладные, акты, кассовые ордера и др. Сводными являются документы, в которых производятся группировка и регистрация прилагаемых к ним первичных документов. К ним относятся: кассовый отчет, авансовый отчет, отчеты материально ответственных лиц и др. К сводным документам прилагаются первичные документы.

По количеству регистрируемых операций документы делятся на, разовые и накопительные.

Разовыми считаются документы, которыми оформляется одна или несколько операций одновременно. К ним относится большинство первичных документов.

К накопительным относятся документы, в которых оформляются однородные операции в течение установленного периода времени (декады, месяца). К ним относится, например, лимитно-заборная карта, в которой в течение установленного на предприятии срока систематически отражается выдача материалов со склада.

По месту составления документы могут быть внутренние и внешние.

Внутренними считаются документы, составляемые в самом предприятии в процессе его хозяйственной деятельности.

Внешними являются документы, которые составляются вне данного предприятия, но используются в текущем учете этого предприятия. Так, например, счета-фактуры составляются поставщиками, но они используются покупателями в качестве расчетных документов.

Применение документов в бухгалтерском учете делает его обоснованным (доказательным) в части достоверности произведенных хозяйственных операций, т.е. документы, отражают те изменения в средствах объединения (предприятия), которые обусловлены его деятельностью. Величина средств объединения (предприятия) может изменяться и под влиянием других факторов. Образуется, например, недостача продуктов в результате естественной убыли или порчи материалов, происходящей под влиянием атмосферных факторов и условий хранения. Такого рода изменения приводят к тому, что фактические остатки товарно-материальных ценностей не соответствуют данным бухгалтерского учета. Такое несоответствие может произойти и вследствие разного рода ошибок при отпуске и приеме ценностей, при записях в документах и регистрах бухгалтерского учета. Следовательно, одного документального оформления хозяйственных операций недостаточно. Чтобы иметь реальное состояние средств на практике, текущий документальный учет дополняют периодической проверкой материально-денежных средств и расчетов в натуре. Такая проверка средств и расчетов в натуре называется инвентаризацией, значение которой заключается в том, что она дает возможность привести в соответствие данные текущего учета с фактическими показателями, содействует обеспечению сохранности социалистической собственности, помогает проверить состояние производственных запасов и их соответствие установленным нормативам, обнаружить ненужные для хозрасчетного звена ценности (неликвиды) и наметить мероприятия по их реализации.

Инвентаризация в объединениях (на предприятиях) проводится инвентаризационной комиссией, работа которой включает такие этапы, как подготовка мероприятий по оформлению и учету поступивших в последнее время ценностей, соответствующие рассортировка и оформление их на складе; «снятие остатков», т.е. выявление, взвешивание, обмер, подсчет и описание материально-денежных средств; оценка снятых остатков; сопоставление фактических остатков товарно-материальных ценностей или других средств с данными бухгалтерского учета и выявление расхождений (недостач или излишков). Все это делается путем составления так называемой сличительной ведомости. При инвентаризации расчетов может быть выявлена задолженность с истекшими сроками исковой давности. В этом случае просроченная дебиторская задолженность списывается с разрешения вышестоящей организации на убытки, а просроченная кредиторская задолженность перечисляется в Государственный бюджет в течение месячного срока.

Размещено на Allbest.ru