Управленческие документы и их общая характеристика

Размещено на http://www.allbest.ru/

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ, И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ)

БУРЯТСКИЙ ФИЛИАЛ

Специальность: Экономика и бухгалтерский учет

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

Группа: БУ-ДЛЭ-001

РЕФЕРАТ

Тема

Управленческие документы и их общая характеристика

Студент: Баженова А.

Руководитель: Антакшинова Н.Ф.

Улан-Удэ, 2012г.

Управление и управленческая информация

Информация является основой управления. В системе управления все структуры и должностные лица связаны между собой потоками информации, образуя единую коммуникационную сеть. В этой сети каждый орган управления представляет собой узел, в котором пересекаются потоки информации от многих источников различающиеся по содержанию, интенсивности, достоверности, временному режиму.

В основе деятельности любого органа управления, будь то министерство, ведомство или небольшая контора, лежит процесс получения, обработки информации, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, организации исполнения, контроля и подведения итогов. Таким образом, информация, зафиксированная на материальном носителе, является основным средством деятельности органов управления и в то же время ее главным продуктом, выступая способом реализации связей между управляющей и управляемой системами. От оперативности, устойчивости и оптимальности информационных потоков, питающих управленческий организм подобно кровеносной системе, во многом зависят каче­ство управления, эффективность всех его звеньев.

Усложнение и усиление взаимосвязанности проблем, стоящих сегодня перед органами всех ветвей власти, ставят задачу повышения эффективности деятельности организации на всех ее уровнях в прямую зависимость от состояния информационного поля, информационного обеспечения управления. Дефицит объективной информации может привести к ошибочным решениям; особенно велика социальная опасность принятых в таких условиях долговременных решений. Запаздывание или неполнота информации могут стать причиной неверных или несвоевременных решений, которые могут вызвать даже социальные потрясения. Наоборот, излишняя информация порождает нерациональные перегрузки аппарата управления, приводя к увеличению трудовых и временных затрат, провоцируя усложнение структур, разрастание штатов, бюрократизацию процесса управления. Недостаточно обоснованные решения вызывают недоверие населения к властным структурам и власти в целом.

Основные понятия управленческой документации

Документирование -- запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Организационно-распорядительный документ -- вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Функции документа подразделяются на общие и специфические. К общим функциям относятся:

*?информационная (цель любого документа -- сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве);

*?социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности);

*?коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами);

*?культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).

Документирование управленческой информации -- это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве.

Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.

Унифицированная система документации -- это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов.

Государственный классификатор управленческой документации ДК 010 определяет унифицированные системы:

-- организационно-распорядительной документации;

-- первично-учетной документации;

-- банковской документации;

-- финансовой документации;

-- отчетно-статистической документации;

-- плановой документации;

-- ресурсной документации;

-- торговой документации;

-- внешнеторговой документации;

-- ценовой документации;

-- документации по труду, социальным вопросам и защите населения;

-- документации по бытовому обслуживанию населения;

-- бухгалтерско-учетной документации;

-- документации по Пенсионному фонду;

-- словарно-справочной документации.

Как видим из приведенного перечня, деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации. Наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации.

Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно: по видам деятельности, происхождению, месту составления, наименованию, сложности отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания, способу фиксации информации и т. п.

По происхождению документы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.

Служебный документ -- это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.

Личный документ -- это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем.

Документ личного происхождения -- документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.

По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы, поступившие на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическим лицам.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.

По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).

По срокам исполнения документы бывают:

-- срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;

-- несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.

По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.

По степени подлинности различают:

-- черновик (предварительная редакция документа);

-- подлинник -- экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;

-- копия -- документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях -- некоторых его внешних признаков. В свою очередь, может быть незаверенная копия (копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия (копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).

Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

Выписка -- это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.

В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.

Дубликат подлинника -- повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.

По технике создания документы бывают рукописные и печатные.

По способу фиксации информации различают:

-- письменный документ -- текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;

-- графический документ -- изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;

-- аудиовизуальный документ -- документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;

-- видеодокумент -- документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;

-- кинодокумент -- документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;

-- фотодокумент -- документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;

-- фонодокумент -- документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи;

-- электронный документ -- документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.

А теперь, рассмотрев классификацию документов, расскажем об основных требованиях к порядку оформления и составления документов, создаваемых на предприятиях.

управление документация информационный стандартизация

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов -- это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится с целью сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества и снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

--?разработку унифицированной системы документоведения, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

--?внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

--?ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

--?разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли, не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

--?разработку ОКТЭД, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией стандартизации документов, координацию соответствующих работ и контроль за ними осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

Размещено на Allbest.ru