Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Электронный документ и его место в делопроизводстве

1.1 Понятие «Электронный документ»

1.2 Характеристика типов носителей электронного документа

1.3 Электронные технологии в делопроизводстве

Глава 2. Особенности составления и оформления электронных документов ОАО

2.1 Требования к оформлению и составлению организационно-распорядительной документации ОАО

2.1 Особенности оформления и составления электронной документации ОАО

Заключение

Список используемой и цитируемой литературы



Введение

Развитие человеческой цивилизации сопровождается увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года.

Стремительное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Таким образом, актуальность выбранной темы заключается в том, что эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД).

Целью данной работы - изучить особенности составления и оформления электронных документов ОАО.

Объект исследования: электронные документы.

Предмет исследования: особенности составления и оформления электронных документов в ОАО.

Данная цель реализуется в рамках конкретных задач, к ним относятся:

Изучить литературу по данному вопросу;

Дать представление о понятии «электронный документ»;

Изучить нормативную базу в области составления и оформления электронных документов;

Проанализировать электронные документы ОАО.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав (первая глава раскрывает понятие «электронный документ», дает общую характер, а так же регламентирует требования к составлению и оформлению электронных документов; вторая глава - анализ конкретных документов), и заключение.



Глава 1. Электронный документ и его место в делопроизводстве

1.1 Понятие «Электронный документ»

Приведем базу определений нормативных материалов федерального и государственного уровня. Рассмотрим понятия применительно к электронному документу (ЭлД), определениям законодательства в сфере электронного взаимодействия и предписаниям законопроектов и государственных законов России. Эти законы должны регулировать практическое использование ЭлД в ближайшей перспективе, их соблюдение обязательно для всех субъектов права, их нарушение преследуется по закону. Поэтому важность адекватного описания объекта правового регулирования не нуждается в доказательствах.

Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" гласит: "ДОКУМЕНТ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования". Теперь же рассмотрим определение, которое дает Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело" гласит: "ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Далее рассмотрим ряд определений из ГОСТа «Делопроизводство и архивное дело»:

"ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения".

"ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ".

"ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления".

В проекте Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" (вариант от 2006 года) утверждается: "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа".

Статья 2 проекта федерального закона "Об электронной цифровой подписи" дает следующие определения:

"ЭЛЕКТРОННЫЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа".

"ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа".

Статья 4 проекта федерального закона "Об электронном документе" предполагает иное понятие:

"ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования".

Статья 5 проекта дает следующее определение: - "Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком".

С позиций перспектив развития электронного взаимодействия все представленные определения ЭлД неконструктивны для их применения в практике. Они основаны на ассоциации с традиционным документом. В отличии от аналогового документа, электронный документ отделим от носителя, и существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается.

В электронной среде информация обрабатывается принципиально последовательно.

Таким образом, понятие «электронный документ» в принятых законах и разрабатываемых законопроектах не соответствует перспективе массового применения электронных документов в технологиях электронного взаимодействия экономических субъектов.

1.2 Характеристика типов носителей электронного документа

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя. Теперь же рассмотрим определения данных носителей.

Итак, магнитная лента - носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.

А магнитная карта - носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.

Различают два вида жестких магнитных дисков.

Жесткий диск (hard disk) - встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным.

Съемный жесткий диск (removable hard disk) - пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.

Накопители на жестком диске отличаются друг от друга, прежде всего своей емкостью. Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является:

Во-первых, его универсальность, то есть возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида - звуковой, текстовой, графической, видео:

Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе:

В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Так же рассмотрим понятие и преимущество оптического документа.

Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро- , диа- и видеофильмов, аудиозаписи и так далее, причем все это одновременно.

Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.

Преимущества оптических документов в сложившейся системе технически кодированных документов приведены в таблице.

Тип устройства	Емкость, Мбайт	Время поиска
Гибкие диски	1,2-1,44	Сотни миллисекунд (мс)
Винчестер	120-2000	10-20 мс
Стримеры		Несколько секунд
CD-ROM	650	200-400 мс
WORM	128-2500	От 35 мс

Оптический диск. Самым перспективным видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск - материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

Благодаря своим малым размерам, большой емкости, надежности и долговечности аудио компакт-диск получил широкое распространение.

Таким образом, существует несколько типов носителей электронных документов, к которым относятся магнитный и оптический.

1.3 Электронные технологии в делопроизводстве

В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках. Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована для законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

- наименование организации - создателя документа,

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес,

- дата изготовления документа,

- код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д.

В действительности стандарт обеспечил использование машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

ГОСТ 6.10.4-84 лег в основу подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД,1991г.) и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.

Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов в Типовой инструкции по делопроизводству, в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правилах работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др. (2007). “Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения” (Росархив, ВНИИДАД. - М., 2000 г) также ориентирован на документы “на нетрадиционных носителях”, уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами.

Например, статья 64 “Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам)”- предполагает, что на государственное хранение они не передаются.

Заинтересованность архивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. № 552), где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.

Госдумой был принят Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи” от 13 декабря 2001 г. №129-ФЗ.

Названные выше отечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения сохранности передаваемого по каналам электронной связи документа.

Основным направлением законодательного регулирования является признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере.

Мы считаем, что развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни. Можно назвать, на наш взгляд, три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

- Подготовка документов с использованием электронных технологий, которая должна осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов.

- Электронная передача информации, используемая для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.

- Электронная регистрация поступления документов в систему - предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм. Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует. Таким образом, предлагаемый мною подход заключается в том, что на современном этапе, по крайней мере, в ближайшие пять лет первоочередное внимание следует уделять не проблемам “электронного документа”, а использованию электронных технологий в традиционном делопроизводстве. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:

- сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности,

- разделение подлинников и копий,

- ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться ЭД,

- на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы ЭД и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т.п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок.

Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования электронных документов, что и происходит на практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и всех возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.



Глава 2. Особенности составления и оформления электронных документов ОАО

2.1 Требования к оформлению и составлению организационно-распорядительной документации ОАО

В этом параграфе рассмотрим требования к оформлению и составлению документации в ОАО «ММК». Все требования оформлению регламентированы в инструкции по делопроизводству в ОАО И АО 3-01-2010. К создаваемым в ОАО управленческим организационно-распорядительным документам (ОРД) относятся:

Организационные (устав, организационная структура и штатное расписание, положения и инструкции);

Распорядительные (приказы и распоряжения; протоколы, содержащие решения);

Информационно-справочные (письма, акты, справки, объяснительные записки, докладные записки, факсы, телеграммы, телетайпограммы, номенклатура дел).

ОРД, как правило, оформляют на бланках. Для изготовления бланков используют два основных формата: А4 (210х297) и А5 (148х210). Основную часть документов составляют на бланках формата А4. Для небольших писем, справок, заявок используют бланки формата А5. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

В ОАО установлены следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма и бланки конкретного вида документов.

Для каждого вида ОРД допускается два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.

Бланки документов используются по назначению и не передаются другим организациям и лицам.

Электронные шаблоны бланков ОАО размещены на сервере «Archive».

Документы изготавливают машинным способом; с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ; на магнитных носителях данных.

Правила оформления реквизитов при подготовке документов составлены на основе ГОСТ Р 6.30-2003.

Теперь же рассмотрим требования к оформлению распорядительной документации. К распорядительной документации относятся приказы и распоряжения. Начнем с приказа:

Приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащие обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке - бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.

В состав реквизитов приказа, включая реквизиты бланка, входят следующие:

- 01 - Государственный герб РФ, если это соответствует Положению о Государственном Гербе РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта РФ (реквизит 02) или изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак) организации (реквизит 03);

- 08 - наименование организации;

- 10 - наименование вида документа;

- 11 - дата документа;

- 12 - регистрационный номер документа;

- 14 - место составления или издания документа;

- 18 - заголовок к тексту;

- 20 - текст документа;

- 21 - отметка о наличии приложения;

- 22 - подпись;

- 23 - гриф согласования документа;

- 24 - визы согласования документа;

- 27 - отметка об исполнителе;

- 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- 30 - идентификатор электронной копии документа.

Теперь же рассмотрим распоряжение:

Распоряжение - один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия.

Распоряжение готовится и оформляется по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке - бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Состав реквизитов аналогичен составу реквизитов приказа:

- 01 - Государственный герб РФ, если это соответствует Положению о Государственном Гербе РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта РФ (реквизит 02) или изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак) организации (реквизит 03);

- 08 - наименование организации;

- 10 - наименование вида документа;

- 11 - дата документа;

- 12 - регистрационный номер документа;

- 14 - место составления или издания документа;

- 18 - заголовок к тексту;

- 20 - текст документа;

- 21 - отметка о наличии приложения;

- 22 - подпись;

- 23 - гриф согласования документа;

- 24 - визы согласования документа;

- 27 - отметка об исполнителе;

- 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- 30 - идентификатор электронной копии документа.

Далее рассмотрим требования к оформлению и составлению организационной документации. Проанализируем должностную инструкцию.

Должностная инструкция - это локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция - эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Должностные инструкции составляются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. Как правило, должностные инструкции для руководителей организаций не разрабатываются - их деятельность регламентируют положения о соответствующем структурном подразделении.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. В состав реквизитов должностной инструкции входят следующие:

- 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- 08 - наименование организации;

- 10 - наименование вида документа (и наименование должности или структурного подразделения организации);

- 11 - дата документа;

- 12 - регистрационный номер документа;

- 16 - гриф утверждения документа;

- 20 - текст документа;

- 22 - подпись;

- 24 - визы согласования документа (и виза ознакомления);

- 25 - оттиск печати.

Следующим пунктом параграфа будут требования к оформлению и составлению информационно-справочной документации.

Информационное письмо - это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории служебных писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Обязательными реквизитами делового письма по ГОСТ Р 6.30-2003 являются:

- реквизит 03 - эмблема (логотип) организации;

- реквизит 04 - код организации;

- реквизит 05 - ОГРН юридического лица;

- реквизит 06 - ИНН/КПП;

- реквизит 08 - наименование организации;

- реквизит 09 - справочные данные об организации;

- реквизит 11 - дата документа;

- реквизит 12 - регистрационный номер документа;

- реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- реквизит 14 - место составления документа;

- реквизит 15 - адресат;

- реквизит 18 - заголовок к тексту;

- реквизит 20 - текст;

- реквизит 21 - отметка о наличии приложения;

- реквизит 22 - подпись;

- реквизит 23 - гриф согласования документа;

- реквизит 25 - оттиск печати;

- реквизит 27 - отметка об исполнителе.

В следующей главе мы подробно проанализируем отдельные виды документов.

Состав реквизитов и соотнесем их оформление с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

2.2 Анализ электронной документации ОАО

В своей работе рассмотрим конкретные виды документов, а именно ПРИКАЗ № ВР-158/к, ПРИКАЗ №УК/ВР-202\к, должностную инструкцию специалисту по кадрам 1 категории группы руководящих кадров, распоряжение № ПС-1492/к, распоряжение № ПС-1488/к, информационное письмо «о демонтаже» и письмо «о выдаче бумаге»

Проанализируем приказ №ВР-158/к

Состав реквизитов приказа:

- реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 10 - наименование вида документа. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Реквизит расположен после реквизита наименование организации и напечатано заглавными буквами. Наименование вида документа оформлено в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 11 - дата документа Датой приказа является дата его подписания. На анализируемом документе дата оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Дата и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя - арабскими цифрами. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 12 - регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрационный номер приказа состоит из его порядкового номера, который дополнен индексом дела по номенклатуре дел (или информацией о корреспонденте, исполнителях и др.). Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 14 - место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 08 и 09. Данный реквизит помогает идентифицировать автора документа и точно определить, где создан документ. Место составления или издания документа указывают с учетом административно-территориального деления, оно должно включать в себя только общепринятые сокращения;

- реквизит 18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту это краткое содержание к тексту документа. Реквизит согласован с названием вида документа. Заголовок к тексту расположен ниже реквизитов бланка от левого поля документа. Оформление реквизита соответствует рекомендациям ГОСТ Р 6. 30 - 2003;

- реквизит 20 - текст документа. Текст это основной реквизит документа. Текст анализируемого приказа оформлен в виде связного текста. Реквизит 20 состоит из распорядительной части. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 22 - подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 27 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметка расположена в левом нижнем углу. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003.

Код документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации): класс форм - 02 (унифицированная система организационно - распорядительной документации), подкласс форм - 51, регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса - 151, контрольное число - 1.

Рассматриваемый приказ оформлен на бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ, с продольным расположением реквизитов.

Документ имеет поля: 25 мм - левое, 20 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. Размер полей документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. Тест приказа напечатан Times New Roman, размер шрифта 14, междустрочный интервал 1,5. Анализ Приказа №УК/ВР-202\к аналогичен анализу Приказа№ВР-158/к

Проанализируем распоряжение №ПС-1488/к.

Состав реквизитов:

- реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 10 - наименование вида документа. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Реквизит расположен после реквизита наименование организации и напечатано заглавными буквами. Наименование вида документа оформлено в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 11 - дата документа Датой приказа является дата его подписания. На анализируемом документе дата оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Дата и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя - арабскими цифрами. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 12 - регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрационный номер приказа состоит из его порядкового номера, который дополнен индексом дела по номенклатуре дел (или информацией о корреспонденте, исполнителях и др.). Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 14 - место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 08 и 09. Данный реквизит помогает идентифицировать автора документа и точно определить, где создан документ. Место составления или издания документа указывают с учетом административно-территориального деления, оно должно включать в себя только общепринятые сокращения;

- реквизит 18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту это краткое содержание к тексту документа. Реквизит согласован с названием вида документа. Заголовок к тексту расположен ниже реквизитов бланка от левого поля документа. Оформление реквизита соответствует рекомендациям ГОСТ Р 6. 30 - 2003;

- реквизит 20 - текст документа. Текст это основной реквизит документа. Текст анализируемого приказа оформлен в виде связного текста. Реквизит 20 состоит из распорядительной части. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 22 - подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 27 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметка расположена в левом нижнем углу. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003.

Анализ распоряжения №ПС-1492/к аналогичен анализу распоряжения ПС-1488/к.

Сделав анализ распорядительной документации ОАО ,мы пришли к выводу, что культура делопроизводства в учреждение на высоком уровне. Соблюдены размеры полей, присутствует единый стиль оформления. Расположение реквизитов на документе соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30.200. Далее проанализируем организационную документацию ОАО на примере должностной инструкции. В предоставленной мне должностной инструкции специалиста по кадрам 1 категории группы руководящих кадров имеются следующие реквизиты:

- реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак. Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 10 - наименование вида документа. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Реквизит расположен после реквизита наименование организации и напечатано заглавными буквами. Наименование вида документа оформлено в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Обязательным элементом регистрационного номера является его порядковый номер по журналу регистрации. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 16 - гриф утверждения. Реквизит располагают в правом верхнем углу. Гриф утверждения оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

- реквизит 18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту это краткое содержание к тексту документа. Реквизит согласован с названием вида документа. Заголовок к тексту расположен ниже реквизитов бланка от левого поля документа. Оформление реквизита соответствует рекомендациям ГОСТ Р 6. 30 - 2003;

- реквизит 20 - текст документа. Текст инструкции лаконичен, содержит основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, производственные взаимоотношения. Отсутствует раздел функций;

Реквизит 22 - подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003;

Реквизит 27 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметка расположена в левом нижнем углу. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 [18].

Рассматриваемая инструкция оформлена на бланке организации с указанием вида документа - ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, с продольным расположением реквизитов.

Документ имеет поля: 25 мм - левое, 20 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. Размер полей документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. Тест приказа напечатан Times New Roman, размер шрифта 14, междустрочный интервал 1,5. В данной должностной инструкции четко регламентированы основные полномочия, обязанности, определены навыки, которыми должен обладать специалист.

Проанализировав данный документ, можно сделать следующий вывод: поля инструкции соблюдены в соответствии с ГОСТом Р 6.30 -2003. Должностная инструкция составлена верно и полностью соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Теперь рассмотрим состав реквизитов и оформление информационно - справочной документации ОАО, а именно писем:

Письмо «о демонтаже» составлено на бланке письма с угловым расположением реквизитов.

Документ имеет поля: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. Размер полей документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Далее рассмотрим состав реквизитов и требования к их оформлению.

Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 11 - дата документа. Датой письма является дата его подписания. На анализируемом документе дата оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Дата месяца и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя - арабскими цифрами. Оформление и расположение реквизита 11 не противоречит рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Обязательным элементом регистрационного номера является его порядковый номер по журналу регистрации. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 15 - адресат. В качестве адресата указаны несколько структурных подразделений. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 20 - текст документа. Текст документа это основной реквизит документа. Текст анализируемого письма оформлен в виде связного текста. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 22 - подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003.

Далее рассмотрим письмо «о выдаче бумаге».

Документ так же имеет поля: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. Размер полей документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Далее рассмотрим состав реквизитов и требования к их оформлению.

Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 11 - дата документа. Датой письма является дата его подписания. На анализируемом документе дата оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Дата месяца и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя - арабскими цифрами. Оформление и расположение реквизита 11 не противоречит рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Обязательным элементом регистрационного номера является его порядковый номер по журналу регистрации. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 15 - адресат. В качестве адресата указаны несколько структурных подразделений. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 20 - текст документа. Текст документа это основной реквизит документа. Текст анализируемого письма оформлен в виде связного текста. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 22 - подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003. В результате проведенного анализа писем можно сделать выводы, что культура делопроизводства в учреждении ОАО на высоком уровне, грубых нарушений выявлено не было, размеры полей соблюдены, реквизиты расположены в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30.2003, присутствует единый стиль оформления.



Заключение

Тема «Электронный документ» - очень актуальна, так как в настоящее время практически ни одно дело не обходится без компьютерного обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

В начале курсовой работы мы поставили определенную цель, для достижения которой выделили конкретный круг задач, решаемых по мере изучения данной темы.

В ходе работы:

- изучили литературу по составлению и оформлению электронных документов; электронный оформление документ

- дали представление понятию «электронный документ»;

- изучили нормативную базу в области составления и оформления электронных документов;

- проанализировали некоторые электронные документы ОАО , выявили особенности их составления и оформления.

Всего было проанализировано 7 документов ОАО, все они составлены в соответствии с требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, грубых нарушений выявлено не было, и целом, можно отметить, что делопроизводство в ОАО «ММК» на высоком уровне.



Список используемой и цитируемой литературы

1. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления //Делопроизводство. 2002. № 2.- С.27 - 29.

2. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. 2002. - 78 с.

3. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей - 5-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебники и учебные пособия». - Ростов н/Д; изд-во «Феникс». 2003, 427с.

4. Бачило И.Л. О проблемах информационного права в области документирования и документооборота //Делопроизводство. 2002. № 2.-С. 5-8.

5. Бобылева М.П. Вопросы использования электронного документооборота внутри организации //Делопроизводство. 2000. № 2.-С.14-17.

6. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Издательство МЭИ, 2004. - 172 с.

7. Вовкотруб О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». Пенза, 2000. - С. 3-10.

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

9. Демушкин А.С. Новая терминология в информационных технологиях //Делопроизводство. 2001. № 2.-С.29.

10. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное - М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. - 304 с.

11. ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в ОАО И АО 3-01-2010.

12. Кузнецов С.Л. Обеспечение сохранности документов в электронной форме //Секретарское дело. 2004. №10. - С. 27.

13. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. 2005. №10. - С. 32-35.

14. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме //Секретарское дело. 1997 № 2.-С.15-16.

15. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

16. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002.-314с.

17. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. № 1. - С. 43-52.

18. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. - М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. - 256 с.

19. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 4-е изд., испр. - К.: О-во «Знания», КОО, 2003. - 459 с.

20. Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. 2005. № 11. - С. 51-56.

21. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

22. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003/ Росархив; ВНИИДАД. М.: 2005.

23. Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// Секретарское дело. 2006. № 7 - С.

24. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2005.

25. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.

26. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». №1-ФЗ от 10 января 2002г.

27. Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 3.

28. Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 4.

Размещено на Allbest.ru

...