Анализ материально-производственных запасов в компании "Регионнефтегаз"

С 1 января 2001 года, с введением Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.2001 года № 26н, вступил в действие порядок, согласно которому устанавливается только один критерий для отнесения средств труда к основным средствам - срок полезного использования, который составляет период, превышающий 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. Второй критерий, связанный с их стоимостью, не будет действовать. По новым правилам предмет со сроком полезного использования, превышающим 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев, учитывается в составе основных средств и по ним начисляется амортизация в установленном порядке. Если срок полезного использования менее 12 месяцев, то предмет учитывается в составе средств в обороте на счете 10 "Материалы" и его стоимость списывается на затраты производства и расходы на продажу полностью по мере отпуска их в производство (эксплуатацию). В новом плане счетов уже не предусмотрены счета учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" и 13 "Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов"). Однако, в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/98, утвержденным приказом Минфина РФ от 15.06.1998г. № 25н, которое продолжает действовать в 2001 году, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы фигурируют в составе материально-производственных запасов и методологические основы формирования информации по ним в бухгалтерском учете определены данным положением. Только с введением в действие, начиная с бухгалтерской отчетности 2002 года, Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 09.06.2001г. № 44н, в котором отсутствует такая категория как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, нестыковка в законодательстве, а также одно из отличий российской системы бухгалтерского учета от международных стандартов финансовой отчетности будет устранено.

Для устранения каждого из выявленных недостатков в работе рассматриваемой организации предлагается:

1. В связи с введением в действие Плана счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н и инструкции по его применению, организации следует перевести бухгалтерский учет на новый план счетов и произвести большой объем работ по налаживанию сбора и обработки информации на измененных счетах.

2. Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТН на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия.

Существующая схема документооборота показана на рисунке 5, предлагаемая на рисунке 6.

Рисунок 5. Существующая схема документооборота

Рисунок 6. Предлагаемая схема документооборота

Таким образом, в результате предложенных изменений бухгалтерия будет получать счета-фактуры непосредственно в день их поступления в УПТОиКО и тогда же передавать копию счета-фактуры в инженерную службу, что позволит существенно ускорить процесс обработки данных в бухгалтерии и позволит избежать отражения счетов поставщиков не в соответствующем периоде.

3. Для оптимизации работы складского подразделения, а также своевременности применения налоговых вычетов при расчете суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей уплате в бюджет, договор поставки с основным поставщиком обществом "Славмаркет" предлагается составить с учетом требований пункта 3 статьи 168 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации, а именно, в договор следует внести изменения, касающиеся сроков представления счета фактуры. Если ранее, согласно договору, поставщик (Славмаркет) имеет право предоставлять в УПТОиКО счета-фактуры в течение 30 дней с момента поставки материала, то в соответствии с требованиями Налогового Кодекса РФ - счета-фактуры на поступившие товарно-материальные ценности должны предоставляться покупателю не позднее 5 дней со дня отгрузки товара.

4. В целях совершенствования учета и оптимизации организации его ведения на предприятии рекомендуется внедрить на предприятии автоматизированную систему бухгалтерского учета, базирующуюся на программе R/3.

Данная программа, широко распространенная во всем мире, была специально разработана для ведения автоматизированного учета на крупных предприятиях. Ее функциональные возможности включают в себя способность ведения бухгалтерского учета в режиме реального времени, способность обработки больших объемов информации, анализа данных, совместное ведения бухгалтерского учета в различных территориальных подразделениях компании, объединенных в локальную сеть, и многое другого. С точки зрения оптимизации бухгалтерского учета материалов преимущество этой программы заключается в расчете средней себестоимости материалов после каждого их движения.

Таким образом, в результате введения программы R/3 руководство и управленческий аппарат предприятия могут получать более объективную и своевременную информацию о состоянии дел на предприятии.

5. В целях совершенствования анализа данных в бухгалтерии рекомендуется дополнить вводимую программу R/3 специальным аналитическим блоком, позволяющим давать более детальную информацию о каждом конкретном материале. Например, при вводе информации о новом материале дополнительно вводится информация о материально ответственном лице, за которым закреплен этот материал, номер склада, где этот материал будет храниться и т.п. Наиболее же оптимальным представляется вариант, при котором само предприятие имеет возможность выбирать в каком разрезе оно желает получать информацию о материале, с исходя из своих предпочтений формирует критерии субконто в программе. (Данная опция хорошо проработана в программе 1С-Бухгалтерия).

В этой связи на предприятии предлагается ввести электронную карточку учета материалов, заполняемую совместно сотрудниками склада и бухгалтерии. В результате заполнения подобных карточек в бухгалтерии предприятия всегда будет присутствовать оперативная информация по каждому виду материалов. В Приложении № 4 представлены предлагаемые формы карточек учета материалов в системе R/3.

Внедрение подобной системы складского учета материалов и ее взаимосвязи с бухгалтерией позволит существенно улучшить функционирование системы учета материалов на предприятии и позволит организовать своевременный контроль за наличием и движением материалов.

6. Для улучшения организации складского учета рекомендуется:

Наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах;

Своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками;

Произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода;

На инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на складах;

Произвести нумерацию полок и стелажей на складах.

7. С введением нового Плана счетов бухгалтерского учета, основным вариантом при организации учета материально-производственных запасов становится вариант с применением счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимость материальных ценностей". Этот вариант вытекает из порядка формирования фактической себестоимости материально-производственных запасов, приведенных в положении по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/98. Поэтому, для устранения некорректного использования счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" необходимо внести в учетную политику предприятия положение об учете поступления материалов с использованием счетов 15 и 16. На дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" относят фактические расходы по заготовлению и приобретению материальных ценностей, по кредиту счета 15 поступившие материальные ценности приходуют по учетным ценам. Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списывается в дебет или кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" со счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей. Накопленные на счете 16 разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списываются (сторнируются - при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов.

При этом следует отметить, что счет 15 не является обязательным для применения при учете поступления материалов по учетным ценам, однако, его применение облегчает определение отклонений фактической цены от учетной. Также предлагается разработать единую методику и порядок применения цен при оприходовании материальных ценностей: учетных цен, цен контракта, в соответствии с которым производится поставка материалов.

8. Как уже было сказано, для получения более точной информации о величине активов, а также простоты и объективности вычислений, компанией планируется перейти при списании материалов с метода ФИФО на метод средней себестоимости. В целях проверки обоснованности решения компании, в таблицах 13,14,15 и 16 приведены сравнительные примеры использования метода средней себестоимости и методов ФИФО и ЛИФО, и показано влияние их применения на отдельные финансовые показатели.

Таблица 13. Сравнительный анализ применения метода средней себестоимости и ФИФО к оценке запасов.

Таблица 14. Влияние применяемого метода оценки материалов на некоторые финансовые показатели.

Метод ФИФО позволяет увеличить остатки производственных запасов при росте их цен. При оценке активов наблюдается рост имущественного положения предприятия. Но при этом будет больше сумма налога на имущество, меньше себестоимость, а значит, выше прибыль и налог на прибыль. Следствием применения этого метода является то, что запасы на коней периода оцениваются практически по их фактической себестоимости, а в себестоимости реализованной продукции учитываются цены наиболее ранних закупок. В результате такого подхода предприятие может стремиться повысить цены реализуемой продукции на основании повышения цен на материально-производственные запасы, хотя при производстве этой продукции использованы запасы, купленные до повышения цен на них. Но даже при неизменности цен на реализуемую продукцию в условии роста цен на материально-производственные запасы при использовании метода ФИФО прибыль предприятия оказывается относительно завышенной.

Таблица 15. Сравнительный анализ применения метода средней себестоимости и ЛИФО к оценке запасов.

Метод ЛИФО позволяет более точно определить себестоимость реализованной продукции и прибыль от продаж, однако искажает себестоимость запасов на конец периода. Однако, этот метод обеспечивает увязку текущих доходов и расходов и позволяет сгладить влияние инфляции. Очевидно также, что при росте цен прибыль, отражаемая предприятием в отчетности существенно занижается.

Метод оценки запасов по средней себестоимости основан на использовании соответствующих формул расчета средних величин. Приближенность результата компенсируется простотой и объективностью вычислений, что особенно ценно при больших объемах и не отлаженной четко системе учета материальных ценностей, как в нашем конкретном случае.

Таким образом, после анализа можно рекомендовать компании в дальнейшем при оценке запасов использовать метод средней себестоимости. В результате перехода на этот метод предприятию гарантированно получение более точной информации о величине активов, а также простота и объективность вычислений.

9. Для совершенствования учетной политики в части организации учета отпуска материалов на сторону рекомендуется учитывать материалы, предназначенные для продажи на сторону, на счете 41 "Товары", что соответствует требованиям ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов".

10. Для получения более объективной информации о реальной стоимости материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей. В новом плане счетов бухгалтерского учета введен счет 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" Появление такого счета вызвано правом организаций в конце отчетного года отражать в бухгалтерской отчетности материально-производственные запасы по текущей рыночной стоимости, если она ниже стоимости материальных ценностей, принятой к бухгалтерскому учету. На указанную разность образуются резервы под снижение стоимости материальных ценностей за счет внереализационных расходов. В начале периода следующего за периодом, в котором произошло образование резервов, зарезервированная сумма восстанавливается путем увеличения внереализационного дохода. В бухгалтерском балансе сумма резервов отдельно не отражается, а учитывается при составлении соответствующих строк, характеризующих состояние материальных ценностей, уменьшая их стоимость, по которой они числятся в бухгалтерии.

В ходе проведения аудиторской проверки была собрана информация о непригодных к употреблению, залежалых и тому подобных материалах. В частности по четырем проверявшимся подразделениям были получены следующие данные:

В УПТОиКО имеется перечень неликвидных материалов (например, дорогие запчасти к автомобилям TOYOTA или новые запчасти к снятым с эксплуатации устройствам). Согласно этому перечню общая сумма неликвидов в подразделении чуть меньше одного миллиона рублей (при общей сумме хранящихся там материалов в 272 млн. рублей). Однако при анализе данных по складу №10 (склад запчастей) выяснилось, что только на этом складе фактическая сумма неликвидных материалов превышает 2 миллиона (что составляет около 11% от общей суммы материалов на складе). При анализе данных по складу №3 (склад труб) выяснилось, что и на этом складе процент неликвидных материалов составляет около 8%). Таким образом, по результатам совокупного анализа данных средний процент неликвидных материалов в подразделении равен 9 % (25 млн. руб.).

В СУ также имеется перечень неликвидных материалов, согласно которому общая сумма неликвидов в подразделении немного меньше 1 миллиона рублей.

УБР не составляет списка неликвидных материалов.

В НГДП общая сумма неликвидных материалов составляет приблизительно 4 миллиона рублей.

Итого стоимость непригодных к употреблению, залежалых и тому подобных материалов составляет 4% от общей стоимости материальных ценностей компании на конец 2001 года.

(цифры приведены в миллионах рублей)

Строка 211 баланса 730

Расчетный процент неликвидных материалов 4

Общая сумма резерва 30

730 х 4% = 30

Таким образом общая сумма резерва, на которую необходимо уменьшить стоимость материалов равна 30 миллионов рублей.

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:

Дт 91 "Прочие доходы и расходы" 30

Кт 14 "Резервы под снижение стоимости материалов" 30

В начале периода, следующего за периодом в котором произведена эта запись, зарезервированная сумма восстанавливается:

Дт 14 "Резервы под снижение стоимости материалов" 30

Кт 91 "Прочие доходы и расходы" 30

11. Значительные резервы повышения эффективности использования производственных запасов непосредственно в самом предприятии. Являясь одной из составных частей оборотных средств, они играют важную роль в обеспечении непрерывности процесса производства. В то же время производственные запасы представляют ту часть средств производства, которая временно не участвует в производственном процессе. Как выяснилось из результатов проведения аудиторской проверки компании, во многих подразделениях наблюдалась нерациональная организация производственных запасов. В частности в Управлении буровых работ, купленное в апреле 2001 года оборудование для телеметрии не использовалось для производственных нужд и до конца года хранилось на складе. Закупленная Строительным управлением в декабре 2001 года большая партия грунта не использовался до следующего сезона, благоприятного для строительства (май-июнь 2002г).

Таким образом, данные операции отвлекают из оборота денежные средства, свидетельствуют о недостатках материально-технического обеспечения, неритмичности процессов производства и реализации продукции. Все это приводит к омертвению ресурсов, их неэффективному использованию.

Рациональная организация производственных запасов является важном условием повышения эффективности использования оборотных средств. Основные пути сокращения производственных запасов сводятся к их рациональному использованию, ликвидации сверхнормативных запасов материалов, совершенствованию нормирования, улучшению организации снабжения, в том числе путем установления четких поставок и обеспечения их выполнения, оптимального выбора поставщиков, налаженной работы транспорта. Важная роль принадлежит улучшению организации складского хозяйства.

3.3 Пути совершенствования аудита материалов

В целях совершенствования процесса аудита материалов на крупных предприятиях (каковым является и Регионнефтегаз) рекомендуется следующее.

1. Совершенствование аудиторских доказательств.

В целях получения более объективной информации о состоянии складского учета на предприятии в ходе проведения аудита складов рекомендуется получать информацию о состоянии складского учета не у сотрудников бухгалтерии, а у заведующих складами и кладовщиков. Таким образом можно, например, получить информацию о наличии непригодных к уотреблению, залежалых, устаревших материалах, выявить недостатки взаимосвязи между складским и бухгалтеским учетом и т.д. Зачастую полученная подобным образом информация носит более объективный характер, нежели сведения, полученные в бухгалтерии.

На рисунке 7 представлена предлагаемая схема получания аудиторских доказательств.

Рисунок 7. Схема получения аудиторских доказательств.

Таким образом, в результате получения информации от небухгалтерского персонала предприятия могут быть получены сведения, не известные сотрудникам бухгалтерии или не сообщенные ими.

2. Совершенствование рабочих документов аудитора. Составление опросного листа. Существенную роль в формировании у аудитора представления о состоянии учета на предприятии играет опросный лист. В Приложении 7 представлен примерный перечень вопросов, относящихся к учету материалов.

Составление опросного листа - это один из этапов сбора аудиторских доказательств, на основании которых аудитор проводит дальнейший анализ полученной информации.

3. Системная организация аудита.

На настоящем этапе своего развития аудит превращается из проверяющего в системно-ориентированный. Поэтому одной из основных задач аудита является предоставлению руководству предприятия информации об имеющих место недостатках и путях их совершенствования.

Заключение

В выпускной квалификационной работе рассмотрены учет и аудит материалов в компании Регионнефтегаз. На деятельность данного предприятия, включающего в себя большое количество структурных подразделений, оказывает влияние специфика нефтегазодобывающей отрасли промышленности и работа в условиях территорий, приравненных к Крайнему Северу. В работе проведен анализ действующей практики учета материалов и указаны выявленные недостатки учета и даны следующие рекомендации по их устранению.

1. В связи с введением в действие Плана счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н и инструкции по его применению, организации следует произвести большой объем работ по налаживанию сбора и обработки информации на измененных счетах.

2. Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТН на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия.

3. Для оптимизации работы складского подразделения, а также своевременности применения налоговых вычетов при расчете суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей уплате в бюджет, договор поставки с основным поставщиком обществом "Славмаркет" предлагается составить с учетом требований пункта 3 статьи 168 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации, а именно, в договор следует внести изменения, касающиеся сроков представления счета фактуры.

4. В целях совершенствования учета и оптимизации организации его ведения на предприятии рекомендуется внедрить на предприятии автоматизированную систему бухгалтерского учета, базирующуюся на программе R/3.

6. Для улучшения организации складского учета рекомендуется: наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах; своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками; произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода; на инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на склада; произвести нумерацию полок и стелажей на складах.

7. Для устранения некорректного использования счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" необходимо внести в учетную политику предприятия положение об учете поступления материалов с использованием счетов 15 и 16.

8. В целях оптимизации бухгалтерского учета и получении более точной информации о величине активов на предприятии рекомендуется проводить списание материалов на производство следует не по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО), а по методу средней себестоимости.

9. Для совершенствования учетной политики в части организации учета отпуска материалов на сторону рекомендуется учитывать материалы, предназначенные для продажи на сторону на счете 41 "Товары", что соответствует требованиям ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов".

10. Для получения более объективной информации о реальной стоимости материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей.

11. Основные пути сокращения производственных запасов сводятся к их рациональному использованию, ликвидации сверхнормативных запасов материалов, совершенствованию нормирования, улучшению организации снабжения, в том числе путем установления четких поставок и обеспечения их выполнения, оптимального выбора поставщиков, налаженной работы транспорта. Важная роль принадлежит улучшению организации складского хозяйства.

В области совершенствования аудита материалов предлагается следующее.

1. В качестве совершенствования аудиторских доказательств прелагается осуществлять устный опрос не только сотрудников бухгалтерии, но и завскладами и кладовщиков.

2. В целях формирования у аудитора более точного представления о состоянии учета материалов на предприятии предлагается использование опросного листа.

3. Отличительной особенностью современного аудита является его системно-ориентированная направленность. В этой связи предлагается разработка схемы предоставления информации о состоянии учета материалов на предприятии руководству экономического субъекта.

Все выявленные недостатки были сообщены руководству компании Регионнефтегаз и по большинству из них компанией приняты предложенные методы их устранения. Большая часть рекомендаций по совершенствованию системы бухгалтерского учета была также внедрена на предприятии.

Список литературы

Сайт http://diplombuh.narod.ru

Размещено на Allbest.ru