главнаяреклама на сайтезаработоксотрудничество Библиотека Revolution
 
 
Сколько стоит заказать работу?   Искать с помощью Google и Яндекса
 




Реквизиты документов. Формуляр-образец

Эволюция российской системы организационно-распорядительных документов. Особенности оформления реквизитов документов в XIX в. История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг. Понятие и состав реквизитов документов, требования к их оформлению.

Рубрика: Бухгалтерский учет и аудит
Вид: курсовая работа
Язык: русский
Дата добавления: 10.06.2013
Размер файла: 30,6 K

Полная информация о работе Полная информация о работе
Скачать работу можно здесь Скачать работу можно здесь

рекомендуем


Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Название работы:
E-mail (не обязательно):
Ваше имя или ник:
Файл:


Cтуденты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны

Подобные документы


1. Основные принципы делопроизводства
Причины и предпосылки введения нового стандарта ГОСТ Р 6.30–2003, устанавливающего требования к оформлению документов, его значение в работе секретарей-машинистов и отличительные черты от предыдущего. Формуляр-образец, его назначение и состав реквизитов.
контрольная работа [33,8 K], добавлен 20.06.2009

2. Правила оформления документов
Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.
контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009

3. Правила подготовки и оформления реквизитов документов
Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
презентация [470,3 K], добавлен 07.08.2013

4. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)
История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.
учебное пособие [4,2 M], добавлен 04.08.2010

5. Регистрация и регламентация служебных документов
Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.
контрольная работа [36,3 K], добавлен 03.04.2010

6. Развитие видов и формуляра документов в учреждениях России XVIII в.
Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.
курсовая работа [33,8 K], добавлен 06.12.2010

7. Деловой документ
Состав и признаки деловых документов, их содержание, реквизиты и правила оформления. Основания классификации деловых документов. Особенности составления документов коллегиального органа, информационных, распорядительных и организационных документов.
реферат [35,4 K], добавлен 18.05.2011

8. Оформление документов
Правила оформления реквизитов текста. Правила написания порядковых числительных в документах. Правила подготовки организационно-распорядительных документов. Формулировка записи в трудовой книжке. Основные документы, включаемые в состав личного дела.
контрольная работа [17,9 K], добавлен 04.03.2012

9. Документирование
Правила оформления документов. Система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Реквизиты и их предназначение. Единые требования и правила оформления документов управления. Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97.
контрольная работа [17,3 K], добавлен 27.03.2009

10. Характеристика ГОСТа Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа.
реферат [19,7 K], добавлен 19.12.2009


Другие документы, подобные Реквизиты документов. Формуляр-образец


Размещено на http://www.allbest.ru/

14

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Южно-Российский государственный университет экономики и сервиса"

Ростовский технологический институт сервиса и туризма

Электротехнический колледж

Курсовая работа

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Тема: Реквизиты документов. Формуляр образец

Ростов-на-Дону, 2013

Оглавление

Введение

Глава 1. История возникновения реквизитов

1.1 Эволюция российской системы организационно-распорядительных документов

1.2 Система коллежского делопроизводства

Глава 2. Система министерского делопроизводства XIX- начала XX вв

2.1 Особенности оформления реквизитов документов в XIX веке

2.2 История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг

Глава 3. Современные реквизиты формуляра документа

3.1. Понятие, состав реквизитов документов

3.2. Требования к оформлению основных реквизитов документов

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Цель курсовой работы:

1. Изучение реквизитов документов в разные этапы делопроизводства.

2. Изучение основных требований к оформлению бланка документа.

Основная проблема курсовой работы:

Сравнительный анализ реквизитов документов в наше время с XIX веком.

Актуальность проблемы:

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Актуальность темы исследования заключается в том, что в настоящее время требованиям к формуляру документов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

При этом особое внимание уделяется составу документа, а именно, находящихся в нём реквизитов. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. А число реквизитов, в свою очередь, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

Согласно позиции документоведов реквизиты документа - это просто элементы документа, в терминологических стандартах «реквизит» - это «обязательный элемент, присущий определённому виду документа» или «обязательный элемент официального документа», то есть реквизиты присущие определенным видам документов, в частности, официальным.

Глава 1. История возникновения реквизитов

1.1 Эволюция российской системы организационно-распорядительных документов

Уже в X в. Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 г. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей.

В период правления Владимира Святославовича (978 -- 1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» -- хранителей княжеской печати и «металников» -- судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов.

В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частные правоотношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т. д.

Со временем обозначились места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, -- ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации, и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.), а также монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, признанные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т. е. подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамен (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах «хартией» или «телятиной»; лучший пергамен привозили из Греции или ганзейских городов.

1.2 Система коллежского делопроизводства

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. Издает указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).

В результате петровских реформ в области управления сложились следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссар и другие органы. Всего за 1718 - 1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основной реформы стал “Генеральный регламент” (“Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чинаподданнейше поступать имеют”)

Утвержденный Петром I

28 февраля 1720г.

Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборот). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. В первые Петром I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса: вступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, хранение дел в архиве.

В ведении регистратора находились регистрационные книги -журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве.

17 октября 1723 года Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа. Заголовок к тексту окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающихся различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Теперь рассмотрим подробно систему министерского делопроизводства, проследим, как развивался бланк документа дальше, какие реквизиты дополнили формуляр и как изменились правила их оформления.

Глава 2. Система министерского делопроизводства XIX- начала XX вв.

2.1 Особенности оформления реквизитов документов в XIX веке

В начале XIX века на смену коллегиям приходит система министерств, для которых характерно исполнительное начало и единоличное руководство. Такие существенные изменения были связаны с внедрением бланков в процесс документирования. Так, согласно «Общему учреждению министерств» (1811 г.) официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения автора, структурных подразделений, дату подписания документов, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту.

В связи с появлением бланков в XIX веке оформляется формуляр документа. В свою очередь, бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались бланковые надписи: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, но вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В формуляре документа XIX века ясно прослеживается стремление формализации определенно чётких правил расположения и написания реквизитов. Изменилось оформление автора документа. Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один вид включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, дату отправления документа, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления.

Другой вид бланка состоял из обозначения штатного названия должности лица, от которого документ исходит. Указы, журналы, протоколы, записки писались на чистых листах бумаги, без бланка. Так, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» указывалось, что на бумаге без бланка пишутся только «всеподданнейшие» рапорты и прошения.

Одним из обязательных реквизитов формуляра документа является указание вида. К XIX в. наблюдается значительное увеличение видов документов. В связи с этим, по характеру доставления и исполнения выделились 4 группы:

1) внутренние документы (докладные записки, оправки, журналы заседаний, отчёты, должностные инструкции, регистрационные журналы, описи);

2) Переписка (предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления, рапорты);

3) «просительские» документы (прошения, жалобы, отзывы),

4) акты (акты, увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты, нотариальные акты).

Во всех документах XIX века реквизит «адресат» указывался в правом углу листа.

Причём, правила его написания определялись соподчинённостях учреждений. В сношениях разных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат»; если обращались вышестоящие к нижестоящим, то и адресат писался в дательном падеже: «Уездному суду», «Губернскому правлению»; Если документ адресовался конкретному лицу или нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему указывался титул последнего: «его превосходительству»; в сношениях разных между собой властей и старших с младшими титул опускался.

Текст документа предписывалось разделять на заглавие («приступ»), где излагалась причина издания документа, «изложение обстоятельств» и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, высказывались мнение или жалоба. Регламентировалась и лексика отдельных видов документов, формировались устойчивые словосочетания.

Дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе); даты резолюций, дата направления на исполнение («С. Я. Никитинскому, 26 января 1910 г.»), дата исполнения документа, дата подписания документа к печати и дата его опубликования.

Правила подписания документа определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: «На подлинном собственною е.и.в. рукою подписано: «Николай». Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписали...» или «На подлинном надписано». Заверяли копии должностные лица: «Верно: вице-директор...». Право подписи документов имели начальствующие лица. Характер подписи зависел от адресата. Документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательствующим и всеми членами; все прочие -- председателем и одним из членов присутствия. Каждый вид документа имел свою специфику подписи.

В подписи официальных писем не указывались чин и служебное положение, но письмо кончалось обычной формулой: «Примите, милостивый государь, уверение в совершенном почтении и преданности» и далее -- имя и фамилия.

Более детально определялся порядок скрепления документов. Скрепа - подпись секретаря, удостоверяющая правильность составления и оформления документа. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения - соответственно столоначальником и начальником отделения.

В регистрационных журналах, описях документов, скрепу ставил секретарь.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким- либо причинам.

Для удостоверения документов употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

В оформлении документов большое место отводилось «особым пометкам», которые подчеркивали степень важности документа: «нужное», «весьма нужное», «секретное», «в собственные руки». Эти отметки делались на правой стороне первой страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа и его регистрация. В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен.

Также, одним из обязательных реквизитов является резолюция, которая писалась на лицевой стороне документа. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: «разрешить», «отклонить...», «утвердить» (в должности) или сообщалось о последующих действиях с документом: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой».

Подробно рассмотрим порядок оформления журнала и протокола на практике.

Первый документ, который относится к XVIII - началу XIX является протокол - внутренний документ, в котором фиксировался ход рассмотрения вопросов, а также вынесенных по ним решений, принятых посредством коллегиального осуждения и голосования. В зависимости от подробности фиксации той или иной информации протоколы можно разделить на краткие и подробные. Так называемые подробные протоколы называли журналами. Что касается функционального закрепления на практике протокола и журнала, то они были идентичны (одинаковы). В журналах XIX века отражались вопросы в обобщённом виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино. Журналы составляли после заседания на основании кратких записей секретаря.

Реквизит «наименование вида документа» появился лишь в XIX веке и в протоколе указывался после верхнего поля или по центру, либо от левого поля, если заголовок к тексту не указывался на отдельной строке.

Реквизит «дата документа» имел два способа оформления:

1. Если заголовок к тексту указывался после наименования вида документа, то дата оформлялась ниже заголовка с предлогом «от». Например: Протокол Совещательного присутствия строительства и врачебного отделения от 31 марта 1892 года.

2. Когда «дата документа» указывалась в одну строку с заголовком к тексту.

Протоколы оформлялись от руки. Журналы переплетались в книги.

В журналах и протоколах XIX века в связи с появлением реквизита «вид документа» который указывался первым, затем шёл «заголовок» и после них оформлялась дата, в которую могли включать и время проведения заседания. Если указывался «номер документа» (не всегда проставлялся), то его проставляли на зоне левого поля. Несомненно, в этих видах документах обозначалась информация о присутствующих, но сначала секретарём обозначалась вводная фраза (формула): «в Тверское губернское дворянское собрание депутатов прибыли:…»

После части протокола о присутствующих на заседании писался текст. Если вопросов на заседании рассматривалось несколько, напротив каждого на левом поле проставлялись порядковые номера.

Рассмотрение вопроса оформлялось следующим образом: сначала указывалось слово «Слушали/Слушано», после которого раскрывалась его суть и ход обсуждения.

По каждому вопросу принималось решение, которое в протоколе указывалось после изложения информации о ходе обсуждения. Решение начиналось словом «Приказали» а далее излагалось принятое на заседании решение.

В XIX веке подпись стала проставляться не после каждого принятого решения, как это было в XVIII веке, а после текста и секретарь проставлял свою подпись.

В итоге, значение протокола в деятельности учреждения, а также традиции его оформления на протяжении нескольких столетий если и изменялись, то незначительно.

2.2 История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг.

делопроизводство реквизит документ

Новый государственный аппарат, созданный в результате Октябрьского переворота 1917 г., по структуре кардинально отличался от старого. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался ВЦИК -орган исполнительной власти. Для непосредственного управления страной было образовано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов.

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации поНОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала улучшению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата. Но новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел был отчасти восполнен позже при переработке ЕГСД и издании ее новой редакции - Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией ГАУ в 1988 г.

После этого был разработан ряд ГОСТов, регламентирующих ДОУ. Эти ГОСТы менялись примерно через каждые 5 лет, отражая динамику изменений в экономике России. Последний ГОСТ Р 6.30-2003 утвержден 03.03.2003 г.

Теперь мы знаем особенности составаи оформления формуляра документа 19 и 20-их веков, для сравнения рассмотрим современные понятия, особенности и правила при оформлении реквизитов. Сделаем небольшой анализ, в чем же заключаются различия и что осталось неизменным в формуляре документа.

Глава 3. Современные реквизиты формуляра документа

3.1 Понятие, состав реквизитов документов

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Таким образом, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов -- обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С. 3.:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

3.2 Требования к оформлению основных реквизитов документов

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами двумя способами: цифровой и словесно-цифровой.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресован физическому лицу, то указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Заключение

Моя курсовая работа состоит из трех глав:

В первой главе рассказывается об истории возникновения документоведения и возникновения реквизитов разделенной на несколько этапов, это: эволюция российской системы организационно-распорядительных документов и система коллежского делопроизводства. В этой главе описывается: на чем издавались документы, первые указы по правилам оформления документов, возникновения обязательных элементов (реквизитов), введение регистрации документов и т. д.

Во второй главе подробно говорится о периоде министерского делопроизводства, и рассматриваются особенности оформления реквизитов документов в XIX веке. В этой главе идет небольшой сравнительный анализ оформления документов в XIX веке с современными требованиями оформления реквизитов документов.

В третьей главе перечисляется состав современных реквизитов и описывается требования к оформлению основных реквизитов документов.

Все правила и особенности оформления формировались в течение долгого времени и в заключении я могу сказать, что в настоящее время, так же, немаловажную роль играет правильное оформление документов. При этом особое внимание уделяется составу документа, а именно, находящихся в нём реквизитов.

В сравнительном анализе реквизитов документов в рассматриваемых периодах я выяснила, что наблюдается устойчивость состава реквизитов, который в дальнейшем незначительно пополняется. А применение бланков в документировании деятельности губернских учреждений начала XIX в. определило складывание единого формуляра документа и до сегодняшнего дня.

Список литературы:

1. Варадинов, Н.В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. / Н.В. Варадинов. - 2-е изд. - СПб, 1873. - Ч. 1-4.

2. Додонова, М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России. / М.И. Додонова // Секретарское дело. - 1997.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000

4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2

5. Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: МГИАИ, 1959.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

Размещено на Allbest.ru

...

Скачать работу можно здесь Скачать работу "Реквизиты документов. Формуляр-образец" можно здесь
Сколько стоит?

Рекомендуем!

база знанийглобальная сеть рефератов