Анализ свойств документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И КУЛЬТУРЫ

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОЙ И ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Реферат

по дисциплине «Документоведение»

«Свойства, признаки, функции документа»

Студентки

Середы М.А.

Преподаватель:

Дунаев Р.А.

БЕЛГОРОД 2016



Содержание

Введение

1. Понятие о документе

1.1 Сущность и развитие понятия «документ»

1.2 Признаки и функции документа

2. Свойства документа

2.1 Анализ свойств документа

Заключение

Список использованных источников



Введение

Тема для данной работы выбрана, потому что документы используются ежедневно в жизни каждого человека, но лишь малая часть населения земли знает определение слова «документ», лишь не многие имеют представление об истории создания документов и реформ, которым они подвергались.

Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

Объектом исследований в работе является документ, но не только изучение его понятия и предмета, а в основном как источника и носителя информации. Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

Предметом работы являются свойства документа - это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.

Целью данной работы является анализ свойств документа.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1 Дать определение понятию «документ»;

2 Определить признаки и функции документа»;

3 Проанализировать свойства документа.



1. Понятие о документе

1.1 Сущность и развитие понятия «документ»

В документной науке ключевым понятием является документ - основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum латинского происхождения, производный от слова “docere” - учить, извещать). От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале 8 века - и в русский язык.

На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание. Как известно, любое понятие - это представление о наиболее существенном, самом важном, главном в изучаемых предметах и явлениях, поскольку невозможно охватить все и признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений о них, а следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.

В древнем мире слово documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до 19 века.

В России он был переведен Петром 1 именно как «письменное свидетельство», и на всем протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое значение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определялся как «всяка важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».

К середине 2 столетия в отечественном документоведении получил определенность еще один важнейший аспект документа - исторический, т. е. его значение как носителя ретроспективной информации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделяли «исторические документы - летописи, хроники, записи и т. п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».

Между тем за рубежом еще в начале 20 века было предложено гораздо более широкое толкование понятия «документ». Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ - кристаллизованная мысль».

Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.

Между тем в первой половину 20 столетия было существенно предусмотрено содержание понятия информация. До того времени это понятие увязывалось прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Таким образом, ученые выделили самое главное, существенное в документе - его информационную составляющую.

Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте.

Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ - это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

1.2 Признаки и функции документа

Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото, фоно, кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом"конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, специально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой.

Функции документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы:

· главную;

· общие;

· специальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа- это хранение и передача (распространение) информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции - информационная, коммуникативная, кумулятивная - характерны для всех документов, независимо от их вида и типа.

Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества и информации, т. е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т. е. количество и качество информации, зафиксированной в документе.

Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

Управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловые документы). К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности, достоверности, полноты информации и, конечно, прежде всего своевременности получения информации.

Познавательная или когнитивная функция способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общественного и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т. п. - т. е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет, научные документы).

Правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Также эта функция заключается в установлении и заключении правовых норм и правоотношений в обществе.

Общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

Мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому.

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени.

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. документ деловой унификация стандартизация

Документ создается человеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу. Никакое сообщество не может существовать без информационных связей. Документ закрепляет эти социальные связи, все процесс, происходящие в обществе.

Не менее древней является учетная функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населения в государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество скота, имеющегося у него урожая, денег и т. д. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы.

Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегда полифункционален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них - общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

Изучение функций документа имеет не только научное, но и практическое значение.

Во-первых, изучение функций необходимо для разработки теоретических основ документоведения.

Значение функций помогает:

- определить роль документа в системе управления;

- провести классификацию и систематизации документов с целью их унификации и стандартизации;

- провести экспертизу ценности документов, установив их научную, историческую и практическую значимость;

- выработать определенные требования к документам, создаваемым в процессе управленческой деятельности, для внедрения средств автоматизации и механизации в их создание, обработку и хранение.

Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».



2. Свойства документа

2.1 Анализ свойств документа

Свойства документной информации - это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще.

Наряду с общими свойствами, документная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документная информация обладает свойствами оперативности и ретроспективности и всегда имеет целевое значение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.

Любая документная информация имеет знаковую форму. Причем возможна запись информации на материальный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе говоря, информация обладает свойством инвариантности, т.e. автономности от видов носителей.

Носители информации подвержены различным видам старения и возможности разрушения, что предопределяет еще одно свойство - бренность документной информации.

Возможность размножения информации, передачи ее с одного носителя на другой связана с таким свойством информации, как транслируемость.

Следствием размножения - мультипликативность информации, т. е. возможность одновременного существования одной и той же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством документной информации является ее рассеяние. Будучи зафиксированной на материальном носителе и отделившись, таким образом, от субъекта, информация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности подчиняться определенным закономерностям.

С рассеянием документной информации тесно связано еще одно ее свойство - дискретность, заключающееся в возможности информации передаваться, храниться и использоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способствует рассеянию информации, а с другой - помогает оптимизировать многие информационные процессы.

Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. Показателями качества и одновременно свойствами документной информации выступают: полнота, полезность, своевременность, доступность, достоверность, новизна, защищенность, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документной информации - ее ценность, т. е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - еще одно из свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определенных конкретных условиях.

Существенной характеристикой документной информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно связывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 % научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет их прочитать в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать все подряд.

Будучи неотъемлемой, составляющей человеческой деятельности, документная информация социальна по своей сущности, а, следовательно, неизбежно содержит элемент субъективности. Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбор тех или иных фактов, определенным образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. реципиент также субъективно воспринимает документную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той иной степени объективности документа.

С полнотой и субъективностью связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы (Г. Г. Воробьев) вообще полагают, что информация - это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10 % информации считается новой.

Одно из свойств документной информации - ее доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищенность - свойство документной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц.

Еще одним свойством информации является ее эргономичность, т. е. оптимальность формы объема информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документной информации является ее адекватность (определенность), т. е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.

Изучение свойств документной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далеким от практической документной деятельности, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации; при определении принципов и критериев ее ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

Заключение

В результате проделанной работы, можно сделать следующие выводы:

Сопоставив и рассмотрев различные точки зрения, содержащиеся в научной и учебной литературе, следует остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ - это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Многофункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода к понятию «документ» различные его функции. Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».

Одной из основных функций любого документа, является закрепление, запечатление информации. Именно она в большинстве своем предопределяет создание документа.

Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Все документы также обладают признаками, которые позволяют их распознавать. В документоведении принято выделять следующие признаки:

· оригинальность;

· подлинность;

· юридическая сила;

· копийность.

Каждый признак характеризует определенные качества документа. При умении распознавать эти признаки, человек может грамотно работать с документами.

Изучение свойств документной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далеким от практической документной деятельности, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации; при определении принципов и критериев ее ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

Рассмотрев все функции и свойства документа, а так же способность их изменяться в зависимости от области применения , можно сделать вывод, что документоведение является отдельной, очень емкой дисциплиной.

Знание и умение работать с документами значительно упрощает и рационализирует деятельность любого человека.



Список использованных источников

1 Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.- 8-е изд., / Н.Н. Кушнаренко. - К.: Знания, 2008.- 456 с.

2 Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. / М.В. Ларин. - М.: Норма, 2006. - 340 с.

3 Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. / М.П. Илюшенко. М.: Юристъ, 1993. - 257 с.

4 Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков - Томск: ТГУ, 2006. - 427 с.

5 Крылова Л.А. Документоведение: вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. - 2003. - №5. - С. 13.

6 Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-3-е изд., перераб. и доп.- М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и К», 2007.-520с.

7 Тартаковский А.Г. Социальные функции источников как методологическая проблема источниковедения / А.Г. Тартаковский. // История СССР. - 1990

8 Швецова - Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций/ Г.Н. Швецова - Водка. // Книга: Исследования и материалы. - Сб.69. - М., 1994. - С. 37 - 57.

9 Гречихин А.А. Общая библиография: Учебник для вузов. М.: Изд-во МГУП, 2000.

10 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Учеб. Пособие для вузов / по ред. А.В.Охотникова. - М.: ИКЦ Март, 2004.

11 Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. 1999. - № 2. С.43-46.

12 Саяпин И.А., Пашнин И.И. Документ в коммуникации и восприятии: лекции по курсу «Документоведение» /под. ред. Н.Б. Зиновьевой. - Краснодар, 1995. - 365с.

Размещено на Allbest.ru

...