Автоматизация бухгалтерского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Подавляющее большинство предприятий используют для учета бизнес процессов и ведения бухгалтерии программы на базе 1С. Это удобно и практично, но неподготовленному пользователю сложно сразу освоить все возможности ПО, даже учитывая усилия разработчиков по упрощению интерфейса. И, в первую очередь, это связано с предметной неподготовленностью пользователя. Ведь нелегко разобраться с программой для бухгалтерского учета, если не знать хотя бы азов этого самого учета.

Автоматизация бухгалтерского учета является одной из ключевых задач, стоящих перед руководством каждого предприятия. Время диктует свои условия, и уже давно дебет с кредитом вручную никто не сводит: такой учет громоздок, неповоротлив, медлителен, отличается трудоемкостью и изобилует ошибками. В этой книге мы будем рассматривать одно из наиболее популярных типовых решений системы 1С -- конфигурацию «Бухгалтерия предприятия», реализованную на платформе 1С версии 8.2. Этот релиз является самым актуальным на момент написания данной книги. В результате изучения данной книги вы приобретете все необходимые знания для полноценной работы с программой «1С Бухгалтерия 8», научитесь выполнять в ней привычные бухгалтерские операции (работа с документами, формирование проводок, формирование отчетности и др.), самостоятельно создавать и подключать информационные базы, а также подготавливать программу к работе.

Введение

Автоматизация бухгалтерского учета является одной из ключевых задач, стоящих перед руководством каждого предприятия. Время диктует свои условия, и уже давно дебет с кредитом вручную никто не сводит: такой учет громоздок, неповоротлив, медлителен, отличается трудоемкостью и изобилует ошибками.

В настоящее время на рынке представлено великое множество программных средств, предназначенных для автоматизации учетных и управленческих процессов на предприятии. Самым популярным из них является система 1С - мощный многофункциональный продукт, позволяющий успешно решать практически любые задачи учета и управления. Автором и разработчиком системы является российская фирма «1С» (www.1c.ru), имеющая широко разветвленную сеть филиалов, представителей и деловых партнеров в странах как бывшего СССР, так и дальнего зарубежья.

По своей сути любой программный продукт 1С представляет собой комплексное использование технологической платформы и типового решения (конфигурации). Технологическая платформа - это база, на которой основано использование программы, а конфигурация конкретизирует направление этого использования. Другими словами, технологическая платформа 1С представляет собой своеобразный «каркас», на который «нанизывается» конфигурация.

Сегодня фирма «1С» предлагает продукты на базе двух технологических платформ - версий 1С 7.7 и 1С 8. «Семерка» известна давно, и является, наверное, самым распространенным продуктом в своем рыночном сегменте. Что касается «восьмерки», то ее активное продвижение началось несколько лет назад, и в настоящее время все больше и больше пользователей системы 1С останавливают свой выбор на продуктах, реализованных на базе технологической платформы 1С 8.

Разработчики предлагают пользователям несколько типовых решений системы 1С 8, ориентированных на выполнение разных задач учета и управления: «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Управление производственным предприятием», «Зарплата и управление персоналом», и др. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности. Благодаря гибкости технологической платформы 1С, любое типовое решение легко адаптируется к потребностям конкретного предприятия.

Более подробно с типовыми решениями фирмы «1С» вы можете ознакомиться на ее сайтах по адресу www.1c.ru и www.v8.1c.ru, а в этой книге мы будем рассматривать одно из наиболее популярных типовых решений системы 1С - конфигурацию «Бухгалтерия предприятия», реализованную на платформе 1С версии 8.2. Этот релиз является самым актуальным на момент написания данной книги.

1. Первое знакомство с «1С Бухгалтерия 8»

Первая глава книги содержит основные сведения о программе «1С Бухгалтерия 8». Вы узнаете, каковы функциональные возможности данной конфигурации, какова взаимосвязь между Конфигуратором системы и ее прикладным решением, как запускать программу, создавать и выбирать информационные базы, а также о многом другом.

Функциональные возможности программы

Благодаря гибкости технологической платформы программу «1С Бухгалтерия 8» можно успешно использовать на предприятиях самых разных форм собственности и направлений деятельности. Имеющиеся в ней функции учета финансовых ресурсов, ОС и НМА, производственных, коммерческих и иных видов затрат, прочих активов и пассивов предприятия открывают широкие возможности для ведения управленческого учета и выходят далеко за рамки традиционных бухгалтерских стандартов.

Задачи, решаемые с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8», можно сформулировать следующим образом:

¦ параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета;

¦ автоматизация всех учетных и управленческих процессов, протекающих на предприятии;

¦ учет денежных средств предприятия;

¦ учет банковских и кассовых операций;

¦ учет движения товарно-материальных ценностей;

¦ учет расчетов с контрагентами;

¦ учет складских операций;

¦ производственный учет;

¦ учет основных средств и нематериальных активов;

¦ учет заработной платы и расчетов с персоналом;

¦ ведение кадрового учета;

¦ настройка, формирование и вывод на печать бухгалтерской отчетности по формам, утвержденным нормативными актами РФ, а также отчетности перед налоговыми органами, Пенсионным фондом, органами статистики;

¦ ведение многовалютного учета;

¦ построение разнообразной аналитической отчетности.

Помимо перечисленных, с помощью рассматриваемой конфигурации можно решать и целый ряд иных задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Взаимосвязь Конфигуратора и прикладного решения

Любой программный продукт семейства 1С может функционировать в двух основных режимах: «1С: Предприятие» (прикладное решение) и «Конфигуратор». Выбор требуемого режима осуществляется нажатием в окне запуска (рис. 1.4) соответствующей кнопки.

Режим «1С: Предприятие» (рис. 1.1) - это прикладное решение программы в соответствии с ее предназначением. Иначе говоря, именно в режиме «1С: Предприятие» работают бухгалтеры, финансисты, менеджеры и другие конечные пользователи программы.

Рис. 1.1 Режим «1С Предприятие»

Что касается режима «Конфигуратор» (рис. 1.2), то он предназначен для настройки и администрирования программы. Здесь создаются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор либо иной уполномоченный специалист, поскольку это требует специфических знаний.

Рис. 1.2 Режим «Конфигуратор»

В этой книге мы не будем подробно останавливаться на вопросах конфигурирования программы - это слишком глубокая тема, которая достойна отдельной книги. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор: его неквалифицированное редактирование может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям. Единственное, что мы сделаем в Конфигураторе - это подключим к технологической платформе конфигурацию «Бухгалтерский учет», а также расскажем, как с его помощью включить и задействовать дополнительные возможности, реализованные в платформе 1С 8.2 (см. ниже соответствующие разделы).

Ряд основных параметров настройки программы вынесен в режим работы «1С: Предприятие». Вы можете их редактировать самостоятельно, и о том, как это делается, будет также рассказано в соответствующем разделе.

Цель наших статей - быстро ввести Вас в курс дела. Имейте в виду, что и пользователи бывают продвинутыми и, если потребуется, Вы должны уметь аргументированно ответить на их вопросы. К тому же фирма 1С выпускает сейчас немало базовых версий своих программ (конфигураций), предназначенных для того, чтобы небогатый клиент мог максимально долго обходиться без постороннего обслуживания. Таким клиентам некоторая часть наших статей также будет полезна. Правда, у базовых версий есть недостаток - минимальные возможности адаптации к специфике конкретного предприятия. Итак, перечислим, какие основные моменты должен знать начинающий 1С-ник: чем платформа отличается от конфигурации; как установить платформу; как установить шаблон конфигурации и файл обновления; как создать базу; как обновить базу; как скопировать и удалить базу; как восстановить базу, испорченную во время сбоев электропитания; как настроить список информационных баз. Приступим по порядку к рассмотрению данных вопросов, и будем постепенно переходить к все более и более сложным понятиям. В данной статье мы рассмотрим термины: платформа и конфигурация. Разберем установку и запуск платформы. Можно выделить два режима работы с информационной базой: файловый и клиент-серверный. Мы пока будем говорить только о файловом режиме работы, так как именно с ним, как правило, и сталкиваются новички. Предназначен файловый режим работы только для небольшого количества пользователей (обычно до 5-10 человек). При этом вся информационная база, конфигурация, список и настройки пользователей находятся в одном файле (1cv8.1CD) в локальной сети. Итак, перейдем к понятиям. Платформа - это, по своей сути, среда разработки приложений (конфигураций). Она же обеспечивает и работу приложений (выполнение программного кода). Но среда очень высокого уровня. В платформе определен набор базовых объектов со своими свойствами и методами -- это константы, документы, справочники, регистрыи многие другие. Всего набора объектов достаточно для решения задач автоматизации учета, связанного с бизнесом (и многих сопутствующих задач). Для работы с множеством конкретных объектов был создан специальный язык разработки, на котором пишут программы высокого уровня -- встроенный язык 1С: Предприятие 8. Кроме того, имеются всевозможные редакторы: диалогов, таблиц, HTML-документов. Таким образом, из имеющегося в платформе набора объектов можно создавать конкретные приложения (часто используют термин - конфигурации). Очень важно, что конфигурация - это решение, открытое для редактирования. То есть, в самой конфигурации программист может что-то добавить из имеющегося в его распоряжении набора объектов, или что-то изменить в уже имеющихся объектах конфигурации. Однако следует учитывать, что данный механизм достаточно опасен, особенно в руках новичков, не знающих всех возможностей конкретной конфигурации. Бывали случаи, что вместо глобального переписывания программного кода, достаточно было поставить 1-2 галочки в настройках системы в пользовательском режиме. Следует отметить, что с помощью одной платформы можно не только создать несколько конфигураций, но и обеспечить работу многих информационных баз (баз данных). Похоже, что отличие платформы от конфигурации Вы уже поняли. А чем же конфигурация отличается от базы? Конфигурация -- это нечто вроде шаблона. На основании этого шаблона можно сформировать сколько угодно баз данных. Все эти базы будут иметь одинаковую структуру, однако в каждой из них могут учитываться разные данные (например, по разным предприятиям). Для наглядности и простоты понимания платформу можно сравнить с пишущим DVD приводом. Он позволяет и записывать что-то, и воспроизводить. При этом конфигурацию можно сравнить с образом для записи диска. С одного образа можно записать множество дисков, которые в данном примере можно сравнить с информационными базами. Когда Вы приходите к клиенту с новой коробкой (этим часто занимаются стажеры в фирмах-франчайзи), в которой содержатся диски и документация, следует иметь в виду, что на дисках, как правило, содержится уже устаревшие платформа и конфигурация. Поэтому к визиту нужно как следует подготовиться. Для этого разместите на своей флешке последний дистрибутив «Технологическая платформа 1С: Предприятие для Windows» (внимание, некоторые путают с дистрибутивом «Тонкий клиент 1С:Предприятия», который не везде подходит). На флешке Вам еще понадобится полный дистрибутив или дистрибутив обновления конфигурации, и кое-что еще, о чем будет сказано несколько позже. Дистрибутивы - это установочные файлы (комплекты файлов), которые содержат в себе программное обеспечение и позволяют корректно установить его на компьютере. Что устанавливать раньше (платформу или конфигурацию) принципиального значения не имеет, а вот работающую базу без платформы Вы не создадите точно. Начнем с установки платформы. К тому же, чтобы сразу гарантированно определить каталог шаблонов, лучше все же сначала ставить платформу (о каталоге шаблонов поговорим несколько позже в другой статье). Рассмотрим самые простые сценарии, когда установка полностью производится в ручном режиме. Для разных операционных систем существуют различные дистрибутивы платформы. Наиболее полная линейка разных дистрибутивов платформы представлена для 32-разрядной (x86) версии Windows. С помощью этих дистрибутивов можно устанавливать толстого клиента (в котором можно выполнять конфигурирование, программирование), есть возможность установки сервера Приложений 1С, есть отдельный дистрибутив для тонкого клиента (ранее отмечалось). Тонкий клиент предназначен только для пользовательского режима (все вычисления будут выполняться на сервере, а на клиенте будет происходить отображение). Следует отметить, что для 64-битной версии Windows можно устанавливать 32-битные приложения, они будут работать в режиме эмуляции. Рассмотрим процесс установки платформы. Будем считать, что у Вашего клиента стоит операционная система Windows XP, Windows 7 или Windows 8. Тогда смело можете устанавливать заготовленный Вами дистрибутив платформы. Первое время Вам, действительно, довольно часто будут попадаться единичные (т.е. на один компьютер) или локальные установки. При этом в состав устанавливаемых компонентов необходимо выбрать те, что показаны на рисунке. Помечая первую строку, мы выбираем основные компоненты 1С: Предприятия, включая компоненты для администрирования, конфигурирования, толстый и тонкий клиент. Если Вы нажмете на кнопку «Изменить» (справа внизу), то сможете поменять директорию для установки платформы. Однако без веских оснований этого делать не следует, так как разные релизы платформы не замещают друг друга, а скапливаются в директории C:\Program Files (x86)\1cv8. По умолчанию запускается последний релиз платформы, по необходимости, может быть запущен любой из них. На последнем шаге система предлагает установить драйвер защиты. Причем флажок установки по умолчанию включен. Драйвер защиты необходим лишь в том случае, если на данном компьютере имеется ключ защиты (локальный или серверный). При использовании сетевой лицензии или программной защиты драйвер защиты смысла ставить нет. Для запуска платформы в каждом релизе платформы в подкаталоге bin существует по три исполняемых файла: 1cv8.exe - запуск в режиме толстого клиента; 1cv8с.exe - запуск тонкого клиента (невозможна работа в режиме Конфигуратора); 1cv8s.exe - в зависимости от выбранных параметров базы вызывает один из двух предыдущих. Кроме того в каталоге C:\Program Files (x86)\1cv8\common\ существует интерактивная программа запуска 1сеstart.exe. Отличие от предыдущих исполняемых файлов - запускается последний релиз платформы, установленный в системе. В меню Пуск - 1С:Предприятие 8 ярлык на данную программу запуска стоит первым. Именно последний способ запуска платформы является рекомендуемым. Надеемся, что у Вас все благополучно получилось, и в следующей статье мы сможем перейти к рассмотрению вопросов установки шаблонов конфигураций (на основе которых будут создаваться информационные базы), а также установки обновлений для конфигураций. Источник: ©Курсы-по-1С.рф

Первым шагом нужно установить на компьютер платформу 1С Предприятие 8 и конфигурацию 1с бухгалтерия 8. Вторым шагом создаем ИБ (информационную базу), где будет помещена учетная информация. Разберем пример данной процедуры на базе типовой программы 1с бухгалтерия 8.

В вкладке «Пуск» нужно выбрать 1С: Предприятие 8 и найти 1С:Предприятие или Конфигуратор. В начале работы с программой ИБ нет -отображается пустой экран, необходимо создание новой базы. Высвечивается окошко «Список баз пуст. Создать новую?». Соглашаемся. После этого появляется экран «Добавление ИБ/группы». Выбираем пункт «Создание новой базы». В новом окне указываем первый пункт «Создание базы из шаблона», далее в папке Бухгалтерия Предприятия выделяем версию релиза. Появляется новый экран, в нем необходимо отразить имя новой базы и выбрать место размещения, нажимаем «далее», в следующем окне указываем адрес хранения базы и выбираем язык. Нажимаем «Готово», на экране запуска появляется строка-это новая база.

В правом верхнем углу 2 кнопки: 1С: Предприятие и Конфигуратор. Запуск программы возможен в режиме исполнения или конфигурирования при выборе кнопки.

Разберем подробнее:

Исполнение - это основной режим, который используется пользователем для работы с базой (Введение документации, расчётов, формирование отчётов, заполнение справочников и т.д.)

Конфигурирование - применяется для введения архива БД, а так же для административных настроек. Если требуется обновить 1с, необходимо заходить именно в этом режиме.

В основном, работы в данном режиме, например, настройка 1с, должны вестись программистами по программным продуктам.

Первый раз запуская программу, выскакивает помощник по 1с бухгалтерии 8. Он помогает настроить параметры учета, которые необходимы для работы, а так же начать заполнение ИБ по типовым операциям, вводить основную информацию о компании, для которой используется данная ИБ.

Стартовый помощник включает 3 основные части: 1.Сведения об организации. 2. Общие настройки. 3. Настройки пользователя.

Детально рассмотрим первую часть - Сведения об организации, по ней наиболее часто возникают вопросы у пользователей, после того как они принимают решение купить 1С.

В первой вкладке «Общие сведения об организации» вводится информация об организации. Такая как: наименование (полное и краткое), тип организации (юр. лицо или ИП), ИНН и КПП, а так же префикс. Префикс-это буквенный код, который показывается перед номером документа, длина кода не превышает 3-х знаков. Применяется для независимой нумерации документов. Префикс используется для визуального различия, так как часто в одной ИБ введется учёт нескольких организаций, а программа автоматически помещает все документы в одни и те же списки.

Во второй вкладке «Банковский счёт» необходимо ввести реквизиты расчетного счёта организации. Несколько счетов, а именно расчетный, валютный, ссудный и т.д, могут быть при переходе на учет в Бухгалтерию 8 у уже действующей организации. Тогда стартовый помощник поможет указать реквизиты основного расчётного счета. Остальные сведенья указываются позже в справочнике «Банки»

В третьей вкладке «Учётная политика» вводятся сведенья об учетной политики организации для целей бухгалтерского и налогового учёта. В графе «Учёт в программе ведется с» указываем год, необходимо знать, что эти параметры будут отображаться с 1 января данного года. Для новой организации нужно указать год ее создания. Все изменения в текущем году вносятся через вкладку «Учётная политика организации».Учет поддерживается для компаний, которые применяют общую систему налогообложения, упрощенку или смешанную систему.

В окне «Учетная политика » раздел «Бухгалтерский Учет» нужно указать:

· Способ оценки товара в рознице.

· Способ оценки материально-производственных запасов.

· Применяется ли ПБУ 18/02 (учёт расходов по налогу на прибыль).

В разделе «Налоговый учёт» указывается:

· Является ли организация плательщиком ЕНВД

· Осуществление реализации без или с НДС

· Налоговый период.

В окне «Подразделения организации» указывается, какие подразделения входят в состав организации.

В окне «Контактная информация» указывается вся информация об организации, в дальнейшем эта информация будет использоваться при заполнении отчетных форм и документов.

В окно «Ответственные лица организации» вносится информация о сотрудниках, которые обладают правом подписи первичных документов.

Далее помощник советует проверить введенные сведения. Соглашаемся. бухгалтерия программа учет конфигуратор

В окне «Организации» в вкладке «Основные» вводим код ОГРН, дату регистрации, код ИФНС, дату, номер и серию налогового свидетельство, а так же название и код налоговой, которая выдала свидетельство.

Во вкладке «Коды» - вводим ОКАТО, ОКПО, ОКОПФ, ОКФС, ОЕВЭД.

Во вкладке «Фонды » вводим регистрационные номера в ПФР и в ФСС.

Если в расходы по обычным видам деятельности включаются общехозяйственные расходы, то в окне «Учётная политика организации» во вкладке Бухгалтерский учет ставиться галка «используется метод «директ-костинг». Если в организации введется упрощенный учет НДС нужно поставить галку «Применяется ПБУ 18/02».

Остальные сведенья об учетной политике программа ставит по умолчанию. Их можно изменить, если они отличаются от учётной политики фирмы. На этом работа по первой части «Сведения об организации» закончена.

Размещено на Allbest.ru