Совершенствование организации обработки и хранения документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации документирования хозяйственных операций предприятия

1.1 Обработка бухгалтерских документов

1.2 Организация хранения бухгалтерских документов

1.3 Разработка рабочего плана счетов

1.4 График документооборота предприятия

2. Документирование хозяйственных операций в ПАО «Магнит»

2.1 Организационно-экономическая характеристика

2.2 Документооборот на предприятии

2.3 Совершенствование системы обработки и хранения документов

Заключение

Список литературы



Введение

Документация - способ оформления хозяйственных операций документами. Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей - обоснование их документами. Система документирования хозяйственных операций является важнейшей составной частью организации бухгалтерского учета в соответствии с принципом справедливой оценки на предприятии.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Основной целью данной работы является изучение и разработка мероприятий по совершенствованию системы обработки и хранения документов на конкретном предприятии.

В качестве объекта исследования выбрано публичное акционерное общество «Магнит».

Предмет исследования - документирование хозяйственных операций ПАО «Магнит».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить обработку бухгалтерских документов;

- рассмотреть организацию хранения бухгалтерских документов;

- оценить разработку рабочего плана счетов;

- охарактеризовать график документооборота предприятия;

- дать организационно-экономическую характеристику ПАО «Магнит»;

- изучить документооборот предприятия;

- разработать мероприятия по совершенствование системы обработки и хранения документов.

Источниками информации для написания курсовой работы выступили документы ПАО «Магнит»: устав организации, учетная политика, бухгалтерская отчетность, график документооборота, положение о хранении и порядке предоставления документов общества.

Структура курсовой работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя введение, две главы, заключение, список литературы, а также приложения.



1. Теоретические основы организации документирования хозяйственных операций предприятия

1.1 Обработка бухгалтерских документов

Бухгалтерская обработка документов - это процесс, состоящий в приведении документов в состояние, позволяющее произвести краткие, ясные и точные записи совершенных хозяйственных операций в счета с минимальной затратой труда и времени.

Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы должны быть всесторонне проверены с трех позиций:

- по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших документ; установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и не оговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.;

- по существу, т.е. выяснить соответствие хозяйственных операций в документе действующему законодательству (законность и хозяйственную целесообразность). Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.;

- по арифметической проверке, т.е. проверить правильность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов 22, с. 96.

Неправильно или неполно составленные документы возвращаются для выяснения, дополнительного оформления или пересоставления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя организации.

Таким образом, бухгалтерская обработка документов состоит из нескольких этапов, или стадий, и производится в таком порядке: проверка правильности и полноты заполнения реквизитов; проверка соответствия хозяйственных операций в документе действующему законодательству; арифметическая проверка.

1.2 Организация хранения бухгалтерских документов

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» 2. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель.

В законах об акционерных обществах 3 и об ООО 4 есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно. К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность.

Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ 1, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» 2, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 5.

В статье 23 Налогового кодекса РФ 1 говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет. Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством.

Вместе с тем, в статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ 2 сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 5. Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение указанных сроков.

Хранение бухгалтерских документов осуществляется в специальном помещении, сейфе или шкафах.

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собираются в хронологическом порядке и переплетаются.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранятся в сейфах. Остальные документы хранятся в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

По законодательству о бухгалтерском учете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде. Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде 18, с. 136.

Хранение бухгалтерских документов может осуществляться в архиве. В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).

В архив передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, хранятся в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела.

В заключение отметим, что перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно: составить внутреннюю опись; составить лист-заверитель; подшить (переплести) дело; пронумеровать листы дела; оформить обложку дела.

1.3 Разработка рабочего плана счетов

Учетный процесс предусматривает классификацию информационных данных о фактах хозяйственной жизни путем использования счетов. Совокупность бухгалтерских счетов определяет структуру учетной информации.

Одним из важных нормативных документов, который обеспечивает ведение бухгалтерского учета, является план счетов, то есть их систематизированный перечень.

Все субъекты хозяйствования обязаны использовать типовой план счетов или на его основании разрабатывать рабочий. Предприятие не обязано использовать все счета, указанные в типовом Плане счетов, а выбирает только те из них, которые действительно необходимы, формируя рабочий план счетов.

Рабочий план счетов является одним из элементов учетной политики предприятия и утверждается руководителем предприятия как приложение к Приказу об учетной политике. Разработка рабочего плана счетов должна обеспечить такую организацию бухгалтерского учета, чтобы учетные регистры велись систематизированным способом, и обеспечивалось составления бухгалтерской отчетности 15, с. 210.

Включая счета до рабочего плана счетов, бухгалтер руководствуется практическими потребностями предприятия. Например, небольшому предприятию достаточно иметь несколько десятков счетов. Крупному предприятию, наоборот, необходимо использовать тысячи счетов, что позволит достовернее отображать информационные данные о хозяйственной деятельности. На разработку рабочего плана счетов влияют специфика отрасли, вид деятельности. В свою очередь, рабочий план счетов определяет содержание аналитического учета и влияет на форму ведения бухгалтерского учета, которая применяется. Если Планом счетов не предусмотрено субсчета для определенного вида активов или обязательств, могут вводиться дополнительные субсчета.

Таким образом, система счетов второго порядка рабочего плана построена в двух направлениях:

- первый - применение субсчетов, которые имеют установленные конкретные номера и назначения в соответствии с Планом счетов;

- второй - применение субсчетов, которые не имеют установленных конкретных номеров, номера которых и конкретное назначение устанавливаются предприятием.

Аналитические счета предприятием разрабатываются с учетом требований законодательства и управленческих запросов. При этом рабочий план счетов должен быть гибким и удобным в пользовании 20, с. 66.

Компьютерные программы значительно расширяют возможности построения рабочего плана счетов. Во-первых, допустимым является использования от трех до пяти разрезов аналитического учета по каждому синтетическому счету, что позволяет получать все показатели отчетности с нужным уровнем детализации. Во-вторых, компьютерные программы позволяют применять несколько рабочих планов счетов.

Таким образом, рабочий план счетов бухгалтерского учета должен содержать синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. В основу рабочего плана счетов ложится классификация объектов бухгалтерского учета, которая определяет возможность дальнейшей детализации информации бухгалтерского учета. Рабочий план счетов позволяет быстро получить ту или иную информацию определенному кругу лиц для принятия соответствующих решений.

1.4 График документооборота предприятия

График документооборота - это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

- типовые;

- унифицированные;

- индивидуальные 23, с. 126.

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т.п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам:

- первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;

- первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

- применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается;

- записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве;

- запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку;

- бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета 24, с. 89.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе автоматизированных систем управления предприятий, учреждений.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

- при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

- при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку 12, с. 142.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

2. Документирование хозяйственных операций в ПАО «Магнит»

2.1 Организационно-экономическая характеристика

Публичное акционерное общество «Магнит», в дальнейшем именуемое «общество», создано 12 ноября 2003 года как закрытое акционерное общество «Магнит» (основной государственный регистрационный номер 1032304945947), 10 января 2006 года решением внеочередного общего собрания акционеров было изменено полное фирменное наименование общества на открытое акционерное общество «Магнит», 25 сентября 2014 года внеочередным общим собранием акционеров принято решение об изменении полного фирменного наименования общества на Публичное акционерное общество «Магнит». Общество является юридическим лицом, действует на основании устава (Приложение 1) и законодательства Российской Федерации.

Общество создано без ограничения срока его деятельности.

Полное фирменное наименование общества:

- на русском языке: Публичное акционерное общество «Магнит»;

- на английском языке: Public Joint Stock Company «Magnit».

Сокращенное фирменное наименование общества:

- на русском языке: ПАО «Магнит»;

- на английском языке: PJSC «Magnit».

Место нахождения общества: Российская Федерация, город Краснодар, улица Солнечная, 15/5.

Почтовый адрес общества: Российская Федерация, 350072, город Краснодар, улица Солнечная, 15/5.

Основной целью общества является извлечение прибыли.

Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:

- сдача внаем собственного нежилого недвижимого имущества;

- оптовая торговля мясом, включая мясо птицы, мясными изделиями и консервами из мяса и мяса птицы;

- оптовая торговля молочными продуктами;

- оптовая торговля пищевыми маслами и жирами;

- оптовая торговля безалкогольными напитками;

- оптовая торговля алкогольными напитками, кроме пива;

- оптовая торговля пивом;

- оптовая торговля сахаром;

- оптовая торговля сахаристыми кондитерскими изделиями,включая шоколад;

- оптовая торговля кофе, чаем, какао и пряностями;

- оптовая торговля рыбой, морепродуктами и рыбными консервами;

- оптовая торговля готовыми пищевыми продуктами, включая торговлю детским и диетическим

- питанием и прочими гомогенизированными пищевыми продуктами;

- оптовая торговля мучными кондитерскими изделиями;

- оптовая торговля мукой и макаронными изделиями;

- оптовая торговля крупами;

- оптовая торговля солью;

- оптовая торговля прочими пищевыми продуктами, не включенными в другие группировки;

- оптовая торговля чистящими средствами;

- оптовая торговля парфюмерными и косметическими товарами, кроме мыла;

- оптовая торговля туалетным и хозяйственным мылом;

- розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями;

- прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах;

- осуществление всех видов внешнеэкономической деятельности в порядке, установленном действующим законодательством;

- осуществление координации деятельности дочерних обществ (в частности, привлечение финансовых ресурсов и предоставление денежных средств дочерним обществам);

- иные виды деятельности, не противоречащие законодательству.

Организационной структурой управления предприятием называется разделение предприятия на подразделения в целях упорядочения взаимодействия звеньев, установления подчиненности и полномочий.

Организационная структура управления ПАО «Магнит» имеет вид линейно-функциональной структуры (Приложение 2).

Генеральный директор Галицкий Сергей Николаевич ориентирован на разработку целей и стратегий развития, координацию деятельности в масштабе предприятия, принятие важнейших решений.

На высшем уровне управления предприятия находится совет директоров, который осуществляет выработку общей политики. Он выступает как организующее и направляющее звено, а принимаемые им решения служат основой для оперативной деятельности. Совет директоров играет роль координирующего органа. Он осуществляет согласование и увязку между собой деятельности различных служб управления на разных уровнях, обеспечивает проведение единой линии в руководстве компании.

В функции совета директоров входят:

- выработка генеральной стратегии и долгосрочных планов развития компании;

- определение структуры капитала, распределение ресурсов;

- организация процессов слияния и поглощения;

- осуществление внутри компании координации деятельности всех подразделений;

- контроль за выполнением решений.

Управление в супермаркетах и гипермаркетах осуществляется директорами, которые находятся на среднем уровне управления. Средний уровень обеспечивает эффективность функционирования и развития предприятия путем координации деятельности всех подразделений.

Директорам супермаркетов и гипермаркетов подчиняются главы пяти подразделений: начальник охраны, администратор, старший кладовщик, бухгалтер и юрист. Организационная структура супермаркетов и гипермаркетов одинаковая, различаются они по другим параметрам.

Директора супермаркетов и гипермаркетов организуют работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направлений их деятельности на достижение высоких темпов развития и совершенствования. Подразделения должны именно взаимодействовать, а не воздействовать друг на друга и уж тем более не противодействовать.

Права и обязанности в супермаркетах и гипермаркетах сосредоточены у директора, но в это же время он делегировал их главам пяти подразделений. Именно они и находятся на низшем уровне управления. Низший уровень сосредоточен на оперативном решении задач по организации хозяйственной деятельности в рамках отдельных структурных подразделений.

Бухгалтер осуществляет следующие функции:

- осуществляет ведение бухгалтерского учета;

- осуществляет контроль за рациональным, экономичным использованием материальных и финансовых ресурсов, сохранностью денежных средств;

- составляет предусмотренные действующим законодательством отчеты, балансы и иные документы;

- составляет проект штатного расписания, проект сметы расходов;

- начисляет и выдает заработную плату сотрудникам;

- осуществляет иные функции по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Юрист должен непосредственно оценивать договора супермаркетов и гипермаркетов «Магнит» с точки зрения юридической силы. Тем самым юрист должен сообщать обо всех подозрительных документах директору.

Отдел охраны обязан следить за порядком в магазине и на его территории. Охрана оснащена рациями, тем самым любой охранник может вызвать подкрепление при возникновении конфликта. Так же отдел охраны обязан следить за тем, чтобы покупатели не воровали товар. Вся безопасность работников магазина и покупателей лежит на охране.

Продажа товара, чеки, консультации покупателям полностью лежит на отделе продаж. Отдел продаж так же занимается выкладкой товара, ротацией, решением спорных вопросов с покупателями.

Основное назначение отдела склада - это наблюдение и контроль за условиями поставок, хранением и транспортировкой товара, порядком подготовки товара к продаже, действующими ценниками, номенклатурой и ассортиментом товаров. хранение бухгалтерский документ счет

К основным функциям склада можно отнести следующие:

- преобразование производственного ассортимента в потребительский в соответствии со спросом - создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов.;

- создание нужного ассортимента на складе содействует эффективному выполнению заказов потребителей и осуществлению более частых поставок и в том объеме, который требуется клиенту;

- складирование и хранение позволяют выравнивать временную разницу между выпуском продукции и ее потреблением и дают возможность осуществлять непрерывное производство и снабжение на базе создаваемых товарных запасов;

- предоставление услуг. Очевидным аспектом этой функции является оказание клиентам различных услуг, обеспечивающих компании высокий уровень обслуживания потребителей. Это в первую очередь подготовка товаров для продажи: фасовка продукции, заполнение контейнеров, распаковка и т.д.

В ПАО «Магнит» достаточно грамотно сформулированы цели и поставлены задачи, которые в полной мере соответствуют миссии, стратегии компании, а также требованиям современного рынка.

В таблице 1 на основании данных бухгалтерской отчетности предприятия (Приложения 3-4) представлены основные экономические показатели деятельности ПАО «Магнит» за 2012-2014 гг.

Таблица 1 - Основные экономические показатели деятельности ПАО «Магнит» за 2012-2014 гг.

Показатель	2012 г.	2013 г.	2014 г.	Абсолютное отклонение 2014 г. от 2012 г., (+; -)	Темп роста 2014 г. к 2012 г., %
1 Выручка от продаж, тыс. руб.	309230	315098	331967	22737	107,35
2 Полная себестоимость проданной продукции (товаров, работ, услуг), тыс. руб.	287828	326658	415171	127343	144,24
3 Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.	21402	-11560	-83204	-104606	-388,77
4 Прибыль до налогообложения, тыс. руб.	7980376	13585509	37842400	29862024	474,19
5 Чистая прибыль, тыс. руб.	13073967	13073967	37098811	24024844	283,76
6 Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.	853115,5	844902,5	829921,5	-23194	97,28
7 Среднегодовая стоимость оборотных средств, тыс. руб.	8465543	21340364	34011721	25546178	401,77
8 Среднесписочная численность персонала, чел.	181429	217258	250135	68706	137,87
9 Затраты на 1 руб. продаж, руб.	0,93	1,04	1,25	0,32	134,41
10 Рентабельность продаж, %	6,92	-3,67	-25,06	-31,98	-362,14
11 Фондоотдача, руб./руб.	0,36	0,37	0,40	0,04	111,11
12 Фондовооружённость, руб./чел	4,70	3,89	3,32	-1,38	70,64
Показатель	2012 г.	2013 г.	2014 г.	Абсолютное отклонение 2014 г. от 2012 г., (+; -)	Темп роста 2014 г. к 2012 г., %
13 Коэффициент оборачиваемости оборотных средств, количество оборотов	0,04	0,01	0,01	-0,03	25,00
14 Период оборачиваемости оборотных средств, дней	9855	24381	36884	27029	374,27
15 Производительность труда, тыс. руб./чел	1,7	1,45	1,33	-0,37	78,24

Показатели, представленные в таблице 1, говорят о том, что в 2014 г. на предприятии произошел рост выручки от продаж, если в базовом году она составляла 309230 тыс. руб., то в 2014 г. уже 331967 тыс. руб., т.е. 107,35 % от уровня 2012 г.

Динамика полной себестоимости отрицательна, она увеличилась за последние три года. Причем минусом является то, что темпы роста полной себестоимости продаж в 2014 г. выше, чем темпы роста выручки от ее продажи.

Прибыль от продаж предприятия в 2012 г. составляла 21402 тыс. руб., по итогам 2013 и 2014 гг. был получен убыток от продаж в сумме 11560 и 83204 тыс. руб. соответственно.

При этом за счет получения огромных доходов от участия в других организациях, ПАО «Магнит» в 2012-2014 гг. получена прибыль до налогообложения в размере 7980376 тыс. руб., 13585509 тыс. руб. и 37842400 тыс. руб. соответственно.

Чистая прибыль ПАО «Магнит» в 2012-2014 гг. увеличилась на 24024844 тыс. руб. или в 2,84 раза. Основная причина роста чистой прибыли - увеличение доходов от участия в других организациях.

Среднегодовая стоимость основных средств в ПАО «Магнит» уменьшается, темпы роста показателя по отношению к 2012 г. составляют лишь 97,28%, что связано с выбытием части основных средств из-за износа.

Среднегодовая стоимость оборотных средств, напротив, за три года увеличилась на 25546178 тыс. руб. или на 301,77 % (401,77 - 100), что связано с ростом дебиторской задолженности, финансовых вложений, денежных средств и прочих оборотных активов.

Среднесписочная численность персонала в 2012 г. составляла 181429 чел., в 2013 г. 217258 чел., а в 2014 г. 250135 чел, что на 68706 чел. больше, чем в 2012 году. На основании данных, полученных из открытых источников, менеджмент компании предполагает, что ПАО «Магнит» является крупнейшим частным работодателем в России.

Затраты на 1 руб. продаж в 2012-2014 гг. увеличились. И в настоящее время основная деятельность ПАО «Магтин» является нерентабельной.

Эффективность использования основных средств на предприятии за 2012-2014 гг. повысилась, т.к. фондоотдача возросла с 0,36 до 0,40 руб./руб. При этом показатель обеспеченности предприятия основными фондами уменьшается. Так, фондовооруженность в 2012 г. составила 4,70 тыс. руб./чел, а в 2014 г. уже 3,32 тыс. руб./чел.

На предприятии понижается эффективность использования оборотных средств предприятия, в 2012 г. коэффициент оборачиваемости оборотных средств составлял 0,4 оборотов, в 2014 г. уже 0,1 оборотов, период оборачиваемости оборотных средств возрос с 9855 до 36884 дней.

Эффективность использования трудовых ресурсов на предприятии понижается, в 2012 г. производительность труда в ПАО «Магнит» составляла 1,7 тыс. руб./чел., а в 2014 г. 1,33 тыс. руб./чел.

Таким образом, ПАО «Магнит» - это ведущая розничная сеть по торговле продуктами питания в России. Розничная сеть «Магнит» работает для повышения благосостояния своих клиентов, предлагая им качественные товары повседневного спроса по доступным ценам. Компания ориентирована на покупателей с различным уровнем доходов и поэтому ведет свою деятельность в четырех форматах: магазин «у дома», гипермаркет, магазин «Магнит Семейный» и магазин косметики. За последние три года эффективность использования трудовых ресурсов компании, и ее оборотных активов падает.

2.2 Документооборот на предприятии

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ПАО «Магнит», т.к. он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость их движения.

Основными правилами организации документооборота в ПАО «Магнит» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в ПАО «Магнит» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ПАО «Магнит», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

В ПАО «Магнит» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ПАО «Магнит», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Следует отметить, что в ПАО «Магнит» имеется положение о хранении и порядке предоставления документов общества (Приложение 5), учетная политика (Приложение 6) и график документооборота (Приложение 7).

Фрагмент графика документооборота головного офиса ПАО «Магнит» приведен в таблице 2.

Таблица 2 - Фрагмент графика документооборота головного офиса ПАО «Магнит»

Наименование документа	Создание документа	Проверка и обработка документа
	Ответственный за выписку	Срок исполнения	Ответственный за проверку	Срок исполнения
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а)	Отдел кадров	В соответствии с поданным заявлением	Бухгалтерия	По мере представления
Личная карточка работника (форма Т-2)	Отдел кадров	Вместе с Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу)	Бухгалтерия	По мере представления
Штатное расписание (форма Т-3) (изменения)	Отдел кадров	В соответствии с приказом руководителя	Бухгалтерия	По мере изменения
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а)	Отдел кадров	В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя	Бухгалтерия	По мере представления
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а)	Отдел кадров	В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя	Бухгалтерия	По мере представления
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а)	Отдел кадров	В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя	Бухгалтерия	По мере представления
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9)	Отдел кадров	В соответствии с распоряжением руководителя	Бухгалтерия	По мере представления
Командировочное удостоверение (форма Т-10)	Отдел кадров	Вместе с Приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку	Бухгалтерия	По мере представления
Табель учета рабочего времени (форма Т-13)	Структурные подразделения	Ежедневно в течение: первой половины месяца и второй половины месяца	Бухгалтерия	Первый день половины месяца, следующей за отчетной
Расчетная ведомость (форма Т-51) (Книга начисления заработной платы)	Бухгалтерия	Ежемесячно: для первой половины месяца - до 5 числа месяца, следующего за отчетным; для второй половины месяца - до 20 числа текущего месяца	Главный бухгалтер	По мере представления
Платежная ведомость (форма Т-53)	Бухгалтерия	Ежемесячно: для первой половины месяца - до 7 числа месяца, следующего за отчетным; для второй половины месяца - до 23 числа текущего месяца	Главный бухгалтер	По мере представления
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма КМ-3)	Служба размещения	В соответствии с заявлением покупателя	Бухгалтерия	По мере представления
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4)	Служба размещения	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежемесячно
Справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6)	Служба размещения	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно
Акт о проверки наличных денежных средств кассы (форм КМ-9)	Инвентаризационная комиссия	В соответствии с приказом руководителя, при смене кассира	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации
Приходный кассовый ордер (форма КО-1)	Бухгалтерия	По мере поступления денежных средств в кассу	Главный бухгалтер	Ежедневно
Расходный кассовый ордер (форма КО-2)	Бухгалтерия	По мере выдачи денежных средств из кассы	Главный бухгалтер	Ежедневно
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)	Бухгалтерия	По мере выписки приходного или расходного кассового документа	Главный бухгалтер	Ежедневно
Кассовая книга (форма КО-4)	Бухгалтерия	По мере выписки приходного или расходного кассового документа	Главный бухгалтер	Ежедневно
Авансовый отчет (форма АО-1)	Подотчетное лицо	В течение 10 дней с момента получения денежных средств на хоз.расходы, или 3 дней с момента возвращения из командировки	Бухгалтерия, Главный бухгалтер	Ежедневно
Объявление на взнос наличными (форма 0402001)	Бухгалтерия	По мере сдачи денежных средств в банк	Главный бухгалтер	По мере сдачи денежных средств в банк

Следует отметить, что в разработанном ПАО «Магнит» графике документооборота отмечены не все документы, которыми пользуется компания, поэтому необходимо разработать мероприятия по совершенствованию системы обработки и хранения документов ПАО «Магнит».

2.3 Совершенствование системы обработки и хранения документов

Проведенное исследование показало, что в графике документооборота головного офиса ПАО «Магнит» отсутствуют схемы движения некоторых документов:

- инвентаризационной описи основных средств (форма ИНВ-1);

- инвентаризационной описи нематериальных активов (форма ИНВ-1а);

- инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3);

- акт инвентаризации расходов будущий периодов (форма ИНВ-11);

- акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15);

- сличительная ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ-19);

- приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22);

- путевой лист легкового автомобиля (форма 3);

- путевой лист грузового автомобиля (форма 4-С);

- доверенность (форма М-2, М-2а);

- приходный ордер (форма М-4);

- требование-накладная (форма М-11);

- накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15);

- счет-фактура;

- акт о приемке-передачи объекта основных средств (форма ОС-1, ОС-1а, ОС-1б);

- накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма ОС-2);

- акт о списании объекта основных средств (форма ОС-4, ОС-4а, ОС-4б);

- инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма ОС-6, ОС-6а, ОС-6б);

- карточка учета нематериальных активов (форма НМА-1);

- платежное поручение (форма 0401060).

Поэтому в целях совершенствования системы обработки и хранения документов головного офиса ПАО «Магнит» дополним график документооборота компании (таблица 3).

Таблица 3 - Дополнения к графику документооборота головного офиса ПАО «Магнит»

Наименование документа	Создание документа	Проверка и обработка документа
	Ответственный за выписку	Срок исполнения	Ответственный за проверку	Срок исполнения
Инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1)	Инвентаризационная комиссия	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации
Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма ИНВ-1а)	Инвентаризационная комиссия	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3)	Инвентаризационная комиссия	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации
Акт инвентаризации расходов будущий периодов (форма ИНВ-11)	Инвентаризационная комиссия	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15)	Инвентаризационная комиссия	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации
Сличительная ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ-19)	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22)	Главный бухгалтер	По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя	Руководитель	По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)	Водитель	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно
Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-С)	Водитель	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно
Доверенность (форма М-2, М-2а)	Главный бухгалтер	По мере необходимости	Руководитель	По мере необходимости
Приходный ордер (форма М-4)	Склад	В соответствии с фактическим поступлением	Главный бухгалтер	Ежемесячно
Требование-накладная (форма М-11)	Склад	В соответствии с фактическим поступлением	Главный бухгалтер	Ежемесячно
Накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15)	Склад	В соответствии с фактическим поступлением	Главный бухгалтер	Ежемесячно
Счет-фактура	Служба размещения	По мере выбытия гостей	Главный бухгалтер	Ежедневно
Акт о приемке-передачи объекта основных средств (форма ОС-1, ОС-1а, ОС-1б)	Бухгалтерия	По мере фактического поступления основных средств	Главный бухгалтер	По мере фактического поступления основных средств
Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма ОС-2)	Бухгалтерия	По мере фактического перемещения основных средств	Главный бухгалтер	По мере фактического перемещения основных средств
Акт о списании объекта основных средств (форма ОС-4, ОС-4а, ОС-4б)	Бухгалтерия	По мере фактического списания основных средств	Главный бухгалтер	По мере фактического списания основных средств
Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма ОС-6, ОС-6а, ОС-6б)	Бухгалтерия	По мере фактической постановки на учет основных средств	Главный бухгалтер	По мере фактической постановки на учет основных средств
Карточка учета нематериальных активов (форма НМА-1)	Бухгалтерия	По мере фактического поступления нематериальных активов	Главный бухгалтер	По мере фактического поступления нематериальных активов
Платежное поручение (форма 0401060)	Бухгалтерия	По мере распоряжения об оплате с расчетного счета	Главный бухгалтер	По мере распоряжения об оплате с расчетного счета

Рациональная организация документооборота не только способствует оперативности прохождения и обработки различных документов, но и равномерной загрузке отделов предприятия и должностных лиц, использованию информации, содержащейся в документах, в целях управления.

Также ПАО «Магнит» должно рассмотреть возможность обмена документами с некоторыми поставщиками (которые пока не используют АСУ ДОУ) на основе технологии электронного документооборота EDI.



Заключение

По итогам курсовой работы отметим, что документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.

Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.

При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.

Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.

Объект исследования курсовой работы - ПАО «Магнит» является лидером по количеству продовольственных магазинов и территории их размещения. На 31 декабря 2015 года сеть компании включала 12 089 магазинов, из них: 9 594 магазина в формате «магазин у дома», 219 гипермаркетов, 155 магазинов «Магнит Семейный» и 2 121 магазин «Магнит Косметик».

В 2014 г. на предприятии произошел рост выручки от продаж, если в 2012 г. она составляла 309230 тыс. руб., то в 2014 г. уже 331967 тыс. руб., т.е. 107,35 % от уровня 2012 г. Динамика полной себестоимости отрицательна, она увеличилась за последние три года. Причем минусом является то, что темпы роста полной себестоимости в 2014 г. выше, чем темпы роста выручки от ее продажи.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ПАО «Магнит», т.к. он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость их движения. Основой структуры документооборота ПАО «Магнит» является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в ПАО «Магнит» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Предприятием разработан график документооборота, однако в нем описаны не ...