Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни «Організація роботи бухгалтерської служби»

на тему: «Документування господарських операцій на підприємстві»

Київ - 2017

ЗМІСТ

ВСТУП

1. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

1.1 Поняття про документи та їх класифікація

1.2 Етапи документообігу. Шляхи раціональної організації документообігу

1.3 Поняття та види графіків документообігу

1.4 Порядок прийому первинних та зведених документів від керівників структурних підрозділів і матеріально-відповідальних осіб

1.5 Поняття архіву та організація поточного архіву бухгалтерських документів

1.6 Організація постійного архіву

1.7 Порядок видачі та вилучення первинної та іншої документації із постійного архіву підприємства

2. ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

Документування - це основа всього бухгалтерського обліку, адже без наявності документа не відбувається жодних записів у даній системі. Питання, пов'язані з організацією документообігу на підприємстві, завжди будуть актуальними, адже більша частина роботи бухгалтерів пов'язана зі створенням, обробкою, нагромадженням та зберіганням документів. Лише на створення бухгалтерських документів витрачається 40-60 % робочого часу. Саме тому над спрощенням такої роботи працюють науковці з бухгалтерського обліку, які намагаються зменшити кількість необхідних документів шляхом створення типових форм, на заповнення яких витрачалося б мінімум часу. Всі ці розробки відбуваються на рівні держави, але спрощення роботи з документами можна досягти і на рівні підприємства завдяки правильній організації бухгалтерського обліку.

Правила документообігу і технологію обробки облікової інформації згідно із ст. 5 Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" (Закон про бухоблік -- Закон України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні») підприємство встановлює самостійно, що спричинює активне обговорення цієї теми як серед практиків, так і теоретиків бухгалтерського обліку.

Запорукою успішної роботи підприємств є ефективна діяльність персоналу, проте вчорашні методи обробки інформації суттєво цьому перешкоджають. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відстежувати переміщення паперових документів усередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційних відомостей істотно знижує затрати праці. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами значно підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими та керованими.

Управління документообігом, його автоматизація дає можливість персоналу контролювати й отримувати інформацію про недостатність ресурсів у режимі реального часу, сприяє їх моніторингу та коригуванню обсягів робіт, а також оптимізації процесів. Проаналізувавши отримані дані, працівник зможе поліпшити роботу на слабкій ділянці. Крім того, здійснюється моніторинг процесів діловодства - менеджери та контролери отримують доступ до всіх дій на доступному рівні ієрархії (відділ або окремий службовець), а також передбачається визначення повноважень за конкретними процесами і відстеження невиконаних завдань відповідальними особами.

Метою роботи є вивчити особливості організації документообігу на навчитися виконувати окремі операції в роботі з документами .

Об'єктом дослідження є документообіг на підприємстві.

Предметом дослідження є сутність теоретичних та організаційно-практичних аспектів Документування господарських операцій на підприємстві

В процесі проведення дослідження використовувались методи порівняння, синтезу та аналізу - при роботі із теоретичною частиною; методи балансового порівняння, узагальнення, дослідження динаміки та структурних змін - при опрацюванні практичних розділів.

Для написання роботи використовувались наступні інформаційні джерела: спеціальна література з теми дослідження, монографії, періодичні видання, нормативні акти та постанови.

Робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел та додатків.

1. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

1.1 Поняття про документи та їх класифікація

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Він використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ" - багатозначне і залежить від того, в якій галузі й з якою метою його використовують.

Службова документація охоплює всі аспекти виробничої діяльності, тому для розв'язання управлінських завдань у будь-якій сфері значний час витрачається на роботу з документами.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Документом називають все те, що використовується для реєстрації, передачі та збереження інформації про будь-який предмет. Це матеріальний вияв певного факту чи певної ідеї або ж матеріальне свідоцтво, на якому базуються при затвердженні факту чи ідеї. Подібно до того, як матеріальне виробництво створює продукти, адміністративне управління створює документи, кількість яких безперервно зростає разом із зростанням матеріального виробництва.

Робота з документами є невід'ємною частиною діяльності будь-якої організації. Документ є візитною карткою, додатковою рекламою, частиною іміджу підприємства, організації, фірми тощо. Якість службового документа безпосередньо впливає на характер виробничої діяльності та на її результати, і від ефективності роботи з документами значною мірою залежать успіхи кожної організації.

Кожен документ має свій зміст і належить до певного типу. За останньою ознакою документи можуть бути систематизовані так, як це показано на рис.1.1

Рис. 1.1 Класифікація документів за ознакою

документообіг бухгалтерський архів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:

1. За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.

2. За походженням - службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.

3. За призначенням - щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

4. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх друкують або пишуть від руки.

5. За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

6. За ступенем гласності - для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

7. За стадіями створення - оригінали й копії. Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія - це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат. Відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

8. За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

1.2 Етапи документообігу. Шляхи раціональної організації документообігу

Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Усі бухгалтерські документи до передачі в архів проходять належну перевірку й опрацювання за такими етапами: оформлення первинних документів; підготовка звітів матеріально відповідальних та посадових осіб і передача їх до бухгалтерії; приймання звітів; перевірка звітів за формою і по суті; арифметична перевірка; підготовка документів для синтетичних і аналітичних записів; рознесення сум господарських операцій в регістрах синтетичного й аналітичного обліку; узагальнення даних поточного синтетичного й аналітичного обліку; записи в Головну книгу; складання оборотного балансу; складання сальдового балансу та інших форм бухгалтерської звітності.

На етапі фіксації господарських операцій причетні до цього особи повинні дотримуватись засадних вимог до первинних документів: відповідність документа стандарту; правильність його заповнення; юридична обов'язковість, що забезпечується наявністю необхідних підписів.

Кожний із названих етапів передбачає відповідні дії фахівців з обліку. Суть оформлення первинних документів полягає у фіксації фактів господарських операцій через складання документів на приймання -- видачу нематеріальних активів, основних засобів, виробничих запасів, грошей. Особливість цього етапу полягає в тому, що тут активну участь беруть матеріально відповідальні особи, одна з яких (з відома керівника та головного бухгалтера підприємства) відпускає, а друга приймає відповідні товарно-матеріальні цінності або кошти. Результатом господарської операції є первинний документ (накладна, вимога, лімітно-забірна карта, акт приймання-передачі основних засобів, акт ліквідації основних засобів, акт на заміну матеріалів, акт на браковану продукцію, касові ордери, наряди на виконані роботи тощо).

Оформлені первинні документи при звітах матеріально відповідальних, підзвітних чи посадових осіб в установлені строки подаються до бухгалтерії. У процесі приймання звітів фахівці з обліку додані первинні документи звіряють із реєстром чи звітом, звертаючи увагу на правильність оформлення документа та наявність всіх необхідних підписів. Недооформлені документи до обробки не приймаються і повертаються матеріально відповідальним чи підзвітним особам.

Операції поточного обліку умовно можна розподілити на чотири види: просування (прийом, передавання) первинних документів, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки тощо), групування, перегрупування.

Кожний вид, у свою чергу, складається з кількох елементарних робіт. Кількість та різноманітність цих робіт залежать від наявності або відсутності ПК, їх типу, виду, системи. Ці особливості слід враховувати при організації руху документів і формуванні документопотоків.

Організація документообороту і документопотоків на етапі поточного обліку пов'язана з великими масивами документів. Першою операцією поточного обліку є приймання документів. Раціональна організація цього етапу обліку потребує встановлення з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефективного їх переміщення.

Прийняті документи бухгалтерією перевіряються вже по суті, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції. Можуть бути ситуації, коли господарська операція є законною, але недоцільною, або навпаки -- доцільною, але незаконною. Ці факти фахівці бухгалтерії повинні фіксувати окремо, терміново інформуючи про них керівника підприємства.

Арифметична перевірка -- це перевірка правильності визначення суми господарської операції, а тому всі арифметичні підрахунки, що містяться у документі, працівники бухгалтерії перевіряють суцільним способом.

Частість передавання документів до облікових дільниць залежить від важливості інформації, яку вони містять для управління, кількості документів, віддаленості господарських підрозділів від управлінської служби, бухгалтерії, обчислювального центру тощо. Чим частіше здають документи до бухгалтерії, тим ретельнішим може бути бухгалтерський контроль за господарською діяльністю.

Приймання бухгалтерських документів бухгалтерією та обчислювальним центром від матеріально відповідальних осіб підтверджується підписом про приймання у супровідному документі -- ярлику або записом у спеціальних книгах. Організація приймання документів на бухгалтерську обробку залежить від форми обліку і розподілу праці, ступеня автоматизації тощо. При оперативно-виробничому поділі праці в бухгалтерії приймання документів здійснює відповідний сектор: обліку матеріалів, обліку основних засобів та ін. У разі функціонального поділу праці всі документи надходять у спеціальний функціональний сектор -- приймання документів на обробку. У цьому секторі документи перевіряють за всіма ознаками: за змістом, законністю, правильністю оформлення тощо. Далі документи передають за графіком на обробку.

Наступною операцією поточного обліку є складання бухгалтерського проведення, тобто визначення майбутньої системи записів (реєстрації) даних документа у системі рахунків.

Це практично визначає весь рух документа.

У подальшому рух документа залежить від формування показників в аналітичному і синтетичному розрізах. Це значною мірою визначається тією системою і формою обліку, яка застосовується у господарстві (журнально-ордерна, меморіально-ордерна, автоматизована). Крім того, великий вплив на цю послідовність мають типи ПК, функціонування АРМ бухгалтера тощо.

Раціональна організація руху документів потребує встановлення мінімальних відрізків часу на обробку та переміщення документів. Час на обробку документів залежить від трудомісткості окремих операцій. Строки обробки документів мають забезпечити одержання даних і показників для прийняття відповідних управлінських рішень.

В умовах обробки документів на машинолічильних установках в обчислювальних центрах документи спочатку надходять до бухгалтерії, де їх відповідно перевіряють. Потім їх реєструють і передають на машинолічильну установку. Після обробки документи повертають разом з відповідними машинограмами до бухгалтерії.

Рух документів у процесі поточного обліку організовують в основному за графіками. У графіку фіксують тільки основні його характеристики, які зумовлюють плановість у роботі облікового апарату з документами. Такий графік являє собою таблицю, у підметі якої зазначено назву всіх (або більшості) первинних документів, а у присудку -- служби, структурні підрозділи та осіб, які мають працювати з документами, строки обробки, передавання, вид обробки тощо.

Форма графіка документообороту, порядок його складання та обсяг показників не регламентуються. Усі ці питання розв'язують залежно від конкретних умов відповідного господарства та вимог головного бухгалтера щодо ведення бухгалтерського обліку.

Перевірені та прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню -- розцінюванню, групуванню та контируванню. Необхідність розцінювання пояснюється тим, що в окремих документах матеріально відповідальні особи проставляють тільки кількість відпущених товарно-матеріальних цінностей, а тому в накладних, вимогах, лімітно-забірних картах фахівці з обліку вже самі проставляють ціну і визначають суму господарської операції.

Групування документів -- це підготовча робота для їх контирування, тобто складання бухгалтерських проведень. Суть групування полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і визначенні загального підсумку.

Котирування -- це процес знаходження кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа, що становить суть бухгалтерського проведення. Бухгалтерське проведення роблять, як правило, від руки на вільному місці первинного документа. Потім бухгалтерські проведення узагальнюють за кожною однорідною групою або на першому документі, або складанням меморіального ордера.

Рознесення сум господарських операцій здійснюється в такій послідовності: спочатку розносять рахунки синтетичного, а потім -- аналітичного обліку. Про тотожність сум синтетичного й аналітичного обліку свідчать результати узагальнення даних поточного обліку. Перевірені підсумкові дані поточного обліку потім використовують для наступних записів в узагальнюючі регістри та складання бухгалтерської звітності.

Отже, з початку оформлення бухгалтерські документи проходять досить складний і тривалий шлях. І що скоріше бухгалтерські документи потраплятимуть на етап узагальнення та складання звітності, то ліпше використовуватиметься інформація, а відтак зростатиме дійовість і оперативність бухгалтерського облік.

1.3 Поняття та види графіків документообігу

Щодня кожний бухгалтер зіштовхується із великою кількістю документів, причому працювати з ними необхідно в дуже стислі терміни і дуже уважно, не допускаючи помилок. Щоб така робота була максимально ефективною, на кожному підприємстві повинні бути створені графіки документообігу. Однак на практиці, як правило, не кожне підприємство бере до уваги необхідність регулювання потоків документів і складання графіків їх руху. На будь-якому підприємстві є документообіг, але створення його графіка є все ще рідкістю для вітчизняних підприємств, що пов'язано насамперед із недостатнім регулюванням цього питання на державному рівні.

Нормативні акти не містять достатніх рекомендацій щодо ведення документообігу на підприємствах, а покладають це питання на розсуд керівників підприємств, це, у свою чергу, є цілком виправданим, оскільки кожне підприємство має свої особливості.

Документообіг підприємства залежить від таких факторів, як структура підприємства, склад бухгалтерської служби, кількість господарсь-ких операцій та порядок їх оформлення, форма організації обліку, тип, вигляд і характер технічних та організаційних засобів, ЕОМ, що використовуються в обліковому процесі. Проте цей перелік можна суттєво продовжити, тож уніфікація питання документообігу підприємства на законодавчому рівні не має жодного сенсу.

Створення форм документів, формування різноманітних первинних, проміжних і узагальнюючих даних, складання звітності пов'язані з операціями, у здійсненні яких бере участь велика кількість

За таких умов необхідно певним чином систематизувати їхні дії, а також процедури руху облікової інформації. На практиці переміщуються не тільки первинні документи, а й облікові регістри та форми звітності. Таке переміщення повинно бути узгоджене як у часі, так і просторі. У зв'язку з цим, з метою раціональної організації наказом керівника підприємства встановлюється графік документообігу у вигляді таблиці або схеми.

Графік документообігу - це документ, що містить перелік робіт із складання, перевірки й обробки документів, які виконуються підрозділами та конкретними виконавцями із зазначенням термінів виконання та строків знаходження документів на робочому місці і взаємозв'язку відповідних робіт. Форми побудови графіків документообігу вказані на рис. 1.2.

Рис. 1.2 Форми побудови графіків документообігу

Форму та обов'язкові реквізити графіка документообігу в нормативно правових актах не визначено, але слід враховувати, що, чим більше деталей буде в ньому обумовлено, тим більша ймовірність того, що всі операції відбудуться вчасно. У графіку документообігу повинні бути описані всі види робіт з документами (створення, перевірка, обробка, зберігання та передача до архіву) та за кожним із них повинні зазначатися особливості роботи, терміни виконання та відповідальна особа.

1.4 Порядок прийому первинних та зведених документів від керівників структурних підрозділів і матеріально-відповідальних осіб

Після того як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній та юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції. При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов'язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою та підписані особою, на це уповноваженою.

Прийняті документи підлягають перевірці перед рознесенням їхніх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методичні прийоми їхньої перевірки: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова та інші.

Після перевірки документи підлягають подальшому опрацюванню, тобто вони повинні пройти всі стадії обробки .

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку за кожною групою.

Таксування документів являє собою математичні дії -- множення ціни на кількість, тобто отримання суми або оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків на первинних документах, тобто у проставлені на них бухгалтерської проводки. Оформлені бухгалтерськими проводками документи використовуються для відображення господарських операцій в регістрах синтетичного та аналітичного обліку.

При юридичній перевірці встановлюють повноту і правильність заповнення реквізитів, справжність підписів службових осіб, які несуть відповідальність за операцію та оформлення документа.

Арифметична перевірка полягає в перевірці всіх арифметичних дій, які зроблені в документі перед поданням його до бухгалтерії. З цією метою документ таксують, перевіряють підсумки, обчислюють знижки чи надбавки, роблять усі розрахунки.

Перевірені, прийняті та протаксовані бухгалтерією документи І групують. Сутність цієї операції полягає в об'єднанні їх у групи за такими ознаками: однорідність за змістом та іншими характеристиками бухгалтерських записів (матеріально відповідальна особа, постачальник, покупець, вид витрат тощо). Потреба в групуванні документів зумовлена тим, що протягом певного часу -- декади, тижня, місяця, а іноді й дня -- до бухгалтерії надходить чимало документів, однорідних за певними ознаками. Щоб зменшити технічну роботу бухгалтерів при відображенні господарських операцій у системі рахунків, оформлених цими документами, їх групують.

При ручній обробці згруповані документи заносять у нагромаджувальні або групувальні відомості. їх форма може бути різною, залежно від змісту документів, що реєструються в них.

Особливе значення має групування документів при їх опрацюванні на ЕОМ.

Головна ознака групування документів у бухгалтерії -- бухгалтерське проведення.

Основна мета групування -- майбутнє нагромадження даних, які є в документах. Групуючи документи, їх готують таким чином для бухгалтерських записів. Первинна обробка документів завершується визначенням рахунків, які взаємопов'язані змістом господарського факту, явища або процесу, зафіксованого в документі. Такий зв'язок називається кореспонденцією рахунків. Рахунки, пов'язані між собою певною господарською операцією, називаються кореспондуючими. Для одержання зведених підсумкових показників під час складання звітних форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв у часі та просторі на завершальному етапі облікового процесу.

За характером і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової інформації на цьому етапі не відрізняються від двох попередніх етапів -- первинного і поточного обліку. Проте підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік. Тому ці два види заключних робіт розглядатимемо окремо.

Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності.

При організації підсумкового обліку доцільно застосовувати сітьові графіки. Особливо це стосується складних звітних форм, у розробці яких беруть участь інші служби -- планові, матеріально-технічного забезпечення тощо. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками відрізняються один від одного.

1.5 Поняття архіву та організація поточного архіву бухгалтерських документів

З початку оформлення бухгалтерські документи проходять досить складний і тривалий шлях. І що скоріше бухгалтерські документи потраплятимуть на етап узагальнення та складання звітності, то ліпше використовуватиметься інформація, а відтак зростатиме дійовість і оперативність бухгалтерського обліку.

Складання бухгалтерської звітності є завершальним етапом використання первинних документів: це процес узагальнення даних поточного обліку і надання користувачам інформації для прийняття рішень. Після цього бухгалтерські документи передаються в архів підприємства. Строки зберігання документів встановлено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Документи в архіві мають зберігатись у закритих шафах так, щоб забезпечити їх належне утримання та швидке знаходження. Вилучення документів можливе тільки на вимогу правоохоронних або інших контролюючих органів. Як зазначено в Законі «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинні документи бухгалтерського обліку можуть бути вилучені в підприємства «тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право ... зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством» (стаття 9.9).

Загальні принципи формування справ бухгалтерського архіву наступні:

1) Первинні документи, як правило, зберігаються окремо від регістрів бухгалтерського обліку;

2) Кожна партія первинних документів за поточний місяць, яка відноситься до певного регістру бухгалтерського обліку, комплектується окремо в хронологічному порядку і супроводжується довідкою для архіву, в якій зазначається місяць і рік, шифр синтетичного обліку, номери документів (з № по № включно) і кількість листків;

3) Касові документ, авансові звіти, виписки банків з доданими документами інші документи (наприклад, рахунки-фактури) повинні бути підібрані в хронологічному порядку і по закінченні поточного місяця переплетені;

4) Кожна справа повинна мати заголовок, який повинен бути коротким і точним, при його складанні необхідно враховувати строки зберігання документів.

Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури.

Порядок розподілу справ в номенклатурі може бути наступним:

-- організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів;

-- внутрішня організаційно-розпорядча документація (положення, накази тощо);

-- первинні документи;

-- облікові регістри;

--планова і звітна документація;

--листування.

Розміщення справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи містить номер структурного підрозділу і порядковий номер заголовку справи.

Сформована номенклатура справ затверджується керівником підприємства.

Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів, балансів, податкової звітності та іншої документації на підприємстві визначаються відповідно до "Переліку типових документів, які створюються в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств", затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 № 41 (далі -- Перелік № 41) [Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є "Перелік типових документів" (Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98 р., зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р.).].

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні та постійні архіви.

Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.

Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження. Для цього первинні документи звітного місяця, що відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетеш. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.

На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).

Документи зберігаються в закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності.

1.6 Організація постійного архіву

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи регіструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не лише цілісність у зберіганні документів протягом встановлених законом термінів, а й можливість користування ними у будь-який момент для отримання різноманітних довідок . Для визначення строків зберігання первинних документів використовується насамперед Перелік № 578 (Затверджений Наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5

В редакції від 02.04.2013 р )У ньому зазначено мінімальні строки зберігання, які в разі необхідності можуть бути продовжені. При цьому не варто забувати, що строки зберігання електронних документів такі самі, як і в аналогічних паперових документів. У Переліку № 578 строки зберігання документів наведено в таблиці в порядку убування. Ця таблиця складається з таких граф:

* «Номер статті»;

* «Види документів»;

* «Строк зберігання документів». Ця графа поділяється на два стовпчики залежно від того, створюються в організації документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) чи ні. У другому випадку строк зберігання документів набагато менший;

* «Примітка». Звичайно строки зберігання документів становлять 1 рік, 3 роки або 5 років. Так, копії документів, які подаються до судових органів (позовні заяви, довідки і т. д.), а також копії рішень, постанов суду і т. д. повинні зберігатися на підприємстві 3 роки з моменту винесення рішення. Однак існують і інші строки зберігання документів, а саме:

* «Постійно» - це означає, що даний документ відноситься до НАФ, зберігати його потрібно вічно (наприклад, статути, положення (типові) організації та зміни в них за місцем розробки й затвердження).

Справи постійного і тривалого зберігання через два роки після закінчення їх ведення передаються в архів. Вимоги до оформлення справ, переданих на зберігання в архів, такі (гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5) (Наказ Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» ):

1. Повне оформлення справ. Застосовується для документів постійного і тривалого зберігання, у тому числі документів із кадрових питань (щодо особового складу). Документи даної категорії оформляються в справи, при цьому аркуші в справі нумеруються, складається внутрішній опис документів справи. На обкладинці справи повинен бути засвідчуючий напис про кількість аркушів у справі, а також особливості фізичного стану й формування справи (як скласти опис, див. у додатку 17 до Правил № 1000/5).

2. Часткове оформлення справ. Застосовується для документів тимчасового зберігання. Такі документи формуються в справи, які зберіга- ються в папках із зав'язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком документів первинного бухгалтерського обліку та документів із грифом «Для службового користування»). Передача справ в архів здійснюється за пра- вилами, установленими гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5. Для цього складається опис цих справ.

Для архіву відводяться ізольовані приміщення, обладнані відповідним інвентарем, з розрахунком тривалого зберігання документів.

1.7 Порядок видачі та вилучення первинної та іншої документації із постійного архіву підприємства

Законодавством України передбачено, в окремих випадках, вилучення бухгалтерських документів за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної і податкової служб. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку керівникові підприємства, а у випадку неможливості цього, відповідальній посадовій особі підприємства.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за дозволом головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Якщо вилучаються неупорядковані томи документів (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть упорядкувати ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства. У разі повернення зазначеними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені та в яких знаходяться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У випадку повернення раніше вилучених документів вони приймаються під розписку відповідальними особами підприємства.

Для архіву відводяться ізольовані приміщення, обладнані відповідним інвентарем, з розрахунком тривалого зберігання документів.

2. ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА

ЗАТВЕРДЖУЮ

ТОВ «ВЕСТЕХ»

Директор Скузь А.С

Скузь А.С.

(ПІБ, підпис)

"30" _жовтня 2017 р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ПРОВІДНОГО БУХГАЛТЕРА ЗДИПЛОМОМ СПЕЦІАЛІСТА)1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає статус, функціональні обов'язки, права і відповідальність провідного бухгалтера.

1.2. Провідний бухгалтер належить до професійної групи «Професіонали», є штатним співробітником підприємства та призначається на посаду і звільняється з посади наказом директора підприємства в установленому трудовим законодавством порядку.

1.3. Провідний бухгалтер підпорядковується безпосередньо Головному бухгалтеру.

2. Завдання та обов'язки

Провідний бухгалтер:

2.1. Самостійно і в повному обсязі веде облік доходів і витрат за прийнятою на підприємстві формою бухгалтерського обліку з додержанням єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку.

2.2. Забезпечує повне та достовірне відображення інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, на рахунках бухгалтерського обліку.

2.3. Забезпечує підготовку оброблених документів, регістрів і звітності для збереження їх протягом установленого терміну.

2.4. Бере участь у проведенні інвентаризації активів і зобов'язань, оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства, у перевірках стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

2.5. Забезпечує підготовку оброблених документів, регістрів і звітності для збереження їх протягом встановленого терміну.

2.6. Розробляє пропозиції для внесення змін до облікової політики підприємства, документообігу та основного внутрішньогосподарського контролю.

2.7. Постійно знайомиться та вивчає нові нормативно-методичні та довідкові документи з питань організації та ведення бухгалтерського обліку та вносить пропозиції щодо їх впровадження на підприємстві.

1. 2.8. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

3. Права

Провідний бухгалтер має право:

3.1. Підписувати та візувати облікові документи в межах своєї компетенції. 3.2. Давати підлеглим йому співробітникам доручення та завдання, що вхо-дять до їхніх функціональних обов'язків та контролювати їх своєчасне вико-нання.

3.3. Отримувати інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків та завдань.

3.4. Вести листування та вступати в взаємовідносини з іншими структур-ними підрозділами підприємства з питань, які належать до компетенції бухгалтерії.

3.5. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції з вдоско-налення робіт та усунення виявлених недоліків у діяльності підприємства.

3.6. Вимагати від керівника підприємства (керівників структурних підрозділів) реалізації прав, що передбачені цією інструкцією, для кваліфі-кованого виконання своїх обов'язків.

4. Відповідальність

Провідний бухгалтер несе відповідальність за:

4.1. Невиконання наказів, розпоряджень і доручень безпосередніх керівни-ків підприємства.

4.2. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згід-но з цією інструкцією в межах, визначених чинним трудовим законодав-ством України.

4.3. За завдання матеріальної шкоди -- в межах, визначених чинним цвіль-ним законодавством та законодавством про працю України.

5. Провідний бухгалтер повинен знати

5.1. Нормативні, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

5.2. Облікову політику, систему регістрів обліку, правила документообігу і технологію оброблення облікової інформації на підприємстві.

5.3. План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій.

5.4. Систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності й контролю.

5.5. Основи технології виробництва продукції, порядок оформлення опера-цій і організацію документообігу.

5.6. Форми і порядок розрахунків, порядок приймання, зарахування на ба-ланс, зберігання і витрат коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей.

5.7. Основи трудового законодавства.

5.8. Правила та норми охорони праці.

6. Кваліфікаційні вимоги

6.1. Повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціа-ліст).

6.2. Стаж роботи за професією бухгалтера І категорії -- не менше 2 років.

УЗГОДЖЕНО

Головний бухгалтер	Петренко (підпис)	Петренко Е.С. (ПІБ)	"30 " 10.2017р.
Начальник юридичного відділу:	Нестеренко (підпис)	Нестеренко О.С. (ПІБ)	"30" 10.2017р.
З інструкцією ознайомлений:	Шашеро (підпис)	Шашеро Ю.О. (ПІБ)	"30" 10.2017р.

ВИСНОВКИ

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).

Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який встановлюється наказом керівника підприємства, установи, зазначається дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.

Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Всі документи, які сформовані у справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особового складу, повинні підшиватися або переплітатися. При підготовці документів до підшивки вилучаються шпильки, скрепки та інші металеві предмети. По кожній справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (в тому числі і анотація), дата, кількість аркушів, примітки. В описі справ із термінами зберігання більше 10 років перед приміткою є графа "Термін зберігання справи". Всі ці дані переписуються з обкладинки справи. Справи вносяться в опис в тому порядку, в якому вони були систематизовані. Кожна справа в описі отримує номер, який відразу ж проставляється на обкладинку справи. Якщо справа складається з кількох томів, кожний том в описі отримує самостійний номер.

В суб'єктах, що не мають структурних підрозділів, складаються загальні описи. У великих суб'єктах описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ суб'єкта, і по ньому відомчий архів буде передавати справи до державного архіву відповідно до правил. Здавання справ із структурних підрозділів в архів суб'єкта відбувається щорічно за графіком, який складається архівом і затверджується керівником суб'єкта.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1.Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”: затв. Верховною Радою України від 16.07.1999р № 996 - XIV зі змінами і доповненнями. - [Електроннний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/996-14.

2.Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів Затверджений Наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5

В редакції від 02.04.2013 р . [Електроннний ресурс]. Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/

3.Перелік типових документів" (Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98 р., зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р.). [Електроннний ресурс]. Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/

4. Наказ Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» [Електроннний ресурс]. Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/

5. Бутинець Ф.Ф. Організація бухгалтерського обліку : [підруч. для студ. спец. 7.050106 “Облік і аудит” вищ. навч. закл.] / Ф.Ф. Бутинець, О.П. Войналович, І.Л. Томашевська; за ред. д.е.н., проф. Ф.Ф. Бутинця. - [4-е вид., допов. і перероб]. - Житомир : Рута, 2005. - 528 с.

6. Карпушенко М.Ю. Організація обліку : навч. посіб. (для студентів економічних спеціальностей, які навчаються за спеціальністю “Облік і аудит”) / М.Ю. Карпушенко. - Харк. нац. акад. міськ. госп-ва. - Х. : ХНАМГ, 2011. - 241 с.

7. Косміна Р.М. Бухгалтерський облік : навч. посіб. / Косміна Р.М. - К., 2003. - 174 с.

8. Кузнецова С.А. Методологічні засади трансформації бухгалтерського обліку як напрям розвитку інформатизації суспільства / С. Кузнецова // Бухгалтерський облік і аудит. - 2007. - № 7. - С. 23-27.

9. Кундря-Висоцька О.П. Бухгалтерський облік : навч. посіб. / О.П. Кундря-Висоцька. - К., 2004. - 303 с.

10. Муравський В. Документування в умовах повної автоматизації обліку / В. Муравський // Бухгалтерський облік і аудит. - 2008. - № 5. - С. 49.

8. Нашкерська Г.В. Бухгалтерський облік : навч. посіб. / Г.В. Нашкерська. - К., 2004. - 464 с.

11. Николаева М.К. Вопросы аутентификации электронного документооборота в информационных инфраструктурах в торгово-экономической деятельности / М.К. Николаева // Вестник Российского государственного торгово-экономического университета. - 2007. - № 4(20). - С. 91-95.

12. Пархоменко В. Документальне забезпечення бухгалтерського обліку / В. Пархоменко // Бухгалтерський облік і аудит. - 2010. - № 8. - С. 7-11.

13. Сопко В.В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу : підручник / В.В. Сопко, В.П. Завгородній. - К. : КНЕУ, 2004. - 411 с.

14. Сук Л.К. Організація бухгалтерського обліку : підручник / Л.К. Сук, Л.П. Сук. - К. : Каравела, 2009. - 624 с.

Размещено на Allbest.ru

...