Основы делопроизводства и документооборота в ГМУ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство науки и ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Уральский государственный экономический университет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по учебной дисциплине: Основы делопроизводства

и документооборота в ГМУ

Екатеринбург 2020

Содержание

Факторы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления

Какие изменения произошли в реквизите «адресат» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016? Приведите примеры

Список используемой литературы

Факторы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления

В организации ДОУ осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и других действующих нормативов;

сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых па подпись руководству;

регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

разработка и проектирование бланков документов;

разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива;

повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Структура службы документационного обеспечения управления

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений.

Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами.

В состав управления делами, как правило, включаются:

секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре (руководителе ведомства);

канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

отдел писем (жалоб);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

центральный архив.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и других организациях, в учебных заведениях функционирует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия. В их состав, как правило, включаются подразделения: по учету и регистрации; контролю; совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; рассмотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

В ассоциациях, концернах, акционерных обществах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (правлением, учредительной конференцией). В аппарате управления органов муниципального самоуправления создается общий отдел.

В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, архив.

В небольших по объему работы с документами предприятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специально назначенное лицо.

Необходимо, чтобы штатная численность службы ДОУ соответствовала объему работы и обеспечивала высокое качество делопроизводства в организации. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним специальным образованием.

Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, запятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени -- на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

Какие изменения произошли в реквизите «адресат» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016?

Приведите примеры

1 июля 2018 года вводится в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных писем), внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Изменения в оформлении реквизитов документов: Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта - сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». По ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу - после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии.

В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

Пример 1.

Инициалы имени, отчества при адресации документа должностному лицу

Пример 2.

Инициалы имени, отчества при адресации документа частному лицу

2.Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример 3. Адресуем господину

документационный управление реквизит

Пример 4. Адресуем госпоже

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 5. Электронная почта в реквизите «адресат»

Пример 6. Телефон в реквизите «адресат»

Составные части реквизита «адресат». Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например:(Иванову С.П.);

- почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки.

Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания -- точки и запятые -- не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Список литературы

Доронина Л. А., Иванова Л. А., Карпычева Е. В., Пшенко А. В., Расихина Л. Ф., Доронина Л. А.. Документоведение:учебник и практикум для академического бакалавриата: для студентов вузов, обучающихся по направлению "Документоведение и архивоведение". - Москва: Юрайт, 2018.

Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Кузнецова Т. В.. Документационное обеспечение управления (делопроизводство):учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» и специальности 03.20.01 «Документоведение и документационное обеспечение управления». - Москва: ИНФРА-М, 2019.

Асалиев А. М., Миронова И. И., Косарева Е. А., Внукович Г. Г.. Основы делопроизводства:учебное Москва: ИНФРА

Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления: учебник/А.С.Гринберг - М.:Юнити-Дана, 2010.

Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования/Л. А. Румынина. 6-е изд.,М.: Издательский центр «Академия», 2008.

Управленческая документация.Классификатор.-М.:Книга-сервис,2003.

ЧувенковА.Ю.,Янковая В.Ф.Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р6.30-2003.-М.:ТК Велби , изд-во Проспект,2004.

Ушакова О.А.. Документоведение [Электронный ресурс]:Учебное пособие. - Москва: ООО "Научно-издательский центр ИНФРА-М", 2017. - Режим доступа: https://new.znanium.com/catalog/product/809874

Размещено на Allbest.ru