Етичні вимоги до спілкування по телефону

Правила етикету та їх прояв в конкретних формах поведінки людей. Функціональне призначення розмови по телефону як форми спілкування. Перші ознаки перенасиченості розмови: роздратованість та образливість. Залежність емоційного стану людини від настрою.

Рубрика Этика и эстетика
Вид реферат
Язык украинский
Дата добавления 27.11.2014
Размер файла 20,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управління освіти і науки

Волинської обласної державної адміністрації

Луцький педагогічний коледж

Реферат

Етичні вимоги до спілкування по телефону

Студентка Літвінцова М.О.

План

Вступ

1. Функціональне призначення розмови по телефону як форми спілкування

2. Основні вимоги до етикету телефонної розмови

3. Підготовка до ділової телефонної розмови

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Правила етикету, які проявляються в конкретних формах поведінки, вказують на єдність двох його сторін: морально - етичної і естетичної. Перша сторона виражає моральні норми; запобігливої турботи, поваги, захисту і т.д. Друга сторона - естетична - свідчить про красу, витонченість форм поведінки.

Діловий етикет - це результат довгого відбору правил і форм найбільш доцільної поведінки, які б сприяли успіху в ділових відносинах.

Сучасне ділове життя неможливо уявити без телефона. Завдяки йому багаторазово підвищується оперативність рішень багатьох проблем і питань, немає необхідності писати листи, телеграми, а також здійснювати поїздки в інші установи, міста для вияснення обставин якоїсь справи. По телефону можна зробити дуже багато, а саме: провести переговори, дати розпорядження і т.н.

Дуже часто першим кроком до вкладання ділового договору є телефонна розмова.

У наш час телефон - не лише один із найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб підтримання приватних стосунків між людьми. По телефону здійснюються переговори, домовляються про важливі ділові зустрічі, вирішують численні оперативні питання, що виникають у ході управлінської діяльності, надають консультації, звертаються із проханнями, запрошеннями, висловлюють подяки, вибачення.

Отже, якщо ви людина ділова й цілеспрямована, передбачлива, якщо ви турбуєтеся про власний авторитет, а також престиж своєї фірми і звикли враховувати все до найменших дрібниць, то вироблення певних принципів поведінки у телефонному спілкуванні є просто необхідним і незамінним. Але нажаль вміння говорити по телефону не передається по спадковості. Культурою спілкування по телефону володіє не кожен.

Спробуємо в даному рефераті розглянути основні правила етикету ведення телефонної розмови.

1. Функціональне призначення розмови по телефону як форми спілкування

З метою засвоєння даної форми спілкування менеджер повинен проаналізувати психологічні аспекти інформаційного процесу в частині зворотного зв'язку:

1. Утилітарний ефект - передається інформація необхідна працівнику для виконання завдання. Тут не доречні питання абстрактного характеру, а лише конкретизація: що, де, коли і для чого

2. Престижний: інформація повинна прямо або опосередковано підтримувати цінності працівника, уникайте навішування "ярликів"

3. Підсилення позиції: працівник краще справиться із завданням якщо отримає підтримку в складних питаннях

4. Пізнавальний: передача відомої інформації дратує співрозмовника. Ефект досяг через отримання нової інформації шляхом:

використання соціально психологічних методів

вивчення мотивів здатних стимулювати даного працівника

підвищена увага до самопочуття людини

5. Емоційний: пов'язаний з процесом естетичного збагачення і емоційного розвантаження учасників переговорів. Це потребує від менеджера індивідуального підходу до учасника розмови, а саме визнати правоту тези співрозмовника і своєчасність його суджень, бути безкорисним, але не безупередженим.

2. Основні вимоги до етикету телефонної розмови

Погана підготовка, невміння виділяти головне, чітко і грамотно висловлювати свої думки призводять до значних утрат робочого часу (до 20-30%). Так стверджує американський менеджер А. Маккензі. Серед 15 головних причин втрати робочого часу, на його думку, перше місце займають телефонні розмови, які залежать від емоційного забарвлення. Лишня емоційність збільшує час телефонної розмови.

Відомо також, що при телефонній розмові спостерігається таке явище, як надто насичена розмова.

Вона може бути джерелом напруги між двома сторонами, тому потрібно дотримуватись певної міри, оскільки можна втратити сенс розмови, що спричинять конфлікти.

Перші ознаки перенасиченості розмови:

- роздратованість

- образливість.

Тоді слід вийти з контакту з партнером, щоб зберегти ділові відносини. Крім того, ведучи довгі телефонні розмови, ви можете отримати репутацію зануди. Мистецтво ведення телефонної розмови полягає в тому, щоб коротко сказати все, що потрібно і отримати відповідь.

Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції. етикет розмова телефон спілкування

Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання. Це можна зробити за допомогою інформації, голосу. Потрібно тільки звертати увагу на ці "дрібниці" під час телефонної розмови. Самому ж потрібно говорити рівно, стримано, стримувати свої емоції, старатися не перебивати співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, виказує несправедливі звинувачення, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим самим, частково признайте його правоту, намагайтесь зрозуміти мотиви його поведінки. Намагайтесь коротко і ясно викладати свої аргументи. В телефонній розмові краще не використовувати професійних виразів, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику.

Потрібно пам'ятати, що швидке або заповільне проголошення слів затрудняє сприймання. Особливо слідкуйте за проголошенням чисел, імен, сіл, міст, прізвищ, які погано сприймаються на слух, їх потрібно говорити складами або навіть передавати по буквах.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких правил ведення телефонної розмови.

Якщо телефонуєте ви:

· насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище, ім'я та по батькові. Зазвичай перші слова телефонної розмови сприймаються погано, а тому називайте своє прізвище та ім'я останнім - принаймні це буде почуто;

· якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім'я та по батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;

· якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спочатку, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;

· попередньо напишіть перелік питань, котрі необхідно з'ясувати, і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди:

· не закінчуйте розмову першим: завжди закінчує розмову той, хто телефонує. Завершуючи розмову, неодмінно попрощайтеся, нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів вашого співрозмовника;

· у разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.

Якщо телефонують вам:

· спробуйте якомога швидше зняти трубку й назвіть організацію, яку ви представляєте;

· у разі потреби занотуйте ім'я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;

· розмовляйте тактовно, ввічливо: демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;

· не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою, нудною та надто тривалою для вас.

Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону, а в службових справах недоречно телефонувати додому тій особі, котра має їх виконати (розв'язати). У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи.

І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова - діалог, а не монолог.

Етикет ділової телефонної розмови має у своєму запасі цілий ряд реплік, наприклад:

Як ви мене чуєте?

Вибачте, дуже погано чути? І т.д.

Перед з тим, як подзвонити кому-небудь пам'ятайте, що тривалість телефонних дзвінків негативно впливає на нервову систему, непотрібні телефонні розмови порушують робочий ритм, мішають вирішенню важливих питань, вимагають глибокого аналізу.

Дзвінок на домашній телефон діловому партнеру, співробітнику для службової розмови може бути виправданий тільки серйозною причиною, кому ви б не дзвонили - начальнику чи підлеглому. Вихована людина не буде дзвонити після 22 год., якщо для цього немає вагомої причини або не отримано попередньої домовленості на цей дзвінок.

Як показують аналізи, в телефонній розмові 30-40% займають повторення слів, фраз, непотрібні паузи і лишні слова. Відповідно до телефонної розмови треба ретельно готуватися: заздалегідь підібрати усі матеріали, документи, мати під рукою потрібні номера телефонів, адреси організацій, календар, ручку, папір і т.д. перед тим, як набрати номер потрібно чітко і точно визначити ціль розмови і свою тактику. Складіть план бесіди, запишіть питання, які хочете вирішити або дані, які хочете отримати, продумайте у якому порядку ви запитуватимете співрозмовника. Чітко сформулюйте їх, першою фразою, старайтесь зацікавити співрозмовника. При обговоренні декількох питань, по черзі закінчуйте обговорення одного питання і переходьте до наступного. За допомогою таких фраз намагайтесь виділити одне питання від іншого. Наприклад: І так по цьому питанню ми заговорилися. Можу я вважати, що по цьому питанню ми досягли згоди? І т.д.

Рекомендації

З'ясуйте свої навички слухати: ваші сильні сторони, недоліки в спілкуванні по телефону

Складіть перелік питань які ви маєте застосувати

Шукайте істину в словах співбесідника

Намагайтеся зрозуміти не тільки зміст слів але і почуття партнера

Слідкуйте за своїми невербальними жестами

Періодично повторяйте вислів співбесідника

Не перебивайте співрозмовника і уникайте поспішних висновків

Слухайте собі і не монополізуйте розмову

Пристосуйте темп мислення і мови

3. Підготовка до ділової телефонної розмови

При підготовці до ділової бесіди по телефону, постарайтесь відповісти на наступні запитання:

1. Як голову ціль ви ставите перед собою в майбутній телефонній розмові?

2. Чи могли б ви обійтися без цієї розмови?

3. Чи готовий до обговорення цієї теми співрозмовник?

4. Впевнені ви в благополучному проходженні розмови?

5. Які запитання ви маєте задати?

6. Які запитання вам задасть співрозмовник?

7. Який перехід переговорів задовольнить (або незадовільнить) вас, його?

8. Які прийоми впливу на співрозмовника ви можете використати під час розмови?

9. Як ви будете вести себе, якщо ваш співрозмовник:

- рішуче заперечить, перейде на підвищений тон?

- Не відреагує на ваші доведення (пропозиції)?

- Проявить недовіру до ваших слів, інформації?

Для підготовки до ділової розмови по телефону в особливості міжміської і міжнародної, краще підготувати спеціальний бланк у якому майбутню розмову записують з розрахунком прогнозуючих відповідей.

По закінченню ділової телефонної розмови потратьте 3-5 хвилин на аналіз змісту і стилю розмови. Проаналізуйте свої враження. Найдіть слабкі місця у розмові. Постарайтесь зрозуміти причину своїх помилок.

Висновки

Отже, телефонна розмова - один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:

· співрозмовники не бачать один одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомогою міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);

· обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);

· наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, погана чутність).

Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.

Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання. Це можна зробити за допомогою інформації, голосу. Потрібно тільки звертати увагу на ці "дрібниці" під час телефонної розмови. Самому ж потрібно говорити рівно, стримано, стримувати свої емоції, старатися не перебивати співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, виказує несправедливі звинувачення, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим самим, частково признайте його правоту, намагайтесь зрозуміти мотиви його поведінки. Намагайтесь коротко і ясно викладати свої аргументи. В телефонній розмові краще не використовувати професійних виразів, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику.

Список використаної літератури

1. Гладіліна Г. Г., Сеніна В.К. Питання мовленнєвої культури та стилістики. К., 1997.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. К., 2000.Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О.Д. Горбула. К., 2000.

3. Коваль А.Л. Слово про слово. К., 1986. Коваль А.П. Ділове спілкування. К., 1992.

4. Кочан І. М., Токарська А.С. Культура рідної мови: Збірник вправ і завдань. Львів, 1996.

5. Культура української мови: Довідник / За ред. В.М. Русанівського. К., 1990.

6. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. - К.: Література ЛТД, 2003. - 480 с.

7. Шкуратяна Н.Г., Шевчук С.В. Сучасна українська літературна мова. К., 2000.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

  • Функціональне призначення розмови по телефону як форми спілкування, психологічні аспекти інформаційного процесу в частині зворотного зв’язку. Вимоги до етикету телефонної розмови. Правила її ведення та обмеження. Підготовка до ділової телефонної розмови.

    реферат [21,2 K], добавлен 28.10.2014

  • Особливості усного спілкування. Шість заповідей ділового етикету Джен Ягера. Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування. Етика і психологія ділових бесід. Співбесіда з роботодавцем, підготовка і вимоги до неї. Етикет телефонної розмови.

    презентация [3,7 M], добавлен 18.09.2013

  • Поняття та особливості усного спілкування. Розгляд індивідуальних форм фахового спілкування: стратегія поведінки під час ділової бесіди та етикет телефонної розмови. Збори, нарада як форми прийняття колективного рішення. Правила ведення дискусії.

    презентация [6,9 M], добавлен 25.04.2014

  • Культура ділового спілкування як умова професіоналізму бізнесмена. Техніка ефективного спілкування. Бар’єри спілкування та шляхи їх подолання. Мовне спілкування як показник рівня культури співрозмовників. Елементи мовного етикету в діловому листуванні.

    реферат [813,8 K], добавлен 19.03.2015

  • Основні етичні категорії, їх абстрактність і відносність. Характеристика та особливості етикету спілкування керівника і підлеглого. Сутність етичних еталонів і зразків поведінки. Рекомендації по підбору сорочок, краваток та шкарпеток до ділового костюму.

    реферат [36,7 K], добавлен 29.06.2010

  • Методи раціональної роботи з телефоном. Відгородження від непотрібних дзвінків. Переваги використання автовідповідача. Серія телефонних розмов. Визначення мети розмови. Сприятливий для дзвінків час. Вміння задавати питання. Помилки при веденні розмови.

    реферат [15,9 K], добавлен 23.09.2009

  • Способи взаємодії з людьми в процесі усного спілкування. Правила процедури вітання, знайомства та представлення. Рекомендації до ділової зустрічі з партнером. Види комунікаційних ефектів та особливості їх використання. Етикет ділової телефонної розмови.

    реферат [19,8 K], добавлен 04.01.2011

  • Етикет і імідж ділової людини. Візитні картки для спеціальних і представницьких цілей, стандартні ділові та для неофіційного спілкування. Вимоги до зовнішнього вигляду ділової людини. Поведінка в громадських місцях. Спілкування з іноземними партнерами.

    реферат [27,2 K], добавлен 25.03.2011

  • Етика й культура спілкування в управлінні на сучасному етапі. Вимоги до керівника (менеджера). Підготовка майбутніх фахівців до ділового спілкування в нових умовах. Володіння способами спілкування, етичними та психологічними правилами їх застосування.

    реферат [18,9 K], добавлен 31.05.2015

  • Функції ділової бесіди. Напрями та етапи підготовчої роботи до переговорів. Правила і тактика проведення переговорного процесу. Постановка питань опоненту. Міміка, жести, поза - складові професіонального іміджу ділової людини. Спілкування по телефону.

    реферат [39,8 K], добавлен 15.04.2016

  • Спілкування як процес взаємодії громадських суб'єктів. Сучасні погляди на місце етики в діловому спілкуванні. Категорії етики та моральні норми. Етичні принципи і характер ділового спілкування. Психічна структура особи і практика ділового спілкування.

    реферат [30,1 K], добавлен 13.09.2010

  • Значення одягу та зовнішнього вигляду в діловому етикеті. Правила прийому підлеглих і відвідувачів, основні стилі ведення розмови та процес підготовки до переговорів. Особливості національної ментальності та етикету в контексті розвитку української нації.

    реферат [39,4 K], добавлен 26.05.2012

  • Основи етикету, вітання та прощання. Національні особливості спілкування. Основні вітальні форми. Невербальні засоби спілкування. Національні особливості одягу. Повсякденний одяг ділової людини, національний одяг. Національні страви, напої Великобританії.

    реферат [35,1 K], добавлен 10.05.2012

  • Історія розвитку етикету. Вимоги щодо поведінки при дворах монархів. Сучасний етикет, що успадкував звичаї практично всіх народів і країн світу від сивої давнини до сьогодення. Основні правила поведінки, характерні для кожного різновиду етикету.

    реферат [25,6 K], добавлен 19.03.2015

  • Значення ділового спілкування та основні поняття. Уміння слухати як необхідна умова ефективного спілкування. Вербальні та невербальні комунікації. Діловий етикет та його значення для іміджу фірми. Основні правила ведення переговорів та контактів.

    контрольная работа [73,0 K], добавлен 05.05.2011

  • Вивчення історії слов’янської етики. Риси українського мовленнєвого етикету - вироблених суспільством норм поведінки. Аналіз рівнів етикету: вербального, паралінгвістичного, кінетичного, проксемічного рівеня. Особливості спілкування з росіянами.

    реферат [23,6 K], добавлен 20.10.2010

  • Общение - это процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, общностей или личностей, в котором происходит обмен информацией, опытом и результатами деятельности. Основные правила деловой беседы. Особенности делового общения по телефону.

    реферат [24,9 K], добавлен 07.12.2009

  • Етика, етикет - манера поводження, правила чемності і ввічливості, сукупність правил, традицій і умовностей, прийнятих в суспільстві. Особливості німецького ділового етикету та дипломатії: управлінська культура, вербальне і невербальне спілкування.

    реферат [23,6 K], добавлен 07.02.2011

  • Ділове спілкування та його особливості. Культура ділового спілкування та етикету. Актуальність теми правильного ведення ділових переговорів. Функції переговорів і основні етапи ведення ділових переговорів. Етап цілеполагания й аналізу. Етап планування.

    реферат [34,1 K], добавлен 14.12.2008

  • Ознакомление с тактическими приемами и методами, составляющими культуру делового общения по телефону: ограждение от ненужных звонков, определение цели (получение точной, полной информации), деловитость, краткость, точность, уважительность, благодарность.

    реферат [21,4 K], добавлен 08.04.2010

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.