Жанрові особливості ділової писемної комунікації у французькій мові

У сучасному суспільстві ділова комунікація є невід'ємною складовою у всіх сферах суспільного життя. Компетентність у сфері ділової комунікації є запорукою успішної професійної діяльності у будь-якій галузі.

Досить часто комунікація поєднує функції управління і розглядається як сполучний елемент у менеджменті. За дослідженнями вчених на комунікації керівники можуть витрачати до 90% усього часу [1, с. 10].

У системі адміністративного управління підприємств та установ розрізняють зовнішню та внутрішню комунікацію. Зовнішня комунікація забезпечує обмін інформацією між підприємством чи організацією та зовнішніми партнерами, а внутрішня комунікація - це обмін інформацією в межах певної структури.

Мета статті - охарактеризувати жанрово-композиційні особливості різних типів писемних повідомлень, що використовуються для забезпечення внутрішньої комунікації на підприємствах чи в установах та запропонувати рекомендації щодо їх написання.

Внутрішня комунікація визначається як сукупність всіх комунікативних актів, які відбуваються всередині підприємства [4, с. 175]. Система внутрішньої комунікації на підприємствах, організаціях чи установах виконує багато функцій та є важливим елементом в управлінні. Мета засобів для внутрішньої комунікації в установах чи на підприємствах - передача інформації, встановлення загальних правил, ознайомлення з результатами діяльності підприємства чи організації, з новими напрямками роботи підприємства, підготовка та впровадження змін на підприємстві, забезпечення розуміння єдиної концепції чи цінностей підприємства. Добре організована система внутрішньої комунікації сприяє обміну досвідом та знаннями між колегами, забезпечує кращу мотивацію співробітників, посилення корпоративного духу чи свідомості, а отже і підвищення ефективності підприємства.

Внутрішня комунікація може бути спадною, висхідною чи горизонтальною. Спадна комунікація - це комунікація між керівником та підлеглими (спрямована вниз), висхідна комунікація - це комунікація від підлеглого до керівника (спрямована вгору), а горизонтальна - це комунікація між рівними за статусом людьми [4, с. 175-176]. Писемні повідомлення на підприємствах чи організаціях широко використовуються на всіх рівнях комунікації. повідомлення лист записка електронний

Для ефективної організації діяльності підприємства необхідним є опанування жанровими особливостями основних типів письмових повідомлень. Серед письмових повідомлень, що використовуються для забезпечення внутрішньої комунікації, у французькому діловодстві можна виділити наступні: електронні листи, службові записки, інформаційні записки, аналітичні записки, звіти. Розглянемо жанрово-композиційні особливості цих документів.

Електронні листи (courrier йlectronique, e-mail, mail або courriel) надзвичайно поширений засіб комунікації на підприємствах чи в адміністративних установах для забезпечення комунікації на всіх рівнях. Використовується у всіх випадках, коли немає необхідності писати традиційного листа. У випадках більш офіційної комунікації слід використовувати традиційне листування. Щодо форми, то тут немає особливих правил складання, оскільки отримувач, відправник, дата та тема вказуються в окремих полях. При написанні використовується стандартний мовний регістр. Стиль написання електронних листів менш формальний, ніж при складанні традиційних листів, але використовувати елементи розмовного стилю все ж таки не рекомендується. Необхідно дотримуватися певних норм, оскільки це ділова комунікація.

Аналіз текстів електронних листів дозволив виділити декілька особливостей електронного листування та сформулювати рекомендації щодо їх написання. Складаючи електронні листи, необхідно чітко дотримуватися такої структури:

- вказати загальну інформацію: відправника повідомлення, отримувача повідомлення та тему повідомлення;

- скласти текст повідомлення відповідно до правил написання повідомлень.

При написанні тексту повідомлення слід пам'ятати декілька правил: одне повідомлення - одна тема; формули ввічливості скорочені до мінімуму та залежать від статусу учасників комунікації. Текст повідомлення завжди розпочинається звертанням. У звертаннях найчастіше використовуються ім'я або посада отримувача, наприклад: Bonjour Marie, Bonjour Madame, Monsieur le Directeur / Madame la Directrice. Якщо звертаються вперше та отримувач невідомий лист можна розпочати виразами: Bonjour Madame, Bonjour Monsieur, Madame/Monsieur. Заключна частина листа повинна містити формулу ввічливості. Тут також використовується скорочений варіант, найчастіше ділові листи закінчують такими виразами: Cordialement, Bien cordialement, Sincиres salutations, Salutations distinguйes, Bien а vous, Salutations cordiales.

Наступний досить поширений та ефективний засіб внутрішньої комунікації - записки. Записка - це різновид документу щодо поточних справ у діяльності підприємства чи установи. Записки зазвичай пишуться до вищестоящого керівника, колеги або підлеглих [3, с. 172-173]. Записки є засобом спадної комунікації, але також можуть використовуватися як засіб комунікації між представниками різних відділів та як засіб комунікації з вищестоящим керівництвом, або навіть міністром, щоб поставити питання та отримати інструкції щодо виконання. У французькому діловодстві та адміністративному управлінні використовуються декілька різновидів записок. Кожен різновид записок має власні жанрові особливості, що визначають правила оформлення та написання таких документів. Службова записка (note de service) має на меті поширити інформацію, передати наказ до працівників певної служби. Відправником повідомлення може бути одна особа чи група осіб. Це елемент спадної комунікації, коли керівник звертається до своїх підлеглих. Усі службові записки обов'язково нумеруються та зберігаються, оскільки це внутрішні нормативні документи. Службова записка є обов'язковою до виконання, оскільки виражає наказ.

Службова записка має такі реквізити: 1) назва документу (La note de service); 2) номер; 3) дата складання; 4) місце складання; 5) відправник (потрібно вказати відділ, прізвище та посада); 6) отримувач чи отримувачі; 7) мета (предмет) службової записки; 8) текст повідомлення; 9) підпис. При складанні службових записок слід послідовно відтворити ці складові елементи.

Аналіз текстів службових записок показав, що зазвичай службові записки складаються з двох частин: вступу та основної частини. У вступі необхідно пояснити мету записки, ознайомити з проблемою, а в основній частині - чітко сформулювати наказ чи настанову, дати інструкцію щодо виконання та бажано додати також обґрунтування наказу. Наприклад:

La prйsente note de service a pour objet de vous communiquer les rйponses aux questions les plus frйquemment posйes en ce qui concerne la mise en њuvre de la rйforme de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapйs et celle de la GRTH en milieu ordinaire [7, с. 1].

Pendant la semaine du 6 au 10 juillet prochain, le secrйtariat sera fermй pour rйnovation. Vous pourrez communiquer avec les adjointes administratives ou les adjoints administratifs par courriel [8, с. 1].

У службових записках не використовуються формули привітання, звертання чи ввічливості. Найчастіше використовуються дієслова та вирази, що передають наказ, напирклад: devoir, vouloir bien, кtre priй de, кtre invitй а. У текстах записок слід уникати використання особових займенників nous та je та надавати перевагу безособовим формам дієслова. Зазвичай об'єм тексту це лише одна сторінка. Текст записки повинен бути чітким та стислим, а стиль написання - безособовим. Тон написання може бути нейтральним, або наказовим:

Il est rappelй au personnel que le port des йquipements de sйcuritй est obligatoire dans l'enceinte de l'entreprise.

En cas de manquement, les sanctions prйvues au rиglement intйrieur seront appliquйes [9].

Зразок оформлення службової записки:

NOTE DE SERVICE №

(Texte de la note de service)

Signature

Piиces jointes:

Інформаційна записка (La note d'information) має на меті поширення інформації серед працівників підприємства. Інформаційні записки використовуються, щоб донести до відома працівників інформацію щодо діяльності підприємства чи установи. Наприклад:

Nous vous rappelons qu'il est impйratif de nous faire parvenir vos feuilles vertes munies de votre compte rendu mensuel avant le 05 de chaque mois (date de rйception au siиge) [5, c. 1].

На відміну від службової записки, інформаційна записка лише повідомляє інформацію щодо функціонування підприємства та не має обов'язкового характеру, не архівується і не зберігається. Основна мета інформаційної записки - пояснити, поширити інформацію, а не переконати. Це загальна інформація, найчастіше повідомлення про певну подію чи захід. Інформація, що передається, повинна бути стислою та точною. Наприклад, інформаційна записка, що повідомляє про проведення святкового обіду:

Une animation, suivie d'un goыter et de la remise des cadeaux aux enfants dйfavorisйs du quartier aura lieu а la salle des fкtes du quartier [6].

В інформаційних записках обов'язково зазначається назва документа, дата, місце складання, відправник, отримувач та предмет записки. Інформаційні записки не містять ані звертать, ані формул ввічливості. Зазвичай це невеликий за об'ємом документ. Текст записки складається з декількох частин: вступ, основна частина та висновки. Основна частина може складатися з декількох пунктів чи підпунктів, у висновках слід чітко сформулювати вирішення проблеми. Стиль написання

- нейтральний та об'єктивний. Обов'язкові реквізити інформаційної записки:

1) назва структурного підрозділу; 2) адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи); 3) назва виду документа (доповідна записка); 4) дата; 5) місце написання; 7) заголовок; 8) текст; 9) додаток (якщо є); 10) підпис.

Зразок оформлення інформаційної записки:

Наступний різновид записок, що використовуються для внутрішньої комунікації - аналітичні записки (note de synthиse). Аналітична записка - це засіб внутрішньої комунікації, складається за вимогою вищестоящого керівника щоб прояснити факт чи ситуацію [2, с. 148-149]. Досить часто метою аналітичної записки є пошук інформації щодо певної події чи факту, узагальнення наявної інформації з приводу певного питання.

Аналітичні записки є елементом висхідної комунікації. Аналітичні записки містять лише основну інформацію щодо питання, що вивчається. Складаючи текст такого документу слід включати лише необхідну інформацію та уникати зайвих деталей та надлишкових пояснень.

Аналітична записка повинна надавати повну та об'єктивну інформацію для керівника щодо певного питання з метою зекономити його час ознайомити, необхідний для вивчення питання. Складається аналітична записка на основі синтезу інформації, отриманої з різних джерел: статті у пресі, інформаційні матеріали, звітна документація, юридичні матеріали. Не існує жорстких вимог до структури чи до змісту цього документа. Зазвичай це 56 сторінок, а саме досьє на основі якого було складено цю записку може містити до 30 сторінок. При написанні аналітичної записки складається план відповідно до очікувань керівника. Стиль написання - об'єктивний, нейтральний, у жодному разі не слід додавати аналіз, чи критичну думку. Текст записки не містить ні звертань, ні формул ввічливості, Обов'язково потрібно вказати джерела інформації. Аналітичні записки складаються зі вступу та основної частини. Вступ має бути коротким, описується проблема, якій присвячено аналітичний аналіз, наприклад: La compйtitivitй de la France est au cњur des dйbats. Le sujet est majeur et urgent: la place de la France ne cesse de reculer dans les classements mondiaux et son dйficit commercial croissant posera, а terme, la question de notre solvabilitй [10, с. 4].

Досить часто у вступі окреслюється план записки, наприклад: Nous vous proposons une synthиse des rйsultats de l'йtude en deux temps: le classement des actions prioritaires selon nos adhйrents puis un focus sur huit de ces mesures [10, с. 4].

Основна частина містить чіткий та стислий виклад матеріалу без зайвих деталей та надлишкової інформації. Зазвичай аналітичні записки не містять висновків [11]. Реквізити аналітичної записки: 1) отримувач; 2) дата складання; 3) назва документу (Note de synthиse); 4) джерела, на основі яких було складено документ; 5) предмет; 6) текст записки; 7) прізвище та посада виконавця.

Зразок оформлення аналітичної записки:

Logo/Raison sociale de l'entreprise Lieu et date

Destinataire: Nom du service Nom du destinataire

NOTE DE SYNTHИSE

Titre

Objet:

Sources:

(Texte de la note de service)

Ще один різновид документів для внутрішньої комунікації - звіт (rapport). Зазвичай звіт складається підлеглими для керівника, це елемент висхідної комунікації. Керівник дає завдання написати звіт з конкретного питання. Підготовчий етап включає вивчення ситуації, потреб та очікувань керівника, основний етап - написання звіту відповідно до очікувань керівника. Джерелами для написання звіту можуть бути внутрішні нормативні документи, доповідні записки, протоколи засідань. Слід вибрати найбільш актуальну та важливу інформацію відповідно до запиту керівника. Зазвичай текст звіту складається з трьох частин: вступу, основної частини та висновків. У вступі стисло викладається мета звіту, причина написання, вказуються завдання. Основна частина звіту має містити три частини: об'єктивний опис та аналіз ситуації, критичний аналіз ситуації, що містить позитивні та негативні аспекти ситуації чи проблеми, на відміну від попередньої частини, яка є суто описовою, та перелік пропозицій та рекомендацій. У заключній частині подається відповідь на поставлене запитання, перераховуються рекомендації та пропонується рішення. У сучасних звітах аналітичній частині надається менше значення, оскільки важливішою є та частина, де пропонуються конкретні рішення певної проблеми. Реквізити звіту:1) назва звіту; 2) предмет (тема) звіту;

3) виконавець звіту; 4) отримувач; 5) відділ; 6) дата; 7) зміст; 8) текст звіту; 9) підпис.

Таким чином, проаналізувавши жанрово-композиційні особливості основних різновидів писемних повідомлень, що використовуються для забезпечення внутрішньої комунікації, можна зробити висновок, що не існує стандартизованих та чітко встановлених правил написання цих документів, але все ж таки необхідно дотримуватися викладених вище рекомендацій при складанні цих документів для забезпечення ефективної комунікації. Форма та презентація повідомлення залежить від типу ділового документа та має таке ж значення як і зміст повідомлення. Зміст повідомлень повинен бути ретельно продуманим, добре структурованим та логічно викладеним.

Література

1. Авраменко, О. О., Яковенко, Л. В., Шийка, В. Я. Ділове спілкування (Івано- Франківськ, Лілея-НВ, 2015), 159.

2. Bas, L. Hesnard, C. La correspondance commerciale franзaise (Nathan, 2005), 159.

3. Robert Cathtrine. Le style administratif (Albin Michel, 2005), 282.

4. Westphalen, M.-H., Libaert, T. Communicator. Toute la communication d'entreprise (DUNOD, 2009), 493.

Джерельна база

5. La note d'information, https://www.lettres-gratuites.com/modele-modele-note- information-298.html

6. La note d'information, http://culture-formationonline.com/io/rw/auteur/34374/ module

7. La note de service, https://mdph.departement06.fr/documents/Usine/MDPH06/ import

8. La note de service, http://www.viseziuste.uottawa.ca/pages/redaction/ note de service

9. La note de service, https://corinne-dahmani.webnode.fr/fiche-ressource/note-de- service-note-dinformation/

10. La note de synthиse, https://www.dfcg.fr/wp-content/uploads/Note-de-svnthиse- Enquкte-DFCG-Compйtitivitй-Octobre-2012.pdf

11. La note desynthиse,http://www.cdg69.fr/documents/divers/

note%20de%20synthиse.pdf

12. Rapport professionnel, http://www.iusmm.ca/Documents/pdf/Hopital/ Publications

References

1. Avramenko, O. O., Yakovenko, L. V., Shiyka, V. Ya. Dilove spilkuvannya (Ivano-Franklvs'k, Liпeya-NV, 2015), 159.

2. Bas, L. Hesnard, C. La correspondance commerciale francaise (Nathan, 2005), 159.

3. Robert Cathtrine. Le style administratif (Albin Michel, 2005), 282.

4. Westphalen, M.-H., Libaert, T. Communicator. Toute la communication d'entreprise (DUNOD, 2009), 493.

5. La note d'information, https://www.lettres-gratuites.com/modele-modele-note- information-298.html

6. La note d'information, http://culture-formationonline.com/io/rw/auteur/34374/ module

7. La note de service, https://mdph.departement06.fr/documents/Usine/MDPH06 /import

8. La notede service, http://www.viseziuste.uottawa.ca/pages/redaction/

note de service

9. La note de service, https://corinne-dahmani.webnode.fr/fiche-ressource/note-de- service-note-dinformation/

10. La note de synthиse, https://www.dfcg.fr/wp-content/uploads/Note-de-svnthиse- Enquкte-DFCG-Compйtitivitй-Octobre-2012.pdf

11. La note de synthиse, http://www.cdg69.fr/documents/ divers/note%20de%20synthиse.pdf

12. Rapportprofessionnel, http://www.iusmm.ca/Documents/pdf/Hopital/

Размещено на Allbest.ru