Организация работы документов с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "Lotus Notes" отдела делопроизводства и контроля Организационно-распорядительного управления Администрации города Новый Уренгой

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Одной из важнейших практических задач построения информационного общества согласно Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации является повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления. Для любого органа государственной власти, муниципалитета это означает необходимость перехода к качественно новому уровню управления. Непременным условием повышения эффективности «электронного органа власти» является подключение к работе в электронной среде всех руководителей и специалистов, строгое соблюдение должностных обязанностей, положений, порядков и инструкций.

Системы электронного документооборота и делопроизводства (далее-СЭДД) играют большую роль в построении инфраструктуры, необходимой для совершенствования системы государственного управления, формирования информационного общества, являются средой, наиболее органично соответствующей поставленным задачам.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена постоянным развитием общества и местного самоуправления, что порождает потребность в изучении и внедрении современных технологий работы с документами в органах местного самоуправления. В настоящее время внедрение СЭДД в Администрации города Новый Уренгой является не просто инновационной задачей, а представляет собой радикальное управленческое нововведение, не имеющее прямых аналогий в прошлом.

Объектом курсовой работы является электронный документооборот отдела делопроизводства и контроля Организационно-распорядительного управления Администрации города Новый Уренгой по ведению электронного документооборота в муниципальной межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства Нового Уренгоя.

Предметом - исследования является организация работы документов с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства «Lotus Notes» отдела делопроизводства и контроля Организационно-распорядительного управления Администрации города Новый Уренгой.

При написании курсовой работы была использована следующая работа: Так в книге В.И. Андреева, рассмотрены основные функции наиболее известных автоматизированных систем делопроизводства, в том числе и система « Lotus Notes». Система выделилась тем, что подходит для решения задач документационного обеспечения управления и коммуникационной инфраструктуры.

В учебнике М.И. Басакова, О.И. Замыцкова, рассматривается, применение компьютерной техники позволяет автоматизировать основные функции делопроизводства. Знание и умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, делопроизводителю, экономисту и менеджеру и т.д.

Так, оказался полезным сборник таких авторов Т.В. Кузнецова. Л.В. Санкина. Т.А. Быкова. Глава 10 этого издания полностью посвящена автоматизированной системе регистрации документов, описана электронная регистрационная карточка (базы данных) входящих, исходящих и внутренних документов, куда вносятся основные реквизиты документа для мгновенного поиска. Принцип электронной карточки (базы данных) - в однократности повторяющейся информации.

Цель - курсовой работы является усвоение знаний и навыков современной технологии работы с системой электронного документооборота и делопроизводства.

Задачи курсовой работы:

- исследовать законодательное и нормативно-методическое регулирование работы при ведении электронного делопроизводства;

- определить назначение и особенности системы электронного документооборота и делопроизводства Lotus Notes;

- рассмотреть порядок работы с системой электронного документооборота и делопроизводства Lotus Notes;

- изучить электронное согласование документов в системе электронного документооборота и делопроизводства.

Официально проект по внедрению СЭДД Company Media, разработанной компанией «ИнтерТраст» на платформе IBM Lotus Domino/Notes, в Администрации города стартовал в 2005 году. С внедрением системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) в Администрации города Новый Уренгой (далее - Администрация города) появились:

- единое информационное пространство, связывающее органы Администрации города;

- возможность самостоятельного поиска необходимой информации и моментальный доступ к ней;

- возможность одновременной работы с документом несколькими пользователями;

- возможность отслеживания движения документов и сроков исполнения их на каждом этапе документооборота;

- ускоренный обмен документами между участниками муниципальной межведомственной СЭДД (отсутствие необходимости в физическом размножении и перемещении документов);

- управляемые и контролируемые информационные потоки и как следствие повышение управляемости организацией в целом.

Новым этапом в развитии муниципальной межведомственной СЭДД Нового Уренгоя является переход на электронное согласование документов, что позволяет работать с проектами оперативно несмотря на то, что исполнителей и руководителей могут разделять десятки километров (например, в территориально удаленные районы Коротчаево и Лимбяяха).

Основными задачами, решаемыми в результате перехода на электронное согласование документов в СЭДД, являются:

- сокращение сроков согласования документов;

- электронное согласование любых типов документов в единой системе;

- обеспечение прозрачности и контролируемости процесса согласования документов, ведение истории согласования каждой версии документа;

- возможность привлечения в системе к согласованию дополнительных согласующих лиц («петлевое согласование»);

- автоматическое уведомление согласующих о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица;

- автоматическое уведомление инициаторов согласования о ходе согласования (завершении согласования, поступлении замечаний по документу, длительном несогласовании документа и т.д.);

_ снижение затрат на печать и копирование документов;

- минимизация рисков потери документов;

_ оптимизация рабочего времени специалистов и руководителей;

- сокращение транспортных расходов (согласующие службы часто находятся в разных концах города);

- настройка и использование электронных шаблонов согласования документов всеми инициаторами согласования;

- анализ процесса согласования (оценка количества и объемов направляемых и получаемых на согласование документов);

- оценка качества подготовки документов инициаторами согласования;

- возможность планирования сроков прохождения согласования документов и даты подписания проекта документа.

В настоящее время внедрение СЭДД в Администрации города Новый Уренгой является не просто инновационной задачей, а представляет собой радикальное управленческое нововведение, не имеющее прямых аналогий в прошлом.

При написании курсовой работы были использованы нормативные правовые акты Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, Администрации города Новый Уренгой, официальные публикации, размещенные на сайтах Правительства ЯНАО, Администрации города Новый Уренгой.

Используемые источники можно разделить на три основные группы:

1. Законодательные акты Российской Федерации в области информации, документации, архивного дела;

2. Правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

3. Государственные стандарты в области делопроизводства.

4. Организационно - правовые документы в Администрации города Новый Уренгой

Первым регламентирующим работу любой организации, является законодательный документ Конституция РФ, статьями которой определены основные права и обязанности гражданина Российской Федерации.

Базовым законом информационного пространства является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации, который дает определение основных понятий в области делопроизводства и документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность представления информации государственным органам.

Ряд законодательных актов содержит установленные нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так в Федеральном законе "О государственном языке Российской Федерации" сказано, что на территории РФ официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке. Русский язык является признанным и утвержденным государственным языком.

Большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями также играют Гражданский кодекс РФ, Закон "О персональных данных". Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

В Федеральном законе «Об электронной подписи» определены условия использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Правовое регулирование муниципального служащего рассмотрено в Федеральном Законе «О муниципальной службе в Российской Федерации». В законе определено должность муниципальной службы - это должность в органе местного самоуправления, которая устанавливается муниципальными правовыми актами в соответствие с реестром должностей муниципальной службы в субъекте Российской Федерации.

Федеральный Закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации», рассматривает отношения связанные с поступлением на государственную гражданскую службу Российской Федерации. Государственная гражданская служба Российской Федерации - это вид государственной службы представляющий собой профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации на должностях государственной гражданской службы Российской Федерации.

К нормативно - методическому регулированию делопроизводства наиболее важным и полным общегосударственным документом, регламентирующим работу с документами, остается Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией.

Постановление Правительства от 15 июня 2009 года №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Этот документ устанавливает единый порядок делопроизводства и архивного дела в федеральных органах исполнительной власти.

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа «Об инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа». В инструкции сказано, что основным инструментом и инфраструктурой межведомственного и внутреннего документационного взаимодействия Правительства автономного округа при осуществлении делопроизводства, организации документооборота на бумажных носителях и в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, является система электронного делопроизводства и документооборота исполнительных органов власти автономного округа (далее - СЭДД).

Методические рекомендации по разработки инструкций в федеральных органах исполнительной власти. Этот документ устанавливает единые требования к организации работы с документами образующихся в деятельности федеральных органах исполнительной власти, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности. На основе перечисленных документов издаются инструкции по делопроизводству.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании всех управленческих функций, организациями, независимо от их форм собственности.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Дата введения 1 июля 2003 года. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утверждены приказом Федерального агенства по техническому регулированию и метрологии, введён с 1 марта 2014 года. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела, в том числе электронного документооборота.

Устав муниципального образования города Новый Уренгой, определяет в установленном Законом порядке наименование муниципального образования, структуру и порядок формирование местного самоуправления, наименования и полномочия выборных и иных органов местного самоуправления, срок полномочий представительного органа муниципального образования, главы муниципального образования. Устав муниципального образования является актом вышей юридической силы в системе муниципальных правовых актов.

Распоряжение Администрации города Новый Уренгой «Об утверждении Положения об Организационно-распорядительном управлении Администрации города Новый Уренгой», рассматривает что, Организационно-распорядительное управление Администрации города Новый Уренгой (далее - Управление) является органом Администрации города Новый Уренгой, обеспечивающим достижение целей, выполнение задач и функций, определенных настоящим Положением.

Распоряжение Администрации города Новый Уренгой от 20августа 2013 года №1339-р «Об утверждении Регламента Администрации города Новый Уренгой», даёт понятие, что настоящий Регламент устанавливает правила организации деятельности Администрации города и иных исполнительных органов местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой.

Постановление Администрации города Новый Уренгой от 24 июня 2012 года №190 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Новый Уренгой», этот документ определяет единые требования к организации делопроизводства, устанавливает правила подготовки, оформления, проверки, регистрации, рассылки и хранения документов, организации работы с корреспонденцией в Администрации города Новый Уренгой. Положение Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными копиями документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).

Распоряжение Главы города Новый Уренгой от 16.04.2009. № 485-р «Об Инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой». Это документ рассматривает что, настоящая Инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой составлена в связи с внедрением в структурных подразделениях Администрации города Новый Уренгой и иных исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства Lotus Notes (далее - СЭДД) и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения и контроля исполнения документов с использованием средств СЭДД. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.

Распоряжение Администрации города Новый Уренгой от 17 августа №1400-р «Об утверждении Порядка действий при проведении электронного согласования проектов отправляемых, внутренних служебных документов и правовых актов в системе электронного документооборота и делопроизводства «Lotus/Notes», рассматривает что, этот документ разработан в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой. Далее проекты документов направляются на согласование должностным лицам Администрации города Новый Уренгой средствами СЭДД. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Инициатором отправки документа на согласование может являться автор проекта или делопроизводитель, а также любой пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения. Участниками согласования могут быть любые пользователи СЭДД. В ходе процесса согласования регистрация проекта документа невозможна. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования, новый процесс согласования может быть инициирован только после завершения предыдущего процесса согласования. Дублировать регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) уже существующих проектов документов с новыми листами согласования запрещается.

Номенклатура дел, Организационно-распорядительного управления Администрации города Новый Уренгой, утверждена главой города Костогриз И.И. от 18.09. 2014 года, рассматривает что, номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения, включая электронный документооборот.

Распоряжение Администрации города Новый Уренгой от 23 отября 20014 года №1500-р «Об утверждении Порядка работы в базе данных «Внутренние документы» системы электронного документооборота и делопроизводства «Lotus/Notes» без подписания документов на бумажном носителе», рассматривает что, Настоящий Порядок работы в базе данных «Внутренние документы» СЭДД «Lotus Notes» без подписания документов на бумажном носителе подготовлен с целью внедрения в Администрации города Новый Уренгой, органах Администрации города Новый Уренгой, а также в подведомственных им учреждениях (участниках СЭДД) безбумажного документооборота и делопроизводства посредством использования базы данных «Внутренние документы - «БД» «Внутренние Документы». Простая электронная подпись, которая формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД, обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в СЭДД (создание, редактирование, согласование и др.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы бумажной подписи. С целью идентификации при подписании средствами СЭДД каждому документу автоматически присваивается уникальный штрих-код, который отображается при формировании шаблона документа в правом нижнем углу.

При написании курсовой работы мной использованы аналитический, описательный и сравнительный методы.

правовой электронный документооборот согласование



ГЛАВА 1.характеристика отдела делопроизводства и контроля организационно-распорядительного управления администрации города нового уренгоя

1.1 Правовая регламентация деятельности отдела

Отдел делопроизводства и контроля входит в состав Организационно-распорядительного управления Администрации города Новый Уренгой.

Организационно-распорядительное управление Администрации города Новый Уренгой (далее - Управление) является органом Администрации города Новый Уренгой, обеспечивающим достижение целей, выполнение задач и функций, определенных Положением об Организационно-распорядительном управлении.

В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правовыми актами Губернатора ЯНАО, Правительства ЯНАО, Уставом муниципального образования город Новый Уренгой, решениями Городской Думы муниципального образования город Новый Уренгой, постановлениями и распоряжениями Администрации города Новый Уренгой, а также настоящим Положением.

Управление по вопросам своей деятельности подчиняется заместителю Главы Администрации города - управляющему делами. Управление в своей деятельности взаимодействует в пределах своих полномочий с жителями муниципального образования город Новый Уренгой, структурными подразделениями Правительства ЯНАО, органами Администрации города Новый Уренгой, организациями разных форм собственности муниципального образования город Новый Уренгой.

Управление имеет печать со своим наименованием, печать отдела технического обеспечения, штампы для регистрации входящей и исходящей документации, штампы для заверения копий, штамп «Для служебного пользования», штампы согласования, бланк установленного образца.

Основными целями деятельности Управления являются:

Организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью Администрации города Новый Уренгой (далее - Администрации города).

Обеспечение единой протокольной практики на территории муниципального образования город Новый Уренгой.

Формирование условий для оперативного и качественного управления в Администрации города.

Основными задачами Управления являются:

Организация, внедрение, эксплуатация и совершенствование интегрированной системы документационного обеспечения управления Администрации города.

Оптимизация форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации.

Осуществление контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами органами и должностными лицами Администрации города.

Создание действенной системы контроля исполнения документов в Администрации города и осуществление постоянного контроля за порядком её функционирования.

Надлежащее организационно-методическое руководство по соблюдению установленного порядка работы с документами органами и должностными лицами Администрации города.

Обеспечение качественного и своевременного исполнения печатных и копировально-множительных работ.

Протокольное и организационное обеспечение деятельности Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города при проведении официальных мероприятий с участием Главы Администрации города.

Лингвистическое обеспечение международной коммуникации в период подготовки встреч представителей иностранных государств, компаний, международных организаций и в ходе визитов иностранных делегаций.

Основными функциями Управления являются:

Оперативная обработка, регистрация документов и учётно-справочная работа по документам в процессе осуществления управленческих функций Администрации города.

Организация своевременного рассмотрения поступающих в Администрацию города документов, осуществление контроля правильности оформления документов, представляемых на рассмотрение Главе Администрации города и заместителям Главы Администрации города.

Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города по этим вопросам.

Организация систематизации и контроля исполнения муниципальных правовых актов, служебной корреспонденции Администрации города.

Ведение и поддержание в актуальном состоянии регистра нормативных правовых актов муниципального образования город Новый Уренгой.

Разработка номенклатуры дел Администрации города, подготовка описей дел постоянного срока хранения, создание условий для обеспечения хранения дел и оперативного их использования.

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения и применению прогрессивных технологий на базе вычислительной и организационной техники в органах Администрации города.

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию системы обеспечения режима секретности при работе с документами и защите информации от несанкционированного доступа.

Организация планирования деятельности и обеспечение деятельности Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города.

Планирование, проведение и организационно-техническое обеспечение аппаратных и оперативных совещаний при Главе Администрации города, а также осуществление контроля за исполнением должностными лицами и органами Администрации города поручений, полученных на совещаниях.

Координация деятельности органов Администрации города при подготовке и проведении общественно-политических и социально значимых мероприятий, проводимых с участием или по поручению Главы Администрации города.

Выполнение печатных, копировально-множительных и переплетных работ, а также ламинирование и сканирование документов и материалов по заявкам, поступающим от должностных лиц и органов Администрации города.

Для реализации возложенных задач и функций Управление имеет право:

Запрашивать и получать в установленном порядке от должностных лиц Администрации города и её органов, муниципальных унитарных предприятий (учреждений и иных организаций) необходимую информацию и материалы для выполнения возложенных на Управление функций.

Выносить на рассмотрение Главе Администрации города, заместителям Главы Администрации города проекты правовых актов, предложения по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

Проводить мероприятия обучающего и информационно-разъяснительного характера, совещания и конференции по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, в том числе с привлечением к их проведению специалистов органов Администрации города и организаций независимо от формы собственности.

Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных Администрации города.

Разрабатывать методические материалы, рекомендации и документы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

Осуществлять контроль по вопросам, отнесённым к компетенции Управления, в органах Администрации города.

Для решения задач в рамках деятельности, обозначенной настоящим Положением, Управление может разрабатывать регламенты взаимодействия с органами Администрации города. Реализует иные права в соответствии с законодательством Российской Федерации, ЯНАО, правовыми актами муниципального образования город Новый Уренгой.

В структуру Управления входят:

- отдел делопроизводства и контроля;

- отдел организационной работы;

- отдел систематизации и контроля правовых актов;

- отдел технического обеспечения;

- печатно-множительное бюро;

- секретариат.

Функции отдела делопроизводства и контроля

Осуществляет приём, регистрацию и учёт поступающей корреспонденции на имя Главы Администрации города, в том числе с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства. Готовит проекты поручений на поступающую корреспонденцию для Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей должностных лиц органов Администрации города.

Осуществляет приём, регистрацию и учёт документов, отправляемых за подписью Главы Администрации города, в том числе с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства. Обеспечивает организацию обработки отправляемых документов: подписание Главой Администрации города, конвертирование и отправку адресату, хранение второго экземпляра в деле.

Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись Главе Администрации города, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой.

Обеспечивает сканирование, формирование, сопровождение и наполнение базы электронного документооборота и делопроизводства.

Осуществляет деятельность по приёму, регистрации и рассылке копий директивных и нормативных документов вышестоящих органов власти.

Обеспечивает своевременность внутреннего движения документов для обеспечения оперативного исполнения поручений в соответствии с резолюцией Главы Администрации города.

Обеспечивает доставку документов, писем, пакетов по назначению, отправку и получение заказных писем, бандеролей и посылок.

Принимает и передает телеграммы, телефонограммы и факсограммы, передаваемые за подписью Главы Администрации города и поступившие в адрес Главы Администрации города.

Осуществляет постановку документов на контроль в соответствии с поручениями Главы Администрации города, проводит анализ исполнения документов. Готовит напоминания ответственным исполнителям о документах, стоящих на контроле. Представляет Главе Администрации города информацию о состоянии контроля, а также готовит заключения, предложения о снятии поручений с контроля.

Обеспечивает единый порядок хранения подлинников документов, готовит дела отдела для передачи в архив на хранение.

Обеспечивает условия для соблюдения единых требований ведения делопроизводства в органах Администрации города и совершенствования форм и методов работы с документами, использования современных компьютерных технологий. Осуществляет методическое руководство постановкой делопроизводства в органах Администрации города.

Проводит консультационно-методическую и информационную работу по вопросам, относящимся к компетенции отдела, участвует в разработке нормативных, организационных документов, методических материалов по вопросам делопроизводства и формированию сборников информационного характера.

1.2 Регламентации должности муниципального служащего

Квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей по соответствующей должности муниципальной службы - это:

Знание трудового законодательства, правил и норм охраны труда; знание принципов организации документооборота в исполнительных органах власти; знание методов и форм работы с документами; знание нормативной правовой основы в области делопроизводства и архивного дела; владение компьютерной и организационной техникой; владение программными продуктами; знания профессиональной этики и правил делового общения; знание и владение системой электронного документооборота и делопроизводства «Lotus Notes»; владение навыками разработки и применения нормативных правовых документов; умение пользоваться информационно-справочными системами.

Муниципальный служащий должен знать:

Конституцию Российской Федерации, законы Российской Федерации, законы Ямало-Ненецкого автономного округа по направлению деятельности, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, правовые акты Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, Администрации города Новый Уренгой, Администрации города Новый Уренгой, Устав муниципального образования город Новый Уренгой, решения Городской Думы муниципального образования город Новый Уренгой, Положение об Организационно-распорядительном управлении, должностную инструкцию.

Ответственность муниципального служащего

За неисполнение или ненадлежащее исполнение начальником отдела возложенных на него обязанностей, нарушение трудовой дисциплины, превышение должностных полномочий, за несоблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой, и требований о доходах и имуществе, являющихся объектом налогообложения, за раскрытие государственной, служебной и иной тайны, за неисполнение либо ненадлежащее исполнение поручений непосредственного руководителя, Главы города Новый Уренгой на начальника отдела могут налагаться дисциплинарные взыскания.

За совершение дисциплинарного проступка - неисполнение или ненадлежащее исполнение начальником отдела по его вине возложенных на него служебных обязанностей к начальнику отдела могут быть применены следующие дисциплинарные взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение с муниципальной службы по соответствующим основаниям.

Начальник отдела, допустивший дисциплинарный проступок, может быть временно (но не более чем на один месяц), до решения вопроса о его дисциплинарной ответственности, отстранен от исполнения должностных обязанностей с сохранением денежного содержания. Отстранение от исполнения должностных обязанностей в этом случае производится муниципальным правовым актом. За непредставление муниципальным служащим сведений о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей либо предоставление заведомо недостоверных или неполных сведений муниципальный служащий может быть уволен с муниципальной службы либо привлечен к иным видам дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

За неуведомление муниципальным служащим об обращениях к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений муниципальный служащий может быть уволен с муниципальной службы либо привлечен к иным видам ответственности в соответствии с законодательством РФ.

1.3 Правовые основы организации документооборота в отделе делопроизводства и контроля

Организация документооборота в Администрации города Новый Уренгой осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Новый Уренгой.

Инструкция по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой (далее по тексту - Инструкция по делопроизводству) определяет единые требования к организации делопроизводства, устанавливает правила подготовки, оформления, проверки, регистрации, рассылки и хранения документов, организации работы с корреспонденцией в Администрации города Новый Уренгой (далее по тексту - Администрация города).

Инструкция по делопроизводству разработана с учётом следующих документов:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года №76;

- постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа «Об инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа» от 14.10.2010 №300-П.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными копиями документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).

При работе с документами не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией по делопроизводству порядке. При обнаружении утраты оригинала документа или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.

С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе все документы подлежат передаче по акту. Особенности работы с документами и поручениями, поставленными на контроль, определяет Положение о контроле исполнения документов, которое утверждается распоряжением Администрации города и является обязательным для исполнения всеми органами Администрации города.

Согласование и регистрация документов осуществляются в автоматизированной системе учета, сопровождения и контроля исполнения документов СЭДД. Все требуемые реквизиты регистрируемых документов должны быть внесены в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) СЭДД. Внесению в РКК подлежит вся информация о взаимосвязи документов.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации города осуществляется Организационно-распорядительным управлением Администрации города (далее - Организационно-распорядительное управление или ОРУ).



Глава 2. организация работы к документам в системе электронного документооборота и делопроизводства lotus/notes администрации города новый уренгой

2.1 Основные понятия электронного документооборота и делопроизводства

Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме.

Аутентичность (электронного документа) - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

Достоверность (электронного документа) - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Целостность (электронного документа) - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

Пригодность для использования (электронного документа) - Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота.

Включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Миграция (электронных документов) - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные образы документов - полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДД .

Регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в её визуальных формах, включающая в себя электронную копию документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения.



2.2 Принципы работы в системе электронного документооборота и делопроизводства «Lotus Notes»

Электронные документы создаются в форме регистрационно-контрольных карточек соответствующих баз данных СЭДД. В целях обеспечения контрастного отображения реквизитов бланков документов как при цветном, так и при монохромном воспроизведении используются следующие цветовые схемы в формате RGB (Red-Green-Blue (Красный-Зелёный-Синий)):

- RGB (0,0,255) - синий;

- RGB (255,0,0) - красный.

Электронные версии эскизов бланков документов должны быть оформлены в цветном изображении, вне зависимости от планируемого способа их воспроизведения. Создание проектов эскизов осуществляется с использованием компьютерной техники. Проекты эскизов и эскизы бланков документов сохраняются в форматах текстовых (RTF, PDF или совместимых с текстовым редактором MS Word версии 2003 и ранее) или графических (JPG, BMP или TIFF) файлов в цветном изображении.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД. При оформлении документа средствами СЭДД наименование либо аннотация документа вносится в РКК в поле "Заголовок". При оформлении документа средствами СЭДД текст документа вносится в РКК в поле "Текст". Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведённых им действий. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.

Приём и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в органах Администрации города. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные. Единицей учёта электронного документа является электронный документ (РКК), зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю даётся письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в отдел по делам архивов, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются органами Администрации города с учётом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Подробный порядок работы с системой электронного документооборота содержится в Инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства, утверждённой распоряжением Администрации города.

Настоящая Инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой составлена в связи с внедрением в структурных подразделениях Администрации города Новый Уренгой и иных исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой (далее - структурные подразделения) автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства Lotus Notes (далее - СЭДД) и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения и контроля исполнения документов с использованием средств СЭДД. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.

В случае ухода в отпуск, выезда в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника его непосредственный руководитель или руководитель (сотрудник) структурного подразделения, ответственного за учет кадров, обязан проинформировать специалиста Управления информатизации Администрации города Новый Уренгой, ответственного за администрирование СЭДД (далее - Администратор СЭДД), о необходимости внесения изменений в СЭДД. Администратор СЭДД обязан в течение двух рабочих дней после получения информации о штатном замещении внести изменения в СЭДД. Сотрудники структурных подразделений персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции. В целях обеспечения единого пространства электронного документооборота функциональная структура СЭДД имеет один уровень иерархии. Каждое структурное подразделение представлено в СЭДД как отдельное "самостоятельное подразделение" в рамках одной "системной" организации - Администрации города Новый Уренгой.

СЭДД позволяет выполнять следующие функции:

Прием и учет поступивших документов; учет и регистрацию отправляемых документов и передачу на отправку; контроль за прохождением документов в структурных подразделениях; ввод информации о ходе и результатах исполнения документов; справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов; подготовку сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов; ведение номенклатуры дел.

Базовые функциональные обязанности делопроизводителя в СЭДД:

Регистрация поступающей корреспонденции; регистрация отправляемой корреспонденции; регистрация организационно-распорядительных документов; регистрация внутренних документов; ввод резолюций и поручений руководителя в СЭДД (в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД); контроль исполнения резолюций и поручений руководителя; согласование документов в СЭДД от имени руководителя (в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД).

Все сотрудники, являющиеся авторами и исполнителями, обязаны работать с регистрационно-контрольной карточкой (далее - РКК) документов в СЭДД. Для идентификации пользователей в СЭДД используется механизм личного идентификационного файла (id-файла) пользователя. Вход пользователя в систему осуществляется посредством проверки содержимого конфигурации системы, id-файла и введенного индивидуального пароля пользователя. Выполнение всех операций в системе сопровождается проверкой прав доступа данного пользователя к базам и документам системы. СЭДД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое СЭДД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭДД, которые участвуют в его обработке:

Руководители, получающие или подписывающие документ; авторы резолюций; исполнители резолюций по документу; авторы документа; пользователи, согласующие документ (только на этапе согласования к содержательной части документа); пользователи, которым документ направлен на ознакомление; делопроизводители, задействованные в обработке документа. Права доступа на создание, чтение и редактирование документов баз данных предоставляются пользователю СЭДД в соответствии с его функциональной ролью. Порядок доступа к базам данных СЭДД устанавливает Администратор СЭДД в соответствии с функциональными обязанностями пользователей. Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в СЭДД, может использоваться механизм встроенной электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) IBM Lotus Notes. ЭЦП формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД.

ЭЦП пользователя вычисляется на основе закрытого ключа, хранящегося в id-файле пользователя. Для проверки ЭЦП используется механизм общедоступных открытых ключей, создаваемых Администратором СЭДД для каждого пользователя в паре с его закрытым ключом. Механизм ЭЦП обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в СЭДД (создание, редактирование, согласование и пр.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы бумажной подписи. Регламент работы пользователей с личной ЭЦП оформляется отдельным документом. Порядок подключения сотрудников к СЭДД. Операция подключения сотрудника к СЭДД выполняется при возможности выделения сотруднику лицензии на работу в СЭДД, то есть при предоставлении ему рабочего места в СЭДД. Ответственность за соблюдение лицензионной чистоты подключаемых рабочих мест несет Администратор СЭДД.

Для подключения к СЭДД необходимо, чтобы:

Автоматизированное рабочее место сотрудника было подключено в локальную вычислительную сеть Администрации города Новый Уренгой; между локальными вычислительными сетями структурного подразделения и СЭДД была настроена межсетевая маршрутизация; сотрудник был зарегистрирован в СЭДД и имел Lotus-имя; на автоматизированное рабочее место сотрудника было установлено программное обеспечение клиента Lotus.

...