В этом разделе хотелось бы затронуть только некоторые, наиболее важные моменты планирования, востребованные в ТМ.

Строго говоря, весь процесс проектирования системы целей (целеполагание) можно назвать процессом (или частью процесса) планирования своей жизни. Так как речь идет об управлении временем, то любое планирование в контексте ТМ связано с оптимальным распределением времени на решение различных задач, и, по сути дела, имеет непосредственное отношение к так называемому календарному планированию.

Мне кажется, что уместно выделить три основных признака календарного планирования:

1. На достижение цели выделяется оптимальный для её достижения промежуток (длительность времени).

2. Выстраивается четкая иерархия целей и отдельных задач (в рамках достижения каждой отдельной цели)

3. Так как время можно считать общим ресурсом, который необходимо поделить между несколькими целями, то планирование предполагает распределение и координацию временных затрат на достижение различных целей (задач) в течение выделенного промежутка времени.

Для того, чтобы планирование было действительно эффективным, можем выделить следующие принципы планирования:

1. Планирование - это выражение воли. Это возможно только тогда, когда планы выражают реальную мотивацию и основаны на реальных ценностях.

2. Планирование должно быть системным, т.е. учитывать весь комплекс целей и обстоятельств.

3. Сущность планирования - наведение порядка в выполняемых делах. Порядок может быть линейным (сроки) и структурным (приоритеты, логическая взаимосвязь и взаимообусловленность целей). По своей форме план может быть максимально индивидуализирован, важно лишь, чтобы он помогал повысить степень упорядоченности деятельности конкретного человека (организации).

4. Планирование должно быть перспективным, а не ретроспективным. Ретроспективное планирование обращено в прошлое и стремится к копированию уже использованных ранее рецептов достижения успехов.

5. Планирование должно быть проспективным, т.е. планы должны быть соотнесены и по возможности согласованы с планами внешнего окружения.

6. Планирование должно быть оптимальным. По возможности, необходимо выявить индивидуальную норму планирования, избегая чрезмерно детального сверхпланирования (такое планирование быстро превращается в «вора времени»; а запланированные детали постоянно не совпадают с реальностью, вызывая недовольство и дезориентацию) и недопланирования (когда план намечен только в общих чертах, оставляя много белых пятен в распределении времени).

7. Баланс между интуитивным творчеством при написании плана и использованием каких-либо формальных правил и алгоритмов планирования.

8. Учет планировании всех масштабов времени. Самое простейшее деление планов может быть на долгосрочные и краткосрочные, причем при персональном планировании что является долгосрочным, а что краткосрочным - решает сам человек. можно использовать и другой масштаб времени при планировании, например, выделять рутинное планирование, связанное с регулярными повторяющимися делами и видами активности, и ситуативное, связанное выполнением актуальных задач или с резервированием времени на возможные неожиданности.

Золотые пропорции планирования времени. Целью предыдущего раздела было подчеркнуть, что задача планирования заключается в оптимальном распределении затрат времени на различные виды активности (задач), направленные на достижение цели в раках всего доступного для планирования интервала времени. Но при этом важно понимать, что чем более долгосрочным будет планирование, тем выше погрешность в распределении временных затрат на различные задачи. На «переднем крае» краткосрочного оперативного планирования - в недельном или ежедневном планировании - может быть достигнуто относительно точное и действительно эффективное распределение времени на различные виды деятельности.

Для решения вечно актуальной задачи по оперативному (ежедневному или еженедельному) планированию затрат времени можно использовать так называемые «золотые» пропорции планирования времени.

Алгоритм первой пропорции является известнейший экономист и специалист по менеджменту Вилфредо Парето, предложивший в свое время известную формулу экономической социологии 20:80 (в руках 20% населения Земли сосредоточено 80% денежных средств). Пропорция Парето получила множество интерпретаций (в том числе критических ) в самых различных сферах экономической науки и деятельности, в частности ТМ. Считается, что при эффективном планировании 20% жестко запланированных временных затрат, которые можно жестко не планировать (или, например, использовать для этих промежутков времени более гибкое контекстное планирование), обеспечивают достижение 80% целей

Вторая «золотая» пропорция планирования времени 60:20:20 предложена классиками ТМ Лотаром Зайвертом: 60% рабочего времени - планируемое выполнение основных задач и функций; 20% времени - на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование); еще 20% времени - резервное время на неплановые затраты, в том числе на помехи.

В качестве третьей «золотой» пропорции 15:20:65 можно привести распространенный в западном ТМ метод приоритетного планирования (так называемый метод АВС): 15% времени - жестко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20% - выполнение второстепенных задач; 65% - вспомогательные задачи, помехи и т.п.

Трудно сказать, какая из предложенных пропорций оперативного планирования является «более правильной». Скорее всего, здесь следует говорить о «совместимости» индивидуального стиля деятельности с рекомендуемыми «золотыми» пропорциями.

Нам кажется, пропорция Парето кажется слишком расхолаживающей, в то время как пропорция Л. Зайверта производит впечатление достаточно суровой, «потогонной». В ежедневном планировании наиболее удобной наиболее удобной и экологичной кажется пропорция АВС. Таким образом, ТМ новичок, только создающий систему оперативного планирования, может выбрать любую удобную для себя «золотую» пропорцию распределения временных затрат или даже создать свою собственную.

Полезные советы для эффективного планирования

1. Следует учитывать расход времени, особенно незапланированный. По нашему мнению, было бы неплохо вести листики учета дневных помех (листики-памятки).

2. Составить перечень всех своих задач (дел), зафиксировать его письменно. Соотнести его с целями и ценностями.

3. Письменно отметить для всех задач, точные и реалистичные сроки исполнения. Не следует опираться только на свою временную интуицию.

4. План должен быть гибким - в случае невозможности выполнения цели не следует тратить на нее время, лучше переключиться на достижение другой цели.

5. Лучше не создавать завал из отложенных дел. Лучше превысить запланированный лимит времени, чем никогда не выполнить отложенное дело.

6. Нужно обязательно разобраться с мелочами! Надо уметь их сортировать: какие следует отбросить, а какие следует выполнить.

7. План - рабочий документ, в нем тоже должны быть отметки о выполнении, соблюдении сроков. Это важный момент самоконтроля.

8. В плане обязательно должны быть выделены приоритетные задачи.

9. В плане изначально должны быть предусмотрены исполнители задач, в том числе те, кому их можно делегировать.

10. При планировании сроков следует дробить время на крупные и мелкие блоки.

11. План - рабочий документ, его необходимо согласовывать со всеми заинтересованными лицами и можно изменять в случае необходимости.

12. Планирование - это совокупность планов (личных и организационных, долгосрочных - среднесрочных - краткосрочных).

13. Планирование должно быть разумным и не должно превращаться в поглотитель времени. Можно планировать реже, но для достижения важных и больших целей планирование необходимо.

14. Необходимо планировать регулярно. Сделать элементы алгоритмизированными, простыми и понятными стандартизированным процедурам.

Персональные правила хорошего дня

Как на практике использовать знание своих, например, суточных биоритмов? Для этого рекомендуется разработать персональные правила «хорошего» (эффективного) рабочего дня и придерживаться их. Разумеется, составление подобных правил всегда должно осуществляться человеком самостоятельно, чтобы соответствовать актуальным для него жизненным задачам. Правила «хорошего» рабочего дня всегда индивидуальны, хотя некоторые наиболее общие моменты в них могут совпадать. Ниже приводится пример подобных правил:

1. Высыпаться и хорошо завтракать. Напомним, что сон должен быть качественным, а завтрак должен обеспечивать организму достаточную стартовую энергию для начала нового дня.

2. Начинать день с хорошего настроения. В самом начале дня очень важен эмоциональный настрой, который во многом определяет настроение на весь день. Утром необычайно важно сделать что-то такое, что приведет человека в радостное и оптимистичное расположение духа: приготовить себе вкусный завтрак, сделать зарядку, послушать любимую музыку, поиграть с домашним животным и т. п. Для такого настроя обычно требуется не более 10--15 минут, а эффект от него сохраняется в течение всего дня.

3. Не опаздывать, а иметь запас времени на дорогу до работы. Даже у самого отъявленного опаздывающего, для которого опоздания являются вроде бы легким и привычным делом, все равно остается психологический осадок в виде чувства вины, страха, тревоги. Даже если находится сотня оправданий нашим опозданиям, в подсознании всё равно накапливается негативный «багаж», который снижает чувство удовлетворенности работой. Звучит парадоксально, но собственные опоздания делают работу субъективно «плохой» и снижают степень вовлеченности в нее.

4. Создавать привычку -- начинать работать в одно и то же время. Важно понимать, что психологически «хорошая» (комфортная) работа -- это во многом ритуал. Ритуал -- это жесткая, постоянно воспроизводимая схема поведения, которая гарантирует, что «все идет как надо». Фиксированное время начала работы -- один из элементов такого ритуала, который в значительной мере повышает эффективность работы.

5. Начинать работу с «организационных моментов» -- планирования дня, согласования контактов, подготовки рабочего места и т. п. Для того чтобы работа была эффективной, разумеется, некоторое время необходимо потратить на самоорганизацию. Если этого не сделать, потом (в течение рабочего дня) может обнаружиться множество «сюрпризов» - забытые встречи, неподготовленные документы, неизвестно куда засунутые бумаги и т. п. Все эти «сюрпризы» автоматически становятся ворами времени, чего можно было бы легко избежать, выделив немного времени на подготовку к работе.

6. В начале дня следует приступать к решению самых важных (в том числе самых сложных и комплексных) и срочных задач «без раскачки». Это правило не является абсолютным (существуют люди, для которых, наоборот, гораздо эффективнее постепенно врабатываться, переходя от решения простых к решению более сложных задач), но определенная логика в нем есть. Во-первых, в начале дня человек еще не устал, у него достаточно сил для решения важных задач; во-вторых, если при решении приоритетных задач возникнут какие-нибудь непредвиденные сложности, то еще останется определенный «оперативный простор», который позволит вовремя скорректировать планы.

7. Если человек знает собственный суточный ритм работоспособности, то ему следует планировать выполнение наиболее важных задач на пик работоспособности. Если он точно не знает ритма своей работоспособности, то при планировании рабочего дня пусть исходит из того факта, что у большинства людей пики суточных биоритмов приходятся на периоды с 9.00 до 12.00 и с 16.00 до 18.00

8. Следует избегать незапланированных импульсивных действий и действий, которые могут вызвать непредвиденную обратную реакцию. Следует категорически отказываться от немедленного выполнения всех случайных дел, за исключением жизненно важных. За этим правилом скрываются два «подводных камня»: один из них связан с самодисциплиной и самоконтролем, а второй -- с особенностями отношений с другими людьми. Импульсивные действия обычно связаны с плохой самодисциплиной, когда нечто увлекательное заставляет человека отклониться от намеченного плана. Иногда главная опасность скрывается в чрезмерной мягкости и податливости (конформности) человека, в его неумении говорить «нет» окружающим. В данном случае исполнение планов человека может сильно пострадать из-за того, что на него будет навешано много чужих дел и поручений.

9. Выработать и соблюдать индивидуальный ритм труда и отдыха. Общеизвестным ритмом является деление рабочего дня на две половины обеденным перерывом. Но внутри половинок рабочего дня также важно ввести собственные микроциклы (ритмы) чередования труда и отдыха. Гигиенисты и специалисты по психологии труда давно установили, что для повышения эффективности работы необходимы функциональные паузы (или функциональные перерывы), продолжительностью 5--15 минут каждый час-два. Можно выделить особую разновидность ритмов трудовой деятельности руководителя, например, разделяя время открытости для встреч и общения с сотрудниками и «время неприкосновенности», когда руководитель ни для кого не доступен.

10. Мелкие однородные задания следует выполнять сериями («блоками).

11. Следует постоянно сверяться со своим органайзером (планом на день) и корректировать свою работу!

12. Конец рабочего дня следует посвятить «постановке точки» (доделать хоть одно дело до полного завершения).

13. В конце дня подвести итоги и составить (уточнить) план работы на следующий день.

14. Следует найти то, что, за что можно себя похвалить, и с хорошим настроением отправляться домой. По аналогии с энергетическим ритмом рабочей недели каждый рабочий день также имеет свой «вход» и свой «выход». С точки зрения нормального отдыха, очень важно психологически не «остаться» на работе в конце рабочего дня. Для этого нужно в конце каждого рабочего дня поставить позитивную точку -- осознать и прочувствовать главное достижение сегодняшнего дня. Важно, чтобы «выход» из рабочего дня содержал в себе момент самомотивации (поощрения, вознаграждения): за главное достижение дня можно похвалить себя самого, «похвастаться» этим достижением перед авторитетными для человека людьми, сделать самому себе маленький подарок и т. п.

2.2 Принятие решений и контроль в сфере деятельности внешнеторгового менеджера