PR-подразделение в органах государственного управления

За годы своего существования Управление претерпело ряд структурных преобразований, существенно расширивших его функции и возможности совершенствования форм и методов реализации поставленных перед ним задач. В настоящее время Управление является самостоятельным структурным подразделением Министерства, напрямую подчинено Министру и состоит из трех отделов:

1. Отдел по взаимодействию с Федеральным Собранием РФ

2. Отдел по связям со СМИ и общественными организациями

3. Отдел информационного взаимодействия и прогноза.

Отдел по взаимодействию с Федеральным Собранием РФ.

Задачи:

Организационное и информационное обеспечение деятельности Статс-секретаря

Обеспечение взаимодействия Минфина с федеральными и субъектными органами законодательной и исполнительной власти в законотворческой деятельности в части, относящейся к компетенции Министерства

Организационное и информационное обеспечение участия руководителей и специалистов Министерства в работе комитетов, комиссий и рабочих групп Совета Федерации и Государственной Думы по подготовке и обсуждению проектов законов

Информирование руководства Минфина о ходе рассмотрения депутатских запросов и обращений

Осуществление постоянных контактов с подразделениями Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ

Отделом установлены постоянные контакты с депутатами, представители Минфина участвуют в заседаниях фракций и информируют руководство об их итогах. Организовываются встречи с ними руководителей и специалистов Министерства, проводятся консультации для депутатов (по просьбе их руководителей) по проблемам, относящимся к компетенции Минфина. Постоянно отслеживается прохождение в Министерстве депутатских запросов и обращений. Информация о ходе их рассмотрения оперативно доводится до сведения депутатов.

Для руководства Министерства регулярно готовятся информационные и аналитические материалы о расстановке сил и позициях депутатов и сенаторов по относящимся к деятельности Министерства вопросам. Готовятся отчеты о заседаниях комитетов, комиссий и рабочих групп Совета Федерации и Государственной Думы по вопросам, входящих в компетенцию Минфина. Отдел информирует депутатов ГД и членов СФ о ходе рассмотрения поступивших от них запросов и обращений. Осуществляет подготовку для Статс-секретаря предложений и других материалов по совершенствованию работы Представительства Правительства РФ в Федеральном Собрании РФ.

Календарь Статс-секретаря. Статс-секретарь в ранге первого заместителя Министерства финансов РФ является официальным представителем при рассмотрении законопроекта в Государственной Думе и Совете Федерации. Информация о законопроекте, стадии его прохождения, в каком чтении рассматривается, поддержании Правительством РФ и прочих вопросах, относящихся к деятельности Министерства, заносится в календарь Статс-секретаря.

Разделы Календаря:

Наименование проекта правового акта, даты внесения в Государственную Думу для рассмотрения

Субъект права законодательной инициативы (Правительство РФ, Депутаты ГД или Член СФ)

Комитет, ответственный за прохождение правового акта

Дата рассмотрения Госдумой

Ответственный в Минфине

Наличие заключения. (Например, Правительство не поддерживает законопроект)

Еженедельная сводная информация о мероприятиях, проводимых в Федеральном Собрании РФ, организована в следующие разделы:

Наименование мероприятия (пленарные заседания ГД, заседания комитетов ГД, мероприятия депутатских объединений, пленарные заседания СФ, заседание комитетов СФ, мероприятия СФ).

Дата

Рассматриваемые законопроекты и законодательные акты

Ответственный в Минфине, представитель, исполнитель, контактные телефоны

Субъект права законодательной инициативы, ответственный комитет

Позиция Правительства РФ

Примечания. (Закон рекомендован к снятию с рассмотрения, Правительство не поддерживает законопроект и пр.)

Представители Управления регулярно взаимодействуют с фракциями и депутатами, так как последним требуется помощь финансовых специалистов в корректном составлении законопроектов. Кроме того, необходимо объяснять значение того или иного проекта в сфере финансов, который необходимо поддержать на стадиях рассмотрения и принятия, так как многие депутаты финансово безграмотны.

Отдел по связям со СМИ и общественными организациями.

Взаимодействие Минфина с российскими и зарубежными СМИ осуществляет отдел по связям со СМИ и общественными организациями.

Задачи:

Участие в разъяснении через СМИ единой государственной политики, ее приоритетов, роли и значения Минфина в реформировании экономики, формирование у российской и зарубежной общественности позитивного отношения к его работе

Отбор материалов, публикуемых в СМИ, по освещению деятельности Минфина, оперативная организация публикаций, реагирующих на критику в его адрес

Организация и проведение пресс-конференций, брифингов, "круглых столов", встреч и интервью представителей СМИ с руководителями и специалистами Минфина

Информационно-пропагандистское обеспечение выпусков Минфином государственных ценных бумаг

Помимо организационного обеспечения встреч руководителей и специалистов Министерства с представителями прессы (пресс-конференции, брифинги, интервью, записи в теле и радиопрограммах) в задачи отдела входит распространение, подготовка и размещение в СМИ пресс-релизов, статей, интервью с руководителями Министерства и его подразделений и других информационных материалов о проводимых мероприятиях. Встречи с прессой проходят в специально оборудованном для этой цели Пресс Зале, на стенах которого вывешены портреты всех министров финансов, что демонстрирует преемственность и традиции в работе Министерства.

Данный отдел осуществляет сбор, анализ и распространение официальной информации о деятельности Минфина по реализации единой государственной финансовой политики, совершенствовании методов финансово-бюджетного планирования. Организуется работа по рассмотрению сообщений, опубликованных в СМИ информации, о неисполнении работниками Минфина федеральных законов, указов Президента РФ, решений Правительства РФ, а также решений судов, и направлению в соответствующие СМИ и Главное контрольное управление Президента РФ итогов рассмотрения сообщений об указанных нарушениях.

В отделе ведется мониторинг прессы, по результатам которого готовится ежедневная подборка публикаций в периодической печати по основным направлениям и событиям в сфере финансовой политики, а также с оценками работы Минфина в этой области. Осуществляется отбор и анализ материалов российских и зарубежных информационных агентств, теле- и радиопередач.

Отдел информационного взаимодействия и прогноза.

В 1998 году в структуре Управления сформирован Отдел информационного взаимодействия и прогноза, осуществляющий информационно-аналитическое обеспечение деятельности Министерства при взаимодействии с государственными органами власти, СМИ и общественными организациями. Созданы и ведутся специализированные аналитико-прогностические базы данных, в том числе и ретроспективных. При этом налажен прямой информационный обмен с аналогичными службами Администрации Президента, Аппарата Правительства и Федерального Собрания РФ. В настоящее время для обеспечения работы Управления сформированы базы данных по находящимся в парламенте на разных стадиях рассмотрения законопроектам, по депутатским запросам. На основе постоянного мониторинга прессы, а также информации поступающей из ведущих отечественных и зарубежных агентств отдел еженедельно готовит анализ основных тенденций в освещении деятельности Минфина и предложений по формированию в общественном мнении его позитивного образа.

Внешние связи и протокол.

Управление также реализуют задачи по внешним связям и протоколу:

· Налаживает, расширяет и развивает взаимосвязи Министерства с международными банками и иными кредитными учреждениями и их представительствами

· Обеспечивает приемы, информационное и протокольное сопровождение зарубежных представителей и делегаций.

· Развивает деловые связи и обмен опытом работы с информационными службами государств-участников СНГ, а также других иностранных государств.

В соответствии с возложенными задачами по внешним связям и протоколу Управление осуществляет следующие функции:

(a) Оказывает содействие официальным делегациям Минфина, выезжающим за рубеж с визитами или для участия в международных встречах.

(b) Проводит протокольные мероприятия, связанные с приемом иностранных делегаций в Министерстве.

(c) Осуществляет взаимодействие с посольствами иностранных государств, иностранными и международными организациями и их представителями по вопросам протокольной работы.

(d) Переводит, систематизирует и обрабатывает иностранную корреспонденцию поступающих в адрес Министра и заместителей Министра.

(e) Осуществляет содействие в проведении стажировок в Министерстве групп финансовых работников иностранных государств.

(f) По поручению руководства Министерства представлять в пределах своей компетенции Министерство в министерствах, ведомствах, организациях и федеральных предприятиях и вести с ними переписку, служебные переговоры, как на территории РФ, так и за рубежом.

Права Управления.

Управлению предоставляется право получать от структурных подразделений Минфина необходимые документы, справки, материалы, привлекать специалистов из других департаментов Минфина для подготовки материалов. Управление имеет право созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в его компетенцию, привлекать для участия в них представителей департаментов, отделов, управлений и других организаций, подведомственных Минфину. Также управление вносит предложения руководству Минфина по вопросам совершенствованию работы Управления, необходимости командирования своих специалистов в пределах РФ и за границу.

Организация работы Управления.

Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Министром, осуществляющий общее руководство на основе единоначалия. Начальник имеет двух заместителей, которые также назначаются на должность или освобождаются от нее Министром. Обязанности заместителей определяются начальником Управления. Круг служебных обязанностей остальных работников определяется должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке в соответствии с квалификационными справочниками должностей специалистов и служащих, утвержденными в установленном порядке.

Управление взаимодействует с личным пресс-секретарем Министра, который обычно в случае отставки Министра покидает Министерство совместно со своим непосредственным руководителем, а департамент по ПР остается. Подобная система организации ПР - структуры в государственной организации применятся в большинстве зарубежных стран

Начальник Управления. Начальник осуществляет управление в следующих направлениях:

Руководит всей деятельностью Управления, организует его работу, несет персональную ответственность за надлежащее выполнение задач и функций, распределяет обязанности между работниками.

Организует качественное выполнение в установленные сроки поручений Министра и его заместителей

Совместно с Департаментом кадров подготавливает и предоставляет Министру предложения по вопросам подбора и расстановки кадров в Управлении, о поощрении работников, применении дисциплинарных взысканий и прочих предложений, касающихся управления персонала.

Разрабатывает и осуществляет мероприятия по улучшению организации, стиля и методов работы Управления, укреплению исполнительной дисциплины, повышению деловой квалификации работников и внедрению научной организации труда.

Обеспечивает рассмотрение писем, заявлений и жалоб граждан, принимает меры к своевременному и правильному разрешению поступающих просьб, предложений и пожеланий граждан.

Обеспечивает оперативное и правильное ведение делопроизводства.

Несет персональную ответственность за соблюдение правил работы с документами, содержания и сведения которых составляют государственную тайну.

Участвует в заседаниях Коллегии Министерства, а также в совещаниях, проводимых Министром и его заместителями по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

Открытость ПР - структуры Минфина РФ.

Информация, представляемая Минфином общественности, практически всегда носит официальный характер. Если информация, источником которой является Министерство, неправильная или неточная, приходится делать официальные опровержения. Более того, каждое слово Минфина отражается на фондовом рынке.

Например, был объявлен тендер на обслуживании банковскими структурами счетов Государственного Таможенного Комитета. После заседания специальной комиссии был выработан предварительный проект, в который входило определенное число банков. Журналисты обратились к начальнику Управления по связям с государственными и общественными организациями Минфина с целью уточнить имеющуюся у них информацию по поводу банков, входящих в будущую систему обслуживания счетов ГТК. Примерный состав банков был известен журналистам, но начальник Управления не подтвердил его в связи тем, что были возможны изменения состава участников, до тех пор, пока Правительство не подпишет соответствующее распоряжение представители Министерства не имеют право разглашать результаты заседаний комиссий, так как любое слово, сказанное руководством Минфина, считается официальным источником. В результате после утверждения проекта три банка были вычеркнуты из списка участников. Если бы список был подтвержден до подписания Правительством, необходимо было бы делать опровержения, которые всегда негативно сказываются на имидже Министерства.

Одной их основных является проблема, связанная с утечкой информации, касающейся готовящихся законопроектов, проектов бюджета, которая в дальнейшем опубликовывается в средствах массовой информации с комментариями "специалистов". К примеру, "Независимая газета" представила своим читателям сенсацию: проект бюджет с критикой в его адрес. Но в реальности готовится более десяти проектов бюджета, учитывающие различные форс-мажорные обстоятельства, такие как война, неурожайный год, невыдача кредитов и пр., и поэтому нельзя оценивать работу Минфина с точки зрения лишь одного неокончательного и не принятого в установленном законодательном порядке проекта бюджета.

Вопрос об аккредитации журналистов в Министерстве финансов остается открытым, что связано с необходимостью не предоставления информации СМИ до приобретения ею статуса официальной, ограждения специалистов от журналистов, которые просьбами прокомментировать то или иное решение, законопроект отвлекают от работы, что отразится на качестве работы и профессионализме сотрудников. Также многие документы и материалы, носящие конфиденциальный характер, хранятся в открытых местах, что делает их легко доступными для репортеров.

Имидж Министерства.

Управление занимается формированием имиджа Минфина как открытой для общества и успешно функционирующей структуры, деятельность которой направлена на развитие современной российской финансовой действительности, с целью реализации целей, поставленных перед Министерством финансов РФ. Управление поддерживает имидж Министерства при возможных неудачах на международном и общероссийском уровнях или внутренних конфликтах.

Средством поддержания и улучшения имиджа Минфина является предоставление точной, полной информации в установленные сроки. В ответе на запрос депутата всегда используется вежливая форма, сообщаются все доступные на данный момент сведения: кто занимается конкретным вопросом, на какой стадии находится его разрешение; если вопрос не входит в компетенцию органа, которому депутат направляет запрос, предоставляют координаты, куда следует обратиться.

Для информирования общественности Минфин использует собственный Web-Федеральный бюджет-сайт в Интернете (www.minfin.ru). На Web-сайте публикуется различная аналитическая информация, обзоры, проекты законопроектов и статьи на финансовую тематику.

Web-сайт Министерства финансов РФ включает в себя следующие тематические разделы:

Организационная структура Министерства финансов РФ

Официальная информация (на русском и английском языках)

Налоговый кодекс РФ (проект)

Отчетность об исполнении Федерального бюджета РФ

Макроэкономика (на русском и английском языках)

Выпуск ценных бумаг

Внешние облигационные займы РФ

Финансовые взаимоотношения с регионами

Гохран России

Нормативная и правовая информация. Справочные материалы.

Информационные системы Минфина (для доступа требуется знание пароля).

В совокупности с другими технологиями и способами взаимодействия с общественностью Web-сайт способствует решению такой сложной задачи как информирование аудитории. Web-сайт в настоящее время является не просто модным атрибутом современной организации, это ее электронное подразделение, выполняющее определенные функции, направленные на формирование и улучшение имиджа структуры, увеличение эффективности интеракций с общественностью. Но только комплексный подход к использованию Интернет технологий в государственной сфере позволит достичь реальной эффективности от подобного инструмента.

Именно поэтому следующим этапом использования Интернета Министерством должно стать внедрение технологии "электронной обратной связи", что означает двухстороннее взаимодействие с целевыми аудиториями посредством Интернета. Это позволит отслеживать реакцию общественности на деятельность Министерства, изучать целевую аудиторию, ее потребности, анализировать предлагаемые рекомендации, реализовывать новые проекты. Основное преимущество Интернета - невысокие финансовые затраты в совокупности с достаточно высокой эффективностью, что для бюджетной организации является основополагающим критерием в выборе ПР - инструмента.

Информационные поводы.

В Минфине существуют 2 основных и постоянных экономических понятия, вокруг которых формируются информационные поводы: бюджет и налоги. Данные информационные поводы всегда вызывают интерес общественности без привлечения дополнительных финансовых ресурсов. Информационная поддержка, базирующаяся на этих проблемных вопросах, способствует реализации следующих задач, поставленных перед Министерством финансов РФ:

- реализации стратегических направлений единой государственной финансовой политики

- исполнению федерального бюджета

- обеспечению устойчивости государственных финансов и их активного воздействия на социально-экономическое развитие страны

- осуществлению финансового контроля за рациональным и целевым расходованием бюджетных средств и средств государственных внебюджетных фондов.

В рамках этой проблематики обсуждаются необходимые меры по финансовому и налоговому стимулированию предпринимательской деятельности в стране, способствующих увеличению национального дохода и поступлений в бюджет, определяются потребности в государственных финансовых централизованных ресурсах. Открытое обсуждение бюджетных вопросов способствует обеспечению рационального использования федерального бюджета, финансового исполнения государственных внебюджетных фондов, осуществлению корректировки бюджетных назначений, осуществлению контроля за исполнением бюджетов. Предоставление целевым аудиториям предложений по совершенствованию налоговой политики и налоговой системе позволяет выяснить общественный диссонанс.

Схема коммуникативного пространства ПР - структуры Минфина РФ.

Выделяется три целевые аудитории, с которыми взаимодействует ПР - структура Минфина.

Средства массовой информации. СМИ формирует общественное мнение по вопросам, касающимся деятельности Минфина.

Федеральное Собрание РФ. Происходит непосредственное контактирование с группами, осуществляющими законодательную деятельность в государстве в сфере финансовой политики.

Корпоративные группы, группы интересов, лобби. Данные группы оказывают непосредственное влияние как на СМИ, так и на соответствующие структуры в законодательных органах власти.

ПР - структура Министерства финансов РФ является на сегодняшний день удачно функционирующим, рационально расходующим бюджетные средства подразделением. Выработана успешно реализуемая стратегия, позволяющая максимально эффективно достигать поставленных целей и задач. Организация работы данной структуры может служить примером для создания идентичных подразделений в финансовых государственных организациях как на федеральном, так на субъектном и местном уровнях. www.pressclub.host.ru 12.10.2001

2.2 Пресс-служба Президента РФ

Управление Пресс-службы Президента Российской Федерации обеспечивает связь Президента Российской Федерации со средствами массовой информации.

В функции Управления Пресс-службы Президента России входит:

предоставление СМИ сведений о деятельности Президента РФ, об издаваемых им актах, о заявлениях, выступлениях, встречах Главы государства и других мероприятиях с его участием;

организация пресс-конференций, интервью Президента РФ, его встреч с представителями средств массовой информации, иных мероприятий с участием Главы государства;

обеспечение выступлений Президента РФ в средствах массовой информации;

подготовка и распространение в СМИ видео-, фото- и аудиоматериалов, связанных с деятельностью Президента РФ;

распространение заявлений и сообщений для СМИ;

проведение брифингов по различным вопросам деятельности Президента РФ. www.gov.ru 12.10.2001

Здесь в 1998 г. работало 36 сотрудников, объединенных в четыре основных отдела: аккредитации и брифингов, оперативной информации, перспективного планирования, фотодокументов. Функции отделов строго не разграничивались, и они выполняли похожую работу, в то же время не дублируя ее.

Так, в обязанности отдела аккредитации и брифингов входило сообщать журналистам о проведении пресс-конференций, брифингов, встреч, совещаний, заседаний и т. п. с последующей аккредитацией представителей СМИ. Сотрудники отдела рассылали факсы-приглашения по определенным (заложенным в программу) адресам СМИ, а затем по телефону уточняли имена и фамилии конкретных журналистов и заказывали им пропуска.

Поскольку базовый список российских журналистов особенно не менялся, эта работа не представляла трудности. Несколько сложнее обстояло дело с иностранными журналистами, которых в силу многочисленности не мог вместить зал для проведения пресс-конференций. Поэтому для иностранных СМИ применялось специальное правило: устанавливалось своего рода дежурство, и в назначенный день приезжал лишь один представитель от СМИ какой-то страны с условием, что полученная им информация будет бесплатно и в полном объеме предоставлена всем коллегам. В некоторых случаях аналогичное правило действовало и для российских журналистов (например, когда встреча проводилась в рабочем кабинете Б. Ельцина либо речь шла о сопровождении Президента в поездке по стране или за рубеж).

Интересно, что постоянной аккредитации для журналистов пресс-служба Президента организовать не могла из-за проблем с разветвленной системой безопасности, поэтому действовали разовые приглашения.

К числу основных функций отделов оперативной информации и перспективного планирования относились просмотр и анализ уже вышедшей информации о деятельности Президента и его Администрации, а также распространение в СМИ новой информации -- собственной или поступающей в пресс-службу из Правительства.

Отдел оперативной информации регулярно готовил несколько видов отчетов: сводку передач телевидения и радиовещания, где речь шла о Президенте и сотрудниках его Администрации; обзор прессы (как правило, не больше трех страниц) с краткими комментариями к статьям о Президенте и российской политике; пресс-дайджест завтрашних газет, в котором статьи приводились полностью; тематические подборки и др. Главное требование, которое предъявлялось к материалам, -- объективность, поэтому в них присутствовала не только позитивная, но и негативная информация, в том числе из оппозиционных и коммунистических газет. Некоторые отчеты готовились ежедневно, другие -- раз в неделю.

В отделе фотодокументов формировался банк фото- и видеоматериалов, рассказывающих о деятельности Президента и его Администрации.

2.3 Управление Президента РФ по связям с общественностью

Пресс-служба Президента РФ выполняла главным образом организационно-тактические ПР-задачи, функция же разработки ПР-стратегии возлагалась на созданное после президентских выборов 1996 г. управление по связям с общественностью. Как заявил в одном из интервью работавший в то время руководителем этого управления М. Маргелов, "пресс-служба занимается тем, что дает информацию о работе Президента в СМИ, констатирует свершившийся факт, организует процесс предоставления этой информации. Наша же работа строится в режиме диалога, мы не ставим себе задачу быть рупором Администрации, этим упором служит пресс-служба, мы же со СМИ налаживаем обратную связь. Ведь ПР -- это в первую очередь создание информационных поводов, важных с точки зрения прессы, чтобы о них рассказать, и важных с нашей точки зрения, потому что рассказать о них -- объективно для нас полезно..." .

Сменивший его на этом посту Д. Молчанов однажды сделал к приведенной констатации существенные добавления, смысл которых сводился к следующему: если пресс-служба всегда работает "в белую", официально, без интриг, то Управление по связям с общественностью такие интриги себе позволяет, вплетая время от времени в общий информационный поток некоторые сведения без ссылки на источник.

Исходя из такого понимания формулировались и функции управления: изучение общественного мнения о социально-экономическом и политическом развитии страны, деятельности органов государственной власти; подготовка во взаимодействии с пресс-службой аналитических и пропагандистских материалов для СМИ, подготовка предложений Президенту РФ по вопросам государственной политики в отношении СМИ, обеспечение по поручению Президента РФ деятельности совещательных и консультативных органов при Президенте РФ и др.

В Управлении по связям с общественностью создавались и специальные подразделения, которых не было в пресс-службе, например отдел по связям с общественностью в регионах и отдел социологических исследований.

2.4 Центр общественных связей Федеральной службы налоговой полиции (ЦОС ФСНП)

ЦОС изначально создавался как подразделение, способное вести продуктивную информационно-профилактическую деятельность, развивать и поддерживать цивилизованные отношения между государством (в лице ФСНП) и налогоплательщиками, формировать в обществе лояльное отношения к налогообложению.

Центр сочетал функции ПР-службы и пресс-службы и включал следующие подразделения:

* 1-й отдел, в задачи которого входило взаимодействие со СМИ и общественностью;

* Отделение, занимающееся культурно-массовой и воспитательной работой, связями с общественными организациями и Музеем налоговой полиции;

* 2-й отдел -- редакционно-издательский;

* 3-й отдел, представляющий собой телевизионную студию ФСНП.

Основными задачами первого, основного отдела являлись:

* планирование, организация и осуществление взаимодействия с ведущими СМИ РФ, оказание помощи их представителям в получении информации (за исключением сведений, составляющих государственную тайну) о деятельности федеральных органов налоговой полиции;

* разъяснение через СМИ задач и функций федеральных органов налоговой полиции, правовых основ и принципов их деятельности, роли и места федеральных органов налоговой полиции в системе правоохранительных органов, обеспечении экономической безопасности;

* осуществление взаимодействия с аналогичными службами других правоохранительных органов, Государственной налоговой службы РФ, Министерства финансов РФ, иных заинтересованных министерств и ведомств

* координация деятельности групп по связям с общественностью и прессой территориальных органов налоговой полиции, оказание им методической помощи в осуществлении взаимодействия со СМИ, государственными органами и общественными объединениями в целях предупреждения налоговых преступлений и правонарушений.

На телевизионную группу возлагались следующие обязанности:

* подготовка видеоматериалов о деятельности ФСНП, взаимодействие с ведущими телекомпаниями в целях профилактики налоговых правонарушений и преступлений, воспитания законопослушных налогоплательщиков, широкого информирования о конкретных результатах работы налоговой полиции;

* создание видеотеки ФСНП в целях оказания помощи и содействия российским и зарубежным тележурналистам в подготовке телепередач о деятельности налоговой полиции.

Ставились специальные задачи и перед Музеем налоговой полиции:

* сбор экспонатов и оформление экспозиции;

* организация посещений музея представителями общественности;

* накопление и постоянное пополнение музейных фондов.

2.5 Информационно-аналитический отдел по связям с прессой и общественностью при Министерстве общего и профессионального образования РФ

В отделе существовали следующие подразделения:

* Сектор связей с прессой и общественностью и сектор "Пресс-экспресс", которые обеспечивали постоянные контакты с редакциями СМИ, готовили аналитические обзоры, публикации, теле- и радиопередачи; проводили пресс-конференции и брифинги, организовывали интервью с руководителями Министерства, приглашали журналистов на заседание коллегий.

* Журнал "Вестник образования" -- официальное справочно-информационное издание Министерства и приложение к нему- журнал "Образование".

* Структура, координирующая (на внештатной основе) деятельность Содружества негосударственных издательств, выпускающих детскую и педагогическую литературу. В ее задачи входило информирование руководителей территориальных органов управления образованием, директоров учебных коллекторов на местах об имеющейся и планируемой к выпуску детской и учебно-педагогической литературе; подготовка каталога Содружества издательств, составленного на основе их тематических планов: публикация в "Вестнике образования" перечня новых поступлений учебно-педагогической литературы.

* Оргкомитет выездных выставок учебного оборудования и учебной книги (внештатно). Чумиков А.Н. Связи с общественностью. Москва, Дело, 2001,179-185

2.6 Центр общественных связей Министерства юстиции России

2.6.1 Организационно-правовой статус

Специализированное структурное подразделение в составе Министерства юстиции Российской Федерации было создано в начале 90-х гг. В разные периоды своего существования оно имело различные наименования и весьма неоднородные структуры. В 1997 г. началось реформирование центрального аппарата Минюста, и в соответствии с новым штатным расписанием на базе отдела по связям со средствами массовой информации был образован Центр общественных связей.

Центр общественных связей Минюста России (далее - ЦОС) является структурным подразделением центрального аппарата Министерства юстиции Российской Федерации на правах отдела и находится в непосредственном подчинении министру юстиции. ЦОС является головным подразделением Минюста РФ по работе с общественностью и средствами массовой информации.

Как структурное подразделение органа государственного управления ЦОС представляет собой организационно оформленную группу должностных лиц и государственных служащих, наделенную соответствующей компетенцией и средствами.

По сути компетенция ЦОС производна от компетенции органа управления, т.е. Министерства юстиции РФ. Он не наделен правами юридического лица и издания правовых актов, не имеет подчиненных ему объектов.

Организационно-правовая обособленность ЦОС выражается в определенной организационной самостоятельности данного подразделения внутри Министерства юстиции, в наделении его полномочиями для решения определенного круга задач. Это позволяет говорить о его относительно самостоятельном положении в Министерстве и в связи с этим считать его одним из элементов структуры ведомства.

Деятельность ЦОС осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Положением о Министерстве юстиции Российской

Федерации от 1993 г., приказами министра юстиции, планом работ Минюста России на очередной год. Эта нормативная база является основой, создающей гарантии для существования ЦОС, регулирования его деятельности.

Многие пресс-службы, информационные центры и управления общественных связей органов государственной власти имеют определенные документы (положения, инструкции), определяющие круг проблем и вопросов, которыми им надлежит заниматься, процессуальные нормы, а также нормы, направленные на создание условий для эффективного функционирования этих структурных подразделений. Значительная часть приводимой ниже информации о деятельности Центра основана на материалах текущего архива ЦОС.

Работа ЦОС, как, впрочем, и любой организации, заключается в достижении его целей и выполнении соответствующих функций, для чего он обладает определенными правами и несет определенную ответственность.

Цели деятельности ЦОС состоят в следующем: налаживание сотрудничества с различными организациями и социальными группами; создание благоприятного общественного мнения и завоевание расположения целевых аудиторий, отдельных социальных групп, основанных на доверии; реализация PR-деятельности; обеспечение прочного социального престижа Министерства и высокого социально-политического статуса его руководства на общефедеральном уровне.

В свою очередь задачи конкретизируют те цели, ради которых была создана структурная единица. Документами ЦОС Министерства юстиции РФ определены главные задачи его деятельности:

- информационное обеспечение деятельности Министерства, органов и учреждений юстиции;

- информирование общественности о деятельности Министерства, органов и учреждений юстиции;

- анализ и формирование общественного мнения по вопросам, связанным с деятельностью Министерства, его органов и учреждений;

- установление связей с федеральными органами представительной и исполнительной власти, взаимодействие с политическими партиями и движениями, общественными объединениями и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию ЦОС;

* участие в правовом просвещении граждан.

Связи с общественностью, как важный компонент управленческой деятельности, помимо системы целей и задач имеют четко очерченный комплекс функций, куда входят аналитико-прогностическая, организационно-технологическая, информационно-коммуникативная и консультативно-методическая.

Определенное различие в формулировке функций с тем, что имеется в региональных органах власти (см. предыдущий раздел), носит в большей мере «литературный», чем содержательный характер, что видно из содержательной «расшифровки» этих функций.

В своей деятельности ЦОС конкретизирует данные функции и в соответствии с ними осуществляет:

* оперативное распространение (по поручению руководства Министерства) через информационные агентства, печать, радио и телевидение заявлений, сообщений, пресс-релизов и других информационных и разъяснительных материалов;

* организацию освещения в средствах массовой информации материалов об участии Министерства в нормотворческой деятельности Правительства Российской Федерации, а также координации нормотворческой деятельности федеральных органов исполнительной власти;

* освещение в средствах массовой информации деятельности Министерства по проведению судебной реформы и организационно-правовому обеспечению работы судов, осуществлению функций регистрации общественных и религиозных объединений, ведомственных нормативных актов;

* содействие распространению сведений о системе юридических услуг и их значении для реализации прав и свобод, законных интересов граждан, прав юридических лиц, внедрения правовой культуры в разрешение конфликтных ситуаций;

* информирование об участии Министерства в международно-правовой защите прав и законных интересов граждан;

* подготовку для печати совместно с другими подразделениями Министерства обзоров судебной статистики;

* организацию пресс-конференций, брифингов, встреч с российскими и зарубежными журналистами, подготовку заявлений для печати;

* организацию выступлений руководителей Министерства по радио, на телевидении и в печати с освещением проблем деятельности Министерства, судов, органов юстиции, законодательства и развития юридической науки;

* подготовку печатных, фото- и видеоматериалов, отражающих деятельность органов юстиции;

* аккредитацию при Министерстве российских и зарубежных корреспондентов;

* развитие информационных связей с пресс-службами других федеральных органов исполнительной власти, информационными службами министерств юстиции государств - членов СНГ и других иностранных государств;

* подготовку документов об учредительской деятельности Министерства и оказание содействия в издании журналов и газет специального юридического и общеправового характера;

* анализ и обобщение публикаций средств массовой информации в интересах развития законопроектной деятельности Министерства, совершенствования деятельности органов юстиции:

* установление связей с союзами журналистов и другими творческими союзами, редакциями газет, журналов, других периодических изданий, радио, телевидения;

* обобщение положительного опыта по информационному обеспечению деятельности судов, органов и учреждений юстиции;

* содействие систематическому освещению работы органов юстиции в средствах массовой информации, подготовку в этих целях информационных и справочных программ, отдельных материалов и сообщений;

* установление связей с федеральными органами представительной власти, сбор и анализ информации об их деятельности;

* оперативное информирование руководства Министерства, начальников департаментов о работе федеральных органов представительной власти, их решениях, имеющих отношение к органам юстиции, выступлениях депутатов по актуальным для Министерства проблемам;

* осуществление связей с общественными объединениями, партиями, движениями в целях привлечения представителей общественности к проведению мероприятий, в ходе которых ЦОС решает задачи правового просвещения, разъяснения законодательства, обучения праву;

* участие в проводимых общественностью инициативных исследованиях по проблемам государственного строительства, правосудия, правового просвещения; анализ и оценка эффективности этой работы;

* участие совместно с другими подразделениями Министерства в экспертизе нормативных актов, регулирующих деятельность средств массовой информации, общественности и организацию правового просвещения; подготовку соответствующих заключений;

* анализ опубликованных материалов, отражающих мнения партий и других общественных объединений по вопросам права и законности;

* обеспечение руководства Министерства оперативными материалами, опубликованными в средствах массовой информации, о съездах, конференциях, митингах, демонстрациях и иных акциях политических партий, профсоюзов и других общественных объединений, если они содержат информацию, относящуюся к деятельности органов юстиции;

* обеспечение руководства Министерства информацией об общественном мнении и его реакции на деятельность органов юстиции;

* установление контактов с издательскими организациями, творческими союзами и оказание им помощи в создании произведений, воспитывающих уважение к праву и законности, взаимодействие по этим вопросам с соответствующими ведомствами;

* рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, относящимся к функциям ЦОС;

* изучение и обобщение опыта работы органов юстиции по организации связей со средствами массовой информации, общественностью, органами представительной власти, учебными и просветительскими учреждениями, оказание методической помощи в этом органам юстиции и др.

Естественно, что на уровне конкретных должностных лиц обозначенные выше направления деятельности детализируются, и функции отдельных сотрудников ЦОС и внештатных групп значительно различаются.

В целом же ЦОС предназначен для осуществления следующих видов деятельности:

1) влияние на общественное мнение с целью обеспечения условий наиболее успешного функционирования Министерства юстиции Российской Федерации путем установления и поддержания общения, взаимопонимания, расположения и сотрудничества между Министерством и общественностью, включая ее представителей в органах законодательной власти. Сюда относится решение следующих проблем: обеспечение руководства Минюста информацией об общественном мнении; оказание ему помощи в выработке ответных мер; обеспечение деятельности руководства в интересах общественности; поддержание его в состоянии готовности к различным переменам путем заблаговременного предвидения тенденций; использование исследований общественного мнения и результатов общения в качестве одного из основных средств коррекции деятельности Министерства. Таким образом, первая функция ЦОС относится к числу функций политического управления;

2) стимулирование «спроса» на деятельность Министерства юстиции РФ посредством публикаций или благоприятных презентаций, на радио и телевидении, которые не оплачиваются определенным спонсором. Ее цели: сделать Минюст России и его деятельность более известными; повысить востребованность деятельности Министерства в обществе: увеличить число «потребителей» деятельности Минюста в структурах власти и обществе; помочь подготовить мнение тех людей, которые принимают решение относительно наделения Министерства дополнительными полномочиями и финансирования его деятельности; изменить (улучшить) имидж Минюста и результатов его деятельности. Таким образом, вторая функция ЦОС - это функция продвижения (promotion) результатов деятельности Минюста в структурах власти и обществе.

Для успешного и качественного выполнения возложенных на него функций (и в их пределах), а значит для достижения поставленных перед ним и перед Министерством юстиции РФ в целом задач Центру предоставляется право:

- запрашивать информацию у структурных подразделений (департаментов, отделов) центрального аппарата Министерства, его территориальных органов, а также государственных органов власти, юридических лиц и получать необходимые сведения, документы и материалы, направлять своих представителей для участия в совещаниях, семинарах, конференциях;

- по согласованию с министром юстиции осуществлять контакты с органами законодательной и исполнительной власти, их управлениями информации, пресс-центрами и пресс-службами;

- через руководство Минюста обращаться в аппарат Федерального Собрания Российской Федерации с просьбами о содействии в организации связей с комитетами и комиссиями палат, депутатами Государственной Думы, членами Совета Федерации;

- вести переговоры с общественными и творческими организациями, отдельными лицами, в установленном порядке заключать с ними договоры и соглашения;

- вступать в контакты с органами образования, науки, с общественностью, средствами массовой информации для организации учебно-просветительской деятельности;

- устанавливать связи со средствами массовой информации для выполнения функций Центра общественных связей Минюста России;

- принимать участие в заключении договоров на проведение аналитических исследований и в экспертизе материалов по вопросам, относящимся к компетенции ЦОС;

- вносить руководству Минюста предложения по совершенствованию деятельности Министерства в целом и ЦОС в частности.

Правовой статус ЦОС определяет его ответственность - это обязательство выполнять задания и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Прежде всего, ЦОС несет ответственность за результаты деятельности по обеспечению решения основных задач Центра, формирование благоприятного имиджа Минюста, организацию своевременной подготовки и размещение материалов в средствах массовой информации, своевременную и качественную подготовку документов и материалов, необходимый уровень организации и контроля выполнения основных задач Центра, своевременность и действенность реализации установленных для ЦОС функций. Начальник Центра несет персональную ответственность за выполнение заданий, возложенных на Центр общественных связей, с учетом прав, предоставляемых ему установленными правовыми актами. Остальные сотрудники ЦОС несут дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, которые определяются должностными инструкциями и действующим законодательством.

Таким образом, деятельность ЦОС направлена на достижение стратегической цели Министерства юстиции (реализация правовой политики государства), и при этом она координируется с другими функциональными направлениями. Принципиально важно уже то, что в таком органе государственного управления как Минюст России связи с общественностью институционализированы, то есть обрели статус функциональной управленческой структуры.

2.6.2 Организационная структура ЦОС

В специальной литературе организационная структура и принципы деятельности служб по связям с общественностью рассматриваются как исторически конкретное явление, несущее в себе одновременно устойчивые признаки и перманентно изменяющиеся черты, воспроизводящие особенности диалога конкретного органа власти и общественности в конкретных обстоятельствах, т.е. организационная структура PR-служб в органах государственного управления, сохраняя функциональное единообразие, видоизменяется в соответствии с особенностями конкретного органа власти, временной и региональной спецификой политического управления.

Задача руководства PR-службы состоит в том, чтобы использовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей наиболее эффективно.

Организационная структура находит свое отражение в схеме управления, в положениях об органах и структурных подразделениях, в должностных инструкциях, а также в штатных расписаниях.

В социальном управлении находят применение четыре основных типа организационных структур управления: линейный, функциональный, линейно-функциональный (линейно-штабной) и матричный (программно-целевой).'В основе различий между типами этих структур лежат содержание и характер взаимоотношений между составляющими организационную структуру элементами.

Центр общественных связей, как уже отмечалось выше, является одним из подразделений центрального аппарата Минюста России, но в своей работе он самостоятелен. Получив общие установки, он решает, как их реализовать.

В соответствии со штатным расписанием общая численность работающих Центра - 10 человек. Изначально не существовало деления кадрового состава ЦОС на группы. Каждый сотрудник выполнял обозначенные лично для него обязанности и подчинялся, получал указания непосредственно от начальника ЦОС,

т.е. имел место линейный тип организационной структуры, который является наиболее простой формой, выражающей вертикальные, субординационные отношения руководства и подчинения. Управленческие отношения в ЦОС строились на централизации всех основных функций управления и приобретали характер прямой связи, непосредственной подчиненности между руководителем и остальными сотрудниками. В результате определенным образом обеспечивалась оперативность в принятии управленческих решений и их исполнение. Линейный руководитель давал подчиненным работникам указания что и как делать. Результаты труда во многом определялись личностными особенностями руководителя, его знаниями того, как должны выполнять обязанности подчиненные ему работники. Такой тип организационной структуры управления подходит для небольших коллективов, решающих сравнительно простые задачи, поэтому он оказался неэффективным для Центра общественных связей.

Руководство ЦОС попыталось разработать новую организационную структуру, наиболее полно отвечающую стоящим перед Центром задачам. В основу структурных преобразований был заложен функциональный принцип. В составе ЦОС были сформированы три внештатные группы, ориентированные на курирование определенных направлений деятельности Центра:

группа обработки входящей информации, PR-сопровождения и рекламы;

- группа накопления, систематизации и передачи информации;

- группа подготовки и редактирования исходящей информации ЦОС.

Таким образом, для нормального функционирования Центра его работники формально были разделены на эти функциональные группы. Наличие в отделе таких групп отражает факт объективно обусловленного функционального разделения труда, его специализацию и кооперирование, когда каждая внештатная группа ЦОС имеет целевое назначение. Причем назначение их неодинаково. Они различаются в зависимости от их роли в решении задач, возложенных на Центр общественных связей.

Сегодняшняя структура ЦОС строится на сочетании линейного и функционального начал (линейно-функциональная организационная структура управления). Суть ее состоит в том, что нижестоящее звено (в данном случае - каждый сотрудник отдела) подчиняется своему линейному (непосредственному) руководителю и одновременно обязано выполнять указания руководителя соответствующего направления деятельности в рамках его полномочий. Линейный руководитель (начальник отдела) имеет помощников в лице трех специалистов отдела, которые, с одной стороны, помогают руководителю принимать решения, с другой стороны, по своим функциям оказывают координирующее и информационно-методическое воздействие на подчиненных линейному руководителю сотрудников. Чтобы освободить руководителя отдела от решения второстепенных вопросов, функциональные руководители имеют право давать указания остальным сотрудникам по отдельным функциям Центра. Считается, что переход на такой принцип структурной организации облегчит повседневную работу Центра общественных связей и будет способствовать более полной и эффективной реализации им своих функций.

Таким образом, исходным основанием для определения организационного «контура» Центра общественных связей является набор функций, которые этот отдел призван осуществлять. Соответственно работа сотрудников Центра в новых условиях станет более регламентированной и содержательной, функциональный принцип позволит создать в ЦОС целостную контролируемую систему, улучшит подконтрольность деятельности сотрудников, позволит лучше ориентироваться и принимать решения в сложных ситуациях. Одновременно данный подход порождает ряд проблем. Одна из них заключается в недопонимании многими сотрудниками ЦОС необходимости проведения этих структурных преобразований. Они привыкли выполнять указания только непосредственного (линейного) руководителя, а необходимость подчиняться своим же коллегам вызывает некоторое удивление, а иногда даже конфликты.

После рассмотрения организационной структуры Центра перейдем к анализу структурных связей в данном подразделении. Они призваны придавать динамичное состояние отделу, создавать условия для постоянного усиления его управленческого воздействия.

...