Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Процессы описания документов

Для создания текстового документа необходимо загрузит Microsoft Word. В данном случае Microsoft Word 2007.

Задаём поля документа.

Для этого необходимо на панели инструментов выбрать вкладку Разметка страницы -> Поля ->Настраиваемые поля. В открывшемся окне задаем верхнее 2 см, нижнее 2 см, правое 1,5 см и левое поля 3 см (для книжной ориентации страницы).

Зададим параметры шрифта.

Выбираем шрифт Times New Roman 14 размера согласно ГОСТ 2. 105-95 ЕСКД. «Общие требования к текстовым документам».

Облегчить единообразное оформление документов поможет использование стилей.

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к абзацам текста, таблицам, спискам и знакам (символам), чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.

Стиль абзаца определяет внешний вид абзаца, то есть параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал, границы, заливку и др.

Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя параметры шрифта и некоторые другие параметры.

Связанный стиль может быть использован как для оформления абзацев, так и знаков.

Абзац - фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter.

Операции форматирования абзацев включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов. Чтобы выполнить форматирование одного абзаца, достаточно установить в нем текстовый курсор. Выделять абзац не обязательно. Если же вы хотите изменить форматирование нескольких абзацев, то следует выделить их. Также требуется выделить весь текст, чтобы изменить форматирование всех абзацев документа. Далее необходимо на панели инструментов выбрать вкладку Абзац.

В открывшемся окне необходимо задать отступы и интервалы. Для этого Выравнивание -> по ширине, Уровень -> Основной текст, Отступ слева -> 0 см, Справа -> 0 см, Первая строка -> отступ на 1,25 см, Интервал перед -> 0 см, после -> 0 см, междустрочный -> 1,5 строки.

Добавление таблицы

Для добавления таблицы необходимо на панели инструментов выбрать Вставка->Таблица->Вставить таблицу. В открывшемся окне необходимо задать необходимое количество строк и столбцов (Рис. 1).

Рис. 1. Вставка таблицы

В своей работе я составляла штатное расписание. Ввод в таблицу осуществляется по ячейкам, причем в любом порядке. Клавиша ТАБ позволяет переходить от текущей ячейке к следующей. Каждая ячейка форматируется независимо от остальных, ячейки отформатированы по ширине. Заголовки столбцов выделены, отформатированы по центру, начертание шрифта - Полужирный, размер шрифта 14.

Гриф утверждения документа создается с помощью позиций табуляции. В заголовке документа используется Разреженный интервал, заглавные буквы.

Подписи документа также создаются с помощью позиций табуляции.

Разбиение текста на колонки

Если текст набран и необходимо весь документ разделить на колонки, то необходимо на панели инструментов выбрать Разметка страницы->Колонки. И здесь необходимо задать нужное количество колонок. (Рисунок 2).

Рис. 2. Меню Колонки

2. Создание шаблонов. Разработка логотипов

Шаблон - это тип документа, при открытии которого создается его копия.

Шаблоны - это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или можно применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Для создания такого шаблона необходимо в открытом окне щелкнуть мышью на кнопке «Office» и выбрать команду Создать, откроется окно «Создание документа» (Рис. 3).

Рис. 3. Меню создание документа

В окне Создание документа (Рис. 4) надо выбрать группу Мои шаблоны, откроется окно диалога «Создать» (Рис. 5), в котором отображается шаблон «Новый документ».

Рис. 4. Окно диалога Создать

В окне Создать надо выделить шаблон Новый документ и установить переключатель в положение шаблон, а затем щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно приложения с пустым шаблоном «Шаблон 1» (Рис. 5).

Рис. 5. Пустой шаблон

Чтобы сохранить шаблон необходимо щелкнуть мышью на кнопке «Office» и выбрать команду «Сохранить как», откроется окно диалога Сохранение документа.

Добавление в бланк логотипа

Логотип украшает фирменный знак предприятия, привлекает внимание людей.

Для создания эмблемы используется панель инструментов «Рисование»:

- открывается коллекция WortArt, щелкнув на панели рисования на кнопке Объект WortArt;

- выбирается из коллекции стиль оформления текста и нажимается ОК;

- вводится первая буква надписи и нажимается ОК;

- на появившейся панели WortArt выбирается инструмент Свободное вращение и поворачивается символ;

- символы располагаются относительно друг друга;

- выделяются два объекта, щелкнув на панели рисования на стрелке выделения и обведя их мышкой;

- объекты группируются: Действия - Группировать.

Создается фон эмблемы, воспользовавшись инструментом рисования автофигур:

- открывается меню Автофигуры и выбирается из галереи подходящая фигура

Далее соединяется аббревиатура и фон.

Эмблема сгруппировывается:

- оба объекта выделяются при помощи стрелки выделения и мыши;

- объекты сгруппировываются в один объект: Действия - Группировать. (Рисунок 6).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 6. Логотип

3. Создание серии писем и конвертов к ним при помощи процесса слияния документов

word документ шаблон письмо

При необходимости разослать большое количество писем, которые отличаются только несколькими словами, можно использовать процесс Слияния - специальное диалоговое окно, с помощью которого можно напечатать персональные письма, используя шаблон письма и список имен, фамилий и адресов получателей.

Чтобы воспользоваться данным инструментом в Microsoft Word 2007, необходимо открыть новый документ, зайти на вкладку «Рассылки», нажать кнопку «Начать слияние» и выбрать «Пошаговый мастер слияния» (Рисунок 7), при этом справа появится контекстное меню «Слияние».

В меню «Слияние» нужно выбрать тип создаваемого документа - в данном случае «Письма» - и внизу контекстного меню нажать «Далее». На втором этапе меню необходимо выбрать основной документ (файл бланка, содержащий неизменяемый текст, который должен оставаться одинаковым во всех генерируемых при слиянии документах).

Рис. 7 Пошаговый мастер слияния

Так как необходимо создать письма на основе подготовленного нами шаблона, выбираем «Шаблон», при этом ниже появляется кнопка «Выбор шаблона», при нажатии на которую предлагается выбрать шаблоны из папки «Шаблоны». Далее выбираем созданный шаблон/ «ОК».

Создание источника данных

Источник данных содержит информацию, которая будет заменять коды полей в основном документе. Источником документов, в сущности, является таблица. В верхней части (строке) содержатся имена полей. Те же имена используются для полей слияния в основном документе в тех местах, куда следует подставлять данные из источника. Каждая строка таблицы, начиная со второй, содержит информацию об одном адресате.

Для создания источника данных необходимо сначала создать его структуру и указать набор полей, необходимых для хранения информации по каждому клиенту. Для создания источника данных необходимо нажать соответствующую кнопку, в появившемся окне нажать кнопку Получить Данные, и затем в открывшемся списке выбрать строку Создать Источник Данных. В этом окне слева можно видеть список полей, который можно скорректировать в соответствии с потребностями, а также можно добавлять и удалять поля из списка, формируя таким образом необходимую структуру источника данных. (Рисунок 8)

Рисунок 8 - Новый список адресов

Удаление поля. Для того чтобы удалить поле из списка, необходимо выполнить следующее:

- выделить поле в списке;

- нажать кнопку Удалить Поле.

Добавление поля. Для того чтобы добавить поле в список, необходимо выполнить следующее:

- установить курсор в поле диалога под названием Поле и ввести название нового поля источника данных;

- нажать кнопку Добавить Поле (Рисунок 9).

Пробелы в имени поля не допускаются. После того, как добавлены нужные поля и удалены ненужные, надо нажать кнопку ОК. Источник данных сохраняется.

Рисунок 9. - Настройка списка адресов