Размещено на http://www.allbest.ru/

Работа с таблицами в программах Microsoft Office - Word и Еxcel

Картинки Word

Дело в том, что в самой программе Word уже есть определенный набор картинок. И любую из этих картинок Вы можете вставить в свой документ.

Для этого необходимо, чтобы мигающий курсор (мигающая палочка) был установлен в том месте, куда Вы хотели бы вставить картинку.

Напомню: чтобы сместить мигающий курсор вниз, нужно нажать кнопку Enter на клавиатуре. А чтобы поднять его выше - нажать Backspace (кнопку удаления).

В программе Microsoft более старой версии (2003 года и ранее) для добавления картинки нужно нажать на надпись "Вставка" в самом верху программы.

Откроется список. Наведите на пункт "Рисунок". Появится дополнительный список. Нажмите на пункт "Картинки".

В программе Word более современной версии (2007-2010) для того, чтобы вставить картинку, нужно нажать на надпись "Вставка" в левом верхнем углу программы.

Когда Вы нажмете на эту надпись, появятся новые кнопки редактирования. Среди них есть кнопка (надпись)"Клип". Нажмите на нее.

Обратите внимание на правую часть программы Word. Появилось дополнительное прямоугольное окошко.

или

Если оно у Вас пустое, то есть такое, как на рисунке 1, попробуйте нажать на кнопку "Начать". Должны появиться небольшие картинки, как на рисунке 2.

Если же этого не произошло, нажмите на поле, которое находится под надписью "Просматривать", и щелкните левой кнопкой мышки в квадратиках рядом с надписью "Мои коллекции" и "Коллекции Microsoft Office". В квадратиках появится "галочки".

Затем нажмите на поле, которое находится под надписью "Искать объекты". В открывшемся списке установите "галочку" на пункт "Все типы мультимедиа". Затем снова нажмите на кнопку "Начать".

Программа Word "показывает" Вам, какие картинке имеются в ее коллекции. Картинок этих довольно много. Чтобы просмотреть их, нажимайте на маленькую кнопочку со стрелкой в правом нижнем углу поля с картинками.

Чтобы вставить понравившеюся Вам картинку в программу Word, нужно всего лишь нажать по ней левой кнопкой мышки.

Кроме картинок, которые есть в самой программе Word, также можно вставлять свои рисунки и фотографии. Например, можно вставить личную фотографию в резюме или скачанную из Интернета фотографию (картинку) в реферат.

То есть в документ, созданный при помощи программы Word, можно вставить рисунок или фотографию со своего компьютера или с диска, дискеты, флешки.

Word 2007 представляет большой выбор уже готовых вариантов форматирования таблиц. Все они расположены на панели "Стили таблиц".

Панель "Параметры таблиц" позволяет устанавливать дополнительные параметры форматирования в дополнение к уже готовым стилям.

Три нижних пункта меню в окне списка таблиц позволяют очищать, изменять и создавать форматирование таблиц.

При создании нового (изменении существующего) стиля таблицы, как правило, указываются следующие параметры:

имя стиля;

стиль;

стиль, на основе которого создается новый;

указывается часть таблицы, к которой будут применены параметры форматирования.

Для доступа к дополнительным параметрам настройки служит кнопка "Формат".

Для настроек границ таблицы служит кнопка "Границы". Из ее контекстного меню можно выбрать различные типы границ.

При помощи кнопки "Заливка" можно изменить цвет заливки ячеек таблицы.

Инструменты, расположенные на панели "Нарисовать границы", позволяют добавлять/убирать границы ячеек таблицы (объединять, разъединять ячейки), а также позволяют произвести гибкие настройки границ.

Для вставки и удаления элементов таблицы предназначены инструменты панели "Строки и столбцы" контекстной ленты "Макет".

Вопрос построения сложных таблиц затрагивался на предыдущем занятии. Мы рассматривали вариант "рисования" таблицы''. Существует еще один способ достичь того же результата - воспользоваться инструментами панели "Объединить".

Инструменты панели "Размер ячейки" позволяют произвести точные настройки размеров для любой ячейки таблицы.

Инструменты панели "Выравнивание" предназначены для выравнивания текста в ячейках, задания его направления и установки полей в ячейках.

Иногда таблица может не умещаться целиком на одну страницу. В этом случае принято на каждой новой странице повторять "шапку" таблицы. Для этого надо выделить строку (строки) таблицы, которые будут выступать в качестве заголовка. Затем нажать кнопку "Повторить строки заголовков" на панели "Данные".

Итак, с помощью отдельных ячеек, в которых хранится определенная информация, строится таблица. У таблицы есть подлежащее и сказуемое, говоря по-простому, это названия строк и столбцов. Наличие данных атрибутов крайне желательно, так как это придает таблице смысл, то есть сообщает, о чем эти данные. Для того, чтобы информация из таблицы хорошо воспринималась, она должна соответствовать некоторым общепринятым правилам. Названия строк и столбцов обычно выделяются (цветом, шрифтом, рамкой), наличие сетки визуально помогает ориентироваться в таблице, полезно наличие итоговых строк и столбцов, размеры таблицы должны быть разумными и др. Конкретных правил оформления нет, но создавать таблицы следует так, чтобы они легко читались, интерпретировались, распечатывались. Особенно это важно иметь в виду, когда таблицы передаются для работы третьим лицам, например, руководству, которое не любит долго разбираться, и желает, чтобы все было предельно понятно без объяснений.

Рассказывать про таблицы словами можно очень долго и толку от этого никакого не будет. Поэтому переходим к наглядным примерам. Допустим, нам нужно проанализировать состояние товарных запасов на складе. То есть требуется определить, какие товары нужно заказать у поставщика, а каких товаров наоборот слишком много и их нужно побыстрее продать, чтобы позже не пришлось уничтожать из-за окончания сроков годности. На данном примере я покажу, как легко можно получить ценную информацию из большого массива данных и на ее основе принять грамотные рациональные решения, которые принесут большую пользу (то есть много денег). Исходная информация - это, конечно, остатки товара на складе. Однако темпы продажи у разных товаров различные, поэтому данные только о количестве товара на складе не будут достаточно информативными. Один товар продается по 10 шт. в месяц, другой - по 100 шт. в месяц. Очевидно, что одинаковое количество товара на складе будет означать разный период продаж, на который хватит остатков. Поэтому для анализа нужно привлечь данные о темпах продаж. Обычно в этой роли выступают средние продажи за прошлый период. Их и возьмем.

Исходная таблица будет имеет вид.

С подобного вида данных чаще всего и начинается работа по анализу товарных запасов. Можно долго рассматривать цифры, но без спецподготовки и спецсредств решительно невозможно понять, куда что заказывать и что вообще делать. Повторюсь, что данный пример рассматривается только для демонстрации правильного использования Excel, поэтому секреты управления запасами выдаваться не будут. Следим за тем, как из наваленной кучи цифр появляется готовое руководство к действию.

Для начала добавим в таблицу еще один столбец, в котором будет рассчитан запас в месяцах (соотношение остатков к средним продажам), затем раскрасим таблицу в читабельный и приятный для глаза вид. Примерно так.

таблица программа word excel

Из такой таблицы уже можно делать некоторые выводы. Предположим, время, которое требуется на доставку товара на склад - 1 месяц. Теперь смотрим внимательно на последний столбец. Запас по некоторым товарам составляет менее 1 месяца, это значит, что в случае размещения заказа прямо сейчас дефицита уже не избежать, так как товар продадут раньше, чем успеют привезти новую партию. Таким образом, в таблице можно выявить товары, которые следует быстрее продать, и товары, которые нужно срочно заказать у поставщика. Этот пример упрощен, в реальности объем данных и количество условий и ограничений в десятки и сотни раз больше. Ассортимент может состоять из тысяч позиций. Поэтому, даже если мы рассчитаем последний столбец, который показывает время, на которые хватит запаса, то у нас может уйти неделя на изучение состояние склада. А пока пройдет неделя, ситуация поменяется и нужно будет снова обновлять данные. В общем, эта таблица хотя и отражает полезную информацию, но непригодна для оперативного использования. Одна из моих любимых функций Excel - условное форматирование. Ее суть заключается в том, что при наступлении некоторого условия ячейка меняет свой формат (шрифт, цвет и проч.). Данная функция в автоматическом режиме обозначает критически важные значения, то есть товары, с которыми нужно срочно что-то сделать. Понятно, что все настройки и расчеты зависят от конкретной задачи. Нас, допустим, в первую очень интересует недопущение дефицита, то есть максимально возможное наличие всего ассортимента на складе. Для этого нужно внимательно контролировать запасы, то есть не допускать, чтобы их уровень уменьшился ниже, чем 1 месяц продаж (время на пополнение).

Используя функцию условного форматирования, наша табличка может получить такой вид.

Я ничего не раскрашивал вручную, честное слово. Только один раз задал условие и образец для раскрашивания, а Excel сам все раскрасил. Отлично видно, что у трех товаров наступил критический запас и дефицит неизбежен. Информация из такой таблицы воспринимается моментально, вероятность чего-то не заметить практически отсутствует. Однако тот факт, что товара меньше, чем на 1 месяц продаж, констатирует наличие уже имеющейся проблемы. Проблем же нужно стараться избегать, то есть заказывать товар следует тогда, когда его запас составляет немного больше чем 1 месяц продаж. В этом случае на момент прихода следующей партии на складе еще будет оставаться запас из предыдущей партии. Дефицита удастся избежать. Табличка заиграет новыми красками.

Видно, что срочно нужно размещать заказ на 6 позиций. Причем 3 из них уже попадают в дефицит, заказ размещен слишком поздно. Но лучше, поздно, чем никогда. Яркость красок соответствует уровню опасности.

Представим теперь, что товар возится от разных поставщиков и заказы нужно планировать заранее, скажем, за 2 недели до отправки заявки. Поэтому когда запас товара меньше, чем 2 месяца продаж, но еще не достиг 1,5 месяца, нам нужно об этом знать. легко!

Зелененькие ячейки - это и есть товары, которые следует заказать в ближайшее время.

Итак, несложные манипуляции над исходной кучей "серых" однородных данных позволяют получить важную информацию о том, что нужно срочно заказать 6 позиций, и еще 6 позиций планировать к заказу в ближайшие время.

Реальных условий и вариантов задач в сотни раз больше, но все они могут быть решены также быстро, как и в примере выше. Для этого нужно: а) знать методологию решения; б) эффективно использовать доступные инструменты в Excel.

Когда я начинал писать данную статью, то думал рассказать о том, как правильно и красиво рисовать таблицы, а получилось почему-то про заказы и условное форматирование. Надеюсь, в следующий раз буду более близок к первоначальной идее. Данный пример все же хорошо показывает, как правильная работа с таблицами может облегчить решение аналитических задач.

В качестве вывода следует отметить, что любая таблица в Excel должна быть читабельной. Для этого наиболее важную информацию нужно выделять, как в примере выше. Такой подход приводит к сокращению времени на осмысление и обработку данных, сокращению ошибок, к снижению усталости от работы с цифрами. Теперь мы вернулись к первоначальной задумке: создавать таблицы нужно так, чтобы они были информативными и легко читались.

Размещено на Allbest.ru