Microsoft Office: Word, Exel, Access. Знакомство

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

С появлением персональных компьютеров стало значительно проще и удобнее, а, следовательно, и выгоднее подготавливать документы. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми редакторами. Возможности этих программ различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Microsoft Office завоевал прочную репутацию как самый эффективный комплект приложений для разработки документов, связи и анализа деловой информации. Microsoft Office -- это комплект настольных приложений для пользователей, который помогает усовершенствовать процесс работы с людьми и информацией, обеспечивая более высокое качество получаемых результатов, включающий в себя: Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express и Access. PowerPoint - программа, позволяющая готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы. Outlook - программа осуществляющая отправку и получение сообщений по электронной почте и из групп новостей. Word, Excel и Access будут рассмотрены и исследованы в данной работе.

В настоящее время просто невозможно себе представить человека с высшим образованием, высококвалифицированного специалиста в области бухгалтерии, экономики или финансов без знания создания и обработки документов на компьютере, а, следовательно, изучение пакета Microsoft Office является актуальной темой для студента учетно-статистического факультета института для приобретения навыков работы на компьютере.

Предмет работы - приложения Microsoft Office: Word, Exel, Access.

Цель - научиться базовым навыкам работы с приложениями Microsoft Office: Word, Exel, Access.

Задачи моей работы:

- знакомство с Microsoft Office;

- работа с документами Word;

- работа с числами в Exel;

- использование Access.

1. Знакомство с Microsoft Office

1.1 Панель инструментов

Строка меню отображается в верхней части окна любой программы из состава Office 2003; в ней содержится несколько меню, включающих различные команды программы, разделенные по категориям. Поскольку в Office 2003 доступно очень много команд, для каждого меню можно задать определенный способ отображения.

Панели инструментов содержат значки, которые представляют наиболее часто используемые команды. Две наиболее часто используемые панели инструментов в программах Microsoft Office 2003 - это Standard Стандартная) и Formatting (Форматирование).* [1.]

1.1.1 Чтобы скрыть или отобразить панель инструментов, необходимо выполнить следующее

1. Выберать команду View > Tool bars (Вид > Панели инструментов). Появится выпадающее меню Панели инструментов, рядом с панелями инструментов отображены галочки.

2. Щелкнуть на названии панели инструментов, которую нужно отобразить или скрыть, Office 2003 отобразит или сокроет выбранную вами панель инструментов.

1.1.2 В том случае, если панели инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) кажутся слишком загроможденными, можно скрыть на них те кнопки, которые не используются

1. Щелкнуть на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) панели инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование).

2. Щелкнуть на кнопке Add or Remove Buttons (Добавить или удалить

кнопки).

3. Выбрать команду Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование).

4. Установить флажки напротив всех кнопок, которые должны отображаться на панели инструментов (или сбросить флажки напротив всех кнопок, которые нужно скрыть). Office 2003 немедленно отобразит или скроет выбранные вами значки.

1.2 Буфер обмена

Буфер обмена Office может содержать до 24 различных объектов. Основное ограничение буфера обмена Office в том, что им можно воспользоваться только тогда, когда запущена одна или несколько программ Office 2003.* [№3.]

1.2.1 Чтобы скопировать или вырезать объект в буфер обмена Office, необходимо выполнить следующее

1. Выделить текст или графический элемент, который необходимо скопировать.

2. Выполнить одно из следующих действий.

- Выбрать команду Edit > Copy (Правка) или Edit > Cut (Правка > Вырезать).

- Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+C> (для копирования) или <Ctrl+X> (для вырезания).

- Щелкнуть на кнопке Сору (Копировать) или Cut (Вырезать) стандартной панели инструментов.

1.2.2 Чтобы вставить объект, содержащийся в буфере обмена Office, необходимо выполнить следующее

1. Щелкнуть в том месте документа, в которое нужно вставить объект из буфера обмена Office.

2. Выберать команду Edit > Office Clipboard (Правка > Буфер обмена Office). На экране отобразится область задач, на которой будет представлено все содержимое буфера обмена

3. Щелкнуть на значке необходимого объекта. Выбранный объект будет выделен, а справа от него отобразится кнопка со стрелкой.

4. Щелкнуть на кнопке со стрелкой.

5. Щелкнуть на кнопке Paste (Вставить). Чтобы вставить сразу все объекты, скопированные в буфер обмена, щелкнуть на кнопке Paste All (Вставить все) в верхней части области задач.

1.3 Справочная система Office 2003

Справочная система Office 2003 позволяет ввести одно или несколько слов (так называемых ключевых слов), чтобы получить справочные сведения по интересующей вас теме.* [№1.]

1.3.1 Для того чтобы воспользоваться текстовым полем Help (Справка), необходимо выполнить следующие действия

1. Щелкнуть в текстовом поле Help (Справка).

2. Ввести одно или несколько ключевых слов, таких как файл или поля таблицы, после чего нажать клавишу <Enter>. В области задач Help (Справка) отобразится список всех тем, которые относятся к введенным ключевым словам.

3. Щелкнуть на одной из тем. На экране отобразится еще одно окно, в котором будет представлена пошаговая инструкция, которая относится к данной теме. Текстовое поле Search (Поиск) в области задач Help (Справка) позволяет получить те же самые результаты, что и текстовое поле

1.4 Сохранение данных в различных форматах

Каждая программа из состава Office 2003 позволяет сохранять данные в другом формате для обеспечения возможности совместной работы с ними с пользователями, которые отдают предпочтение другим программам.* [№1.]

1.4.1 При выборе того или иного формата для сохранения данных учитывается следующее

1. При преобразовании документа текстового процессора есть две возможности.

* Сохранить файл в формате RTF (Rich Text Format). Этот формат сохраняет практически все форматирование; кроме того, его поддерживают почти все современные текстовые процессоры.

* В качестве последней попытки можно сохранить файл в обычном текстовом формате, однако это неизбежно приведет к потере любого форматирования.

2. При сохранении файла Excel лучшеотдать предпочтение формату файлов Lotus 1-2-3 (в диалоговом окне Save As (Сохранение документа) этому формату соответствуют такие аббревиатуры, как WK4, WK3, WK! Или WKS).

3. В качестве последней попытки можно сохранить файл в формате DIF или в текстовом формате с разделителями (такими как запятые или символы табуляции).

4. При сохранении файла Access лучше воспользоваться одним из следующих вариантов.

* Сохранить файл в формате dBase 5, dBase IV или dBase III, который понимают практически все программы баз данных.

* Сохранить файл в формате файлов Lotus 1-2-3 (WK4, WK3, WK! Или WKS).

* Сохранить файл в текстовом формате, что позволит сохранить текст, но приведет к потере форматирования.

1.4.2 Для преобразования данных в другой формат, необходимо выполнить следующие действия

1. Выберать команду File > Save (Файл > Сохранить).

2. Выбрать команду File > Save As (Файл > Сохранить как) (в Access следует выбрать команду File > Export (Файл > Экспорт)).

3. Щелкнуть в раскрывающемся списке Save as type (Тип файла).

4. Выбрать необходимый формат.

5. Щелкнуть в текстовом поле File name (Имя файла) и указать в нем необходимое имя файла.

6. Щелкнуть на кнопке Save (Сохранить).

1.4.3 Открытие файла, сохраненного в другом формате

1. Выбрать команду File > Save (Файл > Сохранить).

2. Щелкнуть в раскрывающемся списке Files of Type (Тип файла) и выбрать значение All Files (Все файлы). Если известен конкретный формат, в котором был сохранен файл, попробовать выбрать из раскрывающегося списка Files of Type (Тип файла) именно его.

3. Щелкнуть на значке файла, после чего щелкнуть на кнопке Open (Открыть).

1.5 Совместное использование данных в Office 2003 с помощью Cмарт-тегов

При вводе данных в Word, Excel или PowerPoint Office 2003 очень часто распознает тип данных, которые вводятся (это могут быть даты, телефонные номера или имена). При этом Office 2003 может добавить к данным смарт-теги, которые позволяют быстро выполнить какие-нибудь дополнительные операции, например, отправить сообщение электронной почты или проверить корректность даты.* [№1.]

1.5.1 Активизация и отключение смарт-тегов

Word поддерживает смарт-теги по умолчанию, однако их можно отключить. Excel и PowerPoint по умолчанию не используют смарт-теги, поэтому в случае необходимости нужно сначала активизировать их. Для активизации или отключения смарт-тегов необходимо выполнить следующие действия.

1. Выберать команду Tools > AutoCorrect Options (Сервис > Параметры автозамены).

2. Перейти на вкладку Smart Tags (Смарт-теги).

3. Установить флажок Label text with smart tags (Добавить смарт-теги к тексту). Если флажок установлен, смарт-теги активны; если же он сброшен, смарт-теги отключены.

4. Установить дополнительные флажки, чтобы определить необходимые типы смарт-тегов.

5. Щелкнуть по кнопке ОК.

приложение office word exel access

1.5.2 Чтобы использовать смарт-теги, необходимо выполнить следующие действия

1. Навести указатель мыши на смарт-тег.

2. Щелкнуть на значке смарт-тега правой кнопкой мыши.

3. Выберать необходимую команду из контекстного меню.

1.6 Связывание и внедрение данных

Очень часто может понадобится создавать данные в одной программе Office 2003, такой как Excel, а отображать их в другой, например в PowerPoint или Word.* [№6.]

1.6.1 Для связывания данных между двумя программами Office 2003 необходимо выполнить следующие действия

1. Создать и сохранить данные в программе Office 2003, например в Word или Excel. Данные, созданные при выполнении этого шага, будут использоваться при вставке в другую программу.

2. Выделить необходимые данные и выберать команду Edit > Copy (Правка > Копировать).

3. Открыть другую программу Office 2003.

4. Расположить указатель мыши в том месте документа, в которое должны быть вставлены связанные данные.

5. Выберать команду Edit > Paste Special (Правка > Специальная вставка).

6. Выбрать переключатель Paste link (Связать). Выбрать необходимые данные в поле со списком As (Как). В данном случае следует выбрать значение Microsoft Excel Worksheet Object (Лист Microsoft Excel (объект)).

7. Щелкнуть по кнопке ОК.

При связывании данных между двумя различными программами Office 2003 изменения можно вносить только в той программе, с помощью которой они были созданы.

1.6.2 Чтобы внедрить данные в другую программу Office 2003, необходимо выполнить следующие действия

1. Создать и сохранить данные в программе Office 2003, например в Word или Excel.

2. Выделить необходимые данные и выберать команду Edit > Copy (Правка > Копировать).

3. Открыть другую программу Office 2003.

4. Расположить указатель мыши в том месте документа, в которое должны быть вставлены связанные данные.

5. Выбрать команду Edit > Paste Special (Правка > Специальная вставка).

6. Выбрать переключатель Paste (Вставить).

7. Выбрать необходимые данные в поле со списком As (Как). В данном случае следует выбрать значение Microsoft Excel Worksheet Object (Лист Microsoft Excel (объект)).

8. Щелкнуть на кнопке ОК. Office 2003 внедрит скопированные при выполнении п. 1 данные в текущую программу.

2. Работа с документами WORD

Word - программа, позволяющая писать слова, из которых складываются предложения, письма, отчеты, брошюры, газеты, словари и вообще все, что требует хотя бы элементарных знаний письменности.* [№6.]

2.1 Редактирование текста

Word позволяет облегчить этот труд с помощью различных способов редактирования текста: удаление и добавление текста, исправление ошибок, копирование или перемещение фрагментов и т. д.

2.1.1 Удаление текста

Существуют две клавиши, которые могут удалять как отдельные символы, так и выделенный текст.

<Backspace> - удаляет символ слева от курсора.

<Delete> - удаляет символ справа от курсора.

Если необходимо быстро удалить небольшой фрагмент текста, для этого необходимо выполнить следующие действия.

1. Выделить текст, который необходимо удалить.

2. Нажать клавишу <Backspace> или <Delete>.

2.1.2 Добавление текста

Самый простой способ добавления текста - щелкнуть в нужной части документа и ввести текст. Word предоставляет два способа добавить текст к уже существующему фрагменту.

- Режим вставки. При размещении курсора в существующем фрагменте введенный вами текст будет смещать символы вправо.

- Режим замены. При размещении курсора в существующем фрагменте введенный вами текст будет заменять расположенные справа символы, тем самым удаляя их.

Для переключения между режимами вставки и замены необходимо нажимать клавишу <Insert>.

2.1.3 Исправление ошибок

Для отмены последнего действия выполните одну из следующих операций.

- Выбрать команду Edit > Undo (Правка > Отменить).

- Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.

- Щелкнуть на кнопке Undo (Отменить) стандартной панели инструментов.

Если случайно команду Undo (Отменить) применили больше раз, чем нужно, необходимо воспользоваться одним из следующих способов.

- Выберать команду Edit > Redo (Правка > Повторить).

- Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Y>.

- Щелкнуть на кнопке Redo (Повторить) стандартной панели инструментов.

2.2 Сохранение файла

Для сохранения файла необходимо использовать один из следующих методов:

- Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+S>.

- Щелкнуть на кнопке Save (Сохранить) стандартной панели инструментов (кнопка с изображением гибкого диска).

- Выберать команду File > Save (Файл > Сохранить).

Если файл сохраняется первый раз, Word попросит указать имя файла. Если работа с несколькими документами, при их сохранении нажать клавишу <Shift>, после чего выберать команду Файл > Сохранить все.

2.3 Форматирование документа

2.3.1 Выбор шрифта и его размера

1. Выделить текст, который необходимо изменить.

2. Щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка Font (Шрифт) панели инструментов форматирования.

3. Щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка Font Size (Размер шрифта) панели инструментов форматирования и выбрать размер шрифта.

2.3.2 Выбор начертания

1. Выделить текст, который необходимо изменить.

2. Выбрать один из следующих вариантов, в зависимости от того, как должен выглядеть текст.

- Щелкнуть на кнопке Bold (Полужирный) панели инструментов форматирования или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+B>.

- Щелкнуть на кнопке Italic (Курсив) панели инструментов форматирования или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+I>.

- Щелкнуть на кнопке Underlined (Подчеркнутый) панели инструментов форматирования или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+U>,

2.3.3 Цвет текста

Чтобы изменить цвет текста, необходимо выполнить следующее.

1. Выделить текст, цвет которого необходимо изменить.

2. Щелкнуть на стрелке, указывающей вниз, рядом с кнопкой Font Color (Цвет шрифта) на панели инструментов форматирования.

3. Щелкнуть на цвете, который необходимо применить для выделения текста.

2.3.4 Выравнивание текста

Word позволяет выбирать расположение текста относительно полей, т.е. он позволяет выровнять текст по левому краю, по центру, по правому краю или по ширине.

- Выравнивание по левому краю. Левое поле текста получается ровным, а правое - неровным.

- Выравнивание по центру. Каждая строка расположена по центру страницы. Следовательно, как левое, так и правое поле будут неровными, если строки имеют разную длину.

- Выравнивание по правому краю. Правое поле получается ровным, а левое - нет.

- Выравнивание по ширине. Оба поля, левое и правое, будут ровными, а расстояние между словами кажется больше, чем обычно.

Для выравнивания текста выполните следующие действия.

1. Щелкнуть на тексте, который должен быть выровнен.

2. Щелкнуть на кнопке Align Left (По левому краю), Center (По центру), Align Right (По правому краю) или Justify (По ширине) панели инструментов форматирования, в зависимости от того, как должен выглядеть текст.

2.3.5 Использование линейки

Используя линейку, можно сделать поля шире (или уже), а также изменить отступы отдельных абзацев.

В Word существуют пять типов маркеров табуляции, которые можно установить на линейке.

- По левому краю (выглядит как буква L). Перемещает текст по направлению кправому полю страницы.

- По центру (выглядит как перевернутая буква Т). Центрирует текст по отношению к маркеру табуляции.

- По правому краю (выглядит как зеркальное отображение буквы L). Перемещает текст к левому полю страницы.

- По разделителю (выглядит как перевернутая буква Т с точкой). Выравнивает числа с десятичной точкой в столбец относительно десятичной точки (Пример: 24.90, 1.9084, 58093.89).

Чтобы установить маркер табуляции на линейке, необходимо выполнить следующие действия.

1. Щелкать на кнопке Tab Selection (Выбор маркера табуляции) до тех пор, пока не появится нужный маркер табуляции.

2. Щелкнуть в том месте линейки, в котором нужно установить маркер табуляции.

Чтобы переместить существующий маркер табуляции по линейке, необходимо выполнить следующее.

3. Подвести курсор мыши к тому маркеру табуляции, который надо переместить.

4. Нажать кнопку мыши. Должна появиться пунктирная линия прямо под маркером табуляции.

5. Переместить курсор мыши туда, где нужно установить маркер табуляции.

6. Отпустить кнопку мыши.

Чтобы удалить маркер табуляции с линейки, необходимо выполнить следующие действия.

7. Подвести курсор мыши к тому маркеру табуляции, который надо удалить.

8. Нажать кнопку мыши и держать ее нажатой, пока не появится пунктирная линия, появившуюся прямо под маркером табуляции.

9. Переместить курсор мыши так, чтобы он вышел за пределы линейки.

10. Отпустить левую кнопку мыши.

2.4 Создание списков

Word предоставляет возможность создавать два вида списков.

- Нумерованный список. Каждый элемент нумерованного списка имеет номер.

- Маркированный список. Каждый элемент маркированного списка выделен маркером.

Чтобы создать нумерованный или маркированный список, необходимо выполнить следуюшее.

1. Щелкнуть на кнопке Numbering (Нумерация) или Bullets (Маркеры) панели инструментов Formatting (Форматирование).

2. Ввести текст и нажать клавишу <Enter>. Каждое нажатие клавиши <Enter> приводит к отображению следующего номера или маркера.

3. Щелкнуть на кнопке Numbering (Нумерация) или Bullets (Маркеры), чтобы отключить функцию создания списков.

2.4.1 Чтобы изменить параметры маркированного или нумерованного списка в Word, необходимо выполнить следующие действия

1. Выделить текст, который нужно представить в виде списка.

2. Выбрать команду Format > Bullets and Numbering (Формат > Список).

3. Перейти на вкладку Bulleted (Маркированный), если надо создать маркированный список, или на вкладку Numbered (Нумерованный), если надо создать нумерованный список.

4. Щелкнуть внутри того окна, которое представляет нужный вам тип маркированного или нумерованного списка; затем щелкнуть по кнопке ОК. Word мгновенно преобразует выделенный текст в список.

2.5 Оформление текста виде таблицы

2.5.1 Создание таблицы с помощью мыши

1. Выберать команду Tabled Draw Table (Таблица > Нарисовать таблицу).

2. Подвести указатель мыши к тому месту документа, в котором необходимо вставить таблицу.

3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, нарисовать рамку таблицы необходимого размера.

4. Отпустить левую кнопку мыши.

5. Перетащить указатель мыши внутрь таблицы, чтобы нарисовать ее столбцы и строки.

6. Нажать клавишу <Esc>, как только таблица будет нарисована.

7. Щелкнуть на кнопке закрытия панели инструментов Tables and Borders (Таблицы и границы).

2.5.2 Создание таблицы с помощю раскрывающегося меню Word

1. Выбрать команду Tabled Insert > Table (Таблица > Добавить > Таблица).

2. Ввести нужное число столбцов в поле Number of Columns (Число столбцов).

3. Ввести нужное число строк в поле Number of Roes (Число строк).

4. В группе AutoFit Behavior (Автоподбор ширины столбцов) выбрать один из трех переключателей.

- Fixed column width (Постоянная). Можно выбрать значение Auto (Авто), а это означает, что ширина столбца будет зависеть от текста, помещенного в столбец.

- AutoFit to contents (По содержимому). Ширина столбца будет зависеть от самой длинной строки, помещенной в столбец.

- AutoFit to window (По ширине окна). Ширина таблицы устанавливается на основании ширины окна, в котором отображается таблица.

5. Щелкните на кнопке AutoFormat (Автоформат). Появится диалоговое окно Table AutoFormat (Автоформат таблицы).

6. В списке Table Styles (Форматы) щелкнуть на одном из форматов таблицы. В окне Preview (Образец) будет показан образец таблицы. При установке какого-либо дополнительного флажка в группе Apply Special formats to (Изменить оформление) в окне Preview (Образец) будут отображены все изменения, связанные с данным флажком.

7. После выбора формата таблицы и связанных с ним параметров щелкнуть на кнопке ОК.

2.6 Заполнение таблицы

2.6.1 Преобразование текста в таблицу

1. Выделить текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

2. Выбрать команду Table > Convert > Text to Table (Таблнца > Преобраэоватъ > Текст в таблицу). Внеся все необходимые изменения, щелкнуть по кнопке ОК.Word преобразует выделенный текст в таблицу.

Чтобы ввести данные в таблицу или отредактировать их, щелкнуть в ячейке с данными и использовать обычные клавиши на клавиатуре, чтобы набирать и редактировать.

2.6.2 Удаление содержимого таблицы

1. Щелкнуть в любом месте таблицы.

2. Выберать команду Table > Select > Table (Таблица > Выделить > Таблица).

3. Нажать клавишу <Delete>.

Чтобы удалить всю таблицу (включая ее содержимое), необходимо выполнить следующие действия.

4. Щелкнуть в любом месте таблицы, которую надо удалить.

5. Выбрать команду Table > Delete > Table (Таблица > далнть > Таблица).

2.6.3 Удаление и добавление строки или столбца

Чтобы удалить строку или столбец, необходимо выполнить следующее.

1. Поместить курсор в ту строку или в тот столбец, который надо удалить.

2. Выбрать команду Table > Delete > Rows (Таблица > Удалить > Строки) (или Columns (Столбцы)).

Чтобы удалить ячейку, необходимо выполнить следующее.

3. Поместить курсор в ту ячейку, которую надо удалить.

4. Выбрать команду Таblе > Deleted Cells (Таблица > Удалить > Ячейки).

5. Установить необходимый переключатель и щелкнуть на кнопке ОК.

Чтобы добавить строку или столбец, необходимо выполнить следующие действия.

6. Поместить курсор в любую строку или столбец.

7. Выбрать команду Table > lnsert > Cotumns to the Left (Таблица > Добавить > Столбцы слева) (Columns to the Right (Столбцы справа), Rows Above (Строки выше) или Rows Below (Строки ниже)).

Чтобы добавить ячейку, необходимо выполнить следующее.

8. Поместить курсор в ту ячейку, которую надо удалить.

9. Выбрать команду Table > lnsert > Cells (Таблица > Добавить > Ячейки).

10. Установить необходимый переключатель и щелкнуть по кнопке ОК.

2.6.4 Изменение высоты строк или ширины столбцов

1. Выберать команду View > Print Layout (Вид > Разметка страницы) или щелкнуть по кнопке Print Layout View (Режим разметки). Word отобразит вертикальную линейку слева от страницы и горизонтальную линейку -- вверху.

2. Щелкнуть в таблице, которую нужно изменить.

3. Подвести курсор к одному из маркеров Adjust Table Row (Высота строки таблицы) или Adjust TableColumn (Перемещение столбца таблицы).

4. Нажать кнопку мыши и перетаскивать маркер вверх или вниз.

5. Отпустить кнопку мыши, когда получится необходимый результат.

2.6.4.1 Чтобы задать точное значение высоты строки или ширины столбца, необходимо выполнить следующее

1. Щелкнуть в строке или столбце, которые надо изменить.

2. Выбрать команду Table > Table Properties (Таблица > Свойства таблицы).

3. Перейти на вкладку Row (Строка) или Column (Столбец).

4. Установить флажок Specify height (Высота) или Preferred Width (Ширина) в группе Size (Размер), чтобы задать значение высоты строки или ширины столбца.

5. Щелкнуть в поле режим группы Size (Размер) и выбрать один из вариантов - At Least (Минимум) или Exactly (Точно) (при настройке ширины столбца выбрать вариант Centimeters (Сантиметры) или Percent (Процент)). Если выбрать вариант At Least (Минимум), высота строк никогда не будет меньше указанного значения, но может быть больше этого значения (что зависит от количества текста, введенного встроке). Если необходимо, чтобы все строки были одной высоты, выбрать вариант Exactly (Точно). Выбрав вариант измерения ширины столбца в сантиметрах, можно задать точное значение ширины столбца. 6. Щелкните на кнопке ОК.* [№1.]

2.7 Преобразование таблицы в текст

1. Щелкнуть в любом месте таблицы, которую нужно преобразовать в текст.

2. Выбрать команду Table > Convert > Table to Text (Таблица > Преобразовать > Таблицу в текст). Выбрать необходимый переключатель, чтобы указать способ разделения текста.

- Paragraph marks (Знак абзаца). Отображает содержимоекаждой ячейки в отдельной строке.

- Tabs (Знак табуляции). Содержимое таблицы отображается практически без изменений, однако без границ между «ячейками».

- Commas (Точка с запятой). Каждая строка таблицы представлена отдельной строкой документа, а элементы из разных ячеек отделяются точкой с запятой.

- Other (Другой). Этот вариант позволяет указать любой знак, который будет использоваться при разделении содержимого таблицы. Например, можно ввести дефис (-) или косую линию (/).

3. Щелкнуть по кнопке ОК. Word преобразует таблицу в текст.

2.8 Создание привлекателных страниц

2.8.1 Создание колонок

1. Выделить текст, который необходимо разместить в несколько колонок.

2. Щелкнуть на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) стандартной панели инструментов.

3. Щелкнуть на кнопке Columns (Колонки) стандартной панели инструментов.

4. Выделить нужное число колонок. Word немедленно преобразует документ в несколько колонок.

Чтобы создать колонки произвольной ширины, выполнить следующее.

1. Выделить текст, который необходимо разместить в несколько колонок.

2. Выбрать команду Format > Columns (Формат > Колонки).

3. Можно либо выбрать тип колонок в группе Presets (Тип), либо ввести количество колонок в поле Number of columns (Число колонок).

4. Установить (или сбросить) флажок Колонки одинаковой ширины. Если флажок Equal column width (Колонки одинаковой ширины) сброшен, можно задать ширину каждой колонки отдельно.

5. Щелкнуть в поле Width (Ширина) в группе Width and spacing (Ширина и промежуток) и щелкать на стрелке, направленной вверх или вниз, до тех пор, пока не установится точное значение ширины каждой колонки.

6. Щелкнуть в поле Spacing (Промежуток) в группе Width and spacing (Ширина и промежуток) и щелкать на стрелке, направленной вверх или вниз, до тех пор, пока не установится точное значение промежутка между колонками.

7. Щелкнуть на кнопке ОК. Word разместит текст документа в несколько колонок, настроенных по ширине согласно вашим установкам.

2.8.2 Добавление рисунков в документ

1. Подвести указатель к той части документа, в которой нужно вставить рисунок.

2. Выбрать команду Insert > Piсture > Clip Art (Вставка > Рисунок > Картинки).

3. Щелкнуть правой кнопкой мыши на понравившемся изображении. В появившемся меню выбрать команду Insert (Вставить). Word вставит выбранную картинку в документ.

2.8.2.1 Добавление существующего графического файла в документ

1. Подвести указатель мыши к тому месту документа, в котором необходимо вставить графическое изображение.

2. Выбрать команду Insert > Picture > From File (Вставка > Рисунок > Из файла).

3. Щелкнуть на папке, в которой содержится необходимый графический файл.

4. Щелкнуть на имени файла, который нужно использовать.

5. Щелкнуть на кнопке Insert (Вставка).

2.8.2.2 Добавление в документ объекта WordArt

1. Подвести указатель мыши к тому месту документа, в котором необходимо вставить графическое изображение.

2. Выбрать команду Insert > Picture > WordArt (Вставка > Рисунок > Объект WordArt).

3. Выбрать тип объекта, который нужно использовать, и щелкнутье на кнопке ОК.Появится диалоговое окно Edit WordArt Text (Изменение текста).

4. Ввести необходимый текст.

5. Щелкнуть на кнопке ОК.

2.8.2.3 Для определения стиля обтекания рисунка текстом необходимо выполнить следующие действия

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на рисунке.

2. Выбрать команду Format > Picture (Формат > Рисунок).

3. Перейти на вкладку Layout (Положение).

4. Щелкнуть на подходящем изображении в группе Wrapping style (Обтекание), например вокруг рамки, по контуру или за текстом.

5. Щелкнуть на кнопке ОК.

2.8.2.4 Изменения размеров изображения

1. Щелкнуть на рисунке, размер которого необходимо изменить. Вокруг выделенного рисунка появятся маркеры.

2. Подвести указатель мыши к маркеру, после чего нажать кнопку мыши и переместить мышь. При перемещении мыши в Word отобразит штрих-пунктирную линию, с помощью которой отображаются новые размеры изображения.

3. Перетаскивать указатель мыши до тех пор, пока рисунок не примет необходимые размеры, после чего отпустить кнопку мыши.

2.8.2.5 Удаление изображения

1. Щелкнуть на рисунке, который необходимо удалить. Вокруг выделенного рисунка появятся маркеры.

2. Нажмите клавишу <Delete>.

2.9 Предварителный просмотр и печать документа

2.9.1 Предворительный просмотр

Режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в точности таким, каким он будет на бумаге.

1. Выбрать команду File > Print Preview (Файл > Предварительный просмотр). Word отобразит документ в виде печатного листа, и курсор примет вид увеличительного стекла.

2. Перемещать курсор мыши (в виде увеличительного стекла) по документу и щелкнуть мышью, чтобы увидеть документ в натуральную величину.

3. Щелкнуть на кнопке Close (Закрыть), чтобы выйти из режима предварительного просмотра.

2.9.2 Печать документа

1. Выбрать команду File > Print (Файл > Печать) или нажать комбинацию клавиш <CtrI+P>.

2. В группе Page range (Страницы) установить переключатель, определяющий, какие страницы будут выведены на печать, например все или текущая. Если выбрана переключатель Pages (Номера), то можно избирательно указать, какие номера страниц должны быть напечатаны, например 1, 3 или 5-12.

3. Щелкнуть в поле Number of copies (Число копий) группы Copies (Копии) и указать необходимое количество копий.

4. Щелкнуть в списке Print (Включить) и указать, какие страницы необходимо печатать, например Odd pages (Нечетные страницы) или Even pages (Четные страницы).

6. Щелкнуть на кнопке ОК.

3. Работа с числами в EXEL

Excel - табличный процессор, предназначенный для создания табличных документов, обладающий мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, ведения баз данных.* [№8.]

3.1 Ввод данных в рабочий лист

Существуют три типа данных, которые можно ввести в ячейку: числа, текст и формулы. Числа представляют фактические данные, текст позволяет идентифицировать их, а формулы указывают Excel на то, как именно необходимо вычислять результаты, оперируя с числами, введенными в рабочем листе.

3.1.1 Ввод чисел в ячейку

В Excel числа можно представить с использованием различных форматов, таких как Currency (Денежный), Fraction (Дробный) или Date (Дата). Чтобы изменить форматирование ячейки, нужно выполнить следующее:

1. Выделить ячейки с числами, форматирование которых необходимо изменить.

2. Выбрать команду Format > Cells (Формат > Ячейки) или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+I>.

3. Выбрать необходимый вариант форматирования.

4. Щелкнуть на кнопке ОК. Excel отобразит числа с использованием выбранного формата. Если ячейка, которая была предварительно выделена, пустая, выбранный формат будет применен к числу сразу после его ввода.

Как правило, при вводе числа в ячейку Excel предполагает, что в дальнейшем с этим числом необходимо выполнять какие-то математические операции; в зависимости от выбранного форматирования введенное число будет иметь вид 12 или 12 руб. Чтобы сохранить число в текстовом формате, нужно выполнить следующее:

1. Выделить ячейки с числами, формат которых необходимо изменить на текстовый.

2. Выберать команду Format > Cells (Формат > Ячейки) или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+I>.

3. Выберать формат Text (Текстовый) в поле Category (Числовые форматы), после чего щелкнуть на кнопке ОК.

3.1.2 Ввод текста в ячейки

Как правило, при вводе текста Excel отображает этот текст в виде одной строки.

3.1.2.1 Функция переноса по словам

1. Выделить ячейки, для которых необходимо задать перенос по словам.

2. Выбрать команду Format > Cells (Формат > Ячейки) или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+I>. Отобразится диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек).

3. Перейти на вкладку Alignment (Выравнивание).

4. Установить флажок Wrap Text (Переносить по словам) в группе Text control (Отображение).

5. Щелкнуть на кнопке ОК.

3.1.2.2 Ввод названий последовательных месяцев или дней в смежных ячейках

1. Щелкниуть в ячейке и ввести название месяца или дня. У нижнего правого края ячейки отобразится маркер заполнения.

2. Навести указатель мыши на маркер заполнения, в результате чего он примет вид черного крестика.

3. Нажать кнопку мыши и перетащить указатель мыши вправо или вниз. Пока будет удерживаться нажатой кнопка мыши, Excel будет отображать названия последовательных месяцев или дней в выделенных ячейках.

4. Отпустить кнопку мыши. Excel автоматически введет названия необходимых дней или месяцев во всех выделенных ячейках.

3.2 Удаление и редактирование содержимого ячеек

Для того чтобы изменить или удалить данные из ячейки, нужно выполнить следующее:

1. С помощью мыши или комбинации клавиш выбрать ячейку, содержимое которой нужно изменить или удалить.

2. Нажать клавишу <F2>, или щелкнуть на данных в строке формул, или дважды щелкнуть на ячейке, которую нужно отредактировать.

3. Нажмите клавишу <Backspace> или клавишу <Delete>, чтобы удалить символ слева или справа от курсора.

4. Ввести новые данные.

5. Чтобы введенные данные появились в ячейке, нажать клавишу <Enter>, или щелкнуть на кнопке Ввод или на другой ячейке.

Чтобы удалить данные в одной или нескольких ячейках, нужно выполнить следующее:

6. Выделить ячейку или ячейки, содержащие данные, которые нужно удалить.

7. Нажать клавишу <DeIete> или выбрать команду Edit > Clear > Contents (Правка > Очистить > Содержимое).

3.2.1 Задание ширины столбца

По умолчанию Excel отображает все столбцы одной ширины. Чтобы быстро изменить ширину столбца, нужно выполнить следующее:

1. Разместить указатель мыши над одной из вертикальных границ заголовка столбца, ширину которого нужно изменить.

2. Удерживая нажатой кнопку мыши, переместить указатель мыши влево или вправо. Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки, и Excel отобразит вертикальную пунктирную линию, показывающую приблизительную ширину столбца.

3. Отпустить кнопку мыши, как только ширина столбца окажется нужного размера.

Если необходимо задать точное значение ширины столбца, нужно выполнить следующее:

4. Щелкнуть в столбце, ширину которого необходимо изменить.

5. Выбрать команду Format > Colurnn > Width (Формат > Столбец > Ширина).

6. Указать точное значение ширины столбца и щелкнуть на кнопке ОК.

3.2.2 Задание высоты строки

По умолчанию Excel отображает все строки одной высоты. Чтобы быстро изменить высоту строки, нужно выполнить следующее:.

1. Разместить указатель мыши над одной из горизонтальных границ заголовка строки, высоту которой нужно хотите изменить.

2. Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащить указатель мыши вверх или вниз. Excel отобразит горизонтальную штриховую линию, показывающую приблизительную высоту строки.

3. Отпустить кнопку мыши, как только высота строки окажется нужного размера.

Если необходимо задать точное значение высоты строки, нужно выполнить следующее:

4. Щелкнуть в столбце, ширину которого необходимо изменить.

5. Выбрать команду Format > Row > Height (Формат > Строка > Высота).

6. Указать точное значение ширины столбца и щелкнуть на кнопке ОК.

3.3 Печать рабочих листов

3.3.1 Предварительный просмотр

Прежде чем вывести рабочий лист на печать, можно воспользоваться средством Print Preview (Предварительный просмотр).

1. Выберать команду File > Print > Preview (Файл > Предварительный просмотр).

2. Подвести указатель мыши к документу и щелкнуть на нем, чтобы отобразить документ в настоящую величину.

3. Щелкнуть на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть окно предварительного просмотра, или на кнопке Print (Печать), чтобы вывести документ на печать.

3.3.2 Печать рабочих листов.

1. Выбрать одно из следующих действий, для отображения диалогового окна Print(Печать).

- Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+P>.

- Выбрать команду File > Print (Файл > Печать).

2. В группе Print Range (Печатать) установить переключатель, определяющий, какие страницы будут выводиться на печать. Можно установить переключатель АН (Все) или Pages (Страницы), чтобы указать номер страницы или диапазон страниц.

3. Щелкнуть в поле Number of copies (Число копий) группы Copies (Копии), чтобы задать необходимое количество копий.

4. В группе Print What (Вывести на печать) установить необходимый переключатель: выделенный диапазон, всю книгу или выделенные листы.

5. Щелкнуть на кнопке ОК.

3.3.3 Печать части рабочего листа

1. Выделить ячейки, которые нужно отправить на печать.

2. Выбрать команду File > Print Area > Set Print Area (Файл > Область печати > Задать). Excel заключит выделенный диапазон ячеек в пунктирную рамку. После того как будет определена область печати, можно отправить ее на печать точно так же, как при печати целого рабочего листа.

3.4 Формулы и функции

3.4.1 Создание формул

1. Щелкнуть на ячейке, в которую нужно поместить результат вычислений.

2. Ввести знак равенства (=), который предшествует записи формулы. Например, если нужно получить результат умножения содержимого ячейки ВЗ на содержимое ячейки СЗ, ввести =ВЗ*СЗ.

3. Нажать клавишу <Enter>. Excel покажет результат вычисления.

3.4.2 Ссылки

В мире Excel ссылки указывают на ячейки, в которых записаны значения, используемые в формулах. Использование ссылок на отдельные ячейки В Excel существуют два способа указания ячеек.

- Использование заголовков столбцов и строк.

- Использование назначенных имен строк и столбцов.

3.4.2.1 Ввести в формулу ссылки на ячейки вы можете следующим образом

1. Щелкнуть в ячейке, в которой должен появиться результат вычислений.

2. Введсти знак равенства.

3. Используовать один из следующих методов.

- Введите ссылку на ячейку.

- Щелкните в ячейке, содержащей значение, которое вы хотите использовать в формуле.

4. Ввести математический оператор, например знак «плюс».

5. Повторить пп. 3 и 4 необходимое число раз, чтобы создать требуемую формулу.

6. Нажать клавишу <Enter>. Теперь, если изменить число в ячейке, на которую делается ссылка в формуле, то Excel автоматически изменит результат.

Функция AutoSum (Автосумма), с помощью которой можно быстро найти сумму чисел, записанных в смежных ячейках столбцов или строк.

7. Выделите группу ячеек, содержащих значения, которые нужно просуммировать.

8. Щелкнуть на кнопке со стрелкой справа от кнопки AutoSum (Автосумма) стандартной панели инструментов. Excel выделит ячейки, которые содержат числа, а также введет знак равенства, название функции и диапазон ячеек. Пример: =СУМ (ВЗ:В6). Приведенная выше формула указывает Excel на необходимость сложить значения, которые содержатся в ячейках ВЗ-В6.

9. Подвести указатель мыши к угловому маркеру, нажать кнопку мыши, после чего перетащить указатель мыши, чтобы выделить все необходимые ячейки. По мере выделения новых ячеек Excel будет автоматически обновлять формулу.

10. Нажать клавишу < Enter>. Excel отобразит результат сложения чисел во всех ячейках, которые были выделили при выполнении п. 3.

3.4.3 Диапазон ячеек

Группа ячеек называется диапазоном ячеек. Существуют два типа диапазонов ячеек.

- Смежные диапазоны, такие как D3+D4+D5.

- Несмежные диапазоны (ячейки, которые не соприкасаются), например D3+T44+Z89.

3.4.3.1 Определение смежного диапазона

1. Щелкнуть в ячейке, в которой должен появиться результат вычислений.

2. Ввести знак равенства.

3. Вписать встроенную функцию, которую нужно применить для обработки значений ячеек, составляющих смежный диапазон, например функцию SUM (СУММ) или AVERAGE (СРЗНАЧ), а затем ввести левую открывающую скобку.

4. Щелкнуть на ячейке, начинающей смежный диапазон (например, на D3).

5. Удерживая нажатой кнопку мыши, протащить указатель мыши и выделитьвесь ряд ячеек, который нужно спользовать в формуле. Excel пометит выбранный диапазон ячеек пунктирной линией.

6. Отпуститькнопку мыши и ввести равую закрывающую скобку.

7. Если необходимо, допишсать остальную часть формулы и нажать клавишу <Enter>.

3.4.3.2 Определение несмежного диапазона

1. Щелкнуть в ячейке, в которой должен появиться результат вычислений.

2. Ввести знак равенства.

3. Впишите встроенную функцию, которую нужно применить для обработки значений ячеек, составляющих смежный диапазон, например функцию SUM (СУММ) или AVERAGE (СРЗНАЧ), и затем ввести левую скобку.

4. Щелкнуть на первой ячейке несмежного диапазона (например, на D3) или вписать ссылку на ячейку D3.

5. Ввести точку с запятой.

6. Щелкнуть на следующей ячейке диапазона (например, на D7) или вписать ссылку на ячейку D7.

7. Повторить пп. 5, 6 необходимое число раз.

8. Ввести правую скобку и, дописав формулу, нажать клавишу <Enter>.

3.4.4 Копирование формул

Чтобы скопировать формулу и вставить ее в другие строки или столбцы для дальнейшего использования, нужно выполнить следующее:

1. Ввести формулу, которую необходимо скопировать.

2. Выделить ячейку, содержащую формулу, которую необходимо скопировать.

3. Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+C> или щелкнуть на кнопке Сору (Копировать) стандартной панели инструментов.

4. Выделить ячейку или диапазон, в которые нужно хотите вставить формулу.

5. Нажать комбинацию клавиш <CtrI+V> или щелкнуть на кнопке Paste (Вставить) стандартной панели инструментов. Excel отобразит результаты вычисления по формуле для выбранной ячейки или диапазона ячеек.

3.5 Представление чисел в виде диаграмм

3.5.1 Создание даграмм с помощью мастера

1. Выделить все ячейки, включая ячейки с заголовками столбцов и строк, на базе которых нужно построить диаграмму. Excel использует заголовки столбцов для меток оси X и заголовки строк для подписей в легенде.

2. Щелкнуть на кнопке Chart Wizard (Мастер диаграмм) стандартной панели инструментов или выбрать команду Insert > Chart (Вставка > Диаграмма).

3. Из списка Тип выбрать подходящий тип диаграммы (например, Line (График) или Pie (Круговая)).

4. Из списка Chart sub-type (Вид) выбрать понравившийся вид диаграммы.

5. Щелкнуть на кнопке Next (Далее).

6. В группе Series in (Ряды в) установить переключатель Rows (Строках) или Columns (Столбцах), чтобы указать Excel, в каком порядке следует считывать ряды данных при построении диаграммы.

- Если выбрать вариант Rows (Строках), то Excel будет использовать заголовки строк (если они есть) для меток оси X диаграмме.

- Если же выбрать вариант Columns (Столбцах), то метками на оси X будут заголовки столбцов (если они есть).

7. Щелкнуть на кнопке свертывания диалогового окна.

8. Выбрать наименования и данные, которые будут использоваться в диаграмме.

9. Щелкнуть на кнопке восстановления диалогового окна, после чего щелкнуть на кнопке Next (Далее).

10. Ввести любое название для диаграммы, а затем щелкнуть на кнопке Next (Далее).

11. В зависимости от целей из группы Place chart (Поместить диаграмму на листе) установите переключатель As a new Sheet (Отдельном) или As object in (Имеющемся) и выбрать рабочий лист, на котором диаграмма должна будет появиться.

12. Щелкнуть на кнопке Finish (Готово). Excel построит диаграмму и разместит ее на выбранном рабочем листе.

3.5.2 Использование панели инструментов Диаграммы

Чтобы отобразить (скрыть) панель инструментов Chart (Диаграммы), выбрать команду View > Toolbars > Chart (Вид > Панели > инструментов > Диаграммы). На панели инструментов Chart (Диаграммы) представлены следующие элементы.

- Chart Objects (Элементы диаграммы). Воспользовавшись этим раскрывающимся списком, можно выбрать элемент диаграммы, такой как легенда или подпись к оси, без необходимости щелкать на нем.

- Format (Формат объекта). Позволяет изменить цвет и границы вокруг выделенного элемента.

- Chart Type (Тип диаграммы). Позволяет быстро выбрать другой тип диаграммы для отображения данных.

- Legend (Легенда). Выделяет в рабочем листе данные, используемые при создании легенды.

- Data Table (Таблица данных). Отображает данные, используемые при создании диаграммы.

- By Row (По строкам). Строит диаграмму на основе рядов данных, расположенных в строках; By Column (По столбцам).

- Angle Clockwise (Текст по часовой стрелке). Отображает подписи по часовой стрелке; Angle Counterclockwise (Текст против часовой стрелки).

4. Использование Access

Access 2003 представляет собой систему управления базами данных, обеспечивающая ввод, поиск, хранение пополнение, корректировку данных, форматирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных, так же обеспечивающая сохранность и перемещение данных, а так же возможность их использования другими программами.* [№10.]

На самом простом уровне Access можно использовать для хранения данных, таких как имена друзей, их адреса, номера мобильных телефонов, а также дни рождения. На более высоком уровне можно создавать с помощью Access небольшие программы, позволяющие решать определенные задачи, например вести учет инвентаря или создавать списки рассылки на основе определенных критериев.* [№1.]

4.1 Создание нового файла базы данных

Для того чтобы создать файл базы данных, используя мастер баз данных, необходимо выполнить следующее.

1. Выберать команду File > New (Файл > Создать). Появится область задач New File (Создание файла). Область задач предоставляет возможность создать новую базу данных или открыть уже существующую.

2. Щелкнуть на ссылке On my computer (На моем компьютере).

3. Перейдите на вкладку Databases (Базы данных).

4. Щелкнуть на подходящем типе базы данных и щелкнуть на кнопке ОК.

5. Ввести имя базы данных в поле File name (Имя файла) и щелкнуть на кнопке Create (Создать).

Если необходимо определить для базы данных особую папку, выбрать ее в поле Save In (Папка).

6. Щелкнуть на кнопке Next (Далее). Отобразится следующее диалоговое окно со списком таблиц и полей.

7. Установть флажки напротив дополнительных полей, которые необходимо включить в таблицы базы данных (или уберите напротив ненужных полей), затем щелкнуть на кнопке Next (Далее). Можно повторить п. 6 для каждой таблицы базы данных. В следующем диалоговом окне будет предложено выбрать фоновый рисунок для форм базы данных.

8. Выбрать вид оформления экрана и щелкнуть на кнопке Next (Далее). В следующем диалоговом окне попросят выбрать вид оформления отчета на печати. Отчетом называется копия информации, хранимой в базе данных, которая выводится на печать. Чтобы разобраться, что представляют собой разные варианты оформления, щелкнуть мышью на заголовках разных видов и посмотреть результат в окне слева.

9. Выберать вид и щелкнуть на кнопке Next (Далее).

В очередном диалоговом окне попросят ввести заголовок базы данных.

10. Ввести заголовок базы данных и щелкнуть на кнопке Next (Далее). Отобразится последнее диалоговое окно, в котором будет сказано, что получена вся информация для создания новой базы данных.

11. Щелкнуть на кнопке Finish (Готово).

4.2 Просмотр составляющих вашей базы данных

После того как Access создаст базу данных, она будет состоять из двух основных частей:

- окно Main Switchboard (Главная кнопочная форма);

- окно Database (База данных).

Окно Main Switchboard (Главная кнопочная форма) позволяет простыми щелчками мыши управлять базой данных -- просматривать, редактировать и выводить на печать информацию, хранящуюся в ней. Если база данных создана с клавиатуры, у нее не будет главной кнопочной формы. Для того чтобы перейти от окна Main Switchboard (Главная кнопочная форма) к окну Datebase (База данных) или наоборот, необходимо выбрать команду Window > Main Switchboard (Окно > Главная кнопочная форма) или Window > Database (Окно > База данных).

4.3 Использование базы данных

4.3.1 Ввод данных в базу данных с помощью окна Главная кнопочная форма

1. Открыть необходимую базу данных, после чего выбрать команду Windows > Main Switchboard (Окно > Главная кнопочная форма).

2. Щелкнуть на одной нз кнопок Enter/View (Ввод/ Использование базы данныхщих просмотр) окна Main Switchboard (Главная кнопочная форма). Access отобразит первую запись в базе данных с полями, куда можно ввести информацию.

3. Щелкнуть на поле, в которое необходимо ввести свою информацию (например, First Name (Имя) или Address (Адрес)), затем ввести данные.

4. Чтобы ввести данные в следующую запись, выбрать команду Insert > New Record (Вставка > Новая запись), нажать комбинацию клавиш <С1г1++(плюс)> или щелкнуть на кнопке New Record (Новая запись).

5. Повторить пп. 3 и 4 для каждой новой записи, которую необхлдимо добавить в базу данных.

6. Завершив ввод новых записей, щелкнуть на кнопке закрытия окна.

4.3.2 Ввод данных в базу данных с помощью таблиц или форм

Ввод данных в таблицу позволит отображать на экране сразу несколько записей. Если же вводить данные в форму, на экране будет отображаться только одна запись. Чтобы ввести данные в таблицу или в форму, необходимо выполнить следующее.

1. Открыть существующую базу данных.

2. Выбрать команду Windowos > Database (Окно > База данных).

3. Щелкнуть на значке Tables (Таблицы) или Forms (Формы) левой панели диалогового окна Database (База данных).

4. Дважды щелкнуть на таблице или в форме, в которую необходимо ввести данные.

5. В соответствующих полях ввести необходимые данные.

6. Щелкнуть на кнопке закрытия диалогового окна Table (Таблица) или Form (Форма).

...