Access и его возможности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Access - это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Это создания запросов. В MS Access можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой. Один из таких запросов является - перекрестный запрос.

1. Перекрестный запрос

Перекрестные запросы - это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:

· возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;

· простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

Однако они имеют и недостатки - например, нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т.к. в подавляющем большинстве случаев одновременное упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию или по убыванию для заголовков строк.

Перекрестные запросы удобны для представления данных в виде таблицы, но т.к. такая таблица часто имеет разное количество столбцов, на них довольно сложно строить отчеты.

В качестве примера сформируем два перекрестных запроса к базе данных «Борей» для вывода ежемесячных продаж товара (по его коду) и ежеквартальных продаж товара (по его типу). Подобные таблицы, содержащие итоги, которые подводятся через определенные промежутки времени, например через каждый месяц или квартал, обычно используются в качестве данных для графиков.

В описываемой ниже пошаговой процедуре создания перекрестного запроса показано, как можно пользоваться выражениями для создания новых вычисляемых полей в запросах.

2. Проектирование перекрестного запроса

Перекрестные запросы подобны структурам табличного редактора Excel, в которых присутствуют заголовки строк и заголовки столбцов. В ячейках таблицы располагаются числовые данные. Примером такой таблицы может быть ведомость зарплаты. Заголовки строк - фамилии, заголовки столбцов - даты, в ячейках располагаются суммы. В СУБД Access обычную таблицу можно преобразовать в перекрестную таблицу, то есть сформировать запрос. В качестве примера такого преобразования используем следующий запрос на выборку, приведенный на рисунке:

Для преобразования этого запроса в перекрестный необходимо выбрать в меню, которое показано на рисунке 3.18, команду «Запрос / Перекрестный».

В результате исходный запрос преобразуется в следующий вид, приведенный на рисунке

Как видно из последнего рисунка, в бланке запроса возникли две новые строки «Групповая операция» и «Перекрестная таблица». По умолчанию в строке «Групповая операция» установлено значение «Группировка», которое означает, что записи группируются по одинаковым значениям. Например, если в таблице «Книги» есть несколько одноименных книг одного и того же автора, то при группировке по полям «Автор» и «Название» в перекрестном запросе эта одноименная книга будет представлена один раз. По полю «Цена» группировать данные не имеет смысла, для этого поля лучше выбрать из предлагаемого списка сумму (Sum), что отражено на рисунке

Как видно из результатов выдачи перекрестного запроса, суммарная стоимость книг Грина «Алые паруса» - 170 р. Можно привести множество примеров, когда перекрестные запросы оказываются очень полезными.

В режиме SQL полученный перекрестный запрос выглядит так:

TRANSFORM Sum (Книги. Цена) AS [Sum-Цена]

SELECT Книги. Автор

FROM Книги

GROUP BY Книги. Автор

PIVOT Книги. Название;

Ключевое слово TRANSFORM обозначает перекрестный запрос. Конструкция Sum (Книги. Цена) указывает на необходимость выполнения сложения значений полей «Цена» для одноименных строк и столбцов запроса. Конструкция AS [Sum-Цена] используется для назначения суммарной цене имени «Sum-Цена». Конструкция SELECT Книги. Автор FROM Книги показывает, что выбираются данные об авторах из таблицы «Книги». Конструкция GROUP BY Книги. Автор указывает на то, что данные группируются по значению поля «Автор» и в качестве заголовков строк перекрестной таблицы используется значение поля «Автор» таблицы «Книги». Конструкция PIVOT Книги. Название показывает, что в качестве привязки к столбцам запроса используется поле «Название» таблицы «Книги».

3. Создание запроса на выборку с помощью Мастера

access база перекрестный запрос

При создании query необходимо определить:

? Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации

? Предмет поиска в базе данных

? Перечень полей в результате выполнения запроса

В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы - источника.

Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый query.

4. Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

? С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

? Простой

? По условию

? Параметрические

? Итоговые

? С вычисляемыми полями

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу - источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей - верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц - источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

? Поле - указывает имена полей, которые участвуют в запросе

? Имя таблицы - имя таблицы, с которой выбрано это поле

? Сортировка - указывает тип сортировки

? Вывод на экран - устанавливает флажок просмотра поля на экране

? Условия отбора - задаются критерии поиска

? Или - задаются дополнительные критерии отбора

? В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:

? Выбрать таблицу - источник, из которой производится выборка записей.

? Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

? Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки - по возрастанию.

? В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.

? В строке «Условия» отбора и строке «Или» необходимо ввести условия ограниченного поиска - критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести - «отл/A», т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.

? После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить - ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

? Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

Параметрические запросы

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Последовательность создания параметрического запроса:

? Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

? В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

? Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить - Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.

? Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.

5. Составление запроса в режиме SQL

При необходимости перекрестный запрос можно составить в режиме SQL. Однако в этом режиме нельзя задавать типы данных параметров. Если в перекрестном запросе необходимо использовать параметр, для указания его типа данных следует изменить запрос в режиме конструктора.

Заключение

В реферате, были рассмотрены возможности MS Access при создании перекрестных запросов, а так же сведения о них.

Кроме того, реферат содержит информацию о различных способах создания перекрестных запросов. Например, таких как, создание перекрестных запросов в режиме SQL или в режиме конструктора, а так же запроса на выборку с помощью Мастера. Где подробно описано процесс создания и преимущество каждого режима создания.

Список используемой литературы

1. http://www.taurion.ru/access/8/9

2. Пасько В., Access 97, Киев, 1997

3. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_4.html

4. Бемер С., MS Access 2.0, СПб., 1995

5. Манс В., Microsoft Access 2.0. Локальная версия, М., 1995

6. Дубнов П.Ю., Access 2002, М., 2004

Размещено на Allbest.ru