Разработка базы данных средствами Microsoft Access для службы "Учет успеваемости студентов"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

1. Введение

2. Постановка задачи

2.1 Описание базы данных

3. Проектирование базы данных

3.1 Структура таблиц

3.2 Схема данных, добавление и удаление записей

3.3 Формы

3.4 Запросы

3.5 Отчёты

4. Инструкция разработчика

Заключение

Список литературы

1. Введение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:

обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

выполнять точный и полный анализ данных.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще - диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения, на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется.

Задачей курсовой работы является разработка базы данных для автоматизации учета сведений о студентах. Необходимо провести системный анализ и анализ требований к базе данных Института, определить входную и выходную информацию, создать логическую и физическую модели БД. После этого нужно отобразить созданную нами базу данных в программном продукте Microsoft Access, создать формы, запросы и отчеты по базе Института.

2. Постановка задачи

Построить систему управления базой данных (в дальнейшем-СУБД), отражающую учет успеваемости студентов вуза. При этом надо предусмотреть, что данные могут вноситься разными людьми. Построить базу данных, которая была бы максимально гибкой. В базе данных должны содержаться данные о студентах, оценках, преподавателях и предметах.

2.1 Описание базы данных

База данных нормализована и состоит из 7 таблиц. Она разбита на 7 таблиц, дабы быть максимально гибкой. При этом разные таблицы могут заполняться разными людьми, а потом объединяться в одну общую базу данных. Например, таблицу о студентах заполняют на кафедре, на которой учиться студент, таблицу о преподавателе и предметах - на кафедре этих преподавателей, а оценки ставит преподаватель

3. Проектирование базы данных

3.1 Структуры таблиц

Для решения поставленной задачи необходимо создать 7 таблиц: Успеваемость, Дисциплины, Студенты, Группы, Специальность, Кафедра, Факультет, структуры которых следующие (Табл. 3.1, 3.2, 3.3,3.4,3.5,3.6,3.7).

Таблица 3.1-''Успеваемость''.

Таблица 3.2-''Дисциплины''.

Таблица 3.3-''Студенты''.

Таблица 3.4-''Группы''.

Таблица 3.5-''Специальность''.

Таблица 3.6-''Кафедры''.

Таблица 3.7-''Факультет''.

3.2 Схема данных, добавление и удаление записей

Связь между таблицами представлена на рис. 3.1.

Рисунок 3.1-''Связь таблиц''.

Организация введения данных происходит после установления курсора в нужное место и набором необходимой информации с клавиатуры. Удаление записи происходит так: мышкой выделяется необходимая запись и удаляется при помощи клавиш Delete или Backspace или Правка/Удалить.

3.3 Формы

Для ввода данных и просмотра информации, хранящихся в таблицах и запросах, созданы следующие формы:

· Успеваемость студентов: главное меню (рис. 3.2.). Данная форма содержит в себя все семь таблиц созданной базы данных, отчеты по запросам

Рисунок 3.2-''Главная форма''.

система управление база данные

После нажатия необходимой нужной формы открываются вложенные формы: группы, дисциплины, кафедры, специальность, студенты, успеваемость и факультет.

Пример нажатия вложенной формы «Студенты» показан на рис. 3.3.

Данная форма содержит все поля таблицы «Студенты», форма обладает ярким красочным интерфейсом, также в ней созданы необходимые кнопки для работы с БД (поиск необходимой записи, переход к записям, печать таблицы, сохранение записи, выход из приложения).

Рисунок 3.3-''Форма студенты''.

Остальные вложенные формы обладают подобным интерфейсом и набором кнопок. (рис. 3.4, рис. 3.5, рис. 3.6)

Рисунок 3.4-''Форма дисциплины''.

Рисунок 3.5-''Форма кафедры''.

Рисунок 3.6-''Форма успеваемость''.

3.4 Запросы

Организация поиска и обработки данных осуществляется с помощью запросов.

1. Запрос по студентам: ФИО, зачетка, семестр, дисциплина, оценка

2. Запрос по факультетам: название факультета, декан, телефон, кафедра, зав.кафедры, тел.

3. Запрос по успеваемости

4. Запрос по дисциплинам.

5. Запрос по отличникам

3.5 Отчёты

Для отображения информации, содержащейся в базе данных, создаются отчеты по созданным запросам.

Все запросы представлены на главной форме. (рис. 3.7).

Рисунок 3.7-«Отчёты на главной форме».

Рисунок 3.8-«Форма Отчёты».

Рисунок 3.9-«Отчёт Отличники».

4. Инструкция разработчика

Для разработки данной базы данных использовалась операционная среда

Windows 95, интегрированный пакет прикладных программ Microsoft Office 97 и его приложение Microsoft Access 97 - мощный инструмент обработки данных.

Создание таблицы.

При запуске Access открывается окно Access, в котором необходимо выбрать режим ''Создание новой базы данных''. Нажать ОК.

Создаваемой базе данных присвоить имя и нажать ''Создать''.

В появившемся окне выбрать вкладку ''Таблицы'' и нажать ''Создать''.

Далее из списка выбрать способ создания таблицы. В данной работе создается в режиме конструктора: появится окно конструктора.

В окне заполнить необходимые имена полей, установить их тип, свойства и описание (не обязательно).

С помощью кнопки на панели инструментов или через окно базы данных перейти в режим таблиц и произвести ввод либо корректировку данных

Создание запросов.

1.Выбрать вкладку ''Запросы'' и нажать ''Создать''.

2.В появившемся окне выбрать способ создания с помощью конструктора: откроется окно конструктора.

3.Появится окно со списком таблиц. Выбрать из списка нужную таблицу и нажать ''Добавить''. Если еще нужны какие-либо таблицы, выбрать необходимые и после каждой - ''Добавить''.

Перетащить мышью поля из макета таблицы или выбрать из раскрывающегося списка в строке поле.

В строке ''сортировка'' указать порядок сортировки, в строке ''показать'' - выводить на экран или нет, в строке ''условие отбора'' - критерий отбора.

Для построения параметрического запроса, в строке ''Условие отбора'' ввести выражение для задачи параметров такой структуры ([Выражение]). При запуске запроса компьютер затребует ввод необходимого параметра.

Для запуска запроса нажать на панели инструментов ''восклицательный знак'', или выполнить команду ''запрос - запуск'', или через окно базы данных, нажав ''Открыть''.

Создание формы.

Выбрать вкладку ''Форма'' и нажать ''Создать''.

В появившемся окне выбрать способ создания с помощью мастера или конструктора.

В появившемся списке таблиц и запросов, выбрать нужную и затем пройтись по всем окнам мастера.

Доработать форму можно в режиме конструктора или самостоятельно создать форму в этом режиме, добавляя на неё элементы управления.

Для создания кнопки в форме необходимо запустить мастер на панели элементов, а затем на этой же панели нажать элемент создания кнопки и мышкой указать место расположения. В появившейся последовательности окон указать последовательно действие для кнопки, что будет изображено на кнопке и присвоить ей имя.

Для создания подчиненной формы необходимо запустить мастер на панели элементов, а затем на этой же панели нажать элемент создания подчиненой формы и мышкой указать место расположения и размер. В появившейся последовательности окон выбрать тип и вид подчиненной формы, для таблиц и зпросов - нужные поля, установить связь формы с подчиненной формой, задать имя и нажать ''Готово''.

Сохранить форму.

Просмотреть форму можно, войдя в окно базы данных, нажав ''Открыть''.

Создание отчета.

Для этого перейти на вкладку ''Отчеты'' и нажать ''Создать''.

В появившемся окне выбрать форму создания отчета. Создавать отчет легче всего с помощью мастера.

В появившейся последовательности окон последовательно указать: тип таблицы или запроса и нужные поля для отчета, установить уровни группировки и сортировки внутри групп, макет и стиль отчета, задать имя и нажать ''Готово''.

Доработать отчет можно в режиме конструктора.

Сохранить отчет.

Для просмотра отчета, перейти в окно базы данных и нажать ''Просмотр''.

Заключение

На сегодняшний день реляционные базы данных остаются самыми распространенными, благодаря своей простоте и наглядности, как в процессе создания так и на пользовательском уровне.

Основным достоинством реляционных баз данных является совместимость с самым популярным языком запросов SQL. С помощью единственного запроса на этом языке можно соединить несколько таблиц во временную таблицу и вырезать из нее требуемые строки и столбцы (селекция и проекция). Так как табличная структура реляционной базы данных интуитивно понятна пользователям, то и язык SQL является простым и легким для изучения. Реляционная модель имеет солидный теоретический фундамент, на котором были основаны эволюция и реализация реляционных баз данных. На волне популярности, вызванной успехом реляционной модели, SQL стал основным языком для реляционных баз данных.

В курсовом проекте были рассмотрены приемы проектирования и реализации реляционных баз данных и таблиц в СУБД Microsoft Access . Была создана концептуальная (инфологическая) модель предметной области, физическая модель проектируемой базы данных, была спроектирована структура реляционной таблицы, в нее были внесены данные.

Были созданы формы, для удобного просмотра информации, добавления, редактирования, удаления и извлечения необходимых сведении.

Созданы запросы, с помощью которых можно систематизировать данные о студентах, сгруппированые для последующего составления отчетов и распечатки их на принтере.

Размещено на Allbest.ru