Информационные технологии обработки данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

НОУ ВПО Институт туризма

Реферат

По дисциплине: Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления

На тему: Информационные технологии обработки данных

Выполнила студентка: Фомина А.С.

Курс: 6 курс

Специальность: Документоведение

Форма обучения: заочная

Москва 2013

Наиболее распространенные информационные технологии

1. Технология обработки текстовых, графических и табличных данных

Для работы с текстом используются текстовые процессоры (редакторы): WordPerfect, Лексикон и Microsoft Word (последний можно рассматривать как настольную издательскую систему).

Развитие текстовых процессоров идет, с одной стороны, по пути расширения функциональных возможностей, с другой, по пути обеспечения удобства работы с ними.

Основные функции текстовых процессоров: набор текста, хранение его на компьютерных носителях, просмотр и печать. Кроме того, в большинстве текстовых процессоров реализованы функции проверки орфографии, выбора шрифтов и кеглей, центровки заголовков, разбиения текста на страницы, печати в одну или несколько колонок, вставки в текст таблиц и рисунков, использования шаблонов постраничных ссылок, работа с блоками текста, изменения структуры документа.

С помощью средств форматирования можно создать внешний вид документа, изменить стиль, подчеркнуть, выделить курсивом, изменить размеры символов, выделить абзацы, выровнять их влево, вправо, к центру, выделить их рамкой.

Перед печатью документа его можно просмотреть, проверить текст, выбрать размер бумаги, задать число копий при печати.

Повторяющиеся участки текста, например, обращение в письме или заключительные слова, можно обозначить как автотекст, присвоить имя. В дальнейшем вместо данного текста достаточно указать его имя, а текстовый процессор автоматически заменит его.

Выбор текстового процессора осуществляется исходя характера подготавливаемых с его помощью документов. Но следует учитывать и состав аппаратных средств (тип персонального компьютера, объем оперативной памяти, внешние устройства). Таким образом, текстовый редактор выбирают из числа программ, разработанных для определенного типа персональных компьютеров и операционных систем, с учетом интересов пользователя.

Графические процессоры предназначены для ввода графиков, диаграмм, схем, рисунков, этикеток в произвольный текст или документ - это программные средства, позволяющие создавать и модифицировать графические образы с использованием соответствующих информационных технологий:

коммерческой графики;

иллюстративной графики;

научной графики.

Информационные технологии коммерческой графики обеспечивают отображение информации, хранящейся в электронных таблицах, базах данных и отдельных локальных файлах в виде двух- или трехмерных графиков типа круговой диаграммы, столбиковой гистограммы, линейных графиков и др.

Информационные технологии иллюстративной графики дают возможность создания иллюстраций для различных текстовых документов в виде регулярных - различные геометрические фигуры (так называемая векторная графика) - и нерегулярных структур - рисунки пользователя (растровая графика).

Графические процессоры, реализующие информационные технологии иллюстративной растровой графики, позволяют выбрать толщину и цвет линий, палитру заливки, шрифт для записи и наложения текста, созданные ранее графические образы. Кроме того, пользователь может стереть, разрезать рисунок и переместить его части. Эти средства реализованы в ИТ Paint Brush. Но есть информационные технологии, позволяющие просматривать изображения в режиме слайдов, спецэффектов и оживлять их (Corell Draw, Storyboard, 3d Studio).

Информационные технологии научной графики предназначены для обслуживания задач картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы.

Табличные процессоры - комплекс программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование, обработку электронных таблиц и выдачу их на печать. Электронная таблица представляет собой двухмерный массив строк и столбцов, размещенный в памяти компьютера.

Широкое распространение получили такие табличные процессоры, как Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, технология работы с которыми аналогична работе с любым приложением Windows интерфейса WIMP.

Табличный процессор позволяет решать большинство финансовых и административных задач, например, таких, как расчет заработной платы и другие учетные задачи; прогнозирование продаж, роста рынка, доходов; анализ процентных ставок и налогов; подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц; ведение бухгалтерских книг для учета платежей; сметные калькуляции; учет денежных чеков; бюджетные и статистические расчеты.

Большинство электронных таблиц имеют средства создания графиков и диаграмм, средства их редактирования и включения в нужное место листа. Кроме того, в них имеется большое число встроенных функций математических, статистических и других. Сервисные функции табличного процессора позволяют проверить орфографию текста, защитить данные от чтения или записи, создать макросы.

2. Гипертекстовая технология

Гипертекстовая технология - представление текста в виде многомерной, иерархической структуры (обычно любой текст представляется как одна длинная строка символов, которая читается в одном направлении). В отдельных точках такого ветвящегося многомерного текста чтение можно продолжать в нескольких различных направлениях в зависимости от информационных потребностей. Материал текста делится на фрагменты. Каждый видимый на экране ЭВМ фрагмент, дополненный многочисленными связями с другими фрагментами, позволяет уточнить информацию об изучаемом объекте и двигаться в одном или нескольких направлениях по выбранной связи.

Гипертекст обладает нелинейной сетевой формой организации материала, разделенного на фрагменты, для каждого из которых указан переход к другим фрагментам по определенным типам связей. При установлении связей можно опираться на разные основания (ключи), но в любом случае речь идет о смысловой, семантической близости связываемых фрагментов. Следуя указанным связям, можно читать или осваивать материал в любом порядке, а не в единственном. Текст теряет свою замкнутость, становится принципиально открытым, в него можно вставлять новые фрагменты, указывая для них связи с имеющимися. Структура текста не разрушается, и вообще у гипертекста нет заданной структуры.

Таким образом, гипертекст - это новая технология представления неструктурированного свободно наращиваемого знания. Этим он отличается от других моделей представления информации.

Под гипертекстом понимают систему информационных объектов (статей), объединенных между собой направленными связями, образующими сеть. Каждый объект связывается с информационной панелью экрана, на которой пользователь может ассоциативно выбирать одну из связей.

Объекты могут быть текстовыми, графическими, музыкальными, с использованием средств мультипликации, аудио- и видеотехники.

Удобство использования гипертекстовой технологии состоит в том, что пользователь сам определяет подход к изучению или созданию материала с учетом своих индивидуальных способностей, знаний, уровня квалификации и подготовки, т.е. становится авторской.

Компоненты структуры гипертекста:

информационные статьи - основной элемент гипертекста, состоящий из заголовка, в котором обозначена тема статьи, текста и списка ссылок на родственные статьи.

тезаурус гипертекста - это автоматизированный словарь, предназначенный для поиска слов по их смысловому содержанию.

список главных тем, содержащий заголовки всех справочных статей, для которых нет ссылок типа «род - вид», «часть - целое».

алфавитный словарь - включает в себя перечень наименований всех информационных статей в алфавитном порядке.

Гипертексты, составленные вручную, используются давно: это справочники, энциклопедии, а также словари, снабженные развитой системой ссылок. Область применения гипертекстовых технологий очень широка: издательская деятельность, библиотечная работа, обучающие системы, разработка документации, законов, справочных руководств, баз данных, баз знаний и т.д. В большинстве современных программных продуктов вся помощь (help) основана на использовании гипертекстовой технологии на базе меню.

мультимедиа технология гипертекстовый

3. Технология мультимедиа

Мультимедиа - интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, текстом и звуковым рядом.

Современные операционные системы поддерживают технологию мультимедиа. Операционная система Windows включает средства поддержки мультимедиа: оцифрованное видео обычно хранится в файлах с расширением .AVI, аудиоинформация - в файлах с расширением .WAV, аудио в форме интерфейса MIDI - с расширением MID.

Системы мультимедиа активно используются:

в образовании - видеоэнциклопедии по многим школьным предметам, музеям, городам, маршрутам путешествий, а также дистанционное обучение;

в компьютерном тренинге - игровые ситуационные тренажеры, сокращающие время обучения (игровой процесс сливается с обучением).

в бизнесе - развитие "домашней индустрии", сокращающие производственные площади, увеличивающие производительность труда;

в других сферах профессиональной деятельности.

4. Технология автоматизации офиса

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства компьютеры, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства средства копирования документов; модем. Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, обеспечивающими технологию автоматизации офиса, являются:

текстовый редактор;

электронная таблица;

система управления базами данных - база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

программа анализа и составления расписаний;

программа презентации;

графический редактор;

программа обслуживания факс-модема;

сетевое программное обеспечение: электронная почта (вид однонаправленной связи, позволяющий получать хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети), компьютерные и телеконференции и др;

программы перевода;

специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видео конференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Аудиопочта - почта для передачи сообщений голосом (напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера передается голос).

Электронный календарь - средство хранения и манипулирования рабочего расписания менеджера в сети.

Компьютерные конференции - использование компьютерные сетей для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.

Телеконференции включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Хранение изображений - перспективная офисная технология, организующая хранение вместо бумажных документов его цифровых образов (изображений). Основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов.

Некомпьютерные офисные технологии:

Аудиоконференции - использование аудиосвязи для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы посредством телефонной связи с оборудованием, обеспечивающим возможность взаимодействия более чем двум участникам.

Видеоконференции - аналогичны аудиоконференциям, но примененяется видеоаппаратура.

Факсимильная связь - связь с помощью факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

5. Интегрированные пакеты для офиса

Интегрированный пакет прикладных программ - совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.

Основу интегрированного пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные программы. Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.

Примеры интегрированных пакетов для офиса: FrameWork, Simphony, Works, Corel Office, SmartSuite и др. Из интегрированных офисных программных продуктов отечественной разработки следует отметить комплект программных продуктов «Русский Офис», выпускаемый компанией "Арсеналъ". В нашей стране наибольшую популярность завоевал пакет Microsoft Office фирмы Microsoft.

Размещено на Allbest.ru