Основи роботи з базами даних Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет

Кафедра інформаційних систем у менеджменті

Звіт про проходження навчальної практики

з інформатики

Початок практики: 30 червня 2014 року

Закінчення практики: 13 липня 2014 року

Студент групи ЕКО-11с

Хабровська Оксана

Керівник практики

Прізвище І.Б.

Львів - 2014

Зміст

Вступ

Розділ 1. Теоретичні основи роботи з базами даних

1.1 Загальна характеристика міжкафедральної лабораторії ЕОМ економічного факультету

1.2 Формулювання індивідуального завдання

1.3 Основні поняття бази даних Microsoft Access

Розділ 2. Опис виконання завдання

2.1 Створення таблиці та задання первинних ключів

2.2 Встановлення зв'язків між таблицями

2.3 Створення запитів

Вступ

В умовах глобалізації суспільства вирішення завдань підготовки економістів вимагає кваліфікованого володіння сучасним програмним забезпеченням. З цією метою кожен студент повинен в процесі навчання в університеті пройти навчальну практику з інформатики для того,щоб відповідати сучасним вимогам ринку праці, бути конкурентоспроможним у цьому середовищі та знайти гідне місце праці відповідно до здобутого рівня та напрямку освіти.

Навчальна практика з інформатики - частина навчального процесу, яка передбачає зміцнення знань з інформатики в процесі оволодіння практичними навичками роботи у навчальних класах міжкафедральної лабораторії ЕОМ економічного факультету. Тривалість практики - 2 тижні, що цілком достатньо для здобуття необхідних навичок та вмінь, які у майбутньому кожен студент зможе застосувати.

Розділ 1. Теоретичні основи роботи з базами даних

1.1 Загальна характеристика міжкафедральної лабораторії ЕОМ економічного факультету

Міжкафедральна лабораторія ЕОМ є одним із структурних підрозділів економічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка, створена у 1987 р. На сьогоднішні день міжкафедральна лабораторія ЕОМ налічує 4 навчальні класи. Усі ПК під'єднано до модернізованої ЛКМ.

Парк ПК в лабораторії оновлювали відповідно до появи нових поколінь на ринку. Навчальні класи обладнували такими основними моделями: ІВМ РС/АТ (1990), ІВМ РС/ХТ (1991-94), ПК на базі Intel 80386 (1995), Intel 80486/DX4 (1996), Pentium (1996-1998), AMD K6-2, Pentium-Celeron та Pentium III (1999-2003), Pentium 4 (2002-2006), Pentium Dual-Core (2010-2012). У 2007 році до ЛКМ економічного факультету під'єднали надпотужний корпоративний сервер Dell PE2950.

Для реалізації ЛКМ на економічному факультеті у різний час використовували різні топології. Нині ЛКМ в корпусі економічного факультету має складну деревоподібну топологію. Окремі сегменти мають кілька рівнів ієрархії, що обумовлено значною довжиною комунікацій і розміщенням у корпусі різних структурних підрозділів. Більшу частину каналів передавання даних створено на основі кабелю вита пара категорії 5Е. Зв'язок ЛКМ факультету з комутаційним обладнанням ІОЦ ЛНУ здійснюють через оптоволоконний кабель. У 2012 році у корпусі факультету активізовано мережу Wi-Fi.

Сьогодні ЛКМ економічного факультету об'єднує більше 150 ПК, а також кілька різнотипних серверів. Обчислювальний комплекс СМ-1420 працював під керуванням ОСРВ, віддалений абонентський пункт ЕОМ ЕС - під керуванням ДОС ЕС. ПК ІВМ/РС та ІВМ/ХТ використовували такі основні версії операційних систем та операційних оболонок: MS-DOS - v.3.0, v3.3, v.5.0, v.6.22; MS Windows - v.2.0, v.3.0. На робочих станціях ЛКМ використовували операційні середовища і операційні системи корпорації Microsoft: Windows for Workgroups v.3.11, Windows 95, Windows NT v.4.0, Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7. Сервери ЛКМ спочатку функціонували під керуванням операційних середовищ корпорації Novell: NetWare v.3.12 i v.4.11. З 2009 року мережею керує сервер з операційною системою MS Windows Server 2008. У 2012 року сервери з Novell NetWare були виведені з експлуатації. Сервер-маршрутизатор спочатку працював під керуванням операційної системи Unix, а згодом - FreeBSD.

1.2 Формулювання індивідуального завдання

Завдання : Варіант №15

· Створити базу даних вказаної проблемної сфери.

· Описати структуру реляційної БД за допомогою таблиць.

· Вказати первинні ключі, зв'язки між таблицями.

· Побудувати запити.

· Результати розрахунків представити у вигляді форм.

· Підсумкову відомість видати у вигляді звіту.

Є дані про роботу автопідприємств: номер підприємства; марка автомобіля; капітальний ремонт; поточний ремонт; технологічний ремонт; кількість автомобілів.

Визначити загальні суми витрат по видах техобслуговування. Результат оформити у вигляді таблиці:

Видати звіт із проміжними підсумками по підприємствах і марках автомобілів. Видати підсумковий звіт, що містить загальні суми витрат по кожному підприємству.

1.3 Основні поняття бази даних Microsoft Access

База даних (БД) - це структурована сукупність взаємопов'язаних даних, які належать до певної предметної області.

База даних -- це засіб збирання й впорядкування даних. Бази даних можуть містити відомості про людей, товари, замовлення тощо. Багато баз даних починаються як список у текстовому редакторі або електронній таблиці. У разі збільшення розміру списку в даних починають з'являтися зайві або невідповідні елементи. Стає важко розуміти дані у формі списку, а способи пошуку та витягування наборів даних для перегляду є обмеженими. Коли ці проблеми починають з'являтися, слід перенести дані до бази даних, створеної за допомогою системи керування базами даних (DBMS), наприклад Office Access 2007.

За допомогою програми Access можна:

· додавати нові дані до бази даних, наприклад новий предмет до інвентарного списку;

· редагувати наявні дані бази даних, наприклад змінювати поточне розташування предмета;

· видаляти відомості, якщо, наприклад, предмет було продано або списано;

· впорядковувати та переглядати дані різними способами;

· спільно користуватися даними з іншими користувачами за допомогою звітів, повідомлень електронної пошти, інтрамережі або Інтернету.

Частини бази даних Access

Нижченаведені розділи -- це короткі описи частин типової бази даних Access.

Таблиці

Таблиця бази даних схожа на електронну таблицю, в якій дані зберігаються в рядках і стовпцях. В результаті зазвичай досить легко імпортувати електронну таблицю до таблиці бази даних. Головна відмінність між збереженням даних в електронній таблиці та базі даних -- це спосіб упорядкування даних.

Щоб забезпечити максимальну гнучкість бази даних, дані необхідно впорядкувати в таблицях, щоб позбутися зайвих елементів. Наприклад, якщо потрібно зберігати дані про працівників, відомості про кожного працівника необхідно один раз ввести в таблиці, яка настроєна лише для розміщення даних про працівників. Цей процес називається оптимізацією.

Форми

Форми іноді називаються "екранами вводу даних". Це інтерфейси, які використовуються під час роботи з даними, тому вони часто містять кнопки для виконання різних команд. Можна створити базу даних без використання форм, просто редагуючи дані в таблицях даних. Проте більшість користувачів баз даних використовують форми для перегляду, введення та редагування даних у таблицях.

Форми пропонують простий у використанні формат роботи з даними, крім того, до них можна також додавати функціональні елементи, наприклад кнопки. Ці кнопки можна настроїти для визначення даних, що відображатимуться у формі, відкриття інших форм або звітів та для виконання низки інших завдань. Наприклад, є форма "Форма клієнта", у якій виконується робота з даними клієнта. Форма клієнта може містити кнопку, яка відкриває форму замовлення, де можна ввести нове замовлення цього клієнта.

Форми також дають змогу керувати способом взаємодії інших користувачів із даними бази даних. Наприклад, можна створити форму, яка відображає лише певні поля та дозволяє виконувати лише певні операції. Це допомагає захистити дані та забезпечує належне введення даних.

Звіти

Звіти використовуються для зведення та представлення даних у таблицях. Звіт зазвичай відповідає на певне питання, наприклад "Яку суму було отримано від кожного клієнта цього року?" або "У яких містах розташовані наші клієнти?". кожний звіт можна відформатувати таким чином, щоб він представляв дані найбільш зрозумілим способом.

Звіт можна запустити будь-коли, і він завжди відображатиме поточні дані в базі даних. Звіти зазвичай мають формат для друку, але їх також можна переглядати на екрані, експортувати до іншої програми або надсилати електронною поштою.

Запити

Запити -- це справжні робочі коники бази даних, які можуть виконувати багато різних функцій. Їх найпоширеніша функція -- отримання певних даних із таблиць. Дані, які потрібно переглянути, зазвичай розташовані в кількох таблицях, і запити дають змогу переглянути їх в одній таблиці даних. Також, оскільки зазвичай не потрібно бачити всі записи одночасно, запити дозволяють додавати критерії для "фільтрування" даних, щоб переглядати лише потрібні записи. Запити часто виконують роль джерела записів для форм і звітів.

Певні запити є "оновлюваними", тобто дані в базових таблицях можна редагувати за допомогою таблиці даних запиту. Якщо дії виконуються з оновлюваним запитом, слід пам'ятати, що зміни насправді виконуються в таблицях, а не лише в таблиці даних запиту.

Запити поділяються на дві основні групи: запити на вибірку і запити на дію. Запит на вибірку просто отримує дані й робить їх доступними для використання. Результати запиту можна переглянути на екрані, роздрукувати або скопіювати до буфера обміну. Або можна використати результат запиту як джерело записів для форми чи звіту.

Запит на змінення, згідно з назвою, виконує з даними певне завдання. Запити на змінення можна використовувати для створення нових таблиць, додавання даних до наявних таблиць, оновлення або видалення даних.

Макроси

Макроси в програмі Access можна вважати спрощеною мовою програмування, яку можна використовувати для додавання функціональності до бази даних. Наприклад, можна вкласти макрос до кнопки форми, щоб запускати макрос у разі натискання цієї кнопки. Макроси містять дії, які виконують завдання, наприклад відкривають звіт, виконують запит або закривають базу даних. Більшість операцій із базою даних, які виконуються вручну, можна зробити автоматичними за допомогою макросів, тому вони можуть бути корисним засобом економії часу.

Модулі

Модулі, як і макроси, -- це об'єкти, які можна використовувати для додавання функціональності до бази даних. Проте, якщо макроси Access створюються за допомогою вибору зі списку дій макросу, модулі пишуться мовою програмування Visual Basic для застосунків (VBA). Модуль -- це збірка декларацій, інструкцій і процедур, які зберігаються разом. Модуль може бути модулем класу або стандартним модулем. Модулі класу додаються до форм або звітів і зазвичай містять процедури, характерні для форми чи звіту, до яких вони додаються. Стандартні модулі містять загальні процедури, не пов'язані з жодним іншим об'єктом. Стандартні модулі відображаються в області переходів у розділі Модулі, проте модулі класу там не відображаються.

електронний запит access база

Розділ 2. Опис виконання завдання

2.1 Створення таблиці та задання первинних ключів

У своїй роботі я користуюсь програмою Microsoft Access 2010, україномовна версія використовується під час роботи в аудиторії та російськомовна під час додаткової самостійної роботи вдома,тому скріншоти,що наявні у роботі,можуть бути двомовними.

Початок роботи у програмі зображено на Рис. 1.1.

Рис. 1.1

Для створення бази даних виконую таку послідовність дій (натиском відповідної кнопки): Файл - Створити - Нова база даних. Далі задаю ім'я бази даних ("Навчальна практика з інформатики" ) та її місце розташування (Робочий стіл). Процес закінчується натисканням кнопки Створити.

Відкривши цю створену базу (при допомозі вікна Microsoft Access 2010 або двічі клацнувши по імені бази даних), отримуємо вікно бази "Навчальна практика з інформатики" (рис. 1.2), у якому на вкладці Створити у групі Таблиці вибираємо елемент Конструктор таблиць (наведений курсором) :

Рис. 1.2

У режимі конструктора таблиць створюю структуру кожної таблиці (послідовність її полів, назви цих полів, властивості цих полів). Для кожного поля таблиці у стовпці Ім'я поля задаю потрібне ім'я (Код підприємства, Марка автомобіля,Кількість автомобілів), а у стовпці Тип даних вибираю потрібний тип із випадаючого списку (числовий,текстовий та числовий відповідно). Для таблиці Загальні дані створюю 3 поля: Код підприємства (числовий тип), Марка автомобіля (текстовий), Кількість автомобілів (числовий). Код підприємства вказую як ключове поле,адже код є унікальним. Цей процес зображено на рис. 1.3. Таким самим чином створюю наступну таблицю Ремонт,в якій вказую у стовпці Ім'я поля Код підприємства, Технологічний ремонт, Поточний ремонт, Капітальний ремонт відповідно числового типу даних,ключовим полем вказую Код підприємства (рис. 1.4).

Також на рис. 1.4 зображено,яким чином вказувати ключове поле.

Рис. 1.3

Рис. 1.4

2.2 Встановлення зв'язків між таблицями

Для того, щоб набір створених двох таблиць утворював базу даних, потрібно задати зв'язки між цими таблицями, утворивши тим самим структуру бази Навчальна практика з інформатики.

Виконую таку послідовність дій: відкриваю вкладку Знаряддя бази даних і далі у групі Зв'язки натискаю кнопку Зв'язки. СУБД Access відкриє діалогове вікно Відображення таблиці.

Вибираю потрібні таблиці Загальні дані та Ремонт і натискаю кнопку Додати,як на рис. 2.1.

Рис. 2.1

Додаю всі таблиці та натискаю кнопку Закрити (рис. 2.2).

Рис. 2.2

Виконую дію Змінити зв'язки і у віконці Редагування зв'язків вибираю дію Створити, у якій вказую,про наявність зв'язку між полем "код підприємства" таблиці Загальні дані та таким же полем таблиці Ремонт (рис. 2.3). Вказання зв'язку можна виконати й безпосереднім перетяганням мишею поля однієї таблиці до поля іншої таблиці. Щоб забезпечити для цього зв'язку посилальні обмеження цілісності, рекомендується встановити прапорець Забезпечення цілісності даних.

Рис. 2.3

У результаті структура бази даних повністю створена. На рис.2.3 є назви усіх таблиць, усіх полів, всі ключі та всі зв'язки між таблицями.

2.3 Створення запитів

Для створення Запиту1 виконую наступну послідовність дій :Створити-Конструктор запитів. Додаю всі наявні таблиці (рис. 3.1).

Рис. 3.1

Далі вибираю,які поля та з якої таблиці необхідні мені для виконання запиту (рис. 3.2).

Рис. 3.2

Для того,щоб побудувати бланк запиту ставлю курсор у вільне праве поле, називаю це поле "витрати на капітальний ремонт" і при допомозі контекстного меню вибираю дію Побудувати (рис. 3.3):

Рис. 3.3

Далі у вікні Побудовник виразів записую формулу: Витрати на капітальний ремонт:[Загальні дані]! [Кількість автомобілів]* [Технологічний ремонт] (рис. 3.4)

Рис. 3.4

Таким самим чином обчислюю Витрати на поточний ремонт та Витрати на технологічний ремонт . І в результаті отримуємо таблицю Запиту 1 (рис. 3.5).

Рис. 3.5

· Запит 2.

Створюю відповідний бланк запиту (рис. 3.6). Далі у вікні Побудовник виразів записую формулу :Загальні суми витрат на техобслуговування: [Запит 1]! [Витрати на капітальний ремонт]+ [Запит 1]! [Витрати на технологічний ремонт]+ [Запит 1]! [Витрати на поточний ремонт] (рис. 3.7).

Рис. 3.6

Рис. 3.7

Результат виконання запиту 2 (рис. 3.8).

Рис. 3.8

Размещено на Allbest.ru