Разработка базы данных "Студенты ВУЗа" с использованием СУБД Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Уфимский государственный авиационный технический университет

Кафедра информатики

Пояснительная записка

к курсовой работе

Разработка базы данных "Студенты ВУЗа" с использованием СУБД Microsoft Access

Уфа 2010

Содержание

Введение

Постановка задачи

Структура базовых таблиц

Компьютерные технологии создания основных объектов

Основные объекты базы данных

Заключение

Список использованной литературы

Введение

access база запрос отчет

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Одной из составных задач можно рассматривать проблему составления расписания учебного процесса, а так же оперативную корректировку расписания при возникновении необходимости в этом.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени администраторы заведений и преподаватели тратят на оформление различной документации и отчетов. Огромное количество учебных заведений и отсутствие предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД).

Microsoft Access - мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Возможности Access постоянно расширяются.

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами.

Объектами Access являются:

Таблицы - содержат данные.

Запросы - позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

Формы - позволяют просматривать и редактировать информацию.

Страницы - файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью браузера Internet Explorer.

Отчеты - позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Макросы - выполняют одну или несколько операций автоматически.

Постановка задачи

Разработать базу данных (БД) «Студенты ВУЗа», позволяющую вести:

учет студентов учебного заведения

учет специальностей, изучаемых студентами

Основные требования к БД по функциональному набору:

Требования по учету студентов

Пополнение базы данных студентов

Пополнение базы данных специальностей

Пополнение базы данных мест проживания

Удаление объектов из базы данных

Изменение объектов в базе данных

Поиск объектов

Пополнение базы данных студентов в связи с приемом новых

Удаление из базы данных студентов, закончивших обучение

Поиск необходимого студента в БД по фамилии

Требования по учету специальностей

Пополнение базы данных специальностей

Удаление из базы данных специальностей

Поиск специальностей

Структура базы данных

Для решения поставленной задачи принята схема базы данных, представленная на рисунке 1.



Рисунок 1.

Составляющими базу данных являются три таблицы:

«Студент»

«Специальность»

«Место проживания»

Таблица «Место проживания» предназначена для учета жилищных условий студентов. Структура таблицы представлена на рисунке 2.

Рисунок 2.

В качестве ключевого введено специальное поле «Код», тип данных - счетчик. По всем другим полям совпадения допускаются.

Таблица «Студент» предназначена для учета студентов. Структура таблицы «Студент» представлена на рисунке 3.



Рисунок 3.

В связи с тем, что любые собственные реквизиты могут быть не уникальными, в качестве ключевого определено поле «Код» с типом «Счетчик».

Таблица «Специальность» предназначена для учета имеющихся специальностей. Структура таблицы «Специальность» представлена на рисунке 4.

Рисунок 4.

В качестве связей между таблицами определены связи (см. рис.1.) «один-к-одному»:

«Специальность.Код» -> «Студент.Специальность» (один студент может учиться по одной специальности)

«Место проживания.Код» -> «Студент.Место проживания» (один студент может иметь только один вид жилищных условий).

Данные связи позволяют вести учет персональных данных студентов.

Компьютерные технологии создания основных объектов

ФОРМЫ

Для реализации интерфейса созданы формы.

Рисунок 5. Главная кнопочная форма.

Рисунок 6. Форма для добавления в базу студентов.



Рисунок 7. Форма для добавления в базу специальностей.

Рисунок 8. Форма для изменения в базе студентов.

Рисунок 9.Форма для изменения в базе специальностей.

Описание компьютерных технологий создания основных объектов

База данных (БД) -- хранилище данных, относящихся к определенной предметной области, которое обеспечивает реализацию приложений (задач и запросов). БД находится под управлением специализированного программного средства -- системы управления базами данных (СУБД).

Применение БД в информационных системах позволяет:

легко наращивать функции информационной системы, используя ядро -- данные БД;

моделировать функции управления предметной области с помощью информационных моделей;

выполнять анализ информации для принятия управленческих решений;

повысить качество хранимых данных за счет полноты, согласованности и целостности, контроля достоверности вводимой информации, обеспечения санкционированного доступа к БД;

разделить «логический» и «физический» уровни представления данных и сделать относительно независимыми данные от обрабатывающих их программ;

исключить в прикладных программах функции непосредственного управления данными на машинных носителях и усилить функции логики обработки данных;

стандартизировать основные процедуры работы с данными (ввод и редактирование данных в БД, поиск и извлечение данных, формирование отчетов, графическое представление и публикация данных БД на сетевом сервере или в сети Интернет и т. п.);

снизить трудозатраты на поддержку БД, уменьшить расход вычислительных ресурсов, в первую очередь внешней памяти, для хранения и эксплуатации БД и т. п.

Проектирование БД

Для БД характерно многоуровневое представление и описание в виде так называемых моделей данных, для создания которых используется теория БД и методики проектирования.

БД содержит исходные данные для реализации приложений (задач и запросов) предметной области. В первую очередь, это -- нормативно-справочная и первичная учетная информация. В БД могут накапливаться результаты решения задач, которые используются в качестве входной информации для решения других задач. Основной проблемой проектирования БД является определение состава и структуры данных предметной области, достаточных для реализации перечня приложений.

БД рассматривается как совокупность моделей данных, описывающих логическую структуру и физическую организацию данных на машинных носителях, находящихся под управлением СУБД. При проектировании БД используется «многоуровневый» подход к представлению данных.

Типовые проектные работы по созданию БД под управлением СУБД включают:

построение информационно-логической модели предметной области (ИЛМ);

выбор СУБД;

проектирование логической структуры БД;

проектирование организации БД на машинных носителях;

разработку процедур администрирования БД;

разработку информационных технологий работы с БД приложений.

Формализованное описание данных предметной области, являющееся основой для проектирования логической структуры БД, носит название информационно-логической модели предметной области (ИЛМ). Роль ИЛМ в проектировании структуры БД трудно переоценить. Неправильное понимание данных и информационных потребностей приложений предметной области приводит к ошибкам в структуре БД. В современных методиках проектирования БД делается существенный акцент на информационном анализе предметной области.

На эффективность реализации БД и информационной системы .оказывает решающее влияние выбор СУБД. На основании ИЛМ для выбранной СУБД строится комплекс взаимосвязанных моделей БД:

концептуальная модель, соответствующая интегрированному логическому представлению БД;

внутренняя модель, описывающая хранение БД на машинных носителях с использованием методов организации и доступа данных;

внешние модели, поддерживаемые для защиты и санкционированного доступа к БД различных приложений.

БД является важнейшим стратегическим ресурсом информационной системы. На его создание расходуются значительные средства. Наличие БД, отвечающей требованиям полноты, актуальности, достоверности, целостности и т. п., является основой для эффективной реализации приложений. В информационных системах осуществляется системное администрирование БД с помощью сервисных средств СУБД (обеспечение санкционированного доступа к БД, страховое копирование БД, восстановление БД и др.).

Информационный анализ предметной области

Современный подход к разработке информационных систем основан на. рассмотрении предметной области как совокупности бизнес-процессов, для реализации которых необходима информация определенного состава, структуры и уровня качества. Уровень качества информации -- это ее полнота, достоверность, актуальность, точность и своевременность. Эффективность бизнес-процессов зависит от технологий сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Информационный анализ предметной области для проектирования БД предполагает создание ИЛМ для проектирования структуры БД.

Понятие информационных объектов ИЛМ

ИЛМ рассматривается как совокупность информационных объектов (ИО), содержащих наборы реквизитов, и структурных связей этих объектов. Внутренняя структура И О должна отвечать формальным требованиям. Каждый ИО образует множество экземпляров, в отдельном экземпляре ИО представлены значения реквизитов.

ИО обладает внутренней структурой данных, которая должна отвечать требованиям третьей нормальной формы реляционной модели, а именно:

реквизиты в экземплярах ИО принимают неделимые значения;

выделяется ключ ИО;

неключевые реквизиты функционально полно зависят от ключа ИО;

отсутствует транзитивная зависимость неключевых реквизитов от ключа.

Реквизиты ИО в отдельных экземплярах принимают «атомарное», далее неделимое значение. Если некоторый реквизит в экземпляре ИО принимает список значений, он должен быть удален из ИО. Проводится унификация названий реквизитов, устранение синонимов (разных наименований одного и того же реквизита), устанавливается единый формат значений реквизита для всех приложений.

Ключ ИО обеспечивает однозначную идентификацию отдельного экземпляра объекта. Ключ может состоять из одного (ординарный ключ) или группы связанных между собой реквизитов (составной ключ). Основное требование к ключу -- отсутствие избыточности в реквизитном составе и достаточность для идентификации экземпляров ИО. Отдельный ИО может иметь несколько ключей, один из которых принимается за первичный ключ (Primary key), в соответствии с которым выполняется логическая упорядоченность экземпляров ИО.

Полная функциональная зависимость неключевых реквизитов ИО от ключа означает, что в каждый момент времени значение ключа однозначно определяет значение неключевого реквизита в экземпляре ИО. Если ключ составной, условие полной функциональной зависимости должно выполняться на уровне целого ключа, а не какой-либо его части. Если неключевой реквизит функционально полно зависит и от ключа ИО, и от другого неключевого реквизита этого же ИО, такая зависимость является транзитивной, она должна быть устранена в структуре ИО.

Основные объекты базы данных

ЗАПРОСЫ

Для реализации необходимых функции по ведению базы данных были созданы запросы:

«Студенты, проживающие в общежитии»

«Возраст свыше 20 лет»

«Служба в армии»

Запрос «Студенты, проживающие в общежитии» построен с использованием таблицы «Студент». Тип запроса - выборка. Запрос предназначен для выявления студентов, проживающих в общежитии.

Рисунок 10.

Запрос «Возраст старше 20 лет» построен с использованием таблицы «Студент». Тип запроса - выборка. Запрос предназначен для выбора студентов старше 20 лет.

Рисунок 11.

Запрос «Служба в армии» построен с использованием таблицы «Студент». Тип запроса - вычисляемый. Запрос предназначен для выявления студентов, прошедших службу в армии.

Рисунок 12.

ОТЧЕТЫ

Отчёты очень похожи на формы, но служат только для выдачи результатов.

Отчёт - это исходящий документ, исполняемый на основе базы данных. Access даёт возможность выбора различных способов подготовки отчётов. В отчёт могут входить как все данные, так и отдельные избранные данные, содержащиеся в записях. Отчёты можно создавать как на основе таблиц, так и на основе запросов. При сохранении отчёта сохраняется только его структура.

По всем вышеперечисленным запросам построены отчеты.



Рисунок 13.

Заключение

В проделанной работе были опробованы и использованы основные методы и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

Помимо использованных разделов, Microsoft Access содержит в себе также средства для интеграции разных приложений Office 2000 и возможности работать в Web.

Список использованной литературы

С. Робинсон. Microsoft Access 2000: Учебный курс, 2000.

Б. Карпов. Microsoft Access 2000: справочник, 2001.

Дж. Вейскас. Эффективная работа с Microsoft Access 2000, 2002.

Размещено на Allbest.ru

...