Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Описание СУБД “Microsoft Office Access”

В качестве системы управления базой данных была выбрана Microsoft Office Access 2000.

Microsoft Access -- профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей. приложение аccess протокол запрос

Рассмотрим понятия и термины баз данных.

База данных -- это совокупность сведений, описывающих конкретные объекты, процессы, события, организованная таким образом, чтобы обеспечить максимально удобное представление этих сведений и работу с ними.

Реляционная база данных - это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД.

MS Access состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения и предоставления информации.

Этим компонентами являются таблицы , формы, отчёты, запросы, макросы и модули. Для создания форм и отчётов используются конструкторы , поэтому эти компоненты часто называют конструкторскими объектами. Конструкторские объекты являются составными объектами, то есть состоят из более мелких объектов (таких как поля, кнопки, диаграммы, рамки и т.д.), которые называются элементами управления.

К элементам управления относятся :

- надписи;

- прямоугольники и линии;

- поля и списки;

- кнопки;

- переключатели, выключатели и флажки;

- графические объекты;

- OLE-объекты и т.д.

Таблица является основой вашей базы данных. В MS Access вся информация содержится в таблицах.

Формы используют для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации , отображаемой на экране , и представить её в требуемом виде. С помощью мастера мы сможем создать форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из созданных шаблонов. С помощью конструктора форм мы сможем создавать формы любой степени сложности.

Отчёты используются для отображения информации, содержащейся в базе данных. С помощью конструктора отчётов мы сможем разработать собственный отчёт, включающий группировку данных, групповые и вычисляемые поля, и оформить их соответствующим образом.

Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В MS Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации мы сможем извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например, открывает форму или печатает отчёт.

Каждая строка таблицы называется записью, в которой хранятся сведения объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет определенный тип данных.

Для работы с данными и используются так называемые системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие определение, обработку и управление данными. Перед занесением данных в таблицы, определяется структура используемых таблиц. Кроме описания структуры таблиц, обычно задают связи между таблицами. Связи в базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Всего существует три вида связей: один к одному - одной записи в таблице соответствует только одна запись в другой таблице, один ко многим - одной записи в таблице может соответствовать несколько записей в другой таблице, многие к одному - многим записям в одной таблице, может соответствовать несколько записей в другой таблице, многие ко многим - многим записям одной таблицы может соответствовать множество записей в другой (данный тип не применяется в разработке данной базы данных).

Для выполнения операций над данными используются запросы, в результате выполнения которых выбираются определенные записи или вносятся изменения в них. Запросы осуществляются на языке структурированных запросов (Structured Query Language -- SQL),а также с помощью конструктора запросов. Основной функцией СУБД является управления данными, т. е. защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима, работа с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Access поддерживает традиционные для офисных приложений механизмы связывания и встраивания объектов OLE (Object Linking and Embedding) и динамического обмена данными DDE (Dynamic Data Exchange). При этом по протоколу OLE система Access позволяет работать с любыми объектами из библиотеки других типов другого приложения, а также предоставляет свои объекты для других приложений.

Аналогично системой Access поддерживается протокол динамического обмена данными в роли приложения, принимающего данные (клиента), и источника данных (сервера). Например, база данных Access может быть сервером для приложения Microsoft Word, выступающего в роли клиента и принимающего данные по каналу связи.

В таблицах хранятся данные, которые можно использовать в запросах, формах и отчётах. Формы и отчёты используют данные из таблиц или через запросы (путём выборки). Операции вычисления или форматирования данных при выполнении запросов могут производиться с помощью встроенных функций или пользовательских VBA-программ. Макросы и VBA-программы могут вызываться при возникновении следующих событий в БД : открытие формы, ввод записи в таблицу, нажатие кнопки в окне формы и т.д. с помощью макросов можно, к примеру, открыть форму или отчёт, выполнить запрос или прочее. VBA-программы могут работать с объектами Access и вызывать процедуры из DLL-библиотек Windows.

Основной учебной базой данных является БД “Борей” (доступна при помощи команды Примеры баз данных в меню Справка) Она содержит данные о продажах вымышленной компании, занимающейся импортом/экспортом продуктов питания. Пользователь может не только просматривать объекты базы данных, но и выполнять различные операции с данными, поскольку она уже содержит достаточное количество записей со смысловой информацией. В Microsoft Access 2000 имеется так же учебный проект Access Northwind (NorthwindCS.adp), для которого базу данных можно создать при первом открытии проекта (команда Примеры баз данных в меню Справка) вручную либо автоматически с помощью Access.

Изучение структуры и поведения во время работы с учебными базами данных и проектами позволяет лучше понять, как следует организовать и разрабатывать собственные базы и проекты, а так же использовать Microsoft Access.

2. Разработка схемы данных

Для обеспечения целостности данных, отсутствия повторов и корректной работы запросов необходимо создание связей между таблицами.

1. На панели инструментов нажимаем на кнопку “схема данных”.

2. Далее, на панели инструментов, нажимаем кнопку “отобразить таблицу”.

3. В окне “Добавления таблицы”, мы выбираем необходимую таблицу щёлкая кнопку “Добавить”. После этого, эта таблица отобразится в окне “Схемы данных”. Далее, аналогично, добавляем в окно “Схемы данных” необходимые нам таблицы.

4. После этого щёлкаем на кнопку “Закрыть” и окно “Добавить таблицы закроется”.

5. Следующим этапом будет создания связи между таблицами.

В таблице “Инструменты”, мышью выбираем поле “КодИ” и не отпуская кнопку мыши перетаскиваем в таблицу “Табл ИД”. Далее отпускаем кнопку мыши, перед нами появляется окно “Изменение связей”. Удостоверимся, что в обеих таблицах есть совпадающие поля. Далее кнопкой мыши выделяем такие параметры как: обеспечения целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей, это нужно для более лучшей работы базы данных. Далее щёлкаем на кнопку “Создать”. Теперь таблица “Инструмента” привязана к таблице “Табл ИД” линией, которая соединяет два совпадающих поля в этих таблицах. Что бы убедиться что связь создана правильно, на линии, связывающая таблицы, по краям должны стоять символы, с одной стороны “1”, а с другой знак бесконечность “?”.

6. Аналогично создаём связь и между другими таблицами.

7. Теперь, после соединения всех таблиц, в окне “Схема данных” щёлкаем на кнопку “Закрыть окно”, находящееся в верхнем левом углу. В появившемся сообщении, мы должны выбрать, сохранить ли макет окна “Схемы данных”. Щёлкаем на кнопку “Да”, теперь окно “Схемы данных” сохранена и открыв его в следующий раз, мы увидим его таким, каким сохраняли.

Поля связанной таблицы, необязательно должны быть одноимёнными, однако они непременно должны содержать совпадающие данные.

Бывает, что создавая связи между таблицами, мы ошибаемся - это можно исправить.

Удаление связей между таблицами :

1. Щёлкаем на линию связи между двумя таблицами и толщина линии на экране увеличится.

2. Что бы теперь удалить связь, достаточно нажать, на клавиатуре, клавишу “Delete”.

3. Прежде чем программа удалит связь, мы должны подтвердить своё решение, получив соответствующее сообщение.

3. Разработка запросов базы данных

В данной базе данных запросы используются для выборки и создания математической модели, которые обеспечивают расчет оптимальных режимов резания и выбор конструкции и режущей части токарных резцов из имеющегося списка.

Запросы являются основным средством просмотра , изменения и анализа информации, содержащейся в таблицах базы данных.

На экране откроется окно конструктора запросов, который позволяет создавать запросы по полям нескольких таблиц. Поэтому все выбранные для запроса таблицы со списками входящих в них полей и существующие межтабличные связи отображаются в верхней части окна. В нижней части окна находится бланк запроса, служащий для определения параметров запроса, служащий для определения параметров запроса. Для того что бы поместить поле в бланк запроса, достаточно дважды щёлкнуть мышью по имени поля или перетащить его в первый свободный столбец бланка в строку Поле. При этом в строке Имя таблицы отображается название таблицы , из которой это поле выбрано. Конструктор позволяет задать один из способов сортировки данных: по возрастанию, по убыванию или отсутствует. Для этого следует щёлкнуть мышью в строке Сортировка соответствующего столбца. При этом появляется кнопка со стрелкой. Нажав её, раскрыть список возможных способов сортировки данных и выбрать требуемый способ. Для отображения значений поля существует строка Вывод на экран. Если флажок в данной строке установлен, то соответствующее поле будет отображено в результате запросов. Чтобы использовать значения поля в запросе, но не выводить его в результирующий выборке, следует сбросить флажок. Чтобы определить условия отбора записей, в строку Условие отбора столбца соответствующего поля вводят определённое значение. Условие отбора можно вводить с клавиатуры или с помощью Построителя выражений.

Рассмотрим более подробно созданные нами запросы. Созданные нами запросы - это запросы на выборку, они позволяют извлечь информацию, рассчитать показатели и создать перекрёстные ссылки, но не изменяют данные в таблицах.

Таблицы “Исходные данные”, “ОМ”, “Табл s”, “Табл C_v”, “Группы и марки ИМ”, “Табл P_z”, “Инструменты”, “Способ получения заготовки”, входящие в запрос, служат основой работы запроса и соответственно выбора режима резания. Расчёт характеристик режима резания , как скорость, сила резания и других, а так же вспомогательных величин осуществляется с помощью выражений в столбцах и далее выводится в поле запроса после выполнения.

4. Разработка форм базы данных

Для удобства ввода и вывода информации в данной базе данных диалог с пользователем осуществлен с помощью форм. Ввод информации происходит в поля и через поля со списком значений, напротив которых находятся надписи, характеризующие соответствующие поля. Формы служат для ввода данных в таблицы, модификации и для отображения результатов запросов к базе данных. Access позволяет создавать формы 3-мя способами: в режиме Автоформы, с помощью Мастера форм, с помощью Конструктора форм.

Создание форм с помощью Конструктора:

1. Выбираем объект “Формы”, нажимаем на кнопку “Создать”, выбираем строку “Конструктор” и щёлкаем на “ОК”. перед нами открывается окно формы, в которой написано “Область данных”.

2. Теперь на панели мы щёлкаем на кнопку “Поле со списком”, ставим эту рамку в окно “Область данных” и размещаем её так как нам удобно. Повторяем это ещё раз. И теперь в первой рамке “Поля со списком” пишем “Обрабатываемый материал”, во второй - “Припуск, мм” и т.д. Теперь, что бы посмотреть как это всё будет выглядеть в режиме таблицы, щёлкаем на кнопку “Вид”. Теперь, когда пользователь будет пользоваться этой формой , она будет иметь следующий вид.

Данные в таблице “Припуск”, “Диаметр заготовки”, “Длина заготовки” вводятся числом, а остальные - с помощью полей с выпадающим списком.

“Стойкость инструмента” допускается вводить иное значение, нежели указанное в списке.

Поля “Обрабатываемый материал”, “Вид заготовки”, “Вид обработки”, “Конструкция РЧ” выбираются из фиксированных списков, источниками которых служат таблицы “ОМ”, “Способ получения заготовки”, “Вид обработки”, “Инструменты” соответственно. Кнопка “Со стрелкой вправо” служит для осуществления перехода к следующим запросам, кнопка расположенная слева служит для выхода.

Она служит для отображения выбранных конструкции и режущей части инструмента. Источником данных формы служит запрос “Констр и мат РЧ инстр” кнопки “со стрелками” вправо и влево служат для перехода либо к предыдущей форме, либо к следующей, а кнопка находящаяся слева осуществляет выход и возврат к режиму “Исходные данные”.

Она служит для отображения рассчитанных параметров выбранного режима резания. Источником данных формы служит запрос “РР”. Кнопка “со стрелкой” влево служит для перехода к предыдущей форме, а кнопка расположенная слева осуществляет выход и возврат к режиму “Режущий инструмент”.

5. Разработка отчёта базы данных

Отчёт - это объект базы данных, основное назначение которого - описание и вывод на печать документов, созданных на основе хранящихся данных.

В Access отчёт создаётся почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Отчёт предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.

Создание отчёта:

Выбирается объект “Отчёты”, нажимаем на кнопку “Создать”, выбираем строку “Конструктор” и щёлкаем на “ОК”, далее аналогично как создавали “Форму 1”.

Данные по разработке взяты из книги [2.1], [3.1].

Теперь наша база данных полностью создана и готова к применению.

Размещено на Allbest.ru