Автоматизация бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности предприятий

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Понятие и значение анализа хозяйственной деятельности предприятия

Понятие автоматизированной информационной системы

Функциональная структура АИС предприятия

Классификация автоматизированных информационных систем

Проблемы и эффекты от внедрения автоматизированных информационных систем

Заключение

Список использованной литературы



Введение

В XXI веке информационные технологии играют существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования новых знаний. Более того, достижение высоких результатов в экономике и социальной области невозможно без использования современных информационных технологий.

Современные эффективные методы управления бизнесом требуют сбора и анализа информации о всех фактах хозяйственной деятельности предприятия и изменениях внешней среды, так или иначе влияющих на организацию и ведение бизнеса. Только при наличии полной, достоверной, своевременной и объективной информации можно говорить о возможности принятия обоснованных решений по управлению производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия и при установлении договорных и инвестиционных отношений с партнерами. При значительных объемах управленческой информации, циркулирующей в любом хозяйствующем субъекте, достичь этого можно лишь используя преимущества автоматизированных информационных технологий, основанных на применении компьютеров и средств телекоммуникаций. Вследствие этого на предприятиях повсеместно создаются автоматизированные информационные системы (АИС).

В системах управления современными предприятиями автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Поэтому современные экономисты и менеджеры должны обладать не только профессиональными знаниями, непосредственно относящимися к их специальности, но и владеть современными методами обработки данных на компьютерах.

Постоянно растущая конкуренция вынуждает руководителей компаний искать новые методы управления, направленные на сохранение и расширение своего присутствия на рынке, повышения рентабельности своей деятельности, внедрять новые методы управления производством и маркетингом. Особую роль в этом играют информационные технологии, которые должны обеспечивать поддержку всех прогрессивных нововведений менеджмента. Более того, зачастую новые подходы к управлению предприятиями изначально ориентируются на возможности современных информационных технологий и практически неосуществимы без использования компьютерных систем. В этих условиях АИС становятся действенными инструментами управления предприятиями, неотъемлемой частью инфраструктуры бизнеса и о них можно говорить как об информационных системах управления предприятиями (ИСУП).

Однако создание ИСУП, соответствующей современным требованиям, является сложным, длительным и многоэтапным процессом, требующим затрат значительных ресурсов. Для достижения поставленных целей реализация проекта требует постоянного контроля со стороны высшего менеджмента и значительных усилий со стороны всех сотрудников системы управления предприятием. Поэтому высококвалифицированные специалисты-управленцы должны не только уметь работать с компьютерной техникой, но и понимать роль ИСУП в деятельности современного предприятия; разбираться в современных компьютерно-ориентированных технологиях управления и конкурентных преимуществах, обеспечиваемых их применением; иметь целостное представление об основах построения и функционирования ИСУП; представлять себе порядок работ по развертыванию и вводу в эксплуатацию современных компьютерных систем и реорганизации управления на их основе.



Понятие и значение анализа хозяйственной деятельности предприятия

Анализ хозяйственной деятельности играет важную роль в повышении экономической эффективности деятельности организации, в её управлении, в укреплении её финансового состояния. Он представляет собой экономическую науку, которая изучает экономику организаций, их деятельность с точки зрения оценки их работы по выполнению бизнес-планов, оценки их имущественно-финансового состояния и с целью выявления неиспользованных резервов повышения эффективности деятельности организаций.

Анализ хозяйственной деятельности предприятий рекомендуется проводить последовательно по следующей схеме:

1. Определение цели анализа (обзор имущественного и финансового положения и уровня доходов).

2. Выбор исходного материала (балансы, счета прибылей и убытков, отчеты о состоянии дел, годовые отчеты фирмы и конкурирующих организаций, таблицы биржевых курсов, сообщения экономической прессы, отчеты о собраниях пайщиков).

3. Получение первого представления об объекте анализа (анализ публикаций о фирме и отрасли, производственная программа).

4. Сбор числовых данных путем разложения итогов деятельности фирмы по источникам (обычный итог производственной деятельности, обычный итог финансовой деятельности, внеплановый итог).

5. Оценка сводного баланса движения имущества и капитала, сравнительного баланса.

6. Исследование причин полученного в балансе результата, разработка прогноза развития на перспективу, формирование заключения.

7. Отражение результатов в форме отчета.

Основные разделы анализа:

- анализ имущественного положения (обзор структуры средств предприятия и его инвестиционной деятельности) по следующим важнейшим показателям: доля основных средств в совокупном капитале, доля оборотных средств, норма инвестиций в обороте, квота инвестиций (брутто-инвестиции на объем производства);

- анализ уровня доходов по следующим показателям: рентабельность собственного капитала, рентабельность совокупного капитала, уровень дивидендов, соотношение биржевого курса и дивидендов, влияние на уровень дивидендов дохода с оборота, скорости оборота, структуры капитала, скорость возврата инвестиций, влияние заемного капитала на увеличение доходов с собственного;

- анализ финансового положения по следующим показателям: ликвидность, уровень динамической задолженности (число лет, необходимых для погашения взятых кредитов за счет собственных средств), уровень задолженности, уровень обеспечения основных средств собственными средствами и долгосрочным заемным капиталом, доля заемных средств, доля собственных средств.

Анализ дополняется прогнозами:

- ожидаемых изменений, ограничений;

- интересов связанных групп (клиентуры, кадров, руководства, собственников, госвласти, финансистов, компаньонов);

- препятствий;

а также SWOT-анализом (оценкой внешних и внутренних факторов

В результате анализа должны быть сделаны выводы:

- как реагировать на прогнозы;

- на ожидания связанных групп;

- по использованию возможностей;

- по предотвращению опасностей;

- по укреплению сильных сторон и их использованию;

- по усилению слабых мест, которые следует учесть в стратегических и годовых планах.

Принятие обоснованных, оптимальных управленческих решений невозможно без предварительного проведения всестороннего, глубокого экономического анализа деятельности организации.

Результаты проведенного экономического анализа используются для установления обоснованных плановых заданий. Показатели бизнес-планов устанавливаются исходя из фактически достигнутых показателей, проанализированных с точки зрения возможностей их улучшения. Это же относится и к нормированию. Нормы и нормативы определяются на основании ранее действовавших, проанализированных с точки зрения возможностей их оптимизации. Например, нормы расходования материалов на изготовление продукции должны устанавливаться с учетом необходимости их снижения без ущерба качеству и конкурентоспособности продукции. Следовательно, анализ хозяйственной деятельности способствует установлению обоснованных величин плановых показателей и различных нормативов.

Экономический анализ содействует повышению эффективности деятельности организаций, наиболее рациональному и эффективному использованию основных фондов, материальных, трудовых и финансовых ресурсов, устранению излишних издержек и потерь, и, следовательно, проведению в жизнь режима экономии. Непреложным законом хозяйствования является достижение наибольших результатов при наименьших затратах. Важнейшую роль в этом играет экономический анализ, позволяющий путем устранения причин излишних затрат минимизировать себестоимость выпускаемой продукции и, следовательно, максимизировать величину получаемой прибыли.

Велика роль анализа хозяйственной деятельности в укреплении финансового состояния организаций. Анализ позволяет установить наличие или отсутствие у организации финансовых затруднений, выявить их причины и наметить мероприятия по устранению этих причин. Анализ также дает возможность констатировать степень платежеспособности и ликвидности организации и прогнозировать возможное банкротство организации в будущем. При анализе финансовых результатов деятельности организации устанавливаются причины убытков, намечаются пути устранения этих причин, изучается влияние отдельных факторов на величину прибыли, делаются рекомендации по максимизации прибыли за счет использования выявленных резервов ее роста и намечаются пути их использования.

Понятие автоматизированной информационной системы

Цель автоматизации информационных процессов - повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей. Автоматизация базируется на использование средств вычислительной техники (СВТ) и необходимого ПО.

Основные задачи автоматизации информационных процессов заключаются в:

1) сокращении трудозатрат при выполнении традиционных информационных процессов и операций;

2) устранении рутинных операций;

3) ускорении процессов обработки и преобразования информации;

4) расширении возможностей осуществления статистического анализа и повышении точности учетно-отчетной информации;

5) повышении оперативности и качественного уровня обслуживания пользователей;

6) модернизации или полной замене элементов традиционных технологий;

7) расширении возможностей организации и эффективного использования информационных ресурсов за счет применения НИТ (автоматическая идентификация изданий, настольные издательские системы, сканирование текстов, СD и DVD, системы теледоступа и телекоммуникаций, электронная почта, другие сервисы Интернета, гипертекстовые, полнотекстовые и графические машиночитаемые данные и др.);

8) облегчении возможностей широкого обмена информацией, участия в корпоративных и других проектах, способствующих интеграции и т.п.

Автоматизированная система - это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая автоматизированную технологию выполнения установленных функций.

Автоматизированная система (АС) состоит из взаимосвязанной совокупности подразделений организации и комплекса средств автоматизации деятельности, и реализует автоматизированные функции по отдельным видам деятельности. Разновидностью АС являются информационные системы (ИС), основной целью которых является хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам.

ИС - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

При этом автоматизированные информационные системы (АИС) являются областью информатизации, механизмом и технологией, эффективным средством обработки, хранения, поиска и представления информации потребителю. АИС представляют совокупность функциональных подсистем сбора, ввода, обработки, хранения, поиска и распространения информации. Процессы сбора и ввода данных необязательны, поскольку вся необходимая и достаточная для функционирования АИС информация может уже находиться в составе её БД.

Под базой данных (БД) обычно понимают именованную совокупность данных, отображающую состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

База данных - это совокупность размещаемых в таблицах однородных данных; это и именованную совокупность данных, отображающую состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Управляют информационными процессами в БД с помощью СУБД (систем управления базами данных).

Совокупность баз данных обычно называют банком данных. При этом банк данных представляет собой логическую и тематическую совокупность баз данных.

Автоматизированная информационная система (Automated information system, AIS) - это совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и (или) управления данными и информацией, а также для производства вычислений.

Основная цель АИС - хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам для наиболее полного удовлетворения информационных запросов большого числа пользователей. К основным принципам автоматизации информационных процессов относят: окупаемость, надежность, гибкость, безопасность, дружественность, соответствие стандартам.

Выделяют четыре типа АИС:

1) Охватывающий один процесс (операцию) в одной организации;

2) Объединяющий несколько процессов в одной организации;

3) Обеспечивающий функционирование одного процесса в масштабе нескольких взаимодействующих организаций;

4) Реализующий работу нескольких процессов или систем в масштабе нескольких организаций.

При этом наиболее распространенными и перспективными считаются: фактографические, документальные, интеллектуальные (экспертные) и гипертекстовые АИС.

Для работы с АИС создают специальные рабочие места пользователей (в том числе работников), получившие название "автоматизированное рабочее место" (АРМ). АРМ - комплекс средств, различных устройств и мебели, предназначенных для решения различных информационных задач.

Общие требования к АРМ: удобство и простота общения с ними, в том числе настройка АРМ под конкретного пользователя и эргономичность конструкции; оперативность ввода, обработки, размножения и поиска документов; возможность оперативного обмена информацией между персоналом организации, с различными лицами и организациями за ее пределами; безопасность для здоровья пользователя.

Выделяют АРМ для подготовки текстовых и графических документов; обработки данных, в том числе в табличной форме; создания и использования БД, проектирования и программирования; руководителя, секретаря, специалиста, технического и вспомогательного персонала и другие. При этом в АРМ используются различные операционные системы и прикладные программные средства, зависящие, главным образом, от функциональных задач и видов работ (административно-организационных, управленческих и технологических, персонально-творческих и технических).

АИС можно представить как комплекс автоматизированных информационных технологий, составляющих ИС, предназначенную для информационного обслуживания потребителей. Основные компоненты и технологические процессы АИС изображены на Рис. 1.



Рис. 1. Основные компоненты и технологические процессы АИС.

АИС могут быть достаточно простыми (элементарные справочные) и сложными системами (экспертные и др., предоставляющие прогностические решения). Даже простые АИС имеют многозначные структурные отношения между своими модулями, элементами и другими составляющими. Это обстоятельство позволяет отнести их к классу сложных систем, состоящих из взаимосвязанных частей (подсистем, элементов), работающих в составе целостной сложной структуры.

Функциональная структура АИС предприятия

В настоящее время наблюдается повсеместное внедрение АИС в сферу управления предприятием. Это вполне понятно, так как автоматизация управления приносит наиболее ощутимый эффект. В сфере автоматизации крупных предприятий эти системы получили название корпоративных информационных систем. К предприятиям такого типа можно отнести, например, промышленные предприятия с разветвленной структурой производства, торгово-закупочные объединения, предприятия энергоснабжения и др.

Современное предприятие -- сложная социально-экономическая система. Структура предприятия насчитывает десятки и сотни подразделений, что обусловливает разветвленную систему информационного взаимодействия. Процесс производства отличается многообразием номенклатуры производимой продукции. Происходит постоянное расширение и усложнение задач и функций предприятия. В процессе конкурентной борьбы необходимо постоянно заниматься обновлением номенклатуры производимой продукции, внимательно следить за последними достижениями науки и техники, передовыми технологиями и быстро внедрять прогрессивные идеи. Все это влечет за собой постоянное увеличение объемов обрабатываемой информации. Кроме увеличения объемов традиционных потоков информации возникают новые вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Относительно КИС следует отметить, что в ее основе лежит комплексная система автоматизации. Комплексная автоматизация управления предприятием -- это система процедур, методов и средств, полностью охватывающая основные задачи и функции управления хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие управленческих решений на основе информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета. И строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.

В целом комплексная АСУ предприятия должна обеспечивать:

* высшее руководство -- информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;

* руководство среднего звена -- информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;

* рядовых сотрудников -- эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

Центральное звено наиболее развитых в логическом отношении КИС -- наличие системы стратегического планирования. В соответствии с этой схемой проводится концептуальное моделирование и построение многих функциональных блоков структуры АИС предприятия. В зависимости от характера и масштаба КИС каждый из блоков схемы может быть декомпозирован на ряд модулей-задач.

С учетом общей структуры и частных модулей-задач организуются соответствующие схемы технологических процессов обработки данных. Технология подчиняется логической структуре АИС и базируется на средствах и методах обеспечивающих подсистем.

При создании комплексной АСУ должны быть решены следующие основные задачи:

* создание или оптимизация единой системы планирования деятельности, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления;

* постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;

* поддержка принятия решении на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации.

В общем виде структура построения КИС идентична принципиальной схеме функционирования АИС, рассмотренной выше. Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. Основное назначение КИС -- информационное обеспечение функций управления предприятием.

На уровне руководства предприятия система обеспечивает следующие функции:

* обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии предприятия на текущий момент и прогнозе на будущее;

* обеспечение контроля за работой предприятия, желательно с возможностью при обнаружении ошибки выявления конкретного лица, ее допустившего;

* обеспечение четкой координации работ и ресурсов;

* предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;

* формирование полной картины себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат;

* устранение случаев переплаты налогов, связанных с ошибками или особенностями учета. В рамках управления производством проводится выдача документов и данных, отображающих:

* осуществление контроля за выполнением производственных заказов;

* формирование информации о состоянии производственных мощностей;

* осуществление контроля за технологической дисциплиной;

* сопровождение производственных заказов (например, заборные карты, маршрутные карты и др.);

* определение фактической себестоимости производственных заказов.

Службы маркетинга и рекламы получают информацию для выполнения следующих функций: * контроль за продвижением новых товаров на рынок; * анализ рынка сбыта с целью его расширения; * работа с существующими и потенциальными заказчиками (клиентами); * ведение статистики продаж; * информационная поддержка политики цен и скидок; * использование базы стандартных писем для рассылки, с сохранением даты и типа письма каждого отправления; * контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при экономии затрат на транспортировку.

Службы сбыта и снабжения должны получать информацию с целью выполнения следующих функций: * ведение БД товаров, продукции, услуг; * планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; * оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки; * ведение контрактов (в том числе со сложными платежами и сроками поставок).

Службы складского учета обычно получают информацию для реализации следующих функций и работ: * управление сложной структурой складов; * оперативный поиск товара (продукции) по складам; * оптимальное размещение продукции на складах с учетом условий хранения; * управление поступлениями с учетом контроля качества; * инвентаризация.

Построение крупной комплексной АСУ -- во многом сложный, длительный и дорогостоящий процесс. Поэтому необходимо осуществление некоторых мероприятий, а именно: * изменение управленческих технологий в связи с новыми возможностями обработки и обмена информацией, перестройка существующих или создание новых бизнес-процессов компании; * развертывание и поддержка современных программно-технических средств; * настройка программных систем на всю совокупность информации, взаимосвязей, управленческих механизмов, алгоритмов обработки данных, отражающих специфику предприятия; * обучение персонала новым технологиям, преодоление психологического барьера в процессе внедрения системы.

Функции АИС предприятия реализуются в форме соответствующих технологий, базирующихся на прикладных программных комплексах. Информационные технологии помогают руководителям промышленных предприятий в решении сложных экономических задач. Успешность функционирования АИС предприятия в значительной мере определяется логическим уровнем ее разработки. Этот уровень, как правило, определяется концепцией, которая лежит в основе АИС предприятия.

Характеристика современных концепций построения АИС предприятия

Распространенная концепция управления производством -- стандарт МКРП (планирование производственных ресурсов), разработанный в США и поддерживаемый американским Обществом по контролю за производством и запасами. Эта концепция представляет собой методологию, направленную на управление ресурсами предприятия. Предлагается набор принципов, методов и процедур решения задач управления производством, в частности формирование плана предприятия, планирование продаж, планирование производства, планирование потребностей в материальных ресурсах и производственных мощностях, оперативное управление производством и др.

Дальнейшее развитие идеологии АИС предприятия привело к появлению концепции ЕЯР (планирование ресурсов предприятия). Основное отличие этой концепции от МКРП -- ориентация на работу с финансовой информацией и возможность планирования не только производственных, но и иных ресурсов предприятия. В частности, дополнительно к функциям МКРП в концепции ЕКР появляются следующие: прогнозирование спроса, управление проектами, ведение технологической информации, управление затратами, управление финансами, управление кадрами.

Концепция АР8 -- это развитое управление производственными планами. Появление этой концепции продиктовано необходимостью динамизма современных производственных систем. Особенность этой концепции в том, что при построении вариантов планирования и распределения ресурсов используется широкий спектр современных методов оптимизации от четких математических до эвристических. Например, обеспечивается максимально точное время выполнения заказов одновременно с минимальной длительностью выполнения соответствующих работ в условиях ограниченных ресурсов. Наиболее развитая концепция управления производственными ресурсами системы (планирование ресурсов, синхронизированное с потребителем). Отличие данной концепции заключается в том, что в управлении компанией учитываются не только основные производственные, финансовые и материальные ресурсы предприятия, но и ресурсы, которые обычно рассматриваются как вспомогательные. Сюда относятся ресурсы, которые расходуются во время маркетинговой работы с клиентом, послепродажного обслуживания проданных товаров, а также внутрицеховые ресурсы. Чтобы правильно управлять производством товара, понимать, сколько стоит продвижение, производство и обслуживание товара данного типа, нужно учитывать все элементы его функционального жизненного цикла.

Реализация концепции С8КР позволяет управлять заказами клиентов, производственными программами и работой предприятия в целом с большим эффектом. Например, в рамках данной концепции, возможно, учитывать вариации и специфику изделия или технологической цепочки. В определении себестоимости продукции можно учитывать и дополнительные операции по сертификации и управленческому сопровождению, послепродажному обслуживанию заказа и др.

Не следует думать, что рассмотренные концепции используются для создания АИС предприятия только в их чистом виде. Часто наблюдается взаимопроникновение этих концепций на модульном уровне. Так, например, при создании специализированных модулей в ЕКР-системах иногда используются модули из систем, реализующих концепции АР8.

Классификация автоматизированных информационных систем

Предлагается использовать следующую классификацию систем и подсистем КИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или его составная часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:

Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и/или процессами.

Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.

Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.

Системы (подсистемы) класса A - системы (подсистемы) контроля и управления технологическими объектами и/или процессами. Эти системы, как правило, характеризуются следующими свойствами:

· достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;

· наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;

· наличием контура обратной связи;

· объектами контроля и управления такой системы выступают: технологическое оборудования, датчики,исполнительные устройства и механизмы.

· малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);

· слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.

В качестве классических примеров систем класса A можно считать:

· SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);

· DCS - Distributed Control Systems (распределенные системы управления);

· Batch Control - системы последовательного управления;

· АСУ ТП - Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами.

Системы класса B - это системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия. Системы класса B предназначены для выполнения класса задач, требующих непосредственного участия человека для принятия оперативных (тактических) решений, оказывающих влияние на ограниченный круг видов деятельности или небольшой период работы предприятия.

В некотором смысле к таким системам принято относить те, которые находятся на уровне технологического процесса, но с технологией напрямую не связаны. В перечень основных функций систем (подсистем) данного класса можно включить:

· выполнение учетных задач, возникающих в деятельности предприятия;

· сбор, предварительную подготовку данных, поступающих в КИС из систем класса A, и их передачу в системы класса C;

· подготовку данных и заданий для автоматического исполнения задач системами класса A.

С учетом прикладных функций этот список можно продолжить следующими пунктами:

· управление производственными и человеческими ресурсами в рамках принятого технологического процесса;

· планирование и контроль последовательности операций единого технологического процесса;

· управление качеством продукции;

· управление хранением исходных материалов и произведенной продукции по технологическим подразделениям;

· управление техническим обслуживанием и ремонтом.

Эти системы, как правило, имеют следующие характерные признаки и свойства:

· наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;

· интерактивность обработки информации;

· небольшой длительностью обработки данных, колеблющейся от нескольких минут до несколько часов или суток;

· наличием существенных временной и параметрической зависимостей (корреляций) между обрабатываемыми данными;

· система оказывает влияние на ограниченный круг работ и видов деятельности предприятия;

· система оказывает влияние на небольшой период работы предприятия (в пределах от месяца до полугода);

· наличием сопряжения с системами класса A и/или C.

Классическими примерами систем класса B можно считать:

· MES - Manufacturing Execution Systems (системы управления производством);

· MRP - Material Requirements Planning (системы планирования потребностей в материалах);

· MRP II - Manufacturing Resource Planning (системы планирования ресурсов производства);

· CRP - C Resource Planning (система планирования производственных мощностей);

· CAD - Computing Aided Design (автоматизированные системы проектирования - САПР);

· CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизированные системы поддержки производства);

· CAE - Computing Aided Engineering (автоматизированные системы инженерного проектирования - САПР);

· PDM - Product Data Management (автоматизированные системы управления данными);

· SRM - Customer Relationship Management (системы управления взаимоотношениями с клиентами);

· всевозможные учетные системы и т.п.

Одна из причин возникновения подобных систем - необходимость выделить отдельные задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.

Системы класса C - это системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия. Системы класса C предназначены для выполнения класса задач, требующих непосредственного участия человека для принятия стратегических решений, оказывающих влияние на деятельность предприятия в целом.

В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:

· анализ деятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из систем класса B;

· планирование деятельности предприятия;

· регулирование глобальных параметров работы предприятия;

· планирование и распределение ресурсов предприятия;

· подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.

· наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;

· интерактивность обработки информации;

· повышенной длительностью обработки данных, колеблющейся от нескольких минут до несколько часов или суток;

· длительным периодом принятия управляющего решения;

· наличием существенных временной и параметрической зависимостей (корреляций) между обрабатываемыми данными;

· система оказывает влияние на деятельность предприятия в целом;

· система оказывает влияние на значительный период работы предприятия (от полугода до нескольких лет);

· наличием непосредственного сопряжения с системами класса B.

Классическими названиями системы класса B можно считать:

· ERP - Enterprise Resource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);

· IRP - Intelligent Resource Planning (системами интеллектуального планирования);

· АСУП;

· EIS.

Сегодняшний рынок финансово-экономического прикладного программного обеспечения формируется под воздействием трех основных факторов:

* постоянно растущих требований потребителей;

* конъюнктурного мировоззрения большинства разработчиков;

* неустойчивости нормативно-правовой среды.

Влияние этих факторов делает рынок разнообразным и неоднородным. Для решения задачи выбора ИС необходимо познакомиться с их классификацией. Все программы в области бухгалтерского учета и финансов условно можно разделить на:

1. Интегрированные финансовые системы (ИФС).

2 Бухгалтерский конструктор.

3. Бухгалтерский комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ).

4. Бухгалтерия-офис.

5. Эккаунт кутюр - индивидуально дорабатываемые и внедряемые системы на базе типового бухгалтерского ядра.

6. Отраслевые системы с бухгалтерским учетом, это бухгалтерский комплекс АРМ + специализированные отраслевые АРМы.

7. Финансово-аналитические системы.

8. Правовые системы и базы данных (ПБД).

Рассмотрим подробнее каждую из вышеназванных групп:

Интегрированная финансовая система. Интегрированная финансовая система состоит из отдельных блоков - модулей учета. Степень интеграции системы характеризует принцип связи, как между отдельными модулями системы, так и с другими программными продуктами, работающими на предприятии.

Система считается интегрированной в случае, если существует двухсторонняя связь между всеми модулями системы.

Пример ИФС: “БЭСТ”, “Галактика”, “Парус” и другие.

Бухгалтерский конструктор. Под бухгалтерским конструктором понимается бухгалтерская система с расширенными инструментальными возможностям.

Первичные возможности данного программного продукта достаточно ограничены. Например, выполнение в рамках бухгалтерского конструктора таких операций, как расчет износа основных средств, расчет заработной платы и т.п., практически невозможно осуществить без соответствующих настроек. Однако, овладев специальным языком, пользователь может самостоятельно научить программу выполнять любые расчеты, создавать отчеты и т.п.

Этот класс систем ориентирован на массовый тираж. В одной программе трудно учесть специфику учета нескольких бухгалтерий. Поэтому появились некие универсальные заготовки, из которых с помощью настроек создается программный продукт, подходящий для учета в любой фирме.

Данный класс программ лучше адаптирован к быстроменяющемуся законодательству.

Пример бухгалтерского конструктора: “1С: Бухгалтерия”, “Инотек”, “Quiken” и другие.

Бухгалтерский комплекс АРМ. Бухгалтерский комплекс подразумевает создание отдельных программ под каждый раздел учета с возможностью последующего агрегирования данных. Данный продукт является самой старой формой существования бухгалтерских программ на российских предприятиях. Для средних и крупных фирм она остается рациональной до сих пор.Пример бухгалтерского комплекса АРМ: “МОНОЛИТ” и другие.

Бухгалтерия-офис. Под бухгалтерией - офис понимают систему автоматизированного управления предприятием. Программы данного класса называют “корпоративными системами управления финансами и бизнесом”.

Термин “корпоративный учет” является новым для российских предприятий. Известно, что учет на предприятии не сводится только к бухгалтерскому учету, построенному на двойной записи и проводках по корреспондирующим счетам. Существует еще и управленческий учет, формы которого определяются нуждами самого предприятия. Данный вид учета приближен к текущей деятельности фирмы и решает в первую очередь оперативные задачи.

Бухгалтерия - офис настроена, как правило, не только на бухгалтера, но и на руководителя, менеджера и других представителей управленческого звена. Огромное внимание в программах этого класса уделяется возможности эффективного управления предприятием и получению прибыли. При этом очень трудно определить, какой учет “первичнее” - бухгалтерский или оперативный. Например, когда руководитель ставит задачу минимизации налога на прибыль, то для принятия правильных решений необходимо знать размер облагаемой прибыли по данным бухгалтерского учета. С другой стороны, для отражения в бухгалтерском учете величины товарных запасов требуются данные оперативного учета о поступлении, перемещении, выбытии товарных ценностей. Таким образом, бухгалтерский учет направлен на решение задач по обобщению показателей деятельности предприятия, тогда как оперативно - управленческий учет решает частные, ежедневные задачи. Оторвать одну форму учета от другой практически невозможно. Оба вида учета существуют совместно и образуют единый целостный учет, который и называется корпоративным. Класс систем бухгалтерия - офис очень молод. В России предложение данных программных продуктов весьма ограничено западными разработками.

Пример систем для автоматизированного управления предприятием: “Baan”, “R3”, “Oracle”, “People soft”, “Navision”, “Квестор” и другие.

Эккаунт кутюр. Системы данного класса индивидуально дорабатываются под конкретного заказчика с последующим внедрением на предприятии самим разработчиком. Данные программы предназначены для разборчивых и состоятельных пользователей. Круг пользователей программ класса “Эккаунт кутюр” очень узок. Это объясняется тем, что услуги по доработке и внедрению программ очень дороги, поэтому ошибка заказчика в выборе системы обходится весьма недешево.

Отраслевые системы с бухгалтерским учетом. Основой отраслевой системы с бухгалтерским учетом служит бухгалтерский комплекс АРМ, к которому присоединены специализированные отраслевые АРМы. Сегодня наиболее известны следующие отраслевые системы: “Торговля”, “Бюджетные организации”, “Промышленность”, “Строительство”, “Аудит”, “Банковские структуры”, “Страхование” и другие.

Финансово-аналитические системы. Системы данной группы можно разделить на:

* системы анализа хозяйственной деятельности предприятия;

* системы для работы с инвестиционными проектами.

Пример финансово-аналитических систем: «Project Expert», «Budget management» и другие.

Правовые системы и базы данных (ПБД). Под ПБД понимают системы для работы, хранения и регулярного обновления в компьютере сборников нормативных документов.

Пример ПБД: информационные базы данных “Гарант”, “Консультант Плюс” и другие.



Проблемы и эффекты от внедрения автоматизированных информационных систем

В настоящее время практически любой руководитель компании понимает, что успешное ведение бизнеса без поддержки современной корпоративной информационной системы (КИС) весьма затруднительно.

Однако внедрение корпоративной информационной системы на предприятии, как и любое серьезное преобразование, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении КИС, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования КИС.

Система автоматизации нужна успешной компании, которая помогает упорядочить управление бизнесом.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

вовлеченность топ-менеджмента;

отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

разграничение задач бухгалтерского и управленческого учета;

сопротивление сотрудников предприятия;

временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения КИС;

необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения КИС, выбор сильного руководителя группы.

Вовлеченность топ-менеджмента. Топ-менеджмент компании должен осознать необходимость внедрения КИС. Наверное, этот пункт является, наиболее значимым. Отсутствие руководителя, заинтересованного во внедрении системы, практически на 50% увеличивает риск провала проекта внедрения.

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Большинство руководителей управляют своим предприятием, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике.

Известно, что грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта внедрения информационной системы. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если оно не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.

Основными задачами менеджмента, которые необходимо решить перед внедрением КИС являются:

формирование рациональной организационно-функциональной схемы;

организация управления финансами;

постановка бюджетирования;

корректное построение бизнес-планов (компании, проектов);

организация маркетинга;

разработка и ведение учетной политики;

системный учет общеэкономических факторов, управление стоимостью;

управление персоналом;

налаживание логистики.

Процесс внедрения информационной системы необходимо начинать с составления тщательно проработанной проектной документации, в которой:

максимально формализованы бизнес-процессы, сформированные после решения задач менеджмента компании;

представлены все информационные потоки в пределах автоматизируемой области управления;

четко разграничены уровни доступа к информации и определены права доступа пользователей системы.

В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, способных оценить текущее состояние системы, провести анализ необходимых и требуемых изменений.

Прежде чем приступать к внедрению информационной системы на предприятии, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому одним из важнейших этапов проекта внедрения является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе информации, полученной в результате, и выстраивается в дальнейшем схема корпоративной информационной системы.

Перед внедрением КИС руководству компании необходимо осознать, что бухгалтерский учет не является достаточным средством для принятия решений по финансовому управлению компанией. Бухгалтерский учет не позволяет оперативно отразить реальную финансовую картину предприятия, отследить дебиторскую и кредиторскую задолженность, отреагировать на спад активности потребителей продукции предприятия.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами. После внедрения информационной системы каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. При наличии информационной системы руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Не стоит полагать, что работать при наличии информационной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Сопротивление сотрудников предприятия. При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это объясняется так называемым «человеческим» фактором: обыкновенным страхом перед нововведениями, определенными стереотипами в работе, опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

создавать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения;

наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда возникает даже на уровне топ-менеджеров;

всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится как вести дела в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками, необходимо:

повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей технологии: на предприятии формируется рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению.

Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, плюс обучение своих сотрудников всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Чтобы усовершенствовать организацию бухгалтерского учета, следует повысить его оперативность и аналитичность.

Для этого надо упорядочить, унифицировать и стандартизировать процесс документирования с учетом требований автоматизированной обработки на ЭВМ. Необходимо ликвидировать:

несоответствие системы документации средством автоматизации учета;

максимально упростить первичные документы;

совместить с машинными носителями;

выбрать оптимальную периодичность их составления.

Автоматизация учета требует дальнейшего развития его методологии, применения более совершенных форм бухгалтерских регистров, разработки технологического процесса ввода и обработки экономических данных, сокращения документооборота, создания массивов постоянной информации.

Важную роль в условиях нового порядка ведения бухгалтерского учета играет оперативный учет прямых расходов по бюджетной и предпринимательской деятельности.

Это требует внедрения более действенных форм учета и контроля за распределением расходов.

Радикальной перестройки требует стандартизированная система отчетности. Желательно, чтобы отчетность предполагала:

единообразие бухгалтерских отчетов извне в сочетании с их гибкостью в рамках предприятий;

применение более совершенных показателей, дифференцированных с учетом специфики отрасли;

исключение из соответствующих форм показателей, не требующихся для управления;

использование средств механизации и т.д.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики Республики Казахстан является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши, и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему автоматизации бухгалтерского учета (САБУ), исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно.

...