Анализ технологий автоматизации офиса в управлении персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых - основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

В наше время человечество переживает научно-техническую революцию, в качестве материальной основы которой служит электронно-вычислительная техника.

На базе этой техники появился новый вид технологий - информационные.

Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы.

В современных условиях информационные системы и технологии играют и будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей организации. Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям.

Вес информационной экономики постоянно возрастает. К числу наиболее распространенных проблем относится развитие и внедрение новых информационных технологий во все сферы человеческой деятельности, в том числе и в управление персоналом.

Исходя из чего, актуальность темы заключается в изучении современных информационных технологий в контексте их практического применения в последующей профессиональной деятельности.

Целью контрольной работы является изучение технологий автоматизации офиса в управлении персоналом.

1. Технологии автоматизации офиса в современном обществе

1.1 Офис как информационная система

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе. В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

- современных технологий работы с документами;

- средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;

- текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;

- систем электронной транспортировки;

- доступа к справочной информации через базы данных и др.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. При автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, только наработка огромного технологического потенциала создает предпосылки для абсолютного роста производительности труда.

К офисным задачам относятся:

- делопроизводство,

- управление,

- контроль управления,

- составление отчетов,

- поиск информации,

- ввод и обновление информации,

- составление расписаний,

- обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

- обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

- сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

- хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

- работа между исполнителями должна быть скоординирована;

- движение документов должно быть по возможности оптимизировано;

- должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

С помощью АИТУ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации;

- учет;

- анализ;

- принятие решений.

1.2 Электронный офис

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами - работу в электронном офисе.

По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

- электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т.е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;

- автоматизацию управленческой деятельности;

- вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

В настоящее время относятся и широко внедряемые автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:

- на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;

- создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций;

- качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

- один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса):

- печатающие устройства;

- средства копирования документов;

- модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

- сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственное первичных документов;

- стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

- проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

1.3 Автоматизация деловых процессов

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов, включающих:

- обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;

- сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;

- хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.

Работа должна быть хорошо скоординирована между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения документов должен быть по возможности оптимизирован.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач.

Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности:

1. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т.п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т.д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).

2. Более сложные задачи - задачи принятия решений в условиях риска, т.е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

3. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

4. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.

5. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т.п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

1.4 Интегрированные пакеты программных продуктов

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

- программа анализа и составления расписаний;

- программа презентации;

- графический редактор;

- программа обслуживания факс-модема;

- сетевое программное обеспечение;

- программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой.

Основу пакета составляют:

- текстовый редактор;

- электронная таблица;

- система управления базой данных;

- средства телекоммуникаций;

- графические возможности.

Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

1.5 Microsoft - офисный пакет приложений

В настоящее время на рынке лидером офисных приложений является корпорация Microsoft, опираясь на две свои ключевые технологии: Windows и Office.

Согласно данным Gartner Group, Microsoft контролирует сейчас свыше 95% рынка настольного бизнес-ПО. Office приносит Microsoft свыше трети всех ее доходов.

Комплект Microsoft Office поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений:

- Office Standard -- предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств для делопроизводства, расчетов и анализа информации, а также для создания и публикации документов в сети Интернет;

- Office Professional -- дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом;

- Office Premium -- самый полный универсальный вариант поставки;

- Office Small Business -- ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса;

- Office Developer -- предназначен для профессиональных разработчиков, включает в себя большое число дополнительных средств и приложений разработки программ, дополнительную электронную и печатную документацию.

Наибольшее распространение (90% рынка) получил пакет программ Microsoft Office Professional.

Основные приложения Microsoft Office:

- Word -- текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;

- Excel -- табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;

- Access -- система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;

- Power Point -- система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;

- Outlook -- менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;

- FrontPage -- система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;

- Photo Draw -- графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;

- Publisher -- настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;

- Small Business Tools -- специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа;

- Internet Explorer.-- Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного типа.

Одним из удобных приложений Microsoft Office является Outlook, которая представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. С помощью приложения Outlook удобно организовать данные на компьютере и при их помощи поддерживать связь с другими пользователями.

Microsoft Outlook (Майкрософт Аутлук) -- персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

2. Современные автоматизированные системы управления персоналом

Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС).

Такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (англ. human resources management, HRM, HR-менеджмент) или системы управления трудовыми ресурсами.

Системы охватывают все уровни управления предприятием:

- операционный,

- тактический,

- стратегический.

В функциональном плане:

- кадровый учет,

- расчеты с персоналом,

- систему управления трудовыми ресурсами (включает найм и подбор персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала).

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда.

На рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

1 - многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

2 - экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;

3 - программы расчета зарплаты;

4 - комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

В настоящее время на российском рынке наблюдается подлинное многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом.

Автоматизированные системы отечественного производства по сравнению

с западными имеют ряд преимуществ:

- адаптированы к российской системе учета и делопроизводства;

- имеют более низкую стоимость по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм.

В свою очередь автоматизированные системы управления персоналом импортного производства более функциональны.

На рынке автоматизированные системы управления персоналом отечественного производства представлены системы «Кадры» компании «Электронные офисные системы», «1С: Зарплата и управление персоналом 8» компании «1С», «DIRECTUM: Кадровые процессы» компании «DIRECTUM». Западного производства- SAP, Computer Associates, BAAN и ISF.

Заключение

В результате выполнения контрольной работы изучены и рассмотрены технологии автоматизации офиса, пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft и современные автоматизированные системы управления персоналом.

Итак, можно сделать следующие выводы:

1. Для повышения эффективной деятельности персонала офиса применяется концепция электронного (автоматизированного) офиса.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

2. К офисным задачам относятся:

- делопроизводство,

- управление,

- контроль управления,

- составление отчетов,

- поиск информации,

- ввод и обновление информации,

- составление расписаний,

- обмен информацией.

3. Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов, включающих:

- обработку входящей и исходящей информации;

- сбор и последующий анализ данных;

- хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.

4. Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области.

Основу пакета составляют:

- текстовый редактор;

- электронная таблица;

- система управления базой данных;

- средства телекоммуникаций;

- графические возможности.

Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

5. Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.

6. Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы руководства и персонала кадровых служб предприятий и по их функциональной направленности разделены на следующие основные группы:

- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

- экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;

- программы расчета зарплаты;

- комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

Таким образом, поставленная цель в работе выполнена.

В заключении можно отметить, что назначение офисных программных пакетов - обеспечение сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной работы, автоматизирование рутинных операций, оказание помощи в комплексном решении задач предприятия в целом.

Литература

программный компьютерный аппаратный пользователь

1. Бердичевский А.И. Информационные технологии управления. Учебно-методическое пособие. СПб филиал ГУ-ВШЭ, 2005. 84с.

2. Винтонива, Н.И. Информационные технологии управления персоналом: учебное пособие. - Владивосток: изд-во ВГУЭС, 2010. 136с.

3. Информатика: Учебник. / Под ред. проф. Н.В. Макаровой - М.: Финансы и статистика, 2006. 768с.

4. Информационные системы и технологии управления : учебник для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по специальностям "Финансы и кредит", "Бухгалтерский учет, анализ и аудит" : учеб. для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по направлениям "Менеджмент" и "Экономика" / Г.А. Титоренко (рук.) и др.; под ред. Г.А. Титоренко. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2010. 591с.

5. Информационные технологии: учебник / под ред. В.В. Трофимова. - М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2011. 624с.

Размещено на Allbest.ru

...