Планирование персональной деятельности с помощью OUTLOOK

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Планирование персональной деятельности с помощью OUTLOOK

1. Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места руководителя

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.

Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя.

Необходимо подчеркнуть, что полноценное использование всех средств Outlook возможно только при работе в сети под управлением операционной системы Windows NT и при наличии приложения Microsoft Exchange Server. В противном случае (то есть на локальном компьютере или в одноранговой сети) некоторые функции Outlook будут недоступны.

Если подойти к настройке Outlook с ответственностью, не пожалеть времени на заполнение первичных данных и настройку инструментов, усилия многократно окупаются, причем программа поможет справиться не только с организацией служебных, но и личных дел. К примеру, она может напоминать о знаменательных датах в жизни родных и близких, с которыми их желательно вовремя поздравлять, а также подсказывать адреса и телефоны друзей.

Для решения обширного круга задач по планированию и организации работы Outlook имеет следующие функциональные элементы:



Данные элементы представлены ярлыками на панели инструментов

Outlook. Все перечисленные элементы способны непосредственно взаимодействовать друг с другом, так как по сути дела представляют собой набор фильтров единой базы данных Outlook. To есть, вся информация хранится в одном массиве, работа с которым происходит на основе определенного набора полей, характерного для данной функции. Физически не существует папок Календарь, Дневник и прочих. Все это логические, а не физические структуры. Это важно знать, если необходимо перенести данные из Outlook на другой диск или компьютер. Стандартными средствами Outlook, Office или Windows такую операцию выполнить невозможно. Но существуют специальные служебные средства, позволяющие выполнить перенос данных и даже преобразовать их в другие форматы.

Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office таким образом, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.

Microsoft(R) Outlook(R) 2000 это главное приложение-клиент, позволяющее обмениваться сообщениями и взаимодействовать с другими людьми, способное помочь вам улучшить свою работу за счет использования электронной почты, которая поддерживает стандарты Интернета и сервера Microsoft Exchange, а также встроенных возможностей управления календарем, контактами и задачами.

Интерфейс Microsoft Outlook

Окно программы имеет элементы, типичные для приложений Windows и Microsoft Office, например строку меню и панели инструментов. Содержание меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменить на соответствующих вкладках диалогового окна Настройка (Сервис > Настройка). Особенностью интерфейса Outlook является наличие специальной панели, на которой располагаются ярлыки (распределенные по группам), соответствующие логическим папкам, обслуживаемым программой.

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбранным вариантом представления. Интересной особенностью интерфейса Outlook является возможность доступа к любым дискам (в том числе сетевым), папкам и файлам непосредственно из программы. Отметим, что ярлыки Мой компьютер, Мои документы, Избранное находятся в группе Другие ярлыки. Таким образом, при работе с Outlook используются папки двух типов: физические, то есть находящиеся на дисках, и логические, то есть представляющие собой фильтры базы данных Outlook.

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Важным свойством интерфейса Outlook является возможность настройки поддержки различных служб, используемых при работе в локальной сети и Интернет. Просмотр их параметров и настройка производятся в диалоговом окне Службы (Сервис > Службы). Для полноценной работы в локальной сети рекомендуется установить следующие службы:

Microsoft Exchange Server; * Microsoft Mail;

Microsoft Fax; * Адресная книга Outlook;

Личная адресная книга; * Личные папки;

Электронная почта Интернета.

Если Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локальной сети, первые две службы можно не устанавливать.

Службы Microsoft Outlook

Служба Microsoft Exchange Server обеспечивает совместный, а также удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например мобильного) компьютера. Компьютер, который использует службу Microsoft Exchange Server, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT/Windows 2000.

Параметры доступа (например, имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика) определяет администратор локальной сети. Как правило, такие настройки проведены заранее и пользователю нет нужды вникать в эти тонкости.

Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange и обеспечивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Интернет подключиться к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.

Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и подключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные частных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Интернета обеспечивает обработку сообщений электронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.

Наличие или отсутствие перечисленных служб во многом определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами представлений.

2. Основные компоненты Microsoft Outlook

Календарь

Календарь -- это электронный аналог настольного перекидного календаря, имеющий более широкие возможности (рис. 16.1). По умолчанию каждые сутки в календаре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентированных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми. Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распорядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автоматически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или средствами электронной почты.

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуальном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (сетевыми конференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находящимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автоматически.

Организатор задач

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие указать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользователя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

Обработчик сообщений

Этот компонент выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты. Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на основе Web и документов, отправленных по локальной сети.

В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основными функциями, рядом дополнительных и некоторыми специальными, в том числе средствами фильтрации поступающих

с

Организатор контактов

сообщений, управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализированные почтовые клиенты располагают гораздо более широкими возможностями, и потому использовать программу Microsoft Outlook только в роли почтового клиента не всегда удобно.

Этот компонент является по своей сути адресной книгой с расширенными возможностями.

В него заносятся подробные сведения о людях и организациях. Данные из папки Контакты напрямую используются остальными средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров позволяет сортировать данные различными способами в зависимости от конкретной задачи. Так, например, если известно только имя человека, с которым необходимо связаться, его данные можно разыскать, включив сортировку по имени.

Папка Контакты имеет некоторые полезные функции, необходимые при интенсивной работе в Интернете. В частности, лицам (организациям) можно ставить в соответствие сертификат открытого ключа электронной подписи, что позволяет использовать защищенную связь во избежание подделки пересылаемых документов или доставки незатребованных сообщений.

Дневник

Дневник -- это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.

Вторая функция Дневника -- автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы -- пользователь может ими управлять.

Записная книжка

Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.

Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook -- запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использование папки Заметки выглядит проблематичным.

Организатор собраний

Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.

Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно работать над документами Microsoft Office, например над презентацией PowerPoint. Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.

Варианты представлений

Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представлений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папки Microsoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент.

Просмотреть вариант представления можно, выполнив последовательность команд Вид/ Текущее представление/ Определить представления.

Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.

Таблица

Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В частности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

Временная шкала

Представляет собой шкалу с датами и временем, располагающимися по возрастанию слева направо. При таком способе представления информации данные отображаются в виде значков.

Карточка

В этом представлении имитируется стандартная бумажная карточка, на лицевой стороне которой указаны самые важные данные, содержащиеся в записи. Используется, в частности, в папке Контакты.

Календарь

В этом представлении элементы записи отображаются в виде блоков на поле, содержащем день, неделю и месяц. Применяется в папке Календарь.

Значок

Записи отображаются в виде значков, размещенных на рабочем поле. Такое представление характерно для папки Заметки.

Прочие варианты представлений образуются из перечисленных выше либо напрямую, либо их сочетанием. При этом название конкретному представлению в каждой папке присваивается в соответствии с его предназначением, но не вариантом. Например, и представление По предметам в папке Сообщения, и представление Активные встречи в папке Календарь являются таблицами.

Приемы работы с документами Outlook Работа с папкой Контакты

Важнейшей частью, можно сказать, ядром Outlook являются адресные книги. Как упоминалось выше, возможно ведение нескольких таких книг: адресной книги Outlook, личной адресной книги и глобального списка адресов (автономной адресной книги сервера Microsoft Exchange).

Доступ ко всем типам адресных книг обеспечивается из папки Контакты. Форма, извлекаемая из папки Контакты для заполнения адресных данных, едина для всех адресных книг. Она представляет собой набор полей базы данных Outlook, и потому все сведения, занесенные в форму, в дальнейшем могут быть представлены в удобном виде по выбору пользователя.

Данные о людях и организациях можно упорядочивать в соответствии со своими предпочтениями. Первый способ упорядочения -- сортировка различными способами, второй способ -- группировка по определенным признакам. Например, часть данных удобно поместить в категорию Важные клиенты, а другую часть -- в категорию Международные контакты. В таком случае выборку адресов быстрее и удобнее проводить по категориям.

В крупных организациях количество записей в адресной книге может достигать нескольких десятков тысяч. У лиц, занимающихся частной практикой, -- нескольких сотен или тысяч.

Правильно организованная адресная книга не только служит важным источником самих данных, но и может применяться как аналитический инструмент. Само по себе заполнение полей формы папки Контакты сложности не представляет. Гораздо труднее найти все перечисленные в ней данные. И если фамилию и телефон практически все указывают на своей визитной карточке, то спрашивается, как узнать имя супруги клиента или его псевдоним?

Обычно адресная книга наполняется информацией постепенно: сначала основными данными, а затем и подробностями. Важным этапом в начале ее использования является перенос данных из бумажных записных книжек, телефонных справочников, визиток и прочих документов в электронную базу данных. Чем полнее выполнено такое преобразование, тем заметнее полезная отдача от адресной книги.

Иногда возникает проблема переноса адресных данных из других программ Microsoft Office или текстовых файлов. Для этой цели в Microsoft Outlook имеются фильтры экспорта и импорта. Также существуют специальные служебные программы сторонних разработчиков, позволяющие конвертировать данные между десятками различных форматов адресных книг.

Данные, внесенные в адресные книги Outlook, впоследствии можно интенсивно использовать самым различным образом. Наиболее распространенными, по-видимому, являются средства электронной связи: электронная почта, IР-телефония и другие. Кроме того, Outlook позволяет использовать данные из адресных книг для других целей.

Так, например, малознакомая для многих функция слияния позволяет автоматически печатать наклейки, письма, адресную часть конвертов. Если список контактов составляют несколько сотен записей о людях и организациях, правильное использование передовых возможностей адресных книг Outlook способно повыить эффективность некоторых операций на порядок.

Для конкретного контакта обеспечена связь практически со всеми средствами Outlook. Попробуем перечислить возможные варианты использования данных в адресной книге (при условии полного заполнения полей формы):

создание и отправка сообщения электронной почты;

создание и отправка факсимильного сообщения;

создание и отправка приглашения на сетевую конференцию;

создание и отправка электронной визитной карточки;

переход на Web-страницу контактного лица;

отметка о напоминании для события, связанного с контактным лицом;

отслеживание задач, встреч, сообщений, документов, заметок, связанных с контактным лицом;

показ элементов Outlook, связанных с контактным лицом;

запись даты и времени работы с контактным лицом;

телефонный звонок контактному лицу (в том числе междугородний, международный);

вызов контактного лица с помощью программы NetMeeting;

распечатка данных адресата на конверте, наклейке, в каталоге и в любом другом документе.

Обслуживание задач

Как уже упоминалось ранее, в Microsoft Outlook задачами считаются поручения личного и служебного плана, выполнение которых можно проследить с помощью средств Outlook. Задачи могут иметь как разовый, так и регулярный характер. Примером регулярной задачи личного плана является ежемесячная оплата счетов за пользование телефоном. Примером разовой задачи служебного плана является разработка документа PowerPoint.

Средства Outlook способны автоматически обрабатывать задачи регулярного характера. После постановки пользователем отметки о выполнении регулярной задачи следующая ее копия создается Outlook без вмешательства человека. Повторяющиеся задачи могут иметь либо регулярную периодичность (например, рассылка раз в месяц клиентам информационных сообщений и счетов за услуги), либо регулярную дату (например, поздравление клиентов с национальными праздниками).

На основе задачи можно назначить поручение. Такое поручение при создании задачи по умолчанию автоматически назначается пользователю, который записан в реестре операционной системы как владелец компьютера. Поручение другому человеку назначают, если он присутствует в списке контактов. При этом можно указать необходимость представления отчета о выполнении поручения и сроки напоминания автору задачи об этапах ее выполнения.

Для наглядного отображения текущего состояния различных задач они показываются разным цветом в зависимости от выбора пользователя. Например, просроченные задачи можно отмечать красным цветом, а выполненные -- зеленым.

Работа с Дневником

Прежде всего, дневник выполняет функции средства автоматического отслеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользователь, -- хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook:

с сообщениями электронной почты;

с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;

с ответами на приглашения;

с уведомлениями об отмене собраний;

с поручениями;

с отчетами о поручениях.

Кроме того, если пользователь посчитает необходимым, можно автоматически учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word -- и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные).

Для событий, принадлежащих элементам Outlook, указываются сведения, характерные для конкретного элемента. Например, для собрания -- тема, дата и время начала, продолжительность; для сеанса связи с сервером электронной почты -сообщение о сеансе, дата и время начала, продолжительность. Что интересно, при двойном щелчке на сообщении о сеансе связи открывается окно, в котором содержится протокол сеанса: число ошибок; число отправленных, принятых, удаленных, восстановленных сообщений и число загруженных заголовков. Также фиксируется, к какому почтовому ящику и на каком почтовом сервере происходило подключение.

Так как записи в дневнике функционально связаны с элементами Outlook, становится возможной сортировка и группировка записей по многим критериям, причем в других элементах, помимо дневника. Предположим, руководителю необходимо выяснить, чем занимался некий сотрудник в прошедшем месяце. Для этого в списке контактов достаточно щелкнуть на его значке и выбрать на вкладке Действие строку Дневник -- появится перечень всех задач, которые решал сотрудник в течение заданного периода времени.

Перечисленные функции контроля организации и хода работы позволяют рассматривать Outlook не только как персональное средство организации работ, но и как достаточно мощное средство автоматизации рабочего места руководителя подразделения или небольшого предприятия. Полностью возможности Дневника Outlook проявляются, конечно, при объединении компьютеров сотрудников предприятия в локальную сеть.

Если объединение рабочих мест коллектива производится средствами Интернета, то реальной становится перспектива организации групповой работы по принципу «виртуального офиса». В настоящем офисе находятся только руководство фирмы (необязательно), минимум служебного персонала и сетевой сервер, а большинство сотрудников работают дома, на даче, в поезде, в автомобиле -- в общем, в любом месте, откуда обеспечен доступ к Интернету. У такого подхода есть экономическое обоснование. Исполнители готовы работать больше при меньших ставках, если им не приходится ежедневно тратить время на дорогу к месту работы и у них есть возможность гибко управлять своей трудозагрузкой в течение суток (недели, месяца). В настоящее время в развитых странах это новое направление организации труда развивается очень быстро, и даже государственные органы принимают его на вооружение.

Дневник предлагает возможность записи времени и дат в той форме, которая более удобна пользователю. Известно, что в обыденной жизни мы редко пользуемся формализованным точным указанием параметров времени. Чаще избирается сокращенная форма, принятая большинством людей, например: девять часов вечера вместо формализованной записи 21:00. Outlook понимает запись «девять часов вечера» и самостоятельно преобразует ее в формат, принятый для компьютерных систем. Также верно распознаются праздники с фиксированной датой и указания периодичности (в течение, начиная с, через и другие).

Приведем примеры записи дат и времени, допустимые в дневнике Outlook, которые автоматически преобразуются в формализованную запись:

двадцать третье июля, 28 марта, первое сентября;

три недели назад, следующая неделя;

через один месяц;

эта пятница, через два дня, шестьдесят дней спустя;

девять часов утра, пять часов двадцать минут;

полдень, полночь;

в течение, от, до;

вчера, сегодня, завтра;

на следующей, на прошлой;

назад, за, начиная, предыдущий;

сейчас;

через, после, кончая, следующий;

День Конституции;

День независимости;

День победы;

День смеха;

Международный женский день;

Новый год;

Первое мая;

Рождество, сочельник.

Таким образом, указывать дату и время в Дневнике Outlook можно действительно нормальным, человеческим способом, как мы и привыкли делать в бумажных записных книжках и дневниках. Важная особенность локализованной версии Outlook -- правильное распознавание принятых в России государственных и церковных праздников. Правда, последнее касается только христианской религии.

Запись в Дневнике является лишь связующим звеном с другими элементами. Поэтому при удалении записи, указывающей на иные элементы, они остаются в неприкосновенности. Например, если отменено и удалено поручение, связанное с контактом и документом, то ни контакт, ни документ не удаляются. Верно и обратное -- удаление документа, контакта, любого другого элемента, зарегистрированного в Дневнике, никак не отражается на его записях.

Основным видом представления в Дневнике служит Временная шкала, но его можно и изменить в соответствии с собственными предпочтениями. Для этого служит диалоговое окно Поля (Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление > Поля). При выборе в раскрывающемся списке Группы полей для выбора строки Все поля дневника в поле Имеющиеся поля будут представлены все допустимые поля для отображения в представлении Дневника. Список достаточно велик, и нет необходимости перечислять все поля, тем более что их названия говорят сами за себя. Тем самым, у пользователя всегда есть возможность настроить представление по своему выбору. outlook автоматизация интерфейс меню

Если представление в Дневнике выполнено как временная шкала, становится доступной функция изменения шага шкалы. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте на шкале и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт День (или Неделя, или Месяц). В первом случае шаг шкалы будет установлен равным одному часу, другие пункты позволяют задать шаг, равный дню или неделе, соответственно. Доступ к настройке шага временной шкалы возможен и через меню Вид (Вид > День/Неделя/Месяц).

Таким образом, Дневник является организационным ядром Outlook, так как позволяет планировать и отслеживать все события, происходящие с другими элементами программы и, кроме того, с внешними приложениями.

Заметки

Видимо, можно с уверенностью утверждать, что Заметки являются самым простым элементом Outlook. По своим функциям они являются эквивалентом бумажного блокнота с отрывными страницами. Преимущества средства Заметки проявляются при возникновении задач, которые трудно классифицировать, то есть мгновенно отнести к какому-либо иному элементу Outlook.

Рассмотрим пример. Исполнителю позвонил начальник и распорядился обсудить с новым клиентом юридические вопросы соглашения. Для полноценной отработки поручения необходимо внести данные о клиенте в Адресную книгу (причем как данные о фирме, так и личные сведения о руководителях и ответственных лицах). Далее следует создать задачу и определить этапы ее выполнения. Если необходимо, следует распределить работу среди подчиненных и назначить им поручения.

На все перечисленные действия необходимо определенное время. При этом задействуются многие элементы Outlook. Конечно, никто не в состоянии выполнить такую организационную работу «с листа», за время телефонного разговора. Очевидно, самым простым решением в данной ситуации является использование средства Заметки. Достаточно щелкнуть на соответствующей кнопке на панели ярлыков и в появившемся окне двойным щелчком открыть новую заметку, куда внести прямо во время разговора важнейшие исходные данные: название фирмы клиента, фамилию ответственного лица, контактный телефон, адрес электронной почты, характер соглашения, сроки исполнения. Для этого достаточно пары минут телефонного разговора.

Точно так же заметки пригодятся при желании срочно записать внезапную идею, которую пока нет времени развивать по причине загруженности другой работой.

Рассмотрим еще один пример. Звонит клиент и сообщает об изменении номера своего телефона. Предположим, в адресной книге содержатся сотни и тысячи записей. Удобно ли просить клиента подождать, пока адресная книга будет открыта, а записи отсортированы? Проще мгновенно сделать запись в заметке: Фирма Триумф». Тел. 2222322, а позже, не заставляя человека ждать, внести изменения в адресную книгу. Из таких мелочей складывается стиль общения с клиентами, который во многом определяет лицо фирмы.

При отображении заметок в окне показываются несколько первых строк записи. Для чтения всей записи достаточно щелкнуть на отображаемых строках. Удаляют заметку либо щелчком на кнопке Удалить, либо выбором пункта Удалить в контекстном меню, открываемом щелчком правой кнопкой мыши на заметке.

Все заметки сохраняются автоматически, но они не являются отдельными файлами -- это записи одной цельной базы данных. Поэтому при операции удаления следует проявлять особую внимательность -- запроса на подтверждение операции не будет! Удаленная заметка сохраняется до конца текущего сеанса работы с Outlook в папке Удаленные, но после окончания работы восстановить ее никакими силами нельзя -- не помогут и самые мощные программы типа Norton Utilities.

Размещено на Allbest.ru

...