Особенности проектирования базы данных "Телефонный справочник"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Проектирование базы данных

2. Структуры таблиц

3. Создание форм

4. Создание запросов

Заключение



Введение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления информацией. Восприятие реального мира можно соотнести с последовательностью разных, хотя иногда и взаимосвязанных, явлений. С давних времен люди пытались описать эти явления (даже тогда, когда не могли их понять). Такое описание называют данными.

Важной категорией программ сегодня являются системы обработки информации, основанные на базах данных (БД).

От данных информационной системы во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:

обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

выполнять точный и полный анализ данных.

В настоящие время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы, с одной стороны. С другой стороны, в связи со стремительным развитием телефонной сети и комплекса предоставляемых услуг увеличился объем обрабатываемой информации. И возникла объективная необходимость автоматизировать систему учета телефонных разговоров.

Целью данной контрольной работы является анализ предметной области, проектирование и реализация учебной базы данных в указанной предметной области. В качестве СУБД для реализации базы данных была использована настольная СУБД реляционного типа ? Microsoft Office Access 2003. Данная СУБД имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В данной работе я создала учебную БД “Телефонный справочник”

Для этого необходимо создать базы данных, содержащих сведения об абонентах, их переговорах и предоставляемых по ним льготам.

Приложение Microsoft Office Access 2003 представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Разработка информационной модели

Предметная область ? часть реального мира, подлежащая изучению с целью организации управления и, в конечном счете, автоматизации. Предметная область представляется множеством фрагментов, например, предприятие ? цехами, дирекцией, бухгалтерией и т.д. Каждый фрагмент предметной области характеризуется множеством объектов и процессов, использующих объекты, а также множеством пользователей, характеризуемых различными взглядами на предметную область.

В данной контрольной работе поставлена задача создания базы данных для телефонного справочника. Поэтому при её выполнении было проведено исследование данной предметной области. В рамках данной контрольной работы реализуется проектирование и разработка учебной базы данных по предметной области. Следовательно, полученная БД не будет отражать всю бизнес-логику данной предметной области, а ограничиться лишь её частью.

Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:

проектирование и создание таблиц для хранения данных; ввод данных;

разработка других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации.



1. Проектирование базы данных

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1. Определение цели создания базы данных.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей.

4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами.

1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

3 Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

4 Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице.

5 Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Организация схемы данных

2. Структуры таблиц

Для решения поставленной задачи необходимо создать 7 таблиц: Абонент, Группы, Телефоны, Учет переговоров, Льготы, Связь, Оплата - структуры которых следующие



Таблица 1. «Абонент»

Таблица 2. «Группы»



Таблица 3. «Льготы»

Таблица 4. «Оплата»



Таблица 5. «Связь»

Таблица 6. «Телефоны»



Таблица 7. «Учет переговоров»

3. Создание форм

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД ? это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

ввода и просмотра информации базы данных,

изменения данных,

печати данных,

создания диаграмм, сообщений и пр.

Способы создания форм в Access могут быть разными:

Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности).

Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию).

Автоформа: в столбец (многостраничная - поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи).

Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица).

Автоформа: сводная таблица.

Автоформа: сводная диаграмма.

Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph).

Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме Excel).



Форма - Ф1

Форма 2 - Ф2

Форма 3 - Ф3

Главная кнопочная форма



4. Создание запросов

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

Запросы на выборку. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запросы с параметрами. Запрос с параметрами -- это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.) для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Перекрестные запросы. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

·Запросы на изменение. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

На удаление записи.

На обновление записи.

На добавление записей.

На создание таблицы.

Запрос 1 «Дата»



Запрос 1 «Дата» в режиме конструктора

Запрос 2 «Два параметра»



Запрос 2 «Два параметра» в режиме конструктора

Запрос 3 «МТС» и Ростелеком

Запрос 3 «МТС» в режиме конструктора

база данные таблица форма

Запрос 4 «Оператор»



Запрос 4 «Оператор» в режиме конструктора

Запрос 5 «Параметр»



Запрос 5 «Параметр» в режиме конструктора

Запрос 6 - «Улица»

Запрос 6 «Улица» в режиме конструктора

Запрос 7 «ФИО»

Запрос 7 «ФИО» в режиме конструктора

Запрос 1 - «Дата» в режиме языка SQL

SELECT [Фамилия] & " " & Left([Имя],1) & "." & Left([Отчество],1) & "." AS ФИО, Абонент.Город, Телефоны.Телефон, Абонент.[Дата рождения], Группы.Группы, Абонент.Связь, Оплата.[Ставка(руб)]

FROM Группы INNER JOIN ((Абонент INNER JOIN (([Учет переговоров] INNER JOIN Льготы ON [Учет переговоров].КодАбонент = Льготы.КодАбонент) INNER JOIN Оплата ON [Учет переговоров].КодАбонент = Оплата.КодАбонент) ON (Абонент.[Код Абонент] = [Учет переговоров].КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Оплата.КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Льготы.КодАбонент)) INNER JOIN Телефоны ON Абонент.[Код Абонент] = Телефоны.[Код Абонент]) ON Группы.[Код Группы] = Телефоны.[Код Группы]

WHERE (((Абонент.[Дата рождения])<#1/1/1982#));

Запрос 2 - «Два параметра»

SELECT [Фамилия] & " " & [Имя] & " " & [Отчество] AS ФИО, Абонент.[Дата рождения], [Введите год(например,2020):]-Year([Дата рождения]) AS Возраст, Format([Дата рождения],"mm") AS Выражение1, Format([Дата рождения],"dd") AS Выражение2, Абонент.Телефон

FROM Группы INNER JOIN ((Абонент INNER JOIN ((Льготы INNER JOIN [Учет переговоров] ON Льготы.КодАбонент = [Учет переговоров].КодАбонент) INNER JOIN Оплата ON Льготы.КодАбонент = Оплата.КодАбонент) ON (Абонент.[Код Абонент] = [Учет переговоров].КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Оплата.КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Льготы.КодАбонент)) INNER JOIN Телефоны ON Абонент.[Код Абонент] = Телефоны.[Код Абонент]) ON Группы.[Код Группы] = Телефоны.[Код Группы]

WHERE (((Абонент.[Дата рождения]) Like "??." & [Введите месяц года(например, для марта-03) или выберите круглые даты за весь год, введя звездочку"*":] & ".????") AND (([Введите год(например,2020):]-Year([Дата рождения])) In (20,30,40,50)))

ORDER BY Format([Дата рождения],"mm"), Format([Дата рождения],"dd");

Запрос 2 - «Два параметра»

SELECT [Фамилия] & " " & [Имя] & " " & [Отчество] AS ФИО, Абонент.[Дата рождения], [Введите год(например,2020):]-Year([Дата рождения]) AS Возраст, Format([Дата рождения],"mm") AS Выражение1, Format([Дата рождения],"dd") AS Выражение2, Абонент.Телефон

FROM Группы INNER JOIN ((Абонент INNER JOIN ((Льготы INNER JOIN [Учет переговоров] ON Льготы.КодАбонент = [Учет переговоров].КодАбонент) INNER JOIN Оплата ON Льготы.КодАбонент = Оплата.КодАбонент) ON (Абонент.[Код Абонент] = [Учет переговоров].КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Оплата.КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Льготы.КодАбонент)) INNER JOIN Телефоны ON Абонент.[Код Абонент] = Телефоны.[Код Абонент]) ON Группы.[Код Группы] = Телефоны.[Код Группы]

WHERE (((Абонент.[Дата рождения]) Like "??." & [Введите месяц года(например, для марта-03) или выберите круглые даты за весь год, введя звездочку"*":] & ".????") AND (([Введите год(например,2020):]-Year([Дата рождения])) In (20,30,40,50)))

ORDER BY Format([Дата рождения],"mm"), Format([Дата рождения],"dd");

Запрос 3 - «МТС»

SELECT Абонент.Фамилия, Абонент.Имя, Абонент.Отчество, Абонент.Телефон, Абонент.Связь, Оплата.[Время(мин)], Льготы.[Льготный тариф(руб/мин)]

FROM Группы INNER JOIN ((((Абонент INNER JOIN Льготы ON Абонент.[Код Абонент] = Льготы.КодАбонент) INNER JOIN Оплата ON Абонент.[Код Абонент] = Оплата.КодАбонент) INNER JOIN Телефоны ON Абонент.[Код Абонент] = Телефоны.[Код Абонент]) INNER JOIN [Учет переговоров] ON Абонент.[Код Абонент] = [Учет переговоров].КодАбонент) ON Группы.[Код Группы] = Телефоны.[Код Группы]

WHERE (((Абонент.Связь)="МТС" Or (Абонент.Связь)='Ростелеком'));

Запрос 4 - «Оператор»

SELECT [Фамилия] & " " & [Имя] & "" & [Отчество] AS ФИО, Абонент.Телефон, Абонент.Адрес, Абонент.Город, Телефоны.Телефон, [Учет переговоров].[Ставка(руб)], Абонент.Связь

FROM Группы INNER JOIN ((Абонент INNER JOIN ((Оплата INNER JOIN Льготы ON Оплата.КодАбонент = Льготы.КодАбонент) INNER JOIN [Учет переговоров] ON Оплата.КодАбонент = [Учет переговоров].КодАбонент) ON (Абонент.[Код Абонент] = [Учет переговоров].КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Оплата.КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Льготы.КодАбонент)) INNER JOIN Телефоны ON Абонент.[Код Абонент] = Телефоны.[Код Абонент]) ON Группы.[Код Группы] = Телефоны.[Код Группы]

WHERE (((Абонент.Связь) Like [Введите название оператора МТС,Мегафон, Ростелеком, Билайн, Теле2:] & "*"));

Запрос 5 - «Параметр»

SELECT [Фамилия] & " " & [Имя] & "" & [Отчество] AS ФИО, Абонент.Телефон, Абонент.Адрес, Абонент.Город, Телефоны.Телефон, Льготы.[Период разговора], [Учет переговоров].[Ставка(руб)]

FROM Группы INNER JOIN ((Абонент INNER JOIN ((Оплата INNER JOIN Льготы ON Оплата.КодАбонент = Льготы.КодАбонент) INNER JOIN [Учет переговоров] ON Оплата.КодАбонент = [Учет переговоров].КодАбонент) ON (Абонент.[Код Абонент] = [Учет переговоров].КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Оплата.КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Льготы.КодАбонент)) INNER JOIN Телефоны ON Абонент.[Код Абонент] = Телефоны.[Код Абонент]) ON Группы.[Код Группы] = Телефоны.[Код Группы]

WHERE ((([Фамилия] & " " & [Имя] & "" & [Отчество]) Like [Введите первую букву фамилии:] & "*"));

Запрос 6 - «Улица»

SELECT Абонент.Фамилия, Абонент.Имя, Абонент.Адрес, [Учет переговоров].Телефон, Оплата.[Время(мин)]

FROM Группы INNER JOIN ((Абонент INNER JOIN ((Льготы INNER JOIN Оплата ON Льготы.КодАбонент = Оплата.КодАбонент) INNER JOIN [Учет переговоров] ON Льготы.КодАбонент = [Учет переговоров].КодАбонент) ON (Абонент.[Код Абонент] = [Учет переговоров].КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Оплата.КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Льготы.КодАбонент)) INNER JOIN Телефоны ON Абонент.[Код Абонент] = Телефоны.[Код Абонент]) ON Группы.[Код Группы] = Телефоны.[Код Группы]

WHERE (((Абонент.Адрес)="ул. Советская" Or (Абонент.Адрес)="ул. Маркса"));

Запрос 7 - «ФИО»

SELECT [Фамилия] & " " & Left([Имя],1) & "." & Left([Отчество],1) & "." AS ФИО, Абонент.Телефон, Абонент.Адрес, Абонент.Город, Телефоны.Телефон, Льготы.[Период разговора], [Учет переговоров].[Ставка(руб)]

FROM Группы INNER JOIN ((Абонент INNER JOIN ((Оплата INNER JOIN Льготы ON Оплата.КодАбонент = Льготы.КодАбонент) INNER JOIN [Учет переговоров] ON Оплата.КодАбонент = [Учет переговоров].КодАбонент) ON (Абонент.[Код Абонент] = [Учет переговоров].КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Оплата.КодАбонент) AND (Абонент.[Код Абонент] = Льготы.КодАбонент)) INNER JOIN Телефоны ON Абонент.[Код Абонент] = Телефоны.[Код Абонент]) ON Группы.[Код Группы] = Телефоны.[Код Группы];



Заключение

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и пр.

Целью выполнения данной курсовой работы было ознакомить студентов с базовыми понятиями курса баз данных. Цель курсовой работы считаю достигнутой, при выполнении работы были получены следующие практические навыки работы в Microsoft Access 2013:

Разработка модели базы данных;

Разработка структуры таблиц, определения типов полей для хранения данных.

Разработка форм для добавления изменения данных.

Составление запросов.

Размещено на Allbest.ru

...