Подход к формированию структуры распорядительного документа с использованием вывода на продукционных правилах в экспертных системах автоматизации документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Подход к формированию структуры распорядительного документа с использованием вывода на продукционных правилах в экспертных системах автоматизации документооборота

В.М. Левыкин

Предложен подход к формированию структуры распорядительного документа с использованием вывода на продукционных правилах и вариант его использования в экспертных системах автоматизации документооборота.

Ключевые слова: документооборот, документ, автоматизация, эксперт, продукция.

Автоматизация документооборота как составляющая информатизации деятельности предприятий

В настоящее время внедрение современных информационных технологий в бизнес-процессы предприятий и организаций Украины является одним из приоритетных направлений их развития. Автоматизация процесса ведения документооборота позволяет значительно снизить временные затраты на формирование и циркулирование документов внутри организации, поиск нужных документов и принятие на их основе оптимальных решений.

Автоматизация документооборота, как и автоматизация бизнес-процессов предприятия в целом, предполагает проведение реинжиниринга и оптимизации существующих бизнес-процессов для получения эффективных результатов деятельности организации. Преобразования документов в электронную форму обеспечивает распространение электронных документов между подразделениями организации, идентичное распространению бумажных документов, но не гарантирует значительного повышения эффективности работы организации без обеспечения упорядоченного хранения документов, возможности их корректировки и согласования. В связи с этим необходимо внедрение систем электронного документооборота, обусловленное необходимостью реинжиниринга существующих бизнес-процессов.

Анализ современных систем электронного документооборота

Существующие системы электронного документооборота можно разделить на два класса: системы, ориентированные на бизнес-процессы, и корпоративные системы.

Системы электронного документооборота, ориентированные на бизнес-процессы, предназначены для использования в определённой предметной области. Они обеспечивают полный жизненный цикл документа и реализуют все действия, которые может выполнять пользователь с документом: создание документа, его корректировку, согласование, использование данных из документа для изменения данных в базе данных (БД) и т. п.

Достоинством таких систем является то, что они учитывают специфику и сложившиеся традиции работы с документами в конкретной предметной области или организации, так как реализуют логику работы, соответствующую предметной области. Такие системы позволяют синхронизировать версии документа в различных структурных подразделениях организации, контролировать исполнение документов и т.д., но не предназначены для управления потоком документов в организации, имеющей территориально распределённую структуру.

Корпоративные системы электронного документооборота, наоборот, предоставляют полную функциональность в плане управления документооборотом территориально-распределённой организации, не ограничены определённой предметной областью и за счёт этого являются более универсальными, но требуют обязательного реинжиниринга существующих бизнес-процессов. К корпоративным системам электронного управления документами относятся такие системы, как Lotus Domino и другие.

Если изменение существующих бизнес-процессов невозможно по ряду причин, то это делает невозможным применение корпоративных систем электронного документооборота. В этом случае целесообразно использовать системы электронного документооборота, ориентированные на предметную область, которые позволяют учесть специфику существующих бизнес-процессов и легко адаптироваться к их изменениям. Например, программные продукты (ПП) фирмы «1С» регулярно адаптируются к изменяющимся бизнес-процессам предприятий, связанным с изменениями законодательства различных государств и форм стандартных документов.

На основании изложенного можно сделать вывод, что системы электронного документооборота, ориентированные на предметную область, и корпоративные системы электронного документооборота рассчитаны на использование в определённых условиях и предназначены для достижения различных целей.

Обоснование необходимости создания экспертных систем автоматизации документооборота

Документооборот, как и бизнес-процессы организации, которым он соответствует, характеризуется наличием периодических изменений. Корпоративные системы электронного документооборота предоставляют гибкие возможности решения этой проблемы только на уровне управления потоком документов между подразделениями. Как корпоративные системы, так и системы электронного документооборота, ориентированные на бизнес-процессы, приспосабливаются к изменению форм циркулирующих документов или появлению новых документов только путем адаптации соответствующих программных модулей, что требует регулярного сопровождения системы и привлечения разработчиков. Соответственно, не решена проблема предоставления пользователям возможности гибкой адаптации системы электронного документооборота к изменениям бизнес-процессов.

Кроме того, документооборот крупных организаций представлен значительным количеством документов и обладает спецификой, определяемой конкретным предприятием. В таких условиях особенностью документооборота и правила формирования документов является значительный объем информации, которым должны руководствоваться сотрудники таких организаций. Это значительно повышает сложность их работы как с системой электронного документооборота, так и без неё. Существующие системы электронного документооборота не предоставляют средств снижения уровня сложности работы пользователей.

Постановка задачи исследования

Исходя из описанных проблем, одним из основных направлений исследований является разработка универсального подхода к формированию документов в экспертных системах, позволяющего реализовать гибкий механизм формирования документов и оценки корректности их структуры в системах электронного документооборота. Реализация такого подхода возможна в экспертной системе электронного документооборота, создание которой наиболее целесообразно на базе системы, ориентированной на предметную область. При этом формирование новых типов документов и изменение существующих должно осуществляться специальным механизмом, а создание корректных документов в условиях заданных ограничений должно обеспечиваться модулем оценки корректности структуры таких документов.

Подход к формированию структуры распорядительного документа в экспертной системе

Использование экспертной системы при автоматизации документооборота позволит реализовать гибкий механизм конструирования структуры документа. Структуру документа предлагается представлять в виде дерева элементов документа. При этом каждому структурному элементу документа будет соответствовать сложно формализуемая часть текста документа. Применение логического вывода для оценки корректности формируемой структуры документа позволит получить необходимое текстовое представление документа, основанное на знаниях экспертов предметной области, на которую ориентирована система электронного документооборота.

электронный документооборот автоматизация

Формализация структуры документа

Характерной особенностью систем электронного документооборота является формирование типовых документов и их составляющих.

Для описания структуры документа предлагается каждому структурному элементу документа поставить в соответствие типовую часть его текстового представления, содержащую минимальный смысловой блок информации. В таком случае упорядоченное множество структурных элементов образует электронный документ. Внесение данных, которые дополняют типовую текстовую часть конкретным содержанием, позволяет получить отдельные структурные элементы для формирования документа на их основе.

В результате использования такого подхода можно представить документ как структуру, состоящую из отдельных элементов документа с внесёнными в них данными. Такая структура легко нормализуется и является оптимальной для хранения в реляционной БД. При этом будут реализованы такие преимущества: обеспечение целостности и непротиворечивости данных; устранение избыточности данных, характерной для корпоративных систем автоматизации документооборота, в большинстве случаев использующих нереляционные БД. Полученные структуры данных дают возможность легко реализовать не только функции работы с документом в целом, но и дополнительные функции, связанные со спецификой предметной области, на которую ориентирована система. Например, в реляционной БД можно реализовать автоматическую актуализацию данных на основании данных, содержащихся в формируемом распорядительном документе. Так в программном продукте «1С: Бухгалтерия» параллельно с формированием акта списания товара реализовано автоматическое изменение информации о товаре в БД.

При эксплуатации корпоративных систем электронного документооборота актуализацию данных реализовать достаточно непросто, поскольку вместе с документом необходимо передавать структуру данных этого документа. Поэтому в подразделениях, использующих эти документы, требуется установка и сопровождение программных средств, предоставляющих возможности работы с полученными структурами данных. Кроме того, в таких подразделениях могут формироваться уникальные документы или документы, экспортируемые в виде изображений или текстовых представлений, которые не имеют соответствующих им структур данных. В то же время программные средства системы, ориентированной на предметную область, в большинстве случаев являются унифицированными и используют единую БД.

Древовидное представление структуры документа выбрано с целью введения понятия подчинённости элементов документа и уровня их расположения в его структуре. Комбинация этих параметров позволяет обеспечить гибкость при конструировании документов из заранее подготовленных структурных элементов и задать ограничения на его структуру. Чем выше уровень декомпозиции документа на структурные элементы, тем выше гибкость и адаптация системы к изменениям условий документооборота и требований к документам. Но вместе с тем, одновременно увеличивается и сложность работы пользователя с такой системой.

Использование процедуры вывода на продукционных правилах на этапе формирования документа

Создание экспертной системы автоматизации документооборота позволит снизить сложность работы пользователя системы электронного документооборота, связанную со значительным увеличением числа элементов документа. Помимо функций автоматизации формирования и управления документами в данной системе реализуются функции поддержки процедуры конструирования распорядительных документов, основанные на базе знаний (БЗ) экспертной системы. Предполагается представление БЗ в виде реляционных таблиц, содержащих информацию о продукционных правилах в виде предусловия, сферы применения, ядра продукции и постусловия.

Продукционные правила должны быть разделены по сферам применения. Например, возможно создание правил, действующих в пределах уровня древовидной структуры данных распорядительного документа. Такие правила определяют иерархический уровень структурного элемента, а также порядок взаимодействия между элементами в пределах уровня. Правила подчиненности задают структуру возможных иерархий групп элементов.

Такая экспертная система позволит аналитику на основании исследования деятельности автоматизируемого подразделения сформировать как набор правил, так и набор блоков - древовидных стандартных элементов, используемых в виде единой упорядоченной совокупности. При этом такие блоки должны удовлетворять сформированному набору правил.

Для конечного пользователя экспертной системы процедура формирования структуры распорядительного документа в большинстве случаев сведётся к использованию разработанных аналитиком блоков. Для случаев изменения форм типовых документов предусмотрена возможность изменения сформированных блоков или их расширение.

Использование механизма вывода на продукционных правилах позволит унифицировать действия, связанные с оценкой корректности структуры документа. Продукционные правила обладают такими преимуществами, как независимость правил друг от друга и простота их представления, близкая к текстовому описанию правил. Каждое продукционное правило предлагается связать с конкретным элементом документа, на который оно распространяется. В связи со сложностью поддержки непротиворечивости для большого количества правил следует учитывать дополнительные ограничения на область применения правил. В большинстве случаев такие ограничения зависят от ситуации их использования и от контролируемого параметра элемента структуры документа: в процессе формирования документа должны применяться правила, определяющие ограничения на уровень элемента в структуре документа или иерархические связи в дереве элементов. В этом случае ситуация использования - это формирование структуры документа, а контролируемые параметры - уровень нового элемента и элемент-родитель для него. На этапе оценки корректности данных, внесённых в структурный элемент документа, должны использоваться правила, определяющие ограничения на параметры элемента (внесённые в элемент данные) и т.д.

Преимущества и перспективы использования подхода к формированию структуры распорядительного документа с использованием вывода на продукционных правилах

Использование автоматизированного формирования документов, основанного на использовании вывода на продукционных правилах на этапе формирования документа, позволяет упростить процесс конструирования документа за счёт устранения некорректных структур, реализовать алгоритм определения допустимого места нового элемента в структуре документа. Это избавит пользователя от необходимости точного указания месторасположения нового элемента и работы со структурными элементами нижних уровней иерархии, обеспечив тем самым возможность работы пользователя на уровне смысловых блоков и предоставив возможность гибкой корректировки самих блоков в режиме конструирования документов.

В основе системы электронного документооборота лежит принцип модульности, реализация которого необходима для её расширения и адаптации к изменениям. Продукционные правила, связанные с конкретным структурным элементом документа, могут быть добавлены, изменены или удалены вместе со связанным элементом. Использование этого решения позволит сохранить открытую модульную структуру системы электронного документооборота.

Естественно, что данные в информационной системе, ориентированной на определённую предметную область, являются отображением состояния бизнес-процессов предприятия. При этом степень актуальности данных должна быть максимальной. Между моментами возникновения изменений в состоянии бизнес-процесса и осуществления актуализации данных могут иметь место значительные временные интервалы, кроме того, сам процесс актуализации данных также требует временных затрат. В информационной системе, в рамках которой реализован электронный документооборот, актуализацию данных следует связать с циркулирующими в ней распорядительными документами в случае, если изменения в состояния бизнес-процесса вносятся именно согласно формируемым распорядительным документам. Предложенный подход был использован при разработке подсистемы «Отдел кадров» информационно-аналитической системы «Университет» в Харьковском национальном университете радиоэлектроники. В результате был значительно повышен уровень корректности вносимых данных за счёт их проверки на этапе формирования документа и в несколько раз сокращены временные затраты на актуализацию данных и формирование документов.

Созданная оболочка экспертной системы позволяет пользователю без привлечения разработчиков системы в случае необходимости создавать новые блоки документов или корректировать существующие, а использование легко программируемых структур данных - адаптировать систему автоматизированного формирования и управления документооборотом к специфике любой организации.

Литература

1. Осуга С. Обработка знаний. - М.: Мир, 1989. - 283 с.

2. Далека В.Д., Деревянко А.С., Кравец О.Г., Тимановская Л.Е.. Модели и структуры данных. Учебное пособие. - Харьков: ХГПУ, 2000. - 241с.

3. Мацяшек Л.А. Анализ требований и проектирование систем. Разработка информационных систем с использованием UML. - М. Издательский дом «Вильямс», 2002. - 432 с.

Размещено на Allbest.ru