Информационное обеспечение системы организационного проектирования для промышленных предприятий

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационное обеспечение системы организационного проектирования для промышленных предприятий

Волков В.Н., Савина О.А.

Деятельность любой организации тесно связана с потоками информационных ресурсов, которые являются неотъемлемой частью системы информационного обеспечения АСУП и представляются в виде различных документов. Кроме того, структурный анализ сложных процессов на практике выполняется с помощью схем информационных потоков. Реорганизация управления предприятием неизбежно повлечёт за собой и изменение существующих систем информационного обеспечения [1], в большей степени соответствующей новой организационной структуре предприятия.

Разработка образа будущей компании в рамках предпроектного обследования является необходимым условием для своевременного внедрения либо доработки существующей АСУ, но представляет собой достаточно длительный и трудоёмкий процесс, связанный с привлечением большого количества материальных и человеческих ресурсов. Сложность обследования заключается в необходимости изучения разнообразных форм документации, а также в интервьюировании большого количества персонала из числа специалистов по тем или иным разделам предметной области.

Проведенные исследования позволили нам выявить ряд закономерностей, связанных с осуществлением предпроектного обследования предприятия.

Прежде всего, мы предлагаем осуществить «общее знакомство с предприятием»: выявить организационную структуру управления, состав и функции подразделений, их территориальное расположение, номенклатуру и общую характеристику выпускаемой продукции, объемы производства.

С первой попытки даже опытному руководителю трудно учесть все процессы, протекающие на предприятии. В этой связи необходимо построить организационную структуру и попытаться выявить возможные взаимосвязи между отдельными ее элементами. Такая система взаимодействия имеет четыре основных аспекта: информационный, административный, финансовый и материальный.

Следующий шаг необходимо сделать в сторону уяснения принятых алгоритмов управления (кто, где, когда и как принимает управленческие решения). Основными вопросами, подлежащими разработке, являются принципы и методика планирования производства. Результатом исследований по данному направлению является четкое представление о цепочке информационных преобразований, обеспечивающих трансформацию сведений о заказах клиентов в указания работникам цехов.

Важной является составляющая учета и анализа в производственных подразделениях, а именно учет движения деталей и сборочных единиц, составление различных сводок и отчетностей, анализ выполнения производственного плана. Реализация данных задач обеспечивает руководство информацией, необходимой для принятия решений по корректировке оперативных планов и производственных заданий.

На любом промышленном предприятии даже при отсутствии целостной АСУП существуют подразделения, занимающиеся этой проблемой. Необходимо ознакомиться с работой этих отелов, имеющимся парком компьютерной техники, изучить имеющиеся базы данных производственно-технологической информации, а также программное обеспечение, используемое для решения задач управления. Немаловажное значение имеет территориальная распределенность предприятия, так как развитая автоматизированная система управления производством предполагает проектирование локальной вычислительной сети, на топологию которой будут влиять: удаленность подразделений друг от друга, их количество и взаимное расположение.

На основе вышеизложенного формируется модель бизнес-процессов. Наиболее часто используемым инструментарием является IDEF0 [2]. Данная методология позволяет формализовать представление об имеющемся положении дел. Однако такая модель не может полностью отразить все аспекты деятельности предприятия. Модель, построенная на основе методологии IDEF0, предназначена, в основном, для разработчика автоматизированной системы и представляет собой универсальное средство формализации процессов предметной области. Большое количество уровней декомпозиции затрудняет сбор информации, и невозможно получить целостное представление о процессе без просмотра и детального изучения набора диаграмм. Еще одним недостатком данной методологии является сложность внесения изменений в описание процесса, что в условиях проведения предпроектного обследования происходит достаточно часто, тем более что накапливаемая информация, особенно на начальном этапе, носит фрагментарный характер.

Проведенные исследования позволяют построить общую схему осуществления предпроектного анализа при построении системы автоматизации управления производственным процессом (рисунок 1).

Некоторые задачи, которые необходимо решить на этапе предпроектного анализа, могут осуществляться параллельно. Однако это не означает, что эти задачи независимы, они должны выполняться в тесной увязке между собой. Центральной же частью данной схемы является «Анализ информационных потоков и схем документооборота».

Таким образом, существует объективная необходимость разработки методики и программных средств, позволяющих автоматизировать процесс предпроектного обследования. Разработанная «Автоматизированная система информационной поддержки реинжиниринга бизнес-процессов» предназначена для создания структурного описания организации, выстроенного по иерархии управления и исполняемым функциям, направленным на достижение определенных целей. Основная задача - дать инструмент построения статической модели, представляющей собой множество своеобразных регистров управленческого учета (например, функции и звенья) и отношений между ними (проекций). Ценность модели еще и в том, что она одновременно содержит все отношения «функция - исполнитель», то есть позволяет осуществлять постоянный управленческий учет функций и исполнительных звеньев.

Специальная технологи и программные инструменты не только дают возможность достичь существенно большей ясности в понимании предприятия. С их помощью можно описать план реструктуризации в следующих терминах - «убрать или добавить функцию, убрать или добавить звено, перераспределить функции между звеньями».

Перечисление функций ничего не говорит о регламенте их реализации, используемых ресурсах компании, документах и информации. Бизнес-процессы, так же как и функции, имеют своих ответственных исполнителей (владельцев процесса). Поэтому организационная структура может быть описана и как совокупность функций, и как совокупность бизнес-процессов. С этой целью был введен классификатор «Бизнес-процессы», представляющий собой «дерево», в вершине которого находятся основные направления деятельности организации, а в качестве конечных элементов - бизнес-процессы. Закрепление исполнителей осуществляется через проекцию на организационную структуру. В качестве объектов для формального описания должны быть выбраны «ключевые» процессы предприятия, наиболее сильно отражающиеся на его конкурентоспособности.

С помощью разработанной автоматизированной системы имеется возможность построения графо-аналитической схемы, описывающей бизнес-процессы исследуемого предприятия в разрезе исполнительных звеньев. Диаграмма состоит из набора графических блоков, представляющих собой выполнение описанных ранее функций, закрепленных в соответствующих классификаторах, в том числе и принятие управленческих решений. Все блоки связаны друг с другом, что соответствует определению бизнес-процесса как последовательности внутренних шагов деятельности, начинающихся с одного или более входов и оканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту, причем эти связи носят характер передачи управленческого решения или документации из одного подразделения в другое. предпроектный оперативный аналитический бизнес

Подразделения предприятия указываются в левой части диаграммы и упорядочены таким образом, чтобы максимально облегчить понимание их взаимодействия. Все действия фиксируются слева направо в порядке их осуществления. Передаваемая информация всегда изображается в том подразделении, где она используется. Каждый блок на диаграмме имеет уникальный номер, расшифровка которого вместе с необходимыми комментариями приводится отдельно в специальной таблице. При описании акцент делается именно на элементах бизнес-процесса, связанных с управленческой деятельностью, так как они, в отличие от технологических процессов, слабо формализуемы, к ним сложнее примененить методы математического моделирования.

Реализация предложенной методики базируется на программном приложении, основанном на информационной базе данных, содержащей сведения, полученные в ходе проведения предпроектного обследования. Необходимость структуризации данной информации не вызывает сомнений, тем более, что в процессе работ с «Автоматизированной системой информационной поддержки реинжиниринга бизнес-процессов» приходится манипулировать большим объемом данных, что требует специального инструментария, которым является встроенная СУБД. Таким образом, мы обеспечиваем программную поддержку разработанной методике проведения предпроектного обследования и описания информационных потоков. Итогом является построение обобщенной схемы бизнес-процессов, пример которой приведен на рисунке 2.

Данная диаграмма будет понятна и разработчикам АСУ, и сотрудникам предприятия, тем более, что она соответствует требованиям стандартов серии ИСО9000. В результате анализа предлагаемой схемы будут выявлены все связи между различными подразделениями предприятия при решении конкретных производственных задач (горизонтальные связи), и только в этом случае описание бизнес-процессов может считаться корректным [3]. Также предлагаемая модель позволит проследить четкое ролевое выражение ответственности за ту или иную деятельность.

Предлагаемая графическая схема потоков информации в силу своей наглядности является удобным инструментом анализа, позволяет легко контролировать правильность отражения процессов, прослеживать пути документов, моменты их образования и соответствующие предпосылки.

В том случае, когда схема документопотока показывает простое перенесение всех данных из одного документа в другой, необходимо в результате изучения и последующего изменения применяемых документов устранить данный этап работы или улучшить его выполнение. Если документ направляется на хранение в архив и на схеме потока не видно, используется ли этот документ на следующих этапах, следует продумать, необходимо ли такое хранение вообще. Каждый поступающий в подразделение документ, который, по-видимому, там не используется, следует отметить для того, чтобы позднее собрать дополнительные данные и выполнить более детальный анализ.

В том случае, когда на графической схеме видны излишние передачи документов, вызванные плохой организационной структурой предприятия или организации, следует рассмотреть возможность изменения этой структуры [4]. Заметим, что все идеи, которые могут возникнуть на этой стадии, должны выдвигаться только в качестве предложений для дальнейшего изучения. Результаты анализа используются обычно для построения новой, более простой и более логичной схемы информационных потоков.

Таким образом, первичное обследование необходимо при создании обобщенной схемы функционирования предприятия в целом, для того, чтобы можно было приблизительно оценить объёмы циркулирующих данных, мощность документопотоков, сопутствующих различным процессам на производстве, структуру и функции хранилищ данных, перечень требуемых аппаратных средств для поддержания работы основной программной системы, количество обслуживающего персонала и состав инженерно-технических работников, выполняющих функции поддержания системы в работоспособном состоянии и некоторые другие параметры.

В целях усовершенствования процесса управления на промышленном предприятии формируется его бизнес-модель, включающая в себя формализованное описание информационных потоков и их анализ, позволяющая визуализировать деятельность, обеспечив руководству возможность правильно оценить имеющиеся недостатки и отыскать источники потенциала и направления совершенствования; сократить время настройки информационно-технологической среды под специфические особенности предприятия.

Предложенная методика описания информационных потоков позволит получить статическую организационную модель, являющуюся базой для улучшения имеющейся системы управления за счет исключения дублирования ряда функций, выявления пересечения зон полномочий, а также так называемых «зон безответственности», перераспределения функций управления. Такая модель - основа для определения количественного и качественного состава подразделений и технологической схемы движения информационных потоков.

Литература

1. Емельянов В.В., Урусов А.В. IDEF-RDO: имитационный анализ функциональной структуры сложных систем // Программные продукты и системы. 1997. - №4. - с.80-89

2. National Institute of Standards and Technology. Integration Definition For Function Modeling (IDEF0). - Washington: Draft Federal Information, 1993.Б

3. Волков В.Н. Информационные технологии и моделирование в организационном проектировании / Информационные технологии и математическое моделирование: Материалы III Всероссийской научно-практической конференции (11-12 декабря 2004г.). Ч.1. - Томск: изд-во Том. ун-та, 2004. - 188с. - с.54-56.

4. Садовников В.И. Потоки информации в системах управления. В.И. Садовников, Эпштейн В.Л. - М.: «Энергия», 1974. - 240 с.

Размещено на Allbest.ru