Порядок учета кассовых операций (на примере страховой организации ФСООО "Белкоопстрах")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Организации обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях организации участвуют в процессе налично-денежного обращения, при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, закупке материалов, выдаче авансов сотрудникам на командировочные расходы и др. В связи с этим в кассах организаций могут находиться денежные средства.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе, оформление кассовых документов регламентируется:

- Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 17.01.2008 №4;

- Приказом Минфина от 29.10.1999 №311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации», с изм. и доп.;

- Постановлением Минфина от 19.04.2001 №43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации», с изм. и доп.

Тема данной преддипломной работы, безусловно, является очень актуальной, так как правила ведения кассовых операций требуют точных знаний и тщательного контроля за их выполнением.

Целью данной работы является предоставление наиболее полной информации по порядку учета кассовых операций и ознакомлением правилами ведения кассовых операций в РБ на примере страховой организации ФСООО «Белкоопстрах» лицензия №02200/0447012 от 22.05.2009г.

1. Общие положения ведения кассовых операций

В соответствии с нормативными документами каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу.

Касса - помещение или место приема, выдачи, хранения наличных денег, кассовых документов.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а так же при доставке их из учреждения банка и сдачи в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданные необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Для обеспечения сохранности наличных денег в кассе предприятий (учреждений) необходимо проводить правильный подбор помещений, сейфов, тщательный подбор кассиров, их инструктаж, периодические инвентаризации наличных денег.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках хранятся у руководителей организации. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. [7]

На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация.

Кассовые операции - операции юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса между собой, с банком и (или) с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета.

Операции по кассе можно проводить как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся материально ответственным лицом. При приеме на работу издается приказ по организации и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При этом руководитель должен под роспись ознакомить кассира с действующими Правилами ведения кассовых операций. Он несет ответственность за сохранность денежных средств, ценных бумаг и других ценностей, находящихся на хранении в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученных ему обязанностей другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данной организации.

При решении вопроса о приеме на работу в качестве кассира рекомендуется не допускать лиц:

- ранее привлекавшихся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- страдающих хроническими психическими заболеваниями;

- систематически нарушающих общественный порядок;

- злоупотребляющих спиртными напитками либо употребляющих наркотические вещества без назначения врача.

Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров. На малых и других организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Предприятия независимо от формы собственности могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банком, в котором открыты расчетные и валютные счета.

Лимит остатка кассы - предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе юридического лица, подразделения (у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса в случае установления им лимита остатка кассы) по состоянию на конец рабочего дня.

Лимит остатка наличных денег в кассе предприятий и организаций банки устанавливают ежегодно по согласованию с руководителями субъектов хозяйствования. Для установления такого лимита организация представляет в обслуживающее учреждение банка расчет-заявку по установленной форме. Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течении года в установленном порядке по обоснованной просьбе (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.) субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда, а так же по другим причинам. В случае, когда организация не представляет расчет на установление лимита остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит считается нулевым.

Всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка кассы, а также в случае неустановленного лимита предприятия и организации обязаны сдавать в обслуживающие учреждения банков на свой расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с этими учреждениями. [2]

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только для оплаты труда (заработная плата), социальных выплат, стипендий, пенсий, дивидендов и только на срок не свыше 3 рабочих дней (для колхозов, органов государственного управления, расположенных в сельской местности, не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в учреждении банка либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком выручки на эти цели. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования, предпринимателей.

Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных законодательством, производится независимо от установленных предприятием сроков выплаты заработной платы.

Субъекты хозяйствования, предприниматели не имеют права накапливать в кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, оплату труда, дивиденды, социальные выплаты, стипендии, пенсии) до установленного срока их выплат.

Все применяемые кассовые препараты на предприятии должны быть зарегистрированы в государственной налоговой инспекции, как и книги кассира-операциониста (на каждый кассовый аппарат).

2. Учет денежных средств в кассе

2.1 Документальное оформление кассовых операций

При приеме наличных денег юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели обязаны проверять их подлинность и платежность, руководствуясь при этом нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь, справочными и информационными материалами, поступающими из достоверных источников.

Прием наличных денег в кассу в белорусских рублях оформляется приходным кассовым ордером, заполненным в бланке формы № КО-1, утвержденным приказом №311 (приложение 1). Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности, имеющие серию и номер, и об их использовании организация отчитывается перед инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода.

Приходный кассовый ордер состоит из корешка из корешка приходного кассового ордера и квитанции к нему. Он выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. Вторая часть приходного кассового ордера - квитанция - является его отрывной частью и служит оправдательным документом для лица, внесшего наличные деньги в кассу. Она также подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом, заверяется печатью организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему в кассу денежные средства, а корешок приходного кассового ордера, погашенный штампом «получено», прилагается к кассовому отчету кассира и хранятся у юридического (физического) лица в уставленные для хранения бухгалтерских документов сроки и не могут быть уничтожены до проведения проверки налоговой инспекции.

В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги, на какие цели или за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, НДС. [4]

Из кассы денежные средства могут выдаваться на выплату заработной платы; в подотчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы; на проведение компенсационных выплат; на выплату страхового возмещения при наступлении страхового случая и на другие цели. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером формы КО-2 (приложение 2), выписываемым в одном экземпляре за подписью директора, главного бухгалтера, кассира и получателя денег. В нем указывается: кому, на какие цели и какая сумма выдана. Так же в расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы (заявления, счета и др.).

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, кому доверено получение денег. Если же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности по болезни или другим причинам расписаться лично, по его письменной просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы данной организации. При этом на расходном документе указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего фактического получателя денег и лица за него расписавшегося.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег из кассу по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. кассовый операция бухгалтерский учет

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы и т.д. Указанные выплаты производятся в основном по расчетно-платежным или платежным ведомостям, подписанными руководителем организации и главным бухгалтером, с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера без составления такого ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. Выдача денег по расчетно-платежной и платежной ведомости производится в течении трех дней, после чего ведомости закрываются: кассир указывает сумму выданных и не выданных денег. На выданную заработную плату выписывается один общий расходный кассовый ордер, а на депонирование заработной платы составляется опись депонентов и наличные деньги сдаются на расчетный счет до первого требования их депонентами. Затем выдача идет по расходному кассовому ордеру.

Движение иностранной валюты в кассе оформляется приходными кассовыми ордерами формы № КО-1В и расходными кассовыми ордерами формы КО-2В. Они выписываются в рублевом эквиваленте, но с обязательным указанием прописью и цифрами суммы и наименования иностранной валюты по номиналу.

В состав оборудования валютной кассы должно входить:

- каталоги (справочники) отличительных признаков определения подлинности валют;

- Технические приборы для проверки подлинности купюр иностранной валюты.

В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнения в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие денежные знаки, а также те денежные знаки, в платежеспособности которых есть сомнения, от клиентов не принимаются. Фальшивые денежные знаки и денежные знаки, подлинность которых вызывает сомнение, клиенту не возвращаются. Их записывают в отдельный реестр и передают в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдают квитанцию, свидетельствующую о том, что принятая валюта является фальшивой или вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименование валюты и ее достоинства. [3]

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме № КО-3 (приложение 3). Чтобы дважды не было выдачи (приема) денежных средств по одному и тому же документу, кассовые ордера погашаются штампом «Оплачено».

При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других, приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется кассовая книга формы № КО-4 для учета рублей (приложение 4) и отдельные книги формы № КО-4в для учета валюты. Организации ведут только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью или же на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи директора и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа на часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. При этом бланк отчета до конца операций за день не отрывается. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец дня.

Согласно пункту 49 Инструкции о ведении кассовых операций в первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в этих документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя.

Таким образом, если сделана ошибка в приходном или расходном кассовом ордере, платежной ведомости, платежной инструкции и других кассовых или банковских документах, нужно переписать информацию правильно на новом бланке. Если же ошибка сделана в кассовой книге, журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, то не правильные записи надо зачеркнуть, а над ними или рядом сделать правильную запись, а так же запись «Исправленному верить». И хотя в вышеуказанном документе нет требований о проставлении росписи исправляющего, такое исправление не будет противоречить законодательству. [9]

В период выдачи средств на оплату труда в соответствии Правилами ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой «в том числе на оплату труда». При этом сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату дивидендов, стипендий, пенсий и др. отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передает в бухгалтерию.

Для учета движения иностранной валюты по кассе заводят отдельную кассовую книгу, причем если в кассу поступает различная валюта, то учет ведется раздельно по каждому виду валюты.

Кассовая книга и документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее трех лет при условии завершения ревизии после проведения налоговой проверки.

С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются с помощью машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. [2]

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года она храниться кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) указанные машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера организации.

Кроме денежных средств в подотчете кассира могут находиться денежные документы - путевки в санатории, дома отдыха, абонементы на питание, посещение культурно-оздоровительных учреждений и т.п. Они учитываются по цене приобретения, их движение отражается в журнале регистрации денежных документов.[5]

2.2 Порядок учета кассовых операций

Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге или отчете кассира. По мере движения наличных денежных средств на основании первичных документов производятся записи в кассовую книгу как при поступлении, так и при расходе денег.

Бухгалтерский учет наличных денег, их движения ведется на активном синтетическом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения данных о движении наличных денежных средств и денежных документов. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов, а по кредиту этого счета - выдача денежных средств и денежных документов. На счете 50 сальдо может быть только дебетовое или равное нулю, если в кассе совсем не осталось денег. Аналитическими данными служат кассовая книга, отчеты кассира.

В бухгалтерии кассовые отчеты и документы обрабатываются: каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяется правильность выведения оборотов и остатка.

В бухгалтерском балансе страховых организаций к счету 50 «Касса» могут быть открыты, при необходимости, следующие субсчета:

50-1 «Касса в рублях» - учитываются наличие и движение денежных средств в кассе в белорусских рублях.

50-2 «Касса в валюте» - учитываются наличие и движение денежных средств в кассе в иностранной валюте.

50-3 «Денежные документы» - учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, абонементы на питание, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

При ведении учета по полной журнально-ордерной форме кредитовые обороты по счету 50 отражаются в журнале-ордере № 1. Основанием для заполнения журнала ордера № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Дебетовые обороты по счету отражаются в ведомости № 1. Когда же учет организуется по сокращенной журнально-ордерной форме, то кредитовые обороты по этому счету записываются в журнал-ордер № 01, а дебетовые - в ведомости к этому журналу. [2]

Учет наличия и движения денежных средств в кассе предприятия при

упрощенной форме обобщается в ведомости № В-4, которая ведется по данным отчетов кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в регистре должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Записи по дебету счета 50 «Касса» будут следующие:

Таблица 1.1 Поступление денежных средств и денежных документов в кассу.

Содержание операции	Дебет	Кредит
1.Поступление денег в кассу, полученных с расчетного счета, валютного счета.	50	51,52
2.Приняты в кассу страховые взносы (премии) от страховых агентов	50	93
3.Возврат излишне выплаченной заработной платы	50	70
4.Возврат подотчетными лицами неиспользованных сумм или перерасхода средств по командировкам	50	71
5.Посткпление штрафов и других внереализационных доходов	50	92
6.Выявление излишка денег при инвентаризации	50	92
7.Поступление доходов от аренды	50	91
8.Поступление от учредителей в счет вклада в уставный фонд организации, от акционеров в оплату за акции	50	75
9.Внесение платы за санаторные путевки	50-1	50-3
10.Сдана сверхлимитная наличность в банк	50	51
И другие операции

На выдачу наличных денег из кассы записи по счетам будут следующие:

Таблица 1.2 Выдача денежных средств и денежных документов из кассы

Содержание операции	Дебет	Кредит
1.Из кассы выданы страховые выплаты	22	50
2.Сдача денег на расчетный счет, валютный счет	51,52	50
3.Выдача заработной платы, премий, пособий	70	50
4.Выдача депонированной заработной платы	76	50
5.Выдача сумм под отчет	71	50
6.Возвращен страхователю излишне полученный страховой взнос	77	50
7.Выдача пособий при рождении ребенка	69	50
8.Выплата из кассы дивидендов учредителям (акционерам)	75	50
9.Приобретение санаторных путевок, марок госпошлины и др.	50-3	50-1
10.Возврат вклада в уставный фонд	75	50
11.Недостача денег в кассе, выявленная при инвентаризации	94	50
12.Отнесение недостачи на виновное лицо	73	94
13.Погашение недостачи	50	73
14.При отсутствии виновного лица или отказе суда	92	94
и другие операции

3. Проверка кассовых операций

Основная цель проверки - установление законности, достоверности и целесообразности совершенных операций с денежными средствами организации, правильности отражения их в учете.

Ревизию кассовых операций проводят в следующей последовательности:

1. Инвентаризация наличных денег и денежных документов в кассе организации;

2. Проверка условий, обеспечивающих сохранность денежных средств;

3. Проверка соблюдения установленного порядка ведения кассовых операций

Источниками информации для проверки кассовых операций являются: кассовая книга; отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходными и расходными кассовыми ордерами, платежными ведомостями); журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов; корешки чеков использованных чековых книжек; учетные регистры по счету 50; Главная книга, бухгалтерский баланс (форма №1), отчет о движении денежных средств (форма №4) и др.

3.1 Инвентаризация наличных денег и денежных документов в кассе

Ревизия кассовых операций начинается с внезапной инвентаризации наличности кассы. Поэтому сразу после прибытия в ревизуемую организацию и предъявления руководителю приказа о назначении ревизии, ревизор приступает к ревизии наличия денег и денежных документов в кассе.

Инвентаризация кассовой наличности проводится комиссией в составе ревизора, главного бухгалтера и кассира. До начала инвентаризации наличия денежных средств в кассе кассир должен составить кассовый отчет, в который включаются все приходные и расходные кассовые документы, имеющиеся в кассе, и подписывает расписку по установленной форме. Ревизор должен тщательно проверить правильность кассового отчета и выведение остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. После проверки кассового отчета ревизор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные документы во избежание исправлений в кассовом отчете.

Далее производится проверка наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги и денежные документы, которые пересчитывает в присутствии ревизора и главного бухгалтера.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы в трех экземплярах. При установлении излишков или недостач денег или денежных документов ревизор обязан потребовать от кассира письменное объяснение об их причинах и проверить обоснованность и достоверность представленных объяснений. Установленные в результате ревизии недостачи подлежат немедленному погашению, а излишки - оприходованию.

На сумму недостач денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет в соответствии с действующим законодательством.

В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50 «Касса» и одновременно дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 94.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности организации. Это оформляется в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и отражается записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Находящиеся в кассе почтовые марки, лотерейные билеты, путевки в дома отдыха и санатории принимаются к учету как денежные документы, при их пересчете составляются специальные описи, в которых указываются их наименования, серии, сроки действия, номера и другие признаки, а так же номинальная стоимость. Отдельно при пересчете составляется опись по бланкам строгой отчетности, в которой указываются виды бланков, количество по каждому виду.

3.2 Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе

Следующим этапом контроля является проверка условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе. При проведении инвентаризации этим вопросам уделяется особое внимание. Для этого следует установить:

- имеется ли в делах организации обязательство кассира о полной материальной ответственности;

- обеспечивается ли сохранность денежных средств в кассе;

- обеспечивается ли сохранность денег при доставке их из банка в кассу организации.

Для проверки обеспечения сохранности денег в кассе следует обратить внимание на соблюдение следующих условий:

- соблюдаются ли требования по технической укрепленности и оборудованию помещений касс;

- наличие металлических шкафов или сейфов для хранения денежных средств организации;

- наличие дубликата ключей от помещения кассы, сейфа у руководителя организации. [6]

3.3 Проверка соблюдения установленного порядка ведения кассовых операций

Проверка кассовых операций позволяет выявить нарушения государственной дисциплины в обеспечении сохранности и правильности расходования денежных средств.

Начинается проверка с установления тождественности остатков по счету 50 «Касса» на начало проверяемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале-ордере №1 или соответствующей машинограмме, Главной книге и балансе организации.

Проверка кассовых операций проводится, как правило, сплошным способом со дня окончания предыдущей проверки по следующим направлениям:

- проверка установленного порядка ведения кассовых операций;

- установление достоверности и законности операций с наличными денежными средствами;

- проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Проверяя соблюдение установленного порядка кассовых операций, необходимо обратить внимание на правильность документального оформления операций по кассе. Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными документами и кассовая книга.

Далее в ходе проверки ревизор устанавливает достоверность, законности и экономическую целесообразность совершенных кассовых операций. Для этого тщательно анализируется полнота и своевременность оприходования денег в кассу, полученных со счетов организаций в банке. Это устанавливается путем путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.

При проверке выплат наличных денег по платежным ведомостям следует выборочно установить, все ли внесенные в расчетно-платежные ведомости лица работали в организации и нет ли среди них подставных лиц, которым выписывалась заработная плата с целью присвоения.

При проверке кассовых отчетов устанавливают соответствие записей кассовых отчетов приложенным к ним документам, правильность подсчета оборотов по приходу и расходу, определения остатка на конец отчетного периода и переноса его с одной страницы на другую, а так же соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге или соответствующей машинограмме.

В ходе контроля кассовых операций необходимо убедиться в соблюдении организацией кассовой дисциплины. Проверяя кассовую дисциплину, следует выяснить соблюдение:

- остатка наличных денег в кассе установленному банком лимиту;

- установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь;

- своевременности оприходования в кассу наличных денежных средств;

- установленных сроков сдачи выручки в кассу банка, службе инкассации банка либо эксплутационным предприятиям Министерства связи Республики Беларусь;

- сроков возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы;

- целевого использования наличных денежных средств, полученных из касс банков. [7]

Типичные ошибки в учете кассовых операций:

- не установлен лимит наличных денег в кассе, порядок сдачи выручки и предельный размер расчетов наличными денежными средствами;

- допускается ведение кассовой книги за несколько дней при наличии ежедневных операций;

- не ведутся журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- допускаются подчистки, помарки и исправления при оформлении приходных и расходных ордеров;

- отсутствуют приложения к приходным и расходным кассовым ордерам, являющиеся основанием для принятия и расхода наличных денег и другие нарушения.

Заключение

Учет кассовых операций регламентируется Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008г. №4.

Предприятия всех форм собственности, предприниматели обязаны выполнять в соответствии с законодательством РБ правила совершения приходных и расходных операций с наличными деньгами, обеспечивать расходование денег из выручки в разрешённых пределах, согласованных с учреждением банка, установленных лимитов остатков (предельных остатков) касс и сроков сдачи выручки в учреждение банка.

При приёме наличных денег все предприятия и организации обязаны руководствоваться признаками платёжности банкнот Национального банка Республики Беларусь.

Бухгалтерский учет наличных денег, их движение ведется на активном синтетическом счете 50 «Касса», к которому при необходимости могут быть открыты субсчета. Если осуществляются операции с иностранной валютой, то в кассе открывается субсчет «Валютная касса», на котором ведут учет валюты в пересчете на рубли (рублевый эквивалент и указывается сумма инвалюты).

По указанию руководителя, но не реже одного раза в квартал должна проводиться внезапная инвентаризация кассы денежных средств и денежных документов. При инвентаризации кассы комиссия составляет акт инвентаризации денежных средств. В нем указываются фактические остатки денег с покупюрной описью и денежных документов по номинальной стоимости; факты выявленных при проверке излишков или недостач денежных средств; объяснение кассира о причинах возникновения расхождений с данными бухгалтерского учета.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров. Виновные лица за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь. За нарушение порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин. К таким нарушениям относятся несоблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк, несоблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег, неправильное ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям ( приходных и расходных кассовых ордеров, журналов регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег ) и др. Штраф будет увеличен, если нарушения повторятся в течение одного года после привлечения к административной ответственности за эти же нарушения ( пределы - от 20 до 30 базовых величин ). Но уже по прошествии 3 лет с даты нарушения проверяющие штраф применять не будут. [9]

Размещено на Allbest.ru

...