Виды и технология обработки документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основные понятия

Делопроизводство - отрасль управленческой деятельности, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документ - материальный носитель с зафиксированной на ней информацией, которую можно использовать в дальнейшем. В качестве такого носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Дело - это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Классификация документов

По способу фиксации информации:

ь письменные

ь графические

ь фото- и кинодокументы

ь электромагнитные

По содержанию:

ь организационно-распорядительные

ь финансово-расчетные

ь снабженческо-бытовые

ь по личному составу и др.

По видам:

заявление автобиография резюме доверенность расписка	организационные	распорядительные	справочно-информационные
	устав организации положение об организации или о структурном подразделении инструкция на процесс (вид деятельности) должностная инструкция правила организации деятельности структура и штатная численность штатное расписание положения	приказы постановления распоряжения решения указания	акты письма докладные и объяснительные записки справки телеграммы телетайпограммы телефонограммы факсы

По видам:

ь типовые

ь примерные

ь индивидуальные

ь трафаретные

По степени сложности:

ь простые, содержащие один вопрос

ь сложные, содержащие несколько вопросов

По месту составления:

ь внутренние (создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы)

ь внешние (выходят за пределы организации)

По срокам исполнения:

ь срочные

ь несрочные

По степени гласности:

ь обычные

ь секретные

ь совершенно секретные

ь для служебного пользования

ь конфиденциальные

По срокам хранения:

ь постоянного срока хранения

ь временного срока хранения (до 10 лет)

ь долговременного срока хранения (свыше 10 лет)

Реквизиты документов

СТБ 6.38-2004 установил и дал расположение 32 реквизитам:

1- Государственный герб Республики Беларусь

2- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),

3- код организации для министерств и других органов управления

4- код документа

5- наименование вышестоящей организации

6- наименование организации

7- наименование структурного подразделения

8- почтовый адрес отправителя

9- коммуникационные и коммерческие данные

10- название вида документа

11- дата

12- регистрационный индекс

13- ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

14- место составления или издания документа

15- гриф ограничения доступа к документу

16- адресат

17- гриф утверждения

18- резолюция

19- заголовок к тексту

20- отметка о контроле

21- текст

22- отметка о наличии приложения

23- подпись

24- гриф приложения

25- гриф согласования

26- визы

27- печать

28- отметка об исполнителе

29- отметка о заверении копии (выписки)

30- отметка об исполнении документа и направлении его в дело

31- отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)

32- отметка о переносе данных на машинный носитель

Организационные документы

Содержат положения, строго обязательные для исполнения, и фиксируют организационные, контрольные функции управления, реализующие нормы административного права, являющиеся правовой основой деятельности организации. С точки зрения срока действия они относятся к бессрочным, так как действуют до момента их отмены и утверждения новых. Данные документы в обязательном порядке проходят процедуры согласования и утверждения, выполняемые уполномоченным на это органом или руководителем.

Распорядительные документы

Совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий в целях реализации возложенных на них функций.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить выполнение поставленных перед ним задач.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах), по вопросам основной и административно-хозяйственной деятельности.

Обязательные реквизиты приказа:

ь дата

ь регистрационный номер

ь место издания

ь заголовок к тексту

ь текст

ь подпись

ь визы

Макет приказа по основной деятельности

Наименование организации (предприятия)

ПРИКАЗ

_____________№_______

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога «О» или «Об»)

Текст констатирующей части приказа (причины и цели его издания, в случае необходимости - ссылка на распорядительный документ вышестоящего органа)

Распорядительная часть начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Текст пунктов приказа оформляется по схеме: полное наименование исполнителя, его инициалы и фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения; предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения.

2. Если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в пункт и оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения:

2.1 Предписываемое действие и срок исполнения.

2.2 То же.

3. Последний пункт приказа определяет контроль за его исполнением и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением решения возложить на … (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, с указанием наименования должности, инициалов и фамилии в винительном падеже).

Наименование должности И.О.Фамилия

руководителя руководителя

Визы

Распоряжение - это документ, направленный на решение оперативных вопросов управления. Подписывают его руководитель, его заместители, руководители структурных подразделений.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц и структурных подразделений.

Макет распоряжения

Наименование организации (предприятия)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_____________№_______

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога «О» или «Об»)

Текст распоряжения начинается словом

ПРЕДЛАГАЮ:

Наименование должности И.О.Фамилия

руководителя руководителя

С распоряжением ознакомлены:

Наименование должности И.О.Фамилия

Протокол - это распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллективных органов.

Протокол ведется во время заседаний специально назначенным лицом - секретарем.

Обязательные реквизиты протокола:

ь наименование учреждения, автора

ь название вида документа

ь гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению)

ь место проведения

ь дата

ь место издания

ь заголовок

ь повестка дня

ь текст

ь подписи председателя и секретаря

Макет протокола

Реквизиты общего бланка организации

ПРОТОКОЛ

00.00.200Х №

г. Минск

вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа (со строчной буквы)

Председатель - И.О.Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: фамилии, и.о. членов коллегиального органа в алфавитном порядке.

Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках - «регистрационный лист прилагается».

Повестка дня:

1. О... (о чем слушается вопрос).

Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, и.о., фамилия (в родительном падеже).

2. О... (далее, как в п. 1).

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия, И.О. - Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), изложенная в первом лице. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают - «Текст доклада прилагается». Так же пишут в позиции «ВЫСТУПИЛИ», если текст выступления прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. - Краткая запись выступления, изложенная в первом лице (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).

Фамилия И.О. - Краткая запись выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Текст 1-го пункта постановления (решения) по первому вопросу. Излагается с использованием глагола в неопределенной форме (возложить, поручить и т.д.)

Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие-исполнитель-срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

1.2 Текст 2-го пункта постановления (решения) по первому вопросу. Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить текст постановления на пункты не нужно.

2. СЛУШАЛИ:

Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

Председатель подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Справочно-информационные документы

К справочно-информационным документам относятся: акты, служебные, докладные, объяснительные записки, заявления, деловые письма и др. Они выполняют служебную роль по отношению к организационным. Характерно, что данные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом (как в случае распорядительных документов), а инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организаций, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т. д.), списания, инвентаризации, проведения испытаний испорченных товаров и др.

Текст акта включает две части: вводную и констатирующую. В вводной указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляется состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, описание и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения. В конце текста документа перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве экземпляров акта и структурных подразделениях, в которые они направлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, при этом указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Макет акта

Наименование организации (предприятия) АКТ ___№___	УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (предприятия) Подпись Расшифровка Дата подписи

Место составления

Заголовок

Основание:

Составлен комиссией: Председатель (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии:

1. (должность, инициалы, фамилия)

2. (должность, инициалы, фамилия)

Присутствовали:

1. (должность, инициалы, фамилия)

2. (должность, инициалы, фамилия)

Текст акта с указанием периода времени работы комиссии, выводов, вытекающих из результатов рассмотрения вопросов, и принимаемых решений и действий в соответствии с назначением акта, указанным в заголовке.

Составлен в экземплярах:

1-й экземпляр - кому (куда);

2-й экземпляр - кому (куда);

Приложение: если имеются приложения к акту, то они оформляются в соответствии с СТБ 6.38-2004.

Председатель Подпись И.О.Фамилия

Секретарь Подпись И.О.Фамилия

Докладная, служебная, объяснительная записка

Докладная записка - это документ, который адресован непосредственному или вышестоящему руководителю и информирует его о выполненной работе, сложившейся ситуации или об имевшем место явлении или факте. Содержит всегда выводы или предложения составителя. Может быть:

Макет докладной записки 1

Бланк предприятия Адресат

(Ф.И.О.)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

___№___

Место издания

Заголовок

Текст

Должность Подпись И.О.Фамилия

Макет докладной записки

Наименование организации

Наименование должности или структурного подразделения с указанием организации в дательном падеже

Фамилия, инициалы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

__№__

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога «О» или «Об»)

ТЕКСТ. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты или ситуация, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части излагаются выводы и предложения.

Должность Подпись И.О.Фамилия

Служебная записка - используется в организациях для внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Также как и докладная, служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Оформляется аналогично докладной записке.

Макет служебной записки

Наименование должности или структурного подразделения с

указанием организации в дательном падеже

Фамилия, инициалы

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

__№__

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога «О» или «Об»)

ТЕКСТ. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты или ситуация, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части излагаются выводы и предложения.

Должность Подпись И.О.Фамилия

Объяснительная записка - это документ, сопровождающий основной документ (план, проект, отчет и т.д.) и поясняющий содержание отдельных его положений или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Макет объяснительной записки

Наименование должности

Фамилия, инициалы в дательном падеже

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

___№___

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога «О» или «Об»)

Текст

Должность Подпись И.О.Фамилия

Справка - это документ, содержащий обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, описание либо подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают:

Макет справки 1

Наименование предприятия

Место предоставления справки

Адрес предприятия

Тел.

Факс

СПРАВКА

__№__

Место издания

Текст справки

Должность Подпись И.О.Фамилия

Макет справки 2

Наименование предприятия

Место предоставления справки

Адрес предприятия

СПРАВКА

__№__

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога «О» или «Об»)

Текст справки

Должность Подпись И.О.Фамилия

Технология обработки входящих документов

документ реквизит распорядительный исходящий

1. Прием документов и проверка правильности доставки. Вскрытие конвертов и проверка целостности вложений

2. Предварительное рассмотрение (сортировка)

3. Простановка отметки о поступлении (входящего штампа на документе)

4. Регистрация

5. Передача документов в структурные подразделения исполнителям

a) Передача и доставка документов руководителю

b) Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

c) Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрации

6. Передача документов исполнителю

7. Контроль исполнения документов

8. Исполнение документов

9. Подшивка документов в дела

Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящее письмо

Лицевая сторона

12345678910111213141516171819202122232425262728293031
18.11.2007 Срок исполнения	Название документа	СП ЗАО «Миранда»
08.11.2007 №83 Дата и индекс поступления	06.11.2007 №03-11/128 Дата и индекс документа
О подготовке рекламных материалов Краткое содержание
Лаворчик Н.С. Доработать буклеты к 18.11.2007 Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

Расписка исполнителя в получении документа Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

Образец заполнения формы журнальной регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
08.11.2008 №83	СП ЗАО «Миринда» 06.11.2008 №03-11/128	О подготовке рекламных материалов	Иванов И.И доработать буклеты к 18.11.2008	В дело 01-03 отправлено письмо исх. №01-03/102 от 17.11.2008

Технология обработки исходящих документов

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

1. Составление проекта исходящего документа

2. Проверка правильности оформления документа

3. Согласование проекта документа

4. Подписание руководителем

5. Регистрация документа

6. Простановка индекса (номера) на документе

7. Проверка правильности адресования

8. Отправка документа адресату

9. Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

Образец заполнения формы журнальной регистрации исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
24.12.200Х №01-03/102	РУП «ДОРГАЗ»	О предоплате по контракту	В дело 01-03

Технология обработки внутренних документов

ь Составление и оформление проекта документа

ь Согласование (визирование)

ь Направление руководителю на подпись

ь Регистрация

Контроль исполнения документов

Система контроля исполнения:

ь Учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей

ь Контроль за сроками исполнения

ь Проверка и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля

ь Учет и отчетность о результатах исполнения

ь Оценка исполнительской дисциплины

Служебное письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т.е. юридического лица.

Письма оформляются на специальных бланках (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует около 40 видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма.

Служебные письма разделяют на:

сопроводительные

письма-приглашения

информационные

письма-извещения

письма-напоминания

письма-подтверждения

письма-запросы

гарантийные

инициативные

письма-ответы и т.д.

Образец служебного письма

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОАО «ВАРЯГ» ул. Кропоткина, 57 220002, г. Минск Тел./факс 268-47-09 р/с 3092478593 в АКБ «Приорбанк»	Директору Выставочного центра Петрову Г.Р. пр. Машерова, 16 220069, г. Минск

12.12.2008 №21/08-11

Об уплате неустойки

Согласно договору №18/25 от 12.09.2008 Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 540 млн. белорусских рублей к 01.10.2008, но фактически поступило продукции на 360 млн. белорусских рублей. В связи с недопоставкой у нас возникли убытки от уменьшения объема производства.

В соответствии с договором п. 9.2 Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет.

Приложение:
	1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз. 2. Расчет убытков на 3 л. в 1 экз. 3. Документы, подтверждающие причинение убытков, на 6 л. в 2 экз. 4. Накладная от ___№____ 5. Счет ___от____

Директор ОАО «ВАРЯГ» П.Р.Комаров

Главный бухгалтер Н.Ю.Воробьева

Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. По своей сути это классификатор дел, в которые будут группироваться исполненные документы. С его помощью обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Номенклатура дел является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения.

Номенклатуры дел бывают:

Образец номенклатуры дел предприятия

Индекс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел	Срок хранения ст. по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
	02. ОТДЕЛ КАДРОВ
02-01	Положение об отделе кадров		Постоянно ст. 8.1
02-02	Должностные инструкции работников.		3 года ст. 12.3	После замены новыми

Вопросы для самоконтроля

1.Что такое документ? Система организационно-распорядительной документации

2.Отметка о контроле.

3.Регистрация входящих документов.

4.Отметка об исполнении документа.

5.Регистрационные формы входящей документации.

6.Организационно-распорядительные документы.

7.Отметка о переносе данных на машинный носитель.

8.Рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения.

9.Справки. Докладные и объяснительные записки.

10.Отметка об исполнителе.

11.Исполнение и движение отправляемых документов.

12.Протокол. Акт.

13.Нумерация листов.

14.Регистрация отправляемых документов.

15.Служебные письма и их разновидности.

16.Заголовок документа.

17.Регистрационные формы исходящих (отправляемых) документов.

18.Исполнение и движение внутренних документов.

19.Телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

20.Отметка о наличии приложений.

21.Договоры и трудовые соглашения.

22.Требования к текстам документов.

23.Регистрация внутренних документов. Из каких разделов состоит журнал регистрации внутренних документов?

24.Каким документом установлены единые правила составления служебных документов и машинописного их оформления?

25.Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

26.Контроль исполнения документов.

27.Что такое реквизиты документа?

28.Составление формуляра приказа.

29.Какие документы ставятся на контроль?

30.Разновидности бланков и основные требования к ним.

31. Как исчисляется срок исполнения документа.

32.Составление выписки из протокола.

33.Реквизит «Вид документа».

34. Составление формуляра инструкции.

35.Прием и первичная обработка входящих документов.

36.Порядок адресования документа.

37.Составление формуляра акта.

38.Как осуществляется продление срока исполнения документа?

39.Согласование документа.

40.Составление формуляра протокола.

41.Предварительное рассмотрение и распределение входящих документов.

42.Удостоверение документа (подпись и печать).

43.Когда документ считается снятым с контроля?

44.Составление справки.

45.Удостоверение документа (заверительная надпись, визирование).

46.Составление совместных документов.

47.Каков срок хранения предложений, заявлений и всех документов по их разрешению?

48.Удостоверение документа (гриф утверждения).

49.Документооборот. Документопотоки.

50.Номенклатура дел предприятия. Какие документы включаются в номенклатуру дел предприятия?

51.Оформление дат в документах.

52.Сроки разрешения предложений, заявлений и жалоб граждан.

53.Входящая корреспонденция

54.Индекс поступающих документов. Индекс отправляемых документов.

55.Исходящая корреспонденция.

56.Регистрация поступивших на предприятие предложений, жалоб и заявлений. Формы регистрации.

57.Отметки на документах (резолюция).

58.Внутренняя корреспонденция.

59.Регистрация отправляемых ответов на предложения, жалобы и заявления). Формы регистрации.

60.Из каких элементов состоит индекс дела номенклатуры дел?

62.Трудовые книжки.

63.Виды заявлений. Правила составления и оформления их.

64.Составление доверенностей.

65.Приказы по личному составу.

Размещено на Allbest.ru

...