Основные этапы работы с документами в организации (прием, прохождение, порядок исполнения)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

На тему

Основные этапы работы с документами в организации (прием, прохождение, порядок исполнения)

СОДЕРЖАНИЕ

обработка корреспонденция входящий документ

1. Прием и регистрация документов

2. Исполнение документов

Список использованных источников

Приложение

Прием и регистрация документов

Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой ДОУ (документационного обеспечения управления): канцелярией, общим отделом, секретарем и др. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Корреспонденция, ошибочно доставленная в организацию, направляется по назначению, а при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения упаковки на ней делается соответствующая отметка и составляется акт. При невозможности использования поврежденной корреспонденции акт составляется в двух экземплярах, один их которых с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ.

После этого все полученные конверты вскрываются в службе ДОУ, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «лично». Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются кроме следующих случаев:

-если дата почтового штемпеля является единственным свидетельством даты отправки или получения документа (в документе нет реквизита «дата»);

-если дата на конверте не соответствует дате документа;

-если корреспонденция доплатная;

-если есть повреждения;

-если письмо личного характера, а пометки «лично» на конверте нет.

В указанных случаях (кроме последнего) конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах листов документа или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Предварительное рассмотрение и распределение документов целесообразно осуществлять до их регистрации. Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, выполняющий эту работу, определяет, кому и куда предать тот или иной документ.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19.01.2009.. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания Электронный ресурс - Каталог кніг па ДЗК // http://www.4tivo.com/business_finance/20123-kuznecova-t.v.-red.-i-dr..html.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ (далее - РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19.01.2009.

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте.

На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.

Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Например: 512/1-29.

Исходящие документы регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день подписания. Исходящие документы делятся на инициативные и ответные. Индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет хранится копия отправляемого документа, и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года. Например: 5-17/115.

Регистрация ответных документов осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса.

Работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами.

ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ. Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов. Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК. Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях. Документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.

Рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

Список Использованных источников

1. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: учебн. и практ. руководство. - Минск: ТетраСистемс, 2004. - 286 с.

2. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник для вузов/ под ред. Т.В. Кузнецовой. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 339 с.

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19.01.2009.

4. Электронный ресурс - Каталог кніг па ДЗК // http://www.4tivo.com/business_finance/20123-kuznecova-t.v.-red.-i-dr..html

Приложение

Номенклатура дел составлена на основании перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения от 6 августа 2001 г. № 38.

Изменения и дополнения: Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 декабря 2011 г. № 301 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/24627 от 02.01.2012 г.) <W21224627>

Заведующий канцелярией проклов В.Е.Проклов

Заведующий архивом пестерев А.С.Пестерев

Размещено на Allbest.ru