Анализ инструкции по делопроизводству ГПО Белэнерго
Сущность и назначение инструкции по делопроизводству, унификация состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Организация электронного документооборота и основные положения инструкции по делопроизводству на ГПО "Белэнерго".
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 10.01.2013 |
| Размер файла | 106,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Лингвогуманитарный колледж
Учреждения высшего образования
"Минский государственный лингвистический университет"
Курсовая работа
По дисциплине "Документационное обеспечение управления"
Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления"
Анализ инструкции по делопроизводству государственного производственного объединения "Белэнерго"
Учащаяся гр. 402 ДП: И.М. Тишкевич
Руководитель: Т.А. Протащик
Минск 2012
Содержание
Введение
1. Основная часть
1.1 Сущность и назначение инструкции по делопроизводству
1.2 Этапы подготовки инструкции и её структура
2. Общая характеристика предприятия
2.1 Организация документооборота на предприятии
2.2 Основные положения инструкции по делопроизводству на ГПО "Белэнерго"
Заключение
Список использованных источников
Введение
Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин "документационное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ.
Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации - уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях - положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.
Однако основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения (в том числе кадровая служба) и работники организации, является инструкция по делопроизводству. Этим обуславливается актуальность выбранной темы.
Объектом исследования является документооборот на государственном производственном объединении "Белэнерго" (далее ГПО "Белэнерго").
Предметом исследования является анализ инструкции по делопроизводству в организации.
Целью исследования является проведение анализа инструкции по делопроизводству в ГПО "Белэнерго", для чего ставятся следующие задачи:
1) определить сущность и назначение инструкции;
2) изучить этапы подготовки инструкции по делопроизводству;
3) рассмотреть организацию документооборота на ГПО "Белэнерго";
4) проанализировать основные положения инструкции по делопроизводству на ГПО "Белэнерго".
При выполнении работы использованы методы: аналитический, абстрактно-логический, сравнения и другие.
1. Основная часть
1.1 Сущность и назначение инструкции по делопроизводству
Организации (особенно государственные) в соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов обязаны иметь инструкцию по делопроизводству (далее Инструкция). Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На мой взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение, и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними [4].
Инструкция, а также иные нормативные правовые акты и методические документы Республики Беларусь по вопросам делопроизводства и архивного дела не содержат определения понятия "ДОУ". В нормативно-методических документах, ранее применявшихся на территории Беларуси, можно найти определение понятия "государственная система документационного обеспечения управления" - "совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях". На этом основании ДОУ можно определить как "документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами в организации".
Определение понятия "ДОУ" содержится в Государственном стандарте Российской Федерации 51141-98: "документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами".
Исходя из определения термина "делопроизводство" ("деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами"), понятия "ДОУ" и "делопроизводство" являются синонимами.
Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:
- создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
- образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;
- упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;
- установление рационального порядка прохождения и обработки документов;
- разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;
- создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения [5].
Инструкцию разрабатывает и утверждает тот, кто отвечает за делопроизводство в организации. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.
Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.
Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.
Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.
1.2 Этапы подготовки инструкции и её структура
На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная).
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта.
Примерные инструкции, разрабатываемые, как правило, для организаций определенной отрасли (системы), не следует путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Указанная Примерная инструкция по делопроизводству является актом законодательства Республики Беларусь, обязательным к применению всеми организациями нашей страны. Вместе с тем она устанавливает лишь общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве, оставляя для организаций возможность построения системы документационного обеспечения управления с учетом специфики их деятельности, организационной структуры, формы управления, объема документооборота и других факторов. Она предусматривает, что организации должны вести делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Примерной инструкции по делопроизводству. Именно поэтому в названии указанного акта законодательства был использован термин "примерная" [6].
Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются.
В настоящее время в связи с принятием Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" (с последующими изменениями и дополнениями) использование таких понятий, как "примерный", "типовой" в названиях нормативных актов ограничено. Если такая инструкция предусматривает на ее основе разработку в организациях отрасли индивидуальных инструкций по делопроизводству, то она является примерной. Если же такая инструкция должна использоваться организациями непосредственно в практической деятельности, то она может быть определена как типовая.
Примерные и типовые инструкции по делопроизводству разрабатываются министерствами, госкомитетами, другими республиканскими органами государственного управления, концернами и иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь. Они утверждаются руководителями этих органов и организаций по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
Подготовке проекта Инструкции предшествуют:
- изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;
- анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;
- выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;
- анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;
- изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях [4].
Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства.
Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.
Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.
Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как "Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи", "Звукозапись мероприятий", "Использование электронной почты" и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел "Оформление документов, направляемых за рубеж".
К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:
Общие положения;
Подготовка и оформление документов;
Организация документооборота и исполнения документов;
Контроль исполнения документов;
Формирование дел и хранение документов.
Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.
2. Общая характеристика предприятия
Государственное производственное объединение "Белэнерго" - белорусская государственная энергетическая компания, осуществляющая управление хозяйственной деятельностью электроэнергетического комплекса Республики Беларусь.
ГПО "Белэнерго" создано в 2006 году в порядке реорганизации Белорусского государственного энергетического концерна. Основные направления деятельности:
- управление Объединенной энергетической системой Беларуси;
- производство, передача и распределение электрической и тепловой энергии;
- поддержание в надлежащем состоянии электростанций и электрических и тепловых сетей;
- оперативно-диспетчерское управление технологическим процессом производства и поставок электроэнергии;
- технический надзор за состоянием электростанций и сетевых объектов Белорусской энергосистемы;
- организация работ, обеспечивающих сбалансированное развитие энергосистемы (в том числе прогнозирование спроса на энергию, проектирование, инвестирование, строительство энергетических объектов).
ГПО "Белэнерго" включает в себя областные РУП (рисунок 2.1):
"Брестэнерго"
"Витебскэнерго"
"Гомельэнерго"
"Гродноэнерго"
"Минскэнерго"
"Могилёвэнерго"
Установленная мощность электростанций энергосистемы составляет 8 261,68 МВт (на 01.01.2010г.)
Выработка электроэнергии в 2009 составила 28,6 млрд. кВт/ч (85,0% к соответствующему периоду 2008 г).
Рисунок 2.1 - Схема основной электрической сети Белорусской энергетической системы
Инвестиции в основной капитал
За январь-декабрь 2009 года организациями ГПО "Белэнерго" освоено инвестиций в основной капитал в объеме 1 614 420 млн. рублей (без НДС) при доведенном задании 1 611 705 млн. рублей.
Рост объема инвестиций в основной капитал составил 103,9% к соответствующему периоду прошлого года при доведенном темпе роста 100,0%.
Введено основных фондов на сумму 960 979 млн. рублей. Строительно-монтажные работы выполнены в объеме 611 147 млн. рублей.
Сальдо внешней торговли услугами составило:
За январь-декабрь 2009 года - "плюс" 22,8 млн. долларов США при экспорте 32,3 млн. долларов США и импорте 9,4 млн. долларов США, при задании на 2009 год - "минус" 12,1 млн. долларов США.
Целевой показатель по платным услугам населению:
Фактическое выполнение данного показателя составило в сопоставимых ценах - 106,6%, в фактических ценах - 122,5%.
За 2009 год организациями ГПО "Белэнерго" введено 27 732 кв. метра общей площади жилых домов при годовом задании 21 240 кв. метров (130,5% к годовому плану).
Производство и потребление электрической и тепловой энергии:
- выработка электроэнергии (без блок-станций) составила 28,6 млрд. кВт/ч (85,0% к соответствующему периоду 2008 года);
- отпуск тепла - 34,0 млн. Гкал (104,2% к соответствующему периоду 2008 года);
- импорт электроэнергии - 4,5 млрд. кВт/ч (186,8% к соответствующему периоду 2008 года);
- экспорт электроэнергии - 0,007 млрд. кВт/ч (1,3% к соответствующему периоду 2008 года);
- общее потребление электроэнергии в республике - 34,5 млрд. кВт/ч (93,8% к соответствующему периоду 2008 года).
За 2009 год потребителям республики отпущено электрической и тепловой энергии на сумму 10 499,5 млрд. руб., оплачено 10 497,9 млрд. руб., уровень оплаты составил 100%, что ниже уровня 2008 года на 0,4 процентных пунктов (100,4% в январе-декабре 2008 года).
Задолженность потребителей за поставленную им энергию по состоянию на 1 января 2010 г. составила 406,9 млрд. руб., из которых 239,6 млрд. руб. или 58,8% находится в отсрочках в соответствии с решениями Президента Республики Беларусь и Правительства Республики Беларусь.
2.1 Организация документооборота на предприятии
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.
Подлежащие регистрации документы регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства (далее АСД) "Белэнерго".
АСД "Белэнерго" должна быть установлена и постоянно работать в фоновом режиме на компьютерах всех работников аппарата ГПО "Белэнерго". делопроизводство документооборот унификация
Рассылка электронных копий документов в структурные подразделения на исполнение, рассмотрение, ознакомление и согласование осуществляется отделом контроля и делопроизводства (далее ОКиД) одновременно (параллельно) руководителям структурных подразделений, их заместителям, а также работнику, ответственному за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении.
Список работников, которым будет осуществляться рассылка электронных копий документов внутри структурных подразделений, определяется в каждом конкретном случае по согласованию с руководителем данного структурного подразделения.
В случае если руководитель структурного подразделения не имеет возможности работы с АСД "Белэнерго", то им должен быть назначен ответственный работник из числа подчиненных работников, на которого должны быть возложены обязанности по работе с АСД "Белэнерго" (формирование резолюций, отметка об исполнении документов и поручений непосредственно руководителем и другие функции).
Руководители структурных подразделений (назначенные ими ответственные работники) обязаны:
- своевременно изучать содержание направленных им электронных копий документов;
- при необходимости формировать поручения и направлять документы на исполнение или ознакомление подчиненным работникам структурного подразделения;
- в случае если электронный документ был ошибочно направлен структурному подразделению, не курирующему данный круг вопросов, оперативно информировать об этом ОКиД;
- после решения в полном объеме вопросов, содержащихся в полученных электронных копиях документов или поручений, своевременно делать об этом отметку в АСД "Белэнерго" с обязательным указанием результатов решений (краткого отчета);
- не допускать срывов срока исполнения, делать, при необходимости, запросы на перенос сроков исполнения в установленном порядке;
- по документам и поручениям, поставленным на контроль ОКиД, в отчете исполнения указывать конкретную процедуру решения поставленных вопросов (дату и номер подготовленного официального письменного ответа, дату и номер заключенного договора, утвержденного протокола, подготовленного приказа и т. п.);
- вести учет электронных документов, поставленных на контроль, путем использования соответствующего вида документов и поручений (по кнопке видов документов "Контроль" в их общем списке), либо закладке "Контроль" электронной карточки документов в АСД "Белэнерго";
- после изучения содержания документа, присланного на рассмотрение, ознакомление или согласование, своевременно делать об этом отметку в АСД "Белэнерго";
- внутренние документы, созданные работниками данного структурного подразделения, регистрировать в соответствующих структурных подразделениях;
- организовать работу по формированию дел в установленном порядке (сортировку дел в соответствии с утвержденной номенклатурой), а также ежегодному осуществлению передачи в электронный архив АСД "Белэнерго" исполненных документов;
- при приеме или переводе в структурное подразделение нового работника, ранее не работавшего в системе АСД "Белэнерго", организовать оперативное обучение данного работника основам и правилам работы с АСД "Белэнерго".
АСД "Белэнерго" обеспечивает выполнение следующих основных функций:
- перенос входящих, исходящих и внутренних документов на машинный носитель путем их сканирования;
- регистрацию документов и направление их на рассмотрение;
- рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль;
- исполнение и составление отчетов о выполнении;
- контроль состояния документов при их движении в структурных подразделениях;
- контроль сроков и результатов исполнения документов;
- формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины;
- подготовку исходящих и внутренних документов,
- назначение согласующих и направление на согласование;
- согласование документов и направление их на подпись, или отклонение подписания;
- регистрацию исходящих и внутренних документов;
- печать документов для отправки традиционным способом по почте;
- формирование дел и направление документов в дела;
- формирование электронного архива;
- сортировку и полнотекстовый поиск документов;
- автоматическое оповещение исполнителей и согласующих о приближении и истечении сроков исполнения или согласования;
- предоставление информации о состоянии документов, находящихся на исполнении и обеспечение формирования отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.
Объектами хранения и обработки первичных документов являются электронные документы.
Электронный документ содержит регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) документа и дополнительные реквизиты, предназначенные для ведения электронного документооборота.
Электронные документы сохраняются в базе данных и отображаются посредством экранных форм.
АСД "Белэнерго" предусмотрена автоматизация работы на следующих рабочих местах:
ОКиД может выполнять следующие операции:
- регистрацию и ввод входящих, исходящих документов в электронную базу данных;
- предварительное рассмотрение входящих документов,
- внесение резолюций и направление их на рассмотрение и ознакомление;
- постановку документов на контроль;
- направление документов на исполнение;
- оперативный контроль исполнения документов;
- снятие документов с контроля;
- отправку исходящих документов адресату;
- подготовку отчетов по исполнительской дисциплине и документообороту;
- оперативный поиск документов;
- руководители всех уровней могут выполнять следующие операции:
- рассмотрение документов (внесение резолюций) и направление их на исполнение;
- согласование, подписание и утверждение документов;
- ознакомление с документами;
- исполнение документов (отметка об исполнении);
Секретари руководителей (в т.ч. работники структурных подразделений, если руководители работают с бумажными документами) могут выполнять следующие операции:
- внесение резолюций в документы и направление их на исполнение;
- внесение отметок о согласовании, подписании или утверждении документов;
- исполнение документов (отметка об исполнении);
- регистрацию и ввод внутренних документов в электронную базу данных;
- исполнители (все работники, участвующие в процессе работы с электронными документами) могут выполнять следующие операции:
- исполнение поручений документов;
- согласование проектов документов;
- подготовку проектов документов и направление их на согласование;
- ознакомление с документами;
- работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях могут выполнять следующие операции:
- внесение резолюций руководителей структурных подразделений в документы и направление их на исполнение;
- внесение отметок о согласовании, подписании или утверждении документов;
- внесение отметок об исполнении документов;
- оперативный контроль исполнения документов по структурному подразделению;
- регистрацию и ввод внутренних документов в электронную базу данных.
Инструкция по делопроизводству в аппарате ГПО "Белэнерго" (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4, Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Инструкция устанавливает правила ведения делопроизводства в Государственном производственном объединении электроэнергетики «Белэнерго", направленные на обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, рациональной организации их приема, учета, подготовки, контроля за исполнением, хранения и использования, а также тиражирования.
Входящие в состав ГПО "Белэнерго" организации ведут делопроизводство на основе локальных нормативных правовых актов, не противоречащих Инструкции.
Общее делопроизводство (далее - делопроизводство) в ГПО "Белэнерго" организуется с использованием автоматизированной системы делопроизводства - электронного документооборота, предназначенной для регистрации, учета, контроля за прохождением и исполнением документов.
Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются только на документы несекретного характера.
Делопроизводство по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц ведется отдельно от общего делопроизводства и регламентируется Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 21 "Об обращениях граждан", постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях".
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления их в дело образует документооборот ГПО "Белэнерго".
Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство работы с документами, обучение работников основам делопроизводства возлагается на отдел контроля и делопроизводства ГПО "Белэнерго".
Порядок работы с документами, установленный Инструкцией, обязателен для всех работников ГПО "Белэнерго". Работниками структурных подразделений ГПО "Белэнерго" выполняются различные виды работ с документами с использованием АСД "Белэнерго".
Все виды работ по делопроизводству осуществляются в соответствии с Инструкцией и Инструкцией по электронному документообороту в ГПО "Белэнерго".
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях ГПО "Белэнерго" возлагается на руководителей этих структурных подразделений, которые обеспечивают надлежащую организацию работы по выполнению следующих основных функций:
- прием и учет поступающих в структурное подразделение документов, проверка соответствия количества фактически полученных документов структурным подразделением числу документов, зарегистрированных в АСД "Белэнерго", а также правильности их регистрации;
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) - исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из структурного подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- контроль за прохождением и исполнением документов в структурном подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- подготовка информации об исполнении и о находящихся на исполнении документах;
- ввод в АСД "Белэнерго" данных о ходе и результатах исполнения документов;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурного подразделения;
- хранение документов на рабочих местах в систематизированном порядке и оперативное их представление в случае необходимости руководству ГПО "Белэнерго";
- печатание докладных записок, справок, информации и других документов за подписью руководителя структурного подразделения;
- контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение, обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;
- подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив ГПО "Белэнерго";
- ознакомление работников структурного подразделения с документами и информационными материалами, поступившими в структурное подразделение;
- организация использования в структурном подразделении системы АСД "Белэнерго";
- проведение инструктажа с вновь принятыми в структурное подразделение работниками по вопросам работы с документами.
Руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки.
Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, об их утрате докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают в ОКиД.
Передача документов или их копий работникам иных организаций допускается только с разрешения руководства ГПО "Белэнерго".
Запрещается разглашать информацию, содержащуюся в служебных документах, а также содержащуюся в документах для служебного пользования, а также копировать и размножать документы в бюро множительной техники без разрешения руководителей структурных подразделений, начальника ОКиД.
2.2 Основные положения инструкции по делопроизводству на ГПО "Белэнерго"
Инструкция по делопроизводству на ГПО "Белэнерго" состоит из 5 разделов и 43 глав.
При характеристике состава реквизитов документов, создаваемых в ГПО "Белэнерго", нельзя не заметить некоторую хаотичность в их последовательности, что приводит к нарушению целостного восприятия данной темы. Кроме того, отсутствие описания отдельных реквизитов свидетельствует о недостаточности нормативного обеспечения.
В Инструкции ГПО "Белэнерго" детально прописан порядок создания и оформления организационно-распорядительных документов, а также служебных писем, протоколов, справок. Многие положения Типовой инструкции расширены в Инструкции ГПО "Белэнерго": уточнены виды приказов, правила составления протоколов и пр.
Что касается организации документооборота в ГПО "Белэнерго", то данная тема раскрыта не в полной мере. Несмотря на выраженный акцент Инструкции на определения документооборота как движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, досконально рассмотрена лишь процедура обработки и распределения поступающих документов. Работа с внутренними документами, учет их количества, обработка отправляемых документов, - эти вопросы не затронуты в анализируемой Инструкции.
Технология регистрации, налаживание системы контроля исполнения документов отражены в достаточной степени.
Смущение вызывает несоответствие количества экземпляров номенклатуры дел (глава "Номенклатура дел"), выявленное в ходе анализа Инструкций. Налицо расхождения в сроках, структуре, составе реквизитов дел. Данное обстоятельство объясняется локальным характером действия Инструкции ГПО "Белэнерго", возможностью отхода от отдельных положений Типовой Инструкции.
Вопросы оперативного хранения, предархивной обработки, сдачи документов в архив подробно рассмотрены Инструкцией.
Инструкция в ГПО "Белэнерго" имеет очень логичное завершение главой "Анализ и обобщение обращений"
Таким образом, анализ Инструкции по делопроизводству ГПО "Белэнерго" показывает, что подавляющее большинство положений идентично указаниям Типовой Инструкции. Многие пункты расширены, дополнены рекомендациями ГПО "Белэнерго". С другой стороны, налицо определенные расхождения, недочеты, несоответствия. Следует делать дальнейшие шаги в области совершенствования данного нормативного документа - Инструкции по делопроизводству ГПО "Белэнерго".
Заключение
На основании проделанной работы можно сделать следующие выводы.
Инструкция по делопроизводству в аппарате ГПО "Белэнерго" (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4, Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Инструкция устанавливает правила ведения делопроизводства в Государственном производственном объединении электроэнергетики "Белэнерго", направленные на обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, рациональной организации их приема, учета, подготовки, контроля за исполнением, хранения и использования, а также тиражирования.
Входящие в состав ГПО "Белэнерго" организации ведут делопроизводство на основе локальных нормативных правовых актов, не противоречащих Инструкции.
Инструкция по делопроизводству на ГПО "Белэнерго" состоит из 5 разделов и 43 глав.
При характеристике состава реквизитов документов, создаваемых в ГПО "Белэнерго", нельзя не заметить некоторую хаотичность в их последовательности, что приводит к нарушению целостного восприятия данной темы. Кроме того, отсутствие описания отдельных реквизитов свидетельствует о недостаточности нормативного обеспечения.
В Инструкции ГПО "Белэнерго" детально прописан порядок создания и оформления организационно-распорядительных документов, а также служебных писем, протоколов, справок. Многие положения Типовой инструкции расширены в Инструкции ГПО "Белэнерго": уточнены виды приказов, правила составления протоколов и пр.
Что касается организации документооборота в ГПО "Белэнерго", то данная тема раскрыта не в полной мере. Несмотря на выраженный акцент Инструкции на определения документооборота как движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, досконально рассмотрена лишь процедура обработки и распределения поступающих документов. Работа с внутренними документами, учет их количества, обработка отправляемых документов, - эти вопросы не затронуты в анализируемой Инструкции.
Технология регистрации, налаживание системы контроля исполнения документов отражены в достаточной степени.
Смущение вызывает несоответствие количества экземпляров номенклатуры дел (глава "Номенклатура дел"), выявленное в ходе анализа Инструкций. Налицо расхождения в сроках, структуре, составе реквизитов дел. Данное обстоятельство объясняется локальным характером действия Инструкции ГПО "Белэнерго", возможностью отхода от отдельных положений Типовой Инструкции.
Вопросы оперативного хранения, предархивной обработки, сдачи документов в архив подробно рассмотрены Инструкцией.
Инструкция в ГПО "Белэнерго" имеет очень логичное завершение главой "Анализ и обобщение обращений"
Таким образом, анализ Инструкции по делопроизводству ГПО "Белэнерго" показывает, что подавляющее большинство положений идентично указаниям Типовой Инструкции. Многие пункты расширены, дополнены рекомендациями ГПО "Белэнерго". С другой стороны, налицо определенные расхождения, недочеты, несоответствия. Следует делать дальнейшие шаги в области совершенствования данного нормативного документа - Инструкции по делопроизводству ГПО "Белэнерго".
Список использованных источников
1. Инструкция по делопроизводству в аппарате ГПО "Белэнерго".
2. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь"
3. Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. №13 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь"
4. Рыбаков, А.Е. Инструкция по делопроизводству в организации: назначение, разработка, применение / А.Е. Рыбаков; Отдел кадров. - 2005. -12-22с.
5. Рыбаков, А.Е. Делопроизводство в организациях: актуальные вопросы / А.Е. Рыбаков; Отдел кадров. - 2009. - 19-29с.
6. Чуковенков, А.Ю. Инструкция по делопроизводству в организации / А.Ю. Чуковенков; Делопроизводство. - 2003. - 30-36с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Теоретическое описание процессов делопроизводства. Анализ деятельности Налоговой инспекции №16. Технология работы с документами в организации. Практика составления Инструкции по делопроизводству. Разработка и внедрение ее усовершенствованного варианта.
курсовая работа [365,9 K], добавлен 18.04.2016История создания государственных учреждений по архивам и делопроизводству в Республике Беларуси. Государственные архивы в 1972-1975 годы. Структура, функции и основные задачи Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции страны.
курсовая работа [30,9 K], добавлен 09.05.2013Порядок оформления, составления и корректировки должностной инструкции. Особенности разделения функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями. Общая характеристика организации работы секретаря-референта, пример его должностной инструкции.
контрольная работа [29,2 K], добавлен 11.11.2010История создания организации, основные виды ее деятельности. Функции устава, штатного расписания, коллективного договора, должностной инструкции. Процесс создания документов, их обязательные реквизиты. Порядок ведения конфиденциального делопроизводства.
отчет по практике [332,5 K], добавлен 21.02.2012Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.
контрольная работа [18,7 K], добавлен 10.11.2010Инструкции и регламенты по формированию и заполнению первичных учетных документов. График документооборота, регламенты закрытия периода. Положение о порядке формирования финансовой отчетности. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов.
реферат [35,2 K], добавлен 16.12.2014Тарифно-квалификационные характеристики и должностные инструкции работников организации. Разделы унифицированной структуры текста документа. Реквизиты и правила их оформления должностных инструкций. Система организационно-распорядительной документации.
контрольная работа [21,3 K], добавлен 23.02.2014Характеристика должностной инструкции бухгалтера, которая является основным организационным документом, регламентирующим закрепление функций работника. Учетная политика организации, ее значение и составляющие компоненты. Пример составления приказа.
контрольная работа [33,3 K], добавлен 01.01.2011Понятия о документах и способах документирования. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Правила оформления управленческих документов.
реферат [37,1 K], добавлен 26.10.2010Служба делопроизводства как структурное подразделение гостиницы "Турист": состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции). Основные принципы рациональной организации документооборота, движение документов.
контрольная работа [38,3 K], добавлен 10.11.2010Содержание и основные требования ГОСТа Р.6.30-2003. Виды, структура и инструкции к ведению основных организационных документов. Оценка уровня фондоотдачи и причины его изменения. Влияние изменения материалоемкости и материальных затрат на объем продукции.
контрольная работа [25,9 K], добавлен 04.03.2010Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".
реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.
курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013Реформирование бухгалтерского учета в России. Значение первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Проверка, унификация, хранение, порядок изъятия у организации документов.
курсовая работа [56,8 K], добавлен 13.07.2011Изучение законодательной базы РФ, регулирующей организацию контроля над исполнением документов и поручений. Организация контроля исполнения поручений с использованием традиционных технологий. Анализ системы электронного документооборота в Пермском крае.
курсовая работа [1,6 M], добавлен 15.05.2019История появления термина "делопроизводство". Движение документов и организация документооборота в "Общем учреждении министерств". Перестройка системы документирования и унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства XIX веке.
реферат [27,9 K], добавлен 18.03.2011Изучение первых теоретических работ по делопроизводству, появления женского труда в управленческом аппарате, основных этапов развития документоведения. Характеристика подготовки кадров высшей категории, развертывания рационализаторских и научных работ.
курсовая работа [42,6 K], добавлен 18.12.2011История создания, общая характеристика, направления и организационно-правовой статус МДОУ №19. Основные управленческие документы учреждения, организация оперативного и архивного хранения документов. Разработка должностной инструкции делопроизводителя.
дипломная работа [366,3 K], добавлен 10.06.2011Функции органов управления и структурных подразделений акционерного общества, схема организационной структуры. Составление положения о бухгалтерии и должностные инструкции ее работников. Учетная политика предприятия, система внутреннего контроля.
курсовая работа [1,3 M], добавлен 15.01.2013Оформление, проверки, прием, обработка и регистрация первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах. Система электронного документооборота. Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных. Процедура изъятия документов.
реферат [259,2 K], добавлен 28.01.2009
