Метод функционально-стоимостного анализа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Принципы ФСА

2. Разработка рабочего плана ФСА организационных структур управления

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Метод функционально-стоимостного анализа как инструмент совершенствования управления предприятием является относительно молодым и почти не освещен в печати. Функционально-стоимостной анализ широко применяется в ряде отраслей машиностроительной промышленности при проектировании и модернизации конструкций изделий, совершенствовании технологических процессов, стандартизации и унификации изделий, организации основного и вспомогательного производства. В последнее время ФСА стали применять при совершенствовании управления.

1. Принципы ФСА

ФСА системы управления предприятием - метод технико-экономического исследования функций, направлевленный на поиск путей совершенствования и резервов снижения затрат на управление. ФСА системы управления предприятием основывается на следующих принципах: системного подхода, функционального подхода, принципе соответствия степени значимости функций затратам и уровню качества их реализации, народнохозяйственного подхода, принципе коллективного творчества.

· Системный подход требует изучения системы управления предприятием как целостной системы, состоящей из подсистем и элементов. Этот подход предусматривает рассмотрение связей внутри системы между подсистемами и элементами, между системой управления в целом и производственной системой, которые находятся во взаимодействии, а также внешних связей системы, которая является частью системы управления более высокого уровня.

· Функциональный подход позволяет представлять систему управления как комплекс выполняемых функций. Исследованию подвергаются функции управления, обеспечивающие выработку, обоснование, принятие и реализацию управленческих решений заданного уровня качества для достижения результатов - получения запланированного объема и состава потребительных стоимостей при минимальном уровне общественно необходимых затрат на управление и производство. Главной задачей является поиск наилучших способов выполнения функций системы управления. Это дает свободу в нахождении принципиально новых решений, не связанных со старой организационной структурой, или же предельно упрощать ее так, что при этом не снижается качество выполнения функций.

· Принцип соответствия степени значимости функций затратам и уровню качества их реализации заключается в том, что определяются значимость каждой функции системы управления в сравнении с другими функциями, фактические затраты на осуществление этих функций и уровень качества их выполнения. Затем происходит сопоставление значимости функций с затратами на их реализацию и уровнем качества их осуществления. Этот прием позволяет дать экономическую оценку существующей и предлагаемой системе управления.

· Народнохозяйственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание и совершенствование аппарата управления предприятия вызван необходимостью экономии ресурсов как важного условия рационального хозяйствования. Народнохозяйственный подход требует анализа и оценки функций и их носителей на всех этапах жизнедеятельности системы управления (создания, становления, функционирования, развития). Этот подход проявляется в постановке и решении проблем с общегосударственных позиций.

· Принцип коллективного творчества для поиска и выработки наиболее эффективных вариантов совершенствования системы управления состоит в том, что при проведении ФСА используют различное сочетание интуитивных , дедуктивных и других способов мышления. При этом для решения задач привлекают широкий круг специалистов разного профиля и разных уровней управления: руководителей, специалистов управления, рабочих и служащих, связанных с деятельностью системы управления.

ФСА системы управления проводится при разработке систем управления вновь строящихся предприятий; совершенствовании системы управления предприятия в период реконструкции или технического перевооружения; совершенствовании системы управления предприятия в результате возникновения каких-либо производственных ситуаций (узких мест). В последнем случае объектом анализа выступает не вся система управления, а отдельная подсистема (производственное или функциональное подразделение).

Целями ФСА системы управления предприятием или отдельной его составной частью является: сокращение затрат на осуществление функций управления при сохранении или повышении уровня их качества: повышение эффективности работы аппарата управления предприятием для достижения наилучших производственных результатов.

Основные задачи ФСА системы управления:

· достижение наилучшего соотношения между эффективностью работы аппарата управления производством и затратами на его содержание;

· снижение себестоимости выпускаемой продукции и повышение ее качества;

· повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений;

· улучшение использования материальных,

· трудовых и финансовых ресурсов,

· производственных фондов;

· сокращение или ликвидация брака, устранение узких мест и диспропорций в управлении и производстве.

Организация и проведение ФСА системы управления предприятием возлагается на специалистов лаборатории (отдела) организации производства труда и управления, экономической лаборатории, отдела АСУП, вычислительного центра, подразделений ФСА. В состав подразделений ФСА необходимо ввести штатные единицы специалистов по организации управления или других специалистов управления.

Результаты ФСА системы управления должны использоваться органам управления отрасли и предприятия при планировании мероприятий по совершенствованию управления и способствовать развитию хозрасчета в сферах управления и производства.

ФСА системы управления предприятием включает следующие этапы:

подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный, внедрение. Это типовой состав этапов, принятый в нашей стране.

Метод ФСА занимает важное место в системе прогрессивных инструментов совершенствовании управления, содействующих повышению эффективности производства. Так как одним из принципов ФСА является функциональный подход, высокая универсальность которого доказана многолетней практикой, то этот метод стали применять в области организации систем управления. Функциональный подход имеет большое значение для понимания системы. Именно функции определяют структуру, содержание системы управления, распределение прав, полномочий и ответственности отдельных органов и должностных лиц.

Функциональный подход имеет большое значение для изучения и построения системы. Однако нет функций без их носителей. Функции системы управления "привязаны" к их носителям - подсистемам элементам. Ту или иную конкретную функцию в системе может выполнять не любая подсистема или элемент, а именно конкретная подсистема или элемент. Поэтому при построении системы управления каждая подсистема или элемент формируются под определенные функции. В свою очередь подсистема или элемент влияют на функции, их качество.

Например, одну и ту же функцию по диспетчированию производства два разных диспетчера выполняют по-разному. Или еще: одну и туже числовую информацию можно обрабатывать на арифмометре и на современной ЭВМ. Оперативность и качество выполнения расчетов будут разные.

Хотя функции и определяют структуру системы, первичными по отношению к ним являются компоненты системы (подсистемы и элементы), их носители, поэтому их взаимосвязь и взаимодействие также влияют на структуру. В то же время и структура системы влияет на компоненты, интегрируя их, и на выполняемые ими функции, изменяя последние.

Каждая функция управления подчинена цели и осуществляется для достижения цели, которая является объективно обусловленной. Однако функции управления осуществимы только тогда, когда реализуются возможности подсистем и элементов системы управления (в том числе и структуры) и внешней среды, которая питает систему управления информации, финансами и другими необходимыми для функционирования и развития системы компонентами.

Функциональный подход обязательно должен идти рядом с системным подходом в исследовании. ФСА как метод системных исследований обладает такими свойствами. Изучение функции систем и их компонентов при помощи методов ФСА позволяет проводить анализ всех составляющих систему управления подсистем и элементов (носителей функции), внешней среды, их состояния и взаимосвязи. При этом ФСА дополняется стоимостным анализом, что выгодно отличает этот метод от других традиционных методов, распространенных в практике проектирования систем управления предприятием.

ФСА позволяет определить состояние функционирования и тенденции развития системы управления, состояние и изменения в подсистемах и элементах, которые происходят в ходе реализации ее (системы) потребительной стоимости. Кроме того, ФСА позволяет выявить затраты, необходимые для осуществления функций системы и ее компонентов заданного уровня качества.

ФСА систем управления начинается с выявления и определения функций. Это исходная база метода. Поэтому очень важно дать правильную точную формулировку функции, которая бы метко определяла сущность их носителей. Это позволит установить требования качеству функций, их составу, а следовательно, и к состоянию носителя функций. Но это уже является задачами методики проведения ФСА, о которой пойдет речь ниже.

Первая часть ФСА - функциональный анализ управления - имеет определенную историю и опыт, широко применяется на практике. Этого не скажешь о второй его части стоимостном анализе (если говорить о стоимости функции управления). Определение затрат (стоимости) на осуществление функций систем управления имеет свои сложности и большую специфику в отличие от стоимости выполнения функций технических систем. В данной работе этой проблеме будет посвящен специальный раздел. Однако следует иметь в виду, что она еще не решена до конца ни в теории, ни в практике.

Что же такое стоимость функций управления? Это прежде всего затраты, связанные с содержанием носителя функций (системы управления, отдел, лаборатория, бюро, группа, специалист или руководитель управления). Она включает заработную плату управленческих работников с отчислениями на социальное страхование, стоимости технических средств, средств управления (амортизацию), стоимость канцелярских принадлежностей и т.п. Но так как готовая продукция, которая становится товаром и реализуется на рынке, создается не только трудом управленцев, то эти затраты являются частью себестоимости продукции и отражаются в статьях затрат: "цеховые расходы", "общезаводские расходы", а также входят в состав других статей затрат. Поэтому правомерно говорить не только о стоимости функций управления, а о затратах на их осуществление. Эти затраты возмещаются предприятию вместе с продажей товара - готовой продукцией в себестоимости которой они заложены. Поэтому и оценку степени их общественной необходимости дает рынок, судя по товару в целом в процессе реализации его потребительной стоимости.

Самостоятельно же в общественные отношения в процессе реализации готовой продукции носители функций управления не вступают, а значит, не могут иметь потребительную стоимость в этом смысле. Тогда выражение "потребительная стоимость функций управления" являются неточным. Ведь не функции управления, не их носители не являются товаром, значит, и не реализуются на рынке. Функции управления являют на себестоимость товара, участвуют в ее формировании, влияют на его потребительные свойства, участвуют в формировании потребительной стоимости товара, имея промежуточную потребительную стоимость, которую лучше называть потребительными свойствами, а еще точнее - качеством функций управления, уровень которого оценивается при помощи системы показателей.

Таким образом ФСА позволяет посмотреть на систему управления или ее часть (как на товар: со стороны потребительной стоимости и стоимости) с двух сторон: одна сторона - состав и качество осуществления функций управления и вторая - затраты на осуществление функций. При этом обе стороны рассматриваются в единстве, так как являются сторонами одной медали. Поэтому в философском смысле основную задачу ФСА систем управления можно представить как достижение этого единства путем разрешения противоречия между качеством функций управления и затратами на их осуществление.

Следует помнить, что стоимость и затраты понятие не идентичные. Они находятся на различных уровнях абстрагирования. Стоимость разложена на более высоком уровне абстракции. Понятие: затраты, издержки, себестоимость близки по содержанию и их некоторое различие не играют существенной роли для анализа расходов на осуществление функций управления, поэтому в дальнейшем будем использовать термин "затраты".

Компонентами, частями целого могут быть: человек, предметы и явления, отношения, процессы. Они могут быть вещественными, а могут не иметь вещественного характера. В качестве компонентов предприятия как системы выступают производственная система и система управления и составляющие их подсистемы и элементы.

Любая из основных подсистем производства пользуется услугами вспомогательных подсистем и не может обойтись без них .

Система управления включает подсистему общего и линейного руководства, целевые, основные и вспомогательные подсистемы.

Подсистема общего линейного руководства обеспечивает управление производством посредством выполнения конкретных функций на основе реализации принципов единоначалия в управлении и координация деятельности целевых, основных и вспомогательных подсистем управления на каждом уровне управления.

Основные подсистемы управления обеспечивают выполнение конкретных функций управления для достижения всех основных целей деятельности предприятия.

Вспомогательные подсистемы управления осуществляют конкретные функции управления, направленные на обеспечение обслуживания выполнения конкретных функций подсистемы общего и линейного руководства, основных и целевых подсистем для достижения всех основных целей деятельности предприятия.

При функционировании всех подсистем управления: общего и линейного руководства, целевых, основных и вспомогательных - выполняются общие функции управленческого цикла: нормирование, планирование, организация, координация и регулирование, активизация и стимулирование, контроль, учет, анализ. Каждая из подсистем производственной системы и системы управления предприятия состоит из элементов.

В отличие от систем и подсистем, которые делятся на отдельные компоненты, элемент неделим в рамках конкретной системы или подсистемы в данном качестве. Деление элемента выводит нас в иную систему, где элемент может выступать в качестве системы или подсистемы. Так, если будем рассматривать средство труда (например, орудие труда) не как элемент производственной системы, а как техническую систему, то в устройстве станка или агрегата мы выделим технические подсистемы и элементы (узлы и детали), которые выполняют определенные функции в рамках этой технической системы, необходимые для ее нормального функционирования.

Функции присущи предприятию как целостной системе.

Функции - это интегрированный результат функционирования составляющих предприятие производственной системы и системы управления. В свою очередь и производственная система, и система управления выполняют функции, которые являются интегрированным результатом осуществления функций составляющих их подсистем. А каждая подсистема либо производственной системы, либо системы управления выполняет функции, являющиеся интегрированным результатом функционирования образующих ее элементов.

Исходя из сказанного, дадим определение сущности производственных функций и функций управления.

Производственная функция - интегрированный результат проявления свойств, функционирование всех подсистем и элементов производственной системы, направленный на изготовление готовой продукции.

2. Разработка рабочего плана ФСА организационных структур управления

ФСА давно перерос свое название, так как является не только методом анализа, позволяющим выявлять резервы и недостатки, но и методом обоснования и разработки мероприятий по совершенствованию системы управления, методом внедрения организационных мероприятий. Этапы проведения ФСА можно распределить по стадиям организационного проектирования. На стадии пред проектной подготовки осуществляются подготовительный, информационный, аналитический этапы ФСА; на стадии проектирования - творческий, исследовательский, рекомендательный; на стадии внедрения оргпроектов - внедрение результатов ФСА,

На подготовительном этапе ФСА проводится комплексная обследование состояния производства и управления, выбор объекта анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА, составляется рабочий план и приказ руководителя предприятия о проведении ФСА.

Объект анализа выбирается в ходе подготовки перспективного плана развития предприятия, в частности его раздела "Планирование технического развития и организация производства". Рекомендуется выделять специальный раздел "Планирование совершенствования управления производством", который включает все мероприятия по совершенствованию организации управления. Объектом анализа могут быть аппарат управления предприятия в целом или отдельно его функциональные подразделения (подсистемы), аппарат управления цехом, участком и т.п.

На подготовительном этапе ФСА необходимо провести работу по выбору первоочередного объекта анализа эй целью производится комплексное обследование состояния производства и управления предприятием. В результате выявляются узкие места в сфере производства (высокая текучесть и недостаток квалифицированных кадров, простои оборудования, отсутствие отдельных комплектующих изделий и материалов, высокая трудоемкость продукции и увеличение ее себестоимости, низкое качество изделий, большой удельный вес брака и т.п.), наличие которых, как правило, является следствием недостаточно четкой работой (или просчетов) систем управления. Так, низкий уровень качества продукции может явиться следствием плохой работы целевой системы управления качеством продукции. Нельзя игнорировать и внешние факторы

Затем выявляются недостатки в деятельности управления тем или иным производственным подразделением, в функционировании той или иной подсистемы управления, а в каждой подсистеме - недостатки по состоянию того или иного элемента (кадры управления, технические средства управления, информации и т.д.).

При проведении комплексного обследования широко используется экспертный (устный или анкетный) опрос руководителей, специалистов управления, рабочих. В результате такого комплексного обследования осуществляется выбор первоочередного объекта ФСА.

От выбранного объекта анализа зависит перечень конкретных задач проведения ФСА, среди которых важнейшими являются: снижение расходов на управление, совершенствование управления предприятием в целом, цехом, участком, бригадой; улучшение функционирования отдельных подсистем управления предприятием; совершенствование организационной структуры аппарата управления, уточнение функций отдельных подразделений и должностных лиц повышение качества процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений; совершенствование кадрового, технического, информационного обеспечения системы управления. Решение этих задач позволяет повысить эффективность производства за счет снижения себестоимости и улучшения качества выпускаемой продукции, повышения производительности труда, сокращения брака, устранения узких мест и диспропорции.

Рабочий план ФСА управления устанавливает единый порядок его проведения. В нем приводят подробное описание содержания работ по этапам, перечень информационных материалов, необходимых для ФСА. В плане распределяются все работы по исполнителям с указанием сроков их проведения.

В приказе о проведении ФСА утверждается рабочий план, состав исследовательской рабочей группы, даются инструкции функциональным и производственным подразделениям предприятия по оказанию содействия исследовательской рабочей группе в сборе и обработке необходимых материалов.

На информационном этапе ФСА осуществляется сбор, систематизация изучения данных, характеризующих систему управления или отдельные ее подсистемы, а также данных по аналогичным системам.

Источниками информации может быть следующая документация: планы и годовые отчеты работы предприятия, стандарты предприятия, положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции, штатные расписания, схемы управления предприятием и его подразделениями, данные бухгалтерской отчетности и т.п.

Изучение данных включает: описание состава и содержания выполняемых функций объекта; уяснение сущности объекта анализа и характера технологических процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений; характеристику кадров управления, применяемой организационной и вычислительной техники, информации, используемой объектов в своей работе, применяемых методов, организационной структуры управления объекта анализа; изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию управления производством; изучение передового опыта на аналогичных предприятиях; подготовку информации для определения затрат на выполнение функций объекта при помощи специально разработанной формы на основе нормативной документации и экспертным путем, а также в результате изучения форм статической отчетности и штатного расписания,

На аналитическом этапе ФСА осуществляется формулировка и классификация функций, их декомпозиция, анализ функциональных взаимосвязей функциональных подразделений в аппарате управления, дается стоимостная оценка и уровень качества осуществления функций. Здесь определяется степень значимости функций, степень и причины несоответствия между значимостью функций, уровнем затрат и качества их осуществления. Выявляются излишние, вредные, несвойственные и дублируемые функции.

Формулировка функций управления должна быть лаконичной и отражать сущность объекта анализа или его составной части. Функцию необходимо формулировать достаточно абстрактно и при помощи минимального количества слов (глагол плюс существительное). В формулировке не должно быть указания на конкретное структурное построение объекта анализа.

При классификации функции управления и делении их на главные, основные и вспомогательные рекомендуется придерживаться следующих правил:

1) если главная функция управления не может быть осуществлена с помощью какого-либо определенного набора основных функций, то это значит, что в этом наборе не предусмотрены одна или несколько основных функций управления;

2) если главная функция управления может быть осуществлена без какой-либо функции, входящей в первоначально намеченный набор основных функций, то это говорит о том, что она является не основной, а вспомогательной.

Для наглядности классификации функций строят функциональные диаграммы FAST, на которых все функции расположены в логической последовательности.

Степень значимости функций (процедур) определяется экспертным путем. Формируется экспертная группа, в состав которой входят работники аппарата управления, осуществляющие анализируемые функции (процедуры), а также линейный руководитель, которому подчиняется подразделение, выполняющее эти функции (процедуры).

Степень значимости функций определяют в баллах при помощи матрицы по парных сравнений.

На аналитическом этапе выявляются резервы совершенствования управления производством и сокращения затрат на содержание аппарата управления в результате анализа состояния всех элементов системы управления. Этот этап заканчивается постановкой основных задач по поиску идей и путей совершенствования управления производством.

На творческом этапе ФСА осуществляется выдвижение идей способов выполнения функций управления, формулирование на их основе вариантов осуществления функций; предварительная оценка и отбор наиболее целесообразных и реальных из них.

Творческий этап является наиболее ответственным и требует привлечения высококвалифицированных специалистов.

С целью нахождения возможно большего количества вариантов путей совершенствования управления производством рекомендуется использовать методы творческого мышления. Выбор методов поиска идей осуществляют, исходя из особенностей объекта анализа и конкретных ситуаций, сложившихся в процессе выполнения функций управления.

Выдвинутые варианты решения проблемы должны быть описаны на карточках с указанием авторов, эскизным описанием и описанием преимуществ и недостатков. Каждая идея фиксируется на отдельной карточке. Все идеи подвергаются экспертизе, В качестве экспертов следует привлекать наиболее квалифицированных и опытных управленческих работников предприятия, специалистов отделов организаций управления, научной организации труда и управления, экономических лабораторий, отраслевых научно-исследовательских организаций, вузов. В карточках эксперты отмечают свое заключение о целесообразности дальнейшей проработки варианта.

Данный этап заканчивается предварительным отбором вариантов совершенствования управления производством. При этом рекомендуется учитывать затраты на управление, уровни качества осуществления функций управления и основных показателей работы предприятия.

На исследовательском этапе осуществляется: эскизная проработка отобранных вариантов, которая заключается в подробном описании каждого варианта с применением схем, графиков, моделей, оперограмм, функциональных диаграмм, проектов положений о подразделениях и другой проектной документации; сравнительная технико-экономическая оценка вариантов совершенствования управления, осуществляемая на основе заключения экспертизы в соответствии с действующими в отрасли методическими материалами по расчету экономической эффективности мероприятий, направленных на повышение эффективности производства; отбор рациональных для реализации вариантов, при котором все предложения делятся на следующие группы: реальные и возможные к осуществлению; возможные к осуществлению, но в данных условиях не реализуемые; теоретически возможные, но пока практически не реализуемые; нереальные предложения. Выбирается вариант из первых трех групп при помощи специально разработанной таблицы .

На исследовательском этапе осуществляется разработка проекта совершенствования системы управления производством, который может охватить всю систему управления предприятием, аппарат управления цехом, участком или отдельную подсистему, отдельное подразделение аппарата управления и т.п. Исследовательский этап является наиболее трудоемким, поэтому на этом этапе рекомендуется привлекать специалистов отраслевых или других научно-исследовательских организаций.

Рабочий проект представляется исследовательской рабочей группой на совет (комитет) ФСА предприятия для подготовки заключения. Рабочий проект включает комплекты положений и должностных инструкций, схем функциональных взаимосвязей подразделений, схем управления, схем документооборота и другой проектной документации. В проекте приводится расчет ожидаемой экономической эффективности предлагаемых мероприятий.

Составлением и утверждением плана-графика внедрения рекомендаций ФСА заканчивается рекомендательный этап.

На этапе внедрения результатов ФСА осуществляется социально-психологическая, профессиональная, материально-техническая подготовка работников аппарата управления, имеющих отношение к объекту анализов. В это же время разрабатывается система материального стимулирования внедрения проекта и дается оценка фактической экономической эффективности от внедрения результатов ФСА управления производством.

Заключение

ФСА системы управления предприятием имеет большие возможности. Метод может быть использован для решения вопросов совершенствования организационной структуры аппарата управления, уточнения функций отдельных функциональных подразделений и должностных лиц, повышения качества процессов обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений, совершенствования кадрового, информационного и технического обеспечения системы управления производством, регламентации процессов управления. Так как система управления предприятием - это новая сфера приложения ФСА, то методические и практические вопросы, связанные с его использованием, до конца не решены.

стоимостный затрата реализация управление

Список используемой литературы

1. Кузьмина Е.А, Кузьмин А.М. Методы поиска новых идей и решений "Методы менеджмента качества" №1 2003 г.

2. . Гордашникова О.Ю. Функционально-стоимостной анализ качества продукции и управления маркетингом на предприятии. - М.: Издательство "Альфа-Пресс". 2006.

3. Селезнва Н.Н., Ионова А.Ф. Финансовый анализ. Управление финансами: Учеб. пособие для вузов. - 2-е изд., перераб. и доп. : ЮНИТИ-ДАНА, 2007.

4. Соколова Н.А., Каверина О.Д. Управленческий анализ: Учеб. пособие. - М.: Изд-во "Бухгалтерский учет", 2007.

5. Иванов В,В., Хан О.К. Управленческий учет эффективного менеджмента. - М, 2007.

6. Кукукина И.Г. Управленческий учет: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2005.

Размещено на Allbest.ru