Разработка компьютерно-интегрированной системы управления ЧП "АКВА"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Сегодня у бухгалтера существует большой выбор программ по автоматизации учета. Все эти программные средства имеют различное назначение и технические решения. Часть из них предназначены для решения лишь локальных задач, другие позволяют осуществлять полнофункциональный учет.

Основным заданием в области компьютерно-интегрированных систем управления предприятием является возможность обеспечить:

1. автоматизацию деятельности производственных и торговый предприятий, бюджетный и финансовый организаций, предприятий сферы обслуживания;

2. ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов, регламентированной отчетности;

3. управленческий учет и построение аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

4. расчет заработной платы и управление персоналом.

В Украине наиболее распространенными являются следующие программные продукты:

a. Система «1С предприятие 7.7 и 8.0»;

b. FinExpert;

c. GrossBee XXI;

d. Комплекс программ «Нова бухгалтерия»;

e. Системы ИС-ПРО;

f. «Парус».

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. Поскольку такая деятельность может быть довольно разнообразной, система 1С: Предприятие может «приспосабливаться» к особенностям конкретной области деятельности, в которой она применяется. Для обозначения такой способности используется термин конфигурируемость, то есть возможность настройки системы на особенности конкретного предприятия и класса решаемых задач.

Это достигается благодаря тому, что 1С: Предприятие - это не просто программа, существующая в виде набора неизменяемых файлов, а совокупность различных программных инструментов, с которыми работают разработчики и пользователи. Логически всю систему можно разделить на две большие части, которые тесно взаимодействуют друг с другом: конфигурацию и платформу, которая управляет работой конфигурации.

1. Определение задач предприятия

ЧП «АКВА» - частное предприятие, основным видом деятельности которого является розничная и оптовая торговля оборудованием для отчистки воды. Предприятие имеет оптовый склад и два магазина. ЧП «АКВА» имеет 5 поставщиков («Спектр», «Полонез», «Капель», «Сила», «Фильтр»), 2 оптовых покупателя: ЧП «Мрия», ЧП «Водомир», а также розничные покупатели.

На данном предприятии работает 6 сотрудников. Возглавляет ЧП АКВА» директор. Также здесь работают такие сотрудники: главный бухгалтер, кладовщик, два продавца и грузчик.

Взаимосвязь между главными подразделениями предприятия ЧП «АКВА» более детально показана на схеме структуры предприятия (рис. 1.1.).

Рис. 1.1. «Схема структуры предприятия»

ЧП «АКВА» занимается реализацией таких товаров: фильтры, компрессоры, соляной бак, трёхступенчатые системы отчистки воды.

Построение информационно базы предприятия ЧП «АКВА» в программе 1С: Предприятие должно осуществляться в такой последовательности:

1. Заполнение нормативно-справочной информации:

a. Заполнение констант;

b. Заполнение справочников;

2. Введение начальных остатков:

a. Введение остатков ТМЦ на оптовом и розничном складах;

b. Введение остатков в кассе и на РС предприятия.

3. Отображение взаиморасчетных операций

4. Отражение розничных операций

5. Формирование оперативной отчетности:

a. ОСВ по счету 361;

b. ОСВ по счету 631;

c. ОСВ по счету 3711;

d. ОСВ по счету 6811

6. Оформление недостающих документов

2. Построение компьютерно-интегрированной системы управления предприятием

2.1 Заполнение нормативно-справочной информации

К нормативно-справочной информации 1С: Предприятия относятся константы и справочники.

Константы

Константы используются для хранения постоянной и условно-постоянной информации, которая влияет на ведение учета деятельности предприятия.

При первоначальном входе в систему для пользователя открывается окно Помощник заполнения констант, при помощи которого производится установка основных параметров конфигурации:

1. Значения по умолчанию. Эти значения будут автоматически подставляться в создаваемые документы и новые элементы справочников. В данном окне указываются такие элементы, как организация, от имени которой ведется учет в конфигурации, вид НДС, принимаемая по умолчанию единица измерения и вид деятельности.

2. Учетная политика - служит для настройки правил ведения учета в организации.

3. Служебные параметры - указывается основная валюта, отмечаются статьи валовых доходов и расходов, а также производится настройка подставляемых в документы ТМЦ и статей затрат.

4. Параметры, определяющие интерфейс пользователя. В этом окне указываются настройки, действующие только в профиле конкретного пользователя.

5. Периодические значения.

В системе имеется также список констант, который содержит все постоянные величины, определенные и используемые в программе. Часть из них заполняется при помощи Помощника заполнения констант, рассмотренного выше.

Константы для предприятия ЧП «АКВА» были заполнены таким образом (рис. 2.1.).

Рис. 2.1. Список констант

компьютерный интегрированный взаиморасчетный операция

Константы характеризуются 3 основными реквизитами:

1. Код - позволяет ссылаться на константу из других мест программы;

2. Наименование - служит комментарием к константе;

3. Значение - значение константы (текстовая строка, дата или число);

Справочники

Справочники - служат для хранения условно-постоянной информации, а также для формирования списков возможных значений субконто, то есть для организации аналитического учета на счетах плана счетов.

Справочник Номенклатура.

В поле Код отображается очередной не занятый ни одним объектом номер кода. В поле Наименование вводится то название объекта, которое будет отображаться в элементах справочника, а в поле Полное наименование - то название, которое будет подставляться в документацию. Каждый объект ТМЦ имеет отпускную цену, которая фиксируется в валюте продажи. Розничная цена хранится с НДС и всегда задается в гривнях. Цена покупки задается в валюте покупки.

Справочник Контрагенты

Справочник Контрагенты содержит информацию обо всех контрагентах предприятия - поставщиках, покупателях, с которыми организация вступает в различного рода отношения.

Состав реквизитов формы редактирования информации о контрагенте зависит от того, принадлежит данный контрагент к категории Организация или категории Частное лицо. Если контрагент - Организация, то для него указываются такие сведения: наименование и полное название, физический и юридический адреса, телефоны, ФИО директора и главного бухгалтера, а также ФИО лица, через которого обычно осуществляются какие-либо контакты с данным контрагентом. В группе Взаиморасчеты устанавливается Вид взаиморасчетов с контрагентом.

Справочник Места хранения

Для ведения перечня мест хранения материально-производственных запасов, в число которых входят основные средства, нематериальные активы и материалы, организации, предусмотрен справочник Места хранения. Места хранения, имеющие тип Склад, характеризуются еще и видом, который может принимать следующие значения: «Склад (оптовый)» или «Магазин (розничный)».

Справочник Сотрудники

Предназначен для хранения информации о сотрудниках, работающих в организации. Справочник Сотрудники имеет такие периодические реквизиты: Тип сотрудника, Количество детей, Количество льгот. Должность, Оклад, Счет затрат, Вид затрат, Вид деятельности.

На вкладке Общие содержатся, основные сведения о сотруднике - его табельный номер, фамилия, имя, отчество, пол, должность, дата приема на работу и увольнения. Поле Фирма, в которой работает сотрудник служит для выбора места работы сотрудника.

На вкладке Данные по з/п вводятся данные, необходимые для начисления сотруднику заработной платы и удержания подоходного налога. На вкладке Паспортные данные вводятся паспортные данные сотрудника.

2.2 Введение начальных остатков

Остатки запасов вводятся документом «Ввод остатков ТМЦ»

Ввод начальных остатков требуется в том случае, если организация к моменту перехода на учет в 1С: Предприятии уже ведет хозяйственную деятельность. Остатки следует вводить по состоянию на начало учетного периода - года (квартала, месяца). Для этого датой ввода начальных остатков должна быть дата последнего календарного дня предыдущего года (квартала, месяца). Остатки предприятия ЧП «АКВА» вводятся датой 30.11.08 т.к. дата начала ведения учета - 01.12.08.

Остатки ТМЦ на оптовом складе и в магазинах вводятся с помощью документа « Остатки ТМЦ», который предназначен для начального ввода и корректировки остатков ТМЦ на складах.

Документ оперирует остатками на одном складе, который выбирается в реквизите "Место хранения". Для изменения остатков на нескольких складах нужно внести несколько документов - по числу складов.

В табличной части документа указывается следующая информация:

- наименование ТМЦ, остатки по которому мы корректируем;

- партия, остатки по которой мы корректируем;

- базовая единица измерения ТМЦ;

- списываемое либо вводимое количествоТМЦ;

- учетная цена ТМЦ в гривнях без НДС;

- учетная стоимость указанного количества ТМЦ в гривнях без НДС;

- учетная стоимость указанного количества ТМЦ в гривнях с НДС;

- розничная цена с НДС единицы ТМЦ;

- сумма торговой наценки по указанному количеству ТМЦ.

Отметим, что наценка имеет смысл только для розничных складов (магазинов). Для оптовых складов реквизит "Наценка" по умолчанию заполняется нулевым значением. ТМЦ в табличную часть можно подбирать из одной из форм представления справочника "ТМЦ", воспользовавшись кнопкой "Подбор".

Остаток в кассе предприятия и остаток на РС предприятии вводятся ручными операциями.

Для операции в типовой конфигурации используются стандартные реквизиты "Номер операции", "Дата операции", "Содержание операции" и "Сумма операции".Все операции нумеруются автоматически в порядке возрастания номеров. По умолчанию дата операции соответствует рабочей дате. Дату операции можно задать с помощью встроенного

календаря (кнопка на поле ввода даты) или вручную. В поле "Содержание операции" следует указывать информацию, характеризующую всю операцию в целом. Способ заполнения реквизита "Сумма операции" можно определить самостоятельно в режиме "Сервис-Параметры-Операции".

Для ЧП «АКВА» остатки по кассе и по РС предприятия составляют 500000грн. и 500000грн. соответственно (рис. 2.7.).

2.3 Отображение взаиморасчетных операций

Бухгалтерские операции формируются при помощи соответствующих документов. Документы, которыми располагает пользователь в системе 1С, позволяют выполнить практически все такие операции.

Документ используется для ввода информации о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, в информационную базу, формирования бухгалтерской операции с проводками и печатных форм.

Для каждого контрагента предприятия ЧП «АКВА» необходимо провести по две хозяйственные операции закупки/продажи ТМЦ, при этом учитывая вид взаиморасчетов между контрагентом и предприятием.

Закупка ТМЦ

Для оформления закупки ТМЦ с оптовым поставщиком существуют такие возможные последовательности документов:

1. Договор - Счет входящий - Банковская выписка - Налоговая накладная - Приходная накладная.

2. Договор - Счет входящий - Приходная накладная - Налоговая накладная - Банковская выписка.

3. Договор - Счет входящий - Кассовый ордер - Налоговая накладная - Приходная накладная.

4. Договор - Счет входящий- Приходная накладная - Налоговая накладная - Кассовый ордер.

Приведенная выше последовательность документов применяется к поставщикам у которых вид взаиморасчетов установлен в разрезе договоров. Для поставщиков, у которых взаиморасчет осуществляется в разрезе счетов/накладных эта цепочка документов отличается лишь тем , что первым документом в последовательности проведения хозяйственной операции закупки ТМЦ, будет документ «Счет входящий».

Продажа ТМЦ

Возможные последовательности документов для оформления продажи ТМЦ оптовым покупателям (в разрезе договоров):

1. Договор - Счет-фактура - Банковская выписка - Налоговая накладная - Расходная накладная.

2. Договор - Счет-фактура - Расходная накладная - Налоговая накладная - Банковская выписка.

3. Договор - Счет-фактура - Кассовый ордер - Налоговая накладная - Расходная накладная.

4. Договор - Счет-фактура - Расходная накладная - Налоговая накладная - Кассовый ордер.

Для оптовых покупателей с видом взаиморасчетов в разрезе счетов/накладных первым документом данной цепочки документов будет «Счет-фактура».

Рассмотрим отдельно все необходимые документы.

Документ «Договор»

Документ «Договор» используется для ведения аналитического учета взаиморасчетных операций с контрагентами, а также для регистрации договоров, заключенных предприятием с контрагентами.

Документ «Счет входящий»

Документ "Счет входящий" предназначен для отражения операции счета поставщика. Документ может быть использован в качестве заказа при выполнении предоплаты за еще не оприходованные ТМЦ.

Документ «Банковская выписка»

Документ «Банковская выписка» используется для отражения операций, связанных с движением денежных средств организации по расчетным счетам в гривнях и в валюте в типовой конфигурации предназначен документ "Банковская выписка".

Документ «Запись книги приобретений»

Документ «Запись книги приобретений» используется для регистрации полученных налоговых накладных и формирования печатной формы «Книги приобретений». Заполняется автоматически при создании документа «Вводом на основании» документа «Приходная накладная», «Услуги сторонних организаций», «Счет входящий», «Возврат поставщику», «Договор» или вручную.

Документ «Приходная накладная»

Документ «Приходная накладная» служит для отражения в учете операций, связанных с приобретением товарно-материальных ценностей, а также необоротных активов в типовой конфигурации предусмотрен документ "Приходная накладная".

Документ «Расходная накладная»

Документ "Расходная накладная" предназначен для отражения в типовой конфигурации операций, связанных с отпуском товарно-материальных ценностей, продукции с оптового склада, реализации различных работ, услуг.

Документ «Счет-фактура»

Документ «Счет-фактура» используется для оформления предварительной договоренности на продажу ТМЦ клиенту и формирования печатной формы, может использоваться в качестве заказа для отражения предоплаты от покупателя за еще не отгруженные ТМЦ.

Документ "Налоговая накладная"

Документ "Налоговая накладная" предназначен для регистрации и формирования печатных форм налоговых накладных, выписанных покупателям организации.

Документ «Приходный кассовый ордер»

Документ "Приходный кассовый ордер" для автоматического оформления операций, связанных с поступлением наличных денежных средств в кассу организации.

Документ «Расходный кассовый ордер»

Используется для отражения в учете операций, связанных со списанием наличных денежных средств по кассе. Полностью аналогичен документу «Приходный кассовый ордер», но выполняет обратную операцию по кассе.

2.4 Отражение розничных операций

Предприятие ЧП «АКВА» имеет два розничных склада. Для отражения факта продажи товара через розничную сеть организации предназначен документ «Розничная накладная».

Документ "Перемещение" предназначен для оформления перемещений ТМЦ с одного склада на другой, или перемещения материальных, нематериальных активов с одного материально-ответственного лица на другое.

Если поступившие товарно-материальные ценности нужно оприходовать на разные склады, приходование можно произвести на один склад, а потом переместить между складами. Перемещение с одного оптового склада на другой оптовый склад происходит в учетных ценах в зависимости от выбранной партии.

При перемещении с оптового склада на розничный будут сформированы бухгалтерские проводки по торговой наценке и НДС на суммы, определяемые в зависимости от учетной цены товара (выбранной партии) и розничной цены товара, указанной для него в соответствующем реквизите справочника "Номенклатура".

При возврате из магазина на оптовый склад производятся сторнирующие проводки по НДС и торговой наценке и обычная проводка по учетным ценам.

3. Формирование оперативной отчетности

Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто).Соответствующий отчет называется "Оборотно-сальдовая ведомостью по счету".Для вывода данного отчета следует выбрать пункт "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" в меню "Отчеты" главного меню программы.

Настройка параметров.

При выборе пункта "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" на экран будет выведен запрос параметров ведомости.

В этом запросе надо указать:

1. за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

2. по какому счету формировать ведомость;

3. виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;

4. значение субконто (или группа субконто) указанного вида;

5. включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок "Группы" установлен).

6. вариант использования субконто:

a. Разворачивать отчет в разрезе значений субконто данного вида;

b. Отбирать отчет по указанному значению субконто;

c. Не учитывать не разворачивать и не отбирать.

Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в параметрах настройки отчета будет определять вложенность группировок отчета.

После нажатия на кнопку «Сформировать» будут выведены отчеты, которые представляют собой список значений субконто. Каждая строка ведомости содержит наименование объекта аналитического учета (субконто), остаток на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты и остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: сальдо по счету в целом, развернутое сальдо (отдельно суммы по дебетовым и кредитовым остаткам) и суммарные обороты.

Проанализировав ситуацию, можно сделать вывод: для того, чтобы конечное сальдо ЧП «АКВА» было нулевым должны быть оформлены следующие операции:

1. «Расходный кассовый ордер» для ЧП «Спектр»;

2. «Банковская выписка» для ЧП «Фильтр»;

3. «Приходный кассовый ордер» для ЧП «Мрия»;

4. «Банковская выписка» для ЧП «Водомир»;

5. «Расходная накладная» для ЧП «Мрия»;

Выводы

В данной курсовой работе была разработана компьютерно-интегрированная система управления предприятием ЧП «АКВА», которое занимается продажей спортивного оборудования.

Построена информационная база: заполнена нормативно-справочная информация (справочники по номенклатуре, контрагентам, сотрудникам, местам хранения); введены остатки ТМЦ на оптовых и розничных складах, введены остатки по кассе и РС; произведены по 2 хозяйственные операции с каждым контрагентом, отображены розничные операции. Сформирована оперативная отчетность при помощи оборотно-сальдовых ведомостей по счету 361 «Расчеты с отечественными покупателями», 631 «Расчеты с отечественными поставщиками», 3711 «Расчеты по выданным авансам» и 6811 «Расчеты по авансам полученным», с помощью которых были проверены взаиморасчетные счета на предмет соответствия заказов по операциям оплаты и поступления. В связи с выявленными задолженностями, были сформированы недостающие операции: «Расходный кассовый ордер» для ЧП «Спектр»; «Банковская выписка» для ЧП «Фильтр»; «Приходный кассовый ордер» для ЧП «Мрия»; «Банковская выписка» для ЧП «Водомир»; «Расходная накладная» для ЧП «Мрия»;

После проведения данных операций заново были сформированы оборотно-сальдовые ведомости по счетам 361, 631, 3711 и 6811, в результате чего получили нулевое сальдо на конец периода, что свидетельствует о правильности проведения хозяйственных операций.

Список используемой литературы

1. Т.А.Меркулова, О.Б.Ларионова. Автоматизация бухгалтерского учета (пользовательский уровень): учебное пособие - Ульяновск: УлГТУ, 2006 - 171 с.: ил.

2. Н.А.Рязанцева, Д.Н.Рязанцев. 1С: Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы. - СПб.: БХВ-Петербург, 2003. - 320 с.; ил.

3. С. Медведева. "1С: Бухгалтерия". Самоучитель.- СПб: Питер, 2000.

Размещено на Allbest.ru

...