Размещено на http://www.allbest.ru/

Учет кассовых операций

1. Нормативное регулирование и организация учета кассовых операций

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета

Основным актом первого уровня является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. Этот закон определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность.

К первому уровню системы также следует отнести Гражданский кодекс РФ, федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ, постановление Правительства РФ «О Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными учетными стандартами финансовой отчетности» от 6 марта 1998 г. №283 и др.

Учетный стандарт можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок учета и оценки определенного объекта или их совокупности. Учетные стандарты (в отечественном бухгалтерском учете - положения) призваны конкретизировать закон о бухгалтерском учете и отчетности.

На втором уровне системы нормативных документов единственным регулирующим органом является Министерство финансов РФ.

Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Министерством финансов РФ и различными ведомствами (только в промышленности СССР действовало 140 отраслевых инструкций).

Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем.

Общие требования к хранению наличных денежных средств на предприятиях установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центробанка РФ 22 сентября 1993 г. №40.

В соответствии с пунктом 3 указанного Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу, т.е. изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено, что руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Обозначим требования, предъявляемые действующим законодательством по оборудованию кассы и сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

1. быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

2. располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

3. иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

4. закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

5. оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

6. иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

7. располагать исправным огнетушителем.

Пунктом 30 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

В случае обнаружения утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

При транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и, в случае необходимости, - транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

1. разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

2. допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

3. следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

4. посещать магазины, рынки и другие т. п. места;

5. выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

У предприятий, кроме расчетов с собственным персоналом за оказание разовых услуг и расчетов; юридическими лицами может возникать потребность проводить также расчеты с населением (розничная торговля товарами, оказание коммунальных, транспортных, ремонтно-строительных, аудиторских, информационных, юридических, и других услуг) путем приема денег через свои кассы.

Нормативное регулирование кассовых операций осуществляется федеральным законом от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

По закону №54-ФЗ все организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при наличных денежных расчетах и расчетах по платежным картам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг.

2. Документальное оформление кассовых операций

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:

1. договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

2. приходный кассовый ордер (форма №КО-1);

3. расходный кассовый ордер (форма №КО-2);

4. журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3);

5. расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49);

6. платежная ведомость (форма №Т-53);

7. кассовая заявка (форма №408027);

8. карточка депонента;

9. авансовый отчет (форма №АО-1);

10. доверенность (формы М-2 и М-2а);

11. объявление на взнос наличными (форма №0402001);

12. кассовая книга (форма №КО-4);

13. журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4);

14. отчет кассира;

15. справка-отчет кассира-операциониста (форма №КМ-6);

16. книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма №КО-5);

17. препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма №0402006);

18. акт о проверке денежных средств кассы (форма №КМ-9);

19. акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма №ИНВ-15);

20. инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма №ИНВ-16);

21. кредитная карточка.

Главной особенностью ведения и заполнения кассовых документов является то, что помарки в них не допускаются. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается также запись «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью предприятия.

Охарактеризуем основные документы по учету кассовых операций.

Ответственность за сохранность находящихся в кассе ценностей несет кассир. В небольших фирмах функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Принимая кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности можно заключать только с работниками, достигшими 18-летнего возраста.

Если с кассиром заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объеме.

Договор составляют в двух экземплярах: один экземпляр остается у кассира, второй экземпляр передают в кадровую службу или бухгалтерию.

После того как срок действия договора истечет, его хранят в архиве организации в течение пяти лет.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1. в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

2. составить реестр депонированных сумм;

3. в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

4. записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумм и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № _».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

В кассовой книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью фирмы.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, разделенных линией отреза.

В графе 1 «Номер документа» указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег.

В графе «Приход, руб. коп.» отражают сумму денег, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру.

В графе «Расход, руб. коп.» отражают сумму денег, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, отрезают.

Документы, по которым получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.д.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира».

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

3. Синтетический учет кассовых операций

Для учета кассовых операций Планом счетов предусмотрен активный счет 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

Основным субсчетом, используемым для учета наличных денег, будет субсчет 50-1 «Касса организации».

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается только в специализированных организациях (товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.) по необходимости. То есть, в общем случае, в организации будет открываться только два субсчета-либо 50-1 и 50-3, либо 50-2 и 50-3.

Основными бухгалтерскими проводками, отражающими движение наличных денег, будут:

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 90 «Продажи» - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (по обычным видам деятельности);

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» - на сумму полученных прочих доходов (включая реализацию прочего имущества и выручку от реализации продукции (работ, услуг), не относящихся к обычным видам деятельности);

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 51 «Расчетные счета» - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе;

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями» - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации;

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - на сумму полученных авансов (под поставку товаров или продукции, выполнение работ или оказание услуг);

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 50 «Касса» - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии, и т.п.);

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 5 0 «Касса» - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу;

Дебет счета 51 «Расчетный счет» Кредит счета 50 «Касса» - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение;

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит счета 50 «Касса» - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации-поставщика).

Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а также выбытие денежных документов.

В том случае, когда денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка:

дебет счета 50 «Касса», субсчет «Денежные документы» кредит счета 50 «Касса» - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

Если же денежные документы приобретаются другим лицом, следует использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например:

дебет счета 99 «Прибыли и убытки» кредит счета 50 «Касса» - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 50 «Касса» - на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис-менеджеру) для постепенного использования, в учете такая выдача оформляется, как выдача подотчетных сумм: дебет счета 71 кредит счета 50, а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: дебет счета 26 кредит счета 71.

4. Особенности учета кассовых операций при работе на контрольно-кассовых машинах

Рассмотрим особенности учета кассовых операций при работе на контрольно-кассовых машинах.

Так как объектом практического исследования является торговая организация, то раскроем данный вопрос на ее примере.

Согласно Закону РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», все организации должны осуществлять расчеты с населением наличными денежными средствами только с применением контрольно-кассовых машин.

Торговая организация в своей работе может использовать только те модели контрольно-кассовые машин, которые внесены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации.

Торговые организации приобретают контрольно-кассовые машин по договору купли-продажи у продавцов или в центрах технического обслуживания. Затем организация должна заключить договор на техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовой машины с центром технического обслуживания, в котором она приобретена.

После заключения договора с центром технического обслуживания торговая организация регистрирует контрольно-кассовую машину в налоговом органе.

Работники торговой организации допускаются к работе на контрольно-кассовой машине только после прохождения соответствующего обучения в центре технического обслуживания и получения удостоверений кассира-операциониста. Эти работники должны освоить правила эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучить Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.

Торговая организация обязана выдать покупателю кассовый чек или вкладной (подкладной) документ вместе с покупкой. На чеке или вкладном документе должны отражаться следующие реквизиты:

1. наименование организации;

2. ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика;

3. заводской номер контрольно-кассовой машины;

4. порядковый номер чека;

5. дата и время покупки;

6. стоимость покупки;

7. признак фискального режима.

Кассир-операционист или продавец определяет общую сумму покупки по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и получает от покупателя деньги в следующем порядке:

1. четко называет сумму полученных денег;

2. печатает чек на контрольно-кассовой машине;

3. называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее вместе с чеком.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Все чеки, пробитые на контрольно-кассовой машине в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма) должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.

При работе на контрольно-кассовой машине в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты - это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение:

— наименование организации;

— состав комиссии;

— показания счетчиков контрольно-кассовых машин;

— марка ККМ, год выпуска и заводской номер;

— регистрационный номер ККМ;

— период инвентаризации;

— номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;

— сумма выручки по ленте;

— подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлен».

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины. Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольно-кассовых лент.

Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через контрольно-кассовые машины, а также с их эксплуатацией и обслуживанием, оформляются документами унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. №132.

На каждую контрольно-кассовую машину администрация торговой организации должна завести журнал кассира-операциониста по унифицированной форме №КМ-4.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине торговой организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели:

— дата - число, месяц, год;

— номер отдела;

— Ф.И.О. кассира-операциониста;

— номер счетчика - номера секционных счетчиков;

— показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков - показания счетчика в режиме «Z», который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;

— показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

— подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

— показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

— подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

— сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков;

— сумма денежной наличности, сданной в кассу организации;

— сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками и другими платежными средствами);

— общая сумма выручки;

— денежный остаток на конец дня в кассе;

— сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;

— сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме №КМ-3;

— подписи на конец рабочего дня кассира, старшего кассира и представителя администрации.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку-отчет кассира-операциониста по форме №КМ-6. Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма №КО-3). Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному ордеру.

Если торговая организация работает без кассира-операциониста, то есть контрольно-кассовая машина установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по форме №КМ-5.

Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся специалистом (продавцом, кассиром, кассиром-контролером), работающим на контрольно-кассовой машине, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и специалиста, работающего на контрольно-кассовой машине. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы №КМ-3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.

Охарактеризуем теперь порядок ремонта и технического обслуживания контрольно-кассовых машин.

Техобслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин могут производиться только специалистами центром технического обслуживания, с которым торговая организация заключила договор.

Вызов специалистов в обязательном порядке регистрируется в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма №КМ-8).

Журнал применяется в организациях в следующих случаях:

1. при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

2. проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранение мелких неисправностей.

Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах. Журнал хранится у руководителя торговой организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и сообщается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины для ремонта в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица торговой организации о приемке работ по ремонту контрольно-кассовой машины.

Если контрольно-кассовая машина подлежит ремонту, то составляется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию по форме №КМ-2.

Этот акт применяют для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания или при передаче для работы в другую организацию. Акт составляют и подписывают члены комиссии с обязательным участием налогового инспектора, руководителя, старшего кассира, кассира торговой организации и специалиста центра технического обслуживания.

Акт формы №КМ-2 с накладной на передачу контрольно-кассовой машины в другую организацию или в центр технического обслуживания для ремонта сдают в бухгалтерию торговой организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом надо сделать в журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4) в конце записей за рабочий день. Ремонт контрольно-кассовой машины производится с разрешения администрации торговой организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в этом же акте.

кассовый денежный инвентаризация документальный

5. Порядок проведения инвентаризации кассы

В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене кассира;

— если были выявлены факты хищения наличных денег;

— если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т.д.).

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №ИНВ-15).

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

1. по инициативе руководителя организации;

2. по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Результаты ревизии отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма №КМ-9).

На основании акта инвентаризации или ревизии бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях такие проводки:

Дебет 50 «Касса» Кредит 91-1 «Прочие доходы и расходы» - оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации (ревизии);

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса» - отражена недостача наличных денег в кассе организации;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №ИНВ-15)

Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:

— первый экземпляр передают кассиру;

— второй экземпляр - в бухгалтерию.

При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:

— первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;

— второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;

— третий экземпляр передают в бухгалтерию.

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета.

Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.

Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей.

Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

1. удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

2. списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма №КМ-9)

Для акта о проверке наличных денег в кассе предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132.

Акт предназначен для оформления результатов внезапной ревизии кассы. Как уже упоминалось, такая ревизия может проводиться как по инициативе руководителя организации, так и по требованию налоговой инспекции.

Если ревизию проводят по инициативе руководителя, акт составляют в 2 экземплярах:

— первый экземпляр передают в бухгалтерию организации;

— второй экземпляр - работнику, ответственному за сохранность денег.

Если проверку проводят по инициативе налоговой инспекции, то составляют третий экземпляр акта. Его передают сотруднику налоговой инспекции (проверяющему).

Перед началом проверки с кассира берут расписку о том, что его личных денег в кассе нет.

В акте указывают:

1. сумму денег, находящуюся в кассе на момент начала ревизии;

2. показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на момент проведения ревизии;

3. сумму выручки по данным суммирующего денежного счетчика;

4. сумму выручки по данным журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) или журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма №КМ-5);

5. сумму недостачи или излишков наличных денег в кассе.

Акт подписывают все члены комиссии, руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, налоговый инспектор (если он принимал участие в ревизии) и кассир, ответственный за сохранность денег в кассе.

Если в процессе внезапной ревизии, проводимой с участием сотрудника налоговой инспекции, будет выявлен излишек денег в кассе, организация может быть оштрафована.

За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации.

Акт должен храниться в архиве организации в течение 5 лет.

Размещено на Allbest.ru

...