Організація обліку розрахунків з підзвітними особами та облік позик банку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Кафедра обліку і аудиту

Реферат

з дисципліни "Організація обліку на підприємствах малого бізнесу"

на тему: "Організація обліку розрахунків з підзвітними особами та

облік позик банку"

Херсон

План

Вступ

1. Облік розрахунків з підзвітними особами

2. Облік позик банку

Висновок

Вступ

У процесі своєї діяльності кожне мале підприємство вступає у господарські відносини із постачальниками, працівниками, покупцями та іншими юридичними і фізичними особами. Ці відносини забезпечують нормальне функціонування підприємства. Господарські відносини регламентуються договорами. При встановленні господарських відносин між сторонами виникають певні права і зобов'язання. З юридичної точки зору ці права і зобов'язання виникають в момент укладення договору. В бухгалтерському обліку виникнення зобов'язань однієї сторони перед іншою відображається після здійснення однією із сторін дій, передбачених у договорі. Виникнення заборгованості пояснюється тим, що майже ніколи не збігаються моменти виконання зустрічних зобов'язань. Як наслідок, в однієї сторони в складі господарських засобів виникає актив (тому, що існує ймовірність отримання майбутніх вигод) у вигляді дебіторської заборгованості, а в іншої - зобов'язання погасити цю заборгованість перед кредитором. облік платіж позика підзвітний

У процесі господарської діяльності у малих підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

При гострій потребі коштів малі підприємства можуть отримати у банку позику. В залежності від терміну видачі, позики поділяються на короткострокові і довгострокові. Як правило, позики на виробничі потреби є короткостроковими, вони виділяються на термін, не більший одного року. Довгострокові позики видаються на капітальні вкладення. Термін їхнього погашення, як правило, складає декілька років. За користування позиками сплачують певні відсотки. Використовуються позики шляхом перерахування їх платіжними дорученнями постачальникам в оплату за товарно-матеріальні цінності, роботи і послуги, або отримання готівки у касу за грошовими чеками. Погашення позик відбувається на основі платіжних доручень про перерахування коштів на цю мету з розрахункового рахунка. Видаються і погашаються позики на основі кредитного договору, в якому узгоджується сума кредиту, термін, на який він видається, процентна ставка за користування позикою, матеріальне забезпечення чи гарантії повернення позики.

1. Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами вважаються працівники підприємства, які одержали гроші (аванс) у підзвіт для проведення операційно-господарських витрат, а також на службові відрядження.

Гроші, видані у підзвіт, мають використовуватися лише на ті погреби, на які вони видані.

Видача грошових коштів у підзвіт оформляється видатковим касовим ордером на підставі наказу керівника, за умови, що за працівником немає заборгованості по раніше одержаних авансах. Підзвітна особа зобов'язана надати звіт про витрачання цих коштів за призначенням і пред'явити підтверджувальні документи, а також внести до каси невикористану суму в такі терміни:

· при відрядженні - не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження;

· по сумах на закупівлю сільськогосподарської продукції не пізніше десяти робочих днів з дня їхньої видачі;

· по інших сумах - не пізніше наступного робочого дня після видачі під звіт.

При оформленні розрахунків із підзвітними особами необхідно керуватися Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. №663 зі змінами та доповненнями.

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відряджається працівник, термін й мета відрядження. Важливими документами при відрядженні за кордон є: запрошення приймаючої сторони; укладений контракт; інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (протокол про наміри); документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження - документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм із доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо (чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки).

Авансовий звіт - документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання.

Обов'язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

В обліку відображаються дані з авансових звітів, перевірених арифметично, за змістом (щодо необхідності витрат та їх відповідності призначенню авансу) та затверджених керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат у посвідченні про відрядження та авансовому звіті не допускаються. Авансовий звіт обов'язково підписується підзвітною особою.

Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником;

суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих у національній грошовій одиниці України на господарські потреби або витрати на відрядження.

Етапи та порядок загального ведення обліку розрахунків із підзвітними особами наведено на рисунку 1.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному рахунку 37 (спрощеного плану) або 372 (загального плану). По дебету даного рахунка відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт. По кредиту списання виданих коштів - згідно з поданими авансовими звітами.

Аналітичний облік здійснюється у відомості 3-М (розділ 1) на основі затверджених авансових звітів, з доданими підтверджуючими первинними документами. В малому підприємстві аналітичний облік побудований в розрізі підзвітних осіб (прізвище, ім'я), за призначенням грошей, виданих під звіт та за їх термінами.

Рис. 1. Загальна схема обліку розрахунків з підзвітними особами

При використанні коштів на відрядження необхідно керуватись постановою Кабінету Міністрів "Про норми відшкодування витрат в межах України і за кордоном" від 23.04.99 р., зі змінами і доповненнями а також Інструкцією Мінфіну "Про службові відрядження в межах України і за кордоном" від І 0.06.99 р. зі змінами і доповненнями.

Згідно з перерахованими нормативними актами тривалість відрядження в межах України - 30 календарних днів, за кордон 60 днів. Тривалість відрядження визначається на підставі посвідчення про відрядження, в якому проставляються дати прибуття і вибуття.

Витрати, які відшкодовуються працівнику за час відрядження:

1. Добові в межах України - 25 грн., за кордоном - 280 грн.

2. Вартість проїзду до місця відрядження і назад всіма видами транспорту (крім таксі) - в сумі фактичних витрат, при пред'явленні підтверджуючих документів.

3. Вартість постільних речей в поїзді - в сумі фактичних витрат, при пред'явленні квитка.

4. Вартість проживання в готелях - в сумі фактичних витрат, при пред'явленні підтверджуючих документів.

5. Оплата за бронювання місця в готелі, але не більше 50 % вартості за день проживання.

6. Оплата інших побутових послуг, наданих в готелі при пред'явленні документів.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке переноситься у Відомість 3-М (розділ 1) на основі поданих авансових звітів.

Сальдо на рахунку 37 (372) може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не подано звіти, тобто заборгованість підзвітних осіб перед підприємством. Кредитове сальдо відображає величину по авансовому звіту, тобто заборгованість підприємства підзвітній особі. При цьому в балансі підприємства залишки рахунка 37 відображаються розгорнуто:

· дебетове сальдо відображається у складі оборотних активів у рядку 210 "Інша поточна дебіторська заборгованість" балансу;

· кредитове - у складі зобов'язань підприємства по рядку 610 "Інші поточні зобов'язання".

Приклад

Згідно з наказом керівника підприємства з 22.07.2002 р. на 3 дні відряджений в інше місто (у межах України) водій на вантажному автомобілі для виконання виробничого завдання. Відрядженому виданий аванс у розмірі 1500 грн. На момент виїзду в баці вантажного автомобіля перебувало 40 літрів бензину вартістю 56 грн. (бензин виданий у підзвіт водієві). Після повернення з відрядження водієм був представлений авансовий звіт про понесені витрати. На підставі авансового звіту й підтверджуючих документів витрати склали:

- на закупівлю бензину в кількості 30 літрів - 42 грн. (у т.ч. ПДВ - 7 грн.);

- вартість проживання в готелі - 60 грн. (у т. ч. ПДВ-10 грн.);

- на закупівлю запасних частин - 1200 грн. (у т.ч. ПДВ -200 грн.);

- сума добових - 54 грн. (18 грн. х 3 доби).

За даними шляхових аркушів під час відрядження було витрачено 52 літра бензину. Сума виданого авансу, яка залишилась, повернута в касу підприємства в розмірі 150 грн.

Відзначимо, що склад витрат на відрядження визначений в Інструкції про службові відрядження у межах України й за кордон, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59. Зокрема, до складу витрат на відрядження входять: витрати на оплату проїзду, витрати на оплату вартості проживання, добові.

Інші витрати, понесені під час відрядження (наприклад, покупка бензину, запасних частин і т.д.), не включаються до складу витрат на відрядження, а оформляються як витрати, пов'язані з господарськими потребами підприємства.

Таблиця 1. Журнал господарських операцій

2. Облік позик банку

Якщо для започаткування підприємницької діяльності буде достатньо власних коштів, то в її подальшій роботі виникає проблема нестачі обігових коштів (потреба у зовнішніх джерелах фінансування). Одним з таких джерел є можливе залучення позикових коштів, тобто отримання в борг з певними зобов'язаннями. При цьому ототожнюють два поняття - позика і кредит.

Позика - це вид фінансової операції, в процесі здійснення якої одна сторона (позикодавець) передає іншій стороні (позичальнику) у власність або оперативне управління гроші або товарні цінності, а позичальник зобов'язується повернути позикодавцю в обумовлений час таку ж суму грошей або рівну кількість товарних цінностей того ж роду та якості.

Отже, позика надається завжди на умовах повернення, але без комерційного зиску, тобто безкоштовно.

Кредит - це вид фінансової операції з надання однією стороною іншій стороні позики в грошовій або товарній формі на умовах повернення в певний строк зі сплатою певного відсотку.

В залежності від терміну видачі позики поділяються на короткострокові і довгострокові. Так, позики на виробничі потреби є короткостроковими, вони виділяються на термін не більше одного року. Довгострокові позики видаються на капітальні вкладення. Термін їхнього погашення, як правило, складає декілька років. За користування позиками сплачують певні відсотки. Погашення позик відбувається на основі платіжних доручень про перерахування коштів з поточного рахунка.

Використання позикового капіталу здійснюється на основі кредитного договору, і є можливим, коли прибуток підприємства покриває витрати по сплаті процентів за кредит.

Для банку важливо мати гарантію повернення виданого кредиту, забезпеченням якої служать застава, гарантія або порука.

Для обліку позикових коштів малі підприємства можуть використовувати:

ь синтетичний рахунок 55 "Інші довгострокові зобов'язання" (спрощеного плану рахунків) або рахунок 50 "Довгострокові позики" (загального плану рахунків), на якому ведеться облік за довгостроковими позиками банків та іншими залученими позиковими коштами у інших осіб, які не є поточними зобов'язаннями. За кредитом відображаються суми одержаних довгострокових позик, а також переведення короткострокових (відстрочених), за дебетом - погашення заборгованості за ними та переведення до поточної заборгованості за довгостроковими зобов'язаннями. Аналітичний облік ведуть за позикодавцями (банками) в розрізі кожного кредиту (позики) окремо та строками погашення кредиту (позики);

ь облік короткострокових позик ведеться малими підприємствами на синтетичному рахунку 68 "Розрахунки за іншими операціями" (спрощеного плану рахунків) або рахунок 60 "Короткострокові позики" (загального Плану рахунків) - окремо за кожною сумою отриманої позики у національній та іноземній валюті за кредитами банків, строк повернення яких не перевищує 12 місяців з дати балансу, та позиками, термін погашення яких минув.

За кредитом відображаються суми одержаних кредитів (позик), за дебетом - погашення заборгованості за ними та переведення до довгострокових зобов'язань у разі відстрочення кредитів (позик).

Отримання і погашення позик відображаються у "Журналі обліку господарських операцій" згідно зі здійсненими бухгалтерськими проведеннями у Відомості 3-М (розділ І).

Приклад

1 вересня 2007 року мале підприємство "Альфа" отримало в банку кредит на фінансування будівництва об'єкта основного засобу у сумі 500000 грн. під 55% річних. Дата повернення кредиту 1 вересня 2010 р. Відсотки сплачуються щорічно 1 вересня.

Таблиця 2. Розрахунок сплати відсотків та суми кредиту

Таблиця 3. Журнал господарських операцій

Висновок

У процесі написання роботи було розглянуто та досліджено особливості організації обліку розрахунків з підзвітними особами та обліку позик банку. Визначено, що синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному рахунку 37 (спрощеного плану) або 372 (загального плану). По дебету даного рахунка відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт. По кредиту списання виданих коштів - згідно з поданими авансовими звітами.

Аналітичний облік здійснюється у відомості 3-М (розділ 1) на основі затверджених авансових звітів, з доданими підтверджуючими первинними документами. В малому підприємстві аналітичний облік побудований в розрізі підзвітних осіб (прізвище, ім'я), за призначенням грошей, виданих під звіт та за їх термінами.

Синтетичний облік довгострокових позик банку ведеться на рахунку 55 "Інші довгострокові зобов'язання" (спрощеного плану рахунків) або рахунок 50 "Довгострокові позики" (загального плану рахунків). За кредитом відображаються суми одержаних довгострокових позик, а також переведення короткострокових (відстрочених), за дебетом - погашення заборгованості за ними та переведення до поточної заборгованості за довгостроковими зобов'язаннями. Аналітичний облік ведуть за позикодавцями (банками) в розрізі кожного кредиту (позики) окремо та строками погашення кредиту (позики).

Облік короткострокових позик ведеться малими підприємствами на синтетичному рахунку 68 "Розрахунки за іншими операціями" (спрощеного плану рахунків) або рахунок 60 "Короткострокові позики" (загального Плану рахунків) - окремо за кожною сумою отриманої позики у національній та іноземній валюті за кредитами банків, строк повернення яких не перевищує 12 місяців з дати балансу, та позиками, термін погашення яких минув. За кредитом відображаються суми одержаних кредитів (позик), за дебетом - погашення заборгованості за ними та переведення до довгострокових зобов'язань у разі відстрочення кредитів (позик).

Отримання і погашення позик відображаються у "Журналі обліку господарських операцій" згідно зі здійсненими бухгалтерськими проведеннями у Відомості 3-М (розділ І).

Список використаних джерел

1. Матвіїв М.Я., Хомин П.Я. Бухгалтерський облік на малих підприємствах за різними формами. Навчальний посібник. - Київ: Центр навчальної літератури, 2004. - 352 с.

2. Труш В.Є., Моргунова Т.І. Бухгалтерський облік на основі національних стандартів. Навчальний посібник для вузів. - Херсон, ХДТУ, 2000.

3. Борщ Н. Облік на малих підприємствах. Облік розрахунків з підзвітними особами. // Податки і бухгалтерський облік. - 2002. - № 65. - с.48.

Размещено на Allbest.ru