Організація електронного документообігу в обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольна робота на тему: “Організація електронного документообігу в обліку”

План

Вступ

1. Поняття електронний документ

2. Сутність електронного документообігу

3. Електронний документообіг в обліку

4. Організація електронного документообігу

Висновки

Література

Вступ

Глобальний інформаційно-технологічний процес і перенесення ділової активності у кібернетичний простір стали одним із проявів „нової економіки”, яка набуває принципово нового вигляду господарської діяльності - електронного бізнесу. Електронний бізнес базується на нових способах взаємодії виробників, посередників, нових специфічних методах просування товарів на ринку, а також оперативному забезпеченні споживачів інформацією з управління господарською діяльністю.

Раціональна організація бухгалтерського обліку в умовах застосування комп'ютерних технологій потребує проведення дослідження документальних процесів, які відображають господарську діяльність. Метою такого дослідження є вивчення інформаційних процесів на підприємстві для визначення обсягів інформації, її потоків і раціональної організації документообігу. Дослідження проводяться за попередньо складеною програмою.

Програма дослідження орієнтовно включає такі питання:

- призначення документа і підрозділ, де його складають;

- кількість примірників документа, які виписують одночасно;

- обов'язкові реквізити і показники, що містяться в документі;

- методика формування обліково-економічного показника;

- періодичність розробки обліково-економічних показників.

Об'єктами дослідження документаційних процесів є документування операцій господарської діяльності в електронній та паперовій формах, а також формування документів і маршрутів їх руху при обробці та відображенні у системі бухгалтерського обліку.

Електронні документи і електронний документообіг уведено в дію у законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

Законом України „Про електронні документи та електронний документообіг ” регулюються організаційно-правові засади використання електронних документів у всіх сферах економіки.

Бухгалтерський облік при відображенні операцій, пов'язаних з електронними документами, використовує законодавчі акти, якими регулюються ці операції. Зокрема, Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України „Про електронні документи та електронний документообіг ”, „Про електронний цифровий підпис”, „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”, „Про інформацію”, „Про захист інформації в автоматизованих системах”, „Про державну таємницю”, „Про зв'язок”, „Про обов'язковий примірник документів”, „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, а також іншими нормативно-правовими актами.

Державне регулювання електронного документообіг направлено на:

- реалізацію єдиної державної політики електронного документообіг;

- забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообіг;

- нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

електронний документообіг інформаційний

1. Поняття електронний документ

Під електронним документом розуміють зафіксовану у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів України. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання такого документа є відображення даних, які він вміщує, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Електронний документ повинен мати обов'язкові підписи осіб, які дозволили виконання господарської операції та її оформлення електронними засобами, а також осіб, які виконали цю операцію. При відсутності одного з цих підписів, електронний документ не може мати юридичної сили і не може використовуватися у бухгалтерському обліку.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом осіб, які брали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами або його зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. При його перетворенні у паперову форму у кількох примірниках кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки через те, що він має електронну форму.

Використання електронного документа як доказу не може заперечуватися тільки на підставі того, що він має електронну форму.

Виходячи з понять документалістики, електронний документ треба розглядати як фіксацію на спеціальному матеріальному носії інформації про факти, події, операції господарської діяльності.

2. Сутність електронного документообігу

Електронний документообіг - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із законодавством, Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України. Так, оформлення банківських операцій для клієнтів за електронною технологією регулюється Національним банком України, документування господарських операцій і відображення їх у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності - Міністерством фінансів України і Держкомстатом України.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються такі, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами законодавства, відповідно до їх призначення.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообіг. Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообіг не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом. Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

3. Електронний документообіг в обліку

У практиці бухгалтерського обліку електронний оборот може здійснюватися при реалізації продукції (робіт, послуг), звірянні взаєморозрахунків з підприємствами географічно віддаленими, відправленні податкової звітності до податкових органів тощо.

Формування документів проводиться на основі певних правил добору джерел початкових показників та послідовності записів їх у бланк документа.

Маршрут руху документів визначається від місця формування до передавання на збереження або виходу за межі підприємства.

У дослідженні вхідних і вихідних документів застосовуються два основних методичних прийоми: інвентаризація і типізація.

Інвентаризація передбачає збирання відомостей про всі документи, що дозволяє змогу отримати найбільш повні відомості про документні потоки. Проте у зв'язку з великою трудомісткістю методичний прийом інвентаризації застосовується рідко. Типізація як методичний прийом застосовується для дослідження систематизованих масивів і тих документів, що регулярно повторюються. Реєстрації підлягає не кожний документ, а певна типова група однорідних документів. Наприклад, вивчення потоків груп документів щодо оформлення виробітку продукції (наряди, рапорти про виробіток продукції, маршрутні карти та ін.).

У процесі дослідження документообігу доцільно виконати такі процедури:

- скласти список підрозділів підприємства та зовнішніх організацій, де складаються (надходять) документи;

- згрупувати альбом документів, які застосовуються на підприємстві;

- провести кодування показників і ознак за групами документів.

Код показника складається з двох частин: перша - код документа, в якому він міститься; друга - порядковий номер показника в документі. Кодування показників здійснюється безпосередньо в бланках форм документів, а їх порядковий номер проставляється у тому місці, де має бути значення показника.

Працівник, якому доручено проведення дослідження документаційних процесів, повинен мати:

- програму дослідження, яка містить конкретні запитання;

- відомість дослідження документаційних процесів;

- план і строки виконання досліджень.

Інформація, зібрана і згрупована у відомості дослідження документаційних процесів, підлягає аналізу для виявлення дублювання тих самих показників у різних документах, нераціональності побудови документів і документних потоків, визначення обсягів інформації та кількості документів, які складаються.

У зв'язку з використанням ПК для автоматизації управління господарським процесом і встановленням їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент, в інформаційних системах АРМ бухгалтера реалізується функція автоматизації підготовки документів.

Обов'язковою умовою реалізації цієї функції є організація єдиної АБД об'єкта управління та організація файлів-класифікаторів економічних показників - файлів НДІ в ІС АРМ бухгалтера.

В умовах застосування ПК і створених на їх основі АРМ бухгалтера впроваджується нова людино-електронна діалогова форма управління, що ґрунтується на таких принципах:

- автоматизація документування господарських процесів і явищ;

- організація файлової системи АРМів;

- чергування сеансів активного діалогового режиму „Користувач-ПК” й автоматичного режиму при формуванні вихідних документів.

Управлінський процес в інформаційних системах обліку включає такі стадії:

- документування господарських операцій;

- систематизація та узагальнення обліково-економічних даних;

- відображення вихідних обліково-економічних показників і їх використання в управлінні.

Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації, які стосуються об'єктів обліку і мають юридичну доказову силу здійснення господарської операції або явища.

Процес документування ґрунтується на використанні документа для фіксації господарських операцій та явищ. В умовах АРМ бухгалтера паперові первинні документи замінюють ся електронними. Змінюється тільки носій даних про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим.

Тільки процес документування може бути виконаний у безпаперовій формі. Відбувається корінна зміна самої технології документування і документообігу.

Первинні документи „виписують” на ПК. Дані в ці документи заносять з екрана дисплея за певною технологією й одночасно записують на магнітний диск і розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних у ПК і паралельно реалізується можливість одержати первинний документ. Документ зберігається в пам'яті ПЕОМ в електронній формі і за необхідності може бути роздрукований.

При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМу.

Основна мета автоматизації цього етапу - зниження обсягу інформації, що вводиться з клавіатури, до мінімуму. АРМ бухгалтера відкриває широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ПЕОМ з одержанням ВК первинних документів.

Занесення первинних даних в електронний документ повинно здійснюватися з максимальним використанням інформації файлів НДІ, що зберігаються в інформаційному фонді АРМу бухгалтера. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. На прикладі складання на ПК первинного документа „Прибутковий ордер” розглянемо перелік даних, що вводяться в документ автоматизовано. Так, реквізитів, що заповнюються, всього 14, з них 13 заносяться автоматизованим способом (вводяться із файлів НДІ, обчислюються автоматично або встановлюються на початку робочого дня); загальна кількість реквізитів 119, з них тільки 7 знаків набирають на клавіатурі. Реалізується технологія „вибирати”, а не „набирати”. При цьому значно підвищується вірогідність введених даних. Це пов'язано з тим, що на АРМі введення даних здійснює безпосередньо працівник управління (кінцевий користувач АРМу), який візуально контролює введену інформацію на екрані дисплея не тільки за значеннями реквізитів, а й за смисловим змістом. Безпосередня участь у введенні даних підвищує відповідальність користувача за вірогідність і повноту даних, оскільки він зацікавлений в одержанні якісної результатної інформації для управління.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей - їх замінює пам'ять ПК.

Умовою реалізації такої комп'ютерної технології підготовки первинних документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами первинних документів на магнітному диску, файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія забезпечує одноразове введення даних у систему їх оброблення, оскільки сформований в електронному вигляді первинний документ може бути переданий по мережі або за допомогою магнітних дисків на інші АРМи для проведення необхідних розрахунків.

Порядок оформлення електронних первинних документів повинен забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів повинні допомагати:

- однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;

- запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;

- контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ повинен містити відомості, що дозволять однозначно ідентифікувати документ (найменування, форму, номер), умови його складання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію.

Щоб процеси реєстрації інформації на АРМах могли вважатися документуванням, необхідно визначити однозначно осіб, які відповідають за вірогідність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що документується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним об'єктом, що визначає особу, відповідальну за вірогідність інформації, яка документується. Найпоширенішим способом авторизації є ідентифікація користувача і подальше встановлення справжності на основі електронного цифрового підпису, пароля.

Автоматизація документування господарських операцій забезпечує значне скорочення, автоматизацію документообігу, що сприяє підвищенню оперативності управління.

Комплексна автоматизація документообігу досягається в умовах локальної обчислювальної мережі. Якщо кінцевому користувачеві АРМу необхідно одержати інформацію, яку має в своєму розпорядженні інший АРМ, він формує документ типу „Запит”. Документ-запит відправляється відповідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ-відповідь і відправляє його за вимогою запиту. При цьому має бути чітко визначена процедура проходження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.

Документ-відповідь може містити інформацію, недоступну особі, яка прийняла документ для оброблення. Документ-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержану інформацію особі, яка дала запит. В умовах локальної обчислювальної мережі можлива підготовка документа у вигляді, що відповідає повноваженням даної особи. Така технологія реалізується в інформаційних системах банківських установ. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів.

Запит одного модуля до іншого ніяк не контролюється кінцевими користувачами, що забезпечує конфіденційність інформації. Перевірка повноважень осіб здійснюється ядром системи оброблення даних локальної обчислювальної мережі. Така технологія може бути реалізована з використанням архітектури „клієнт-сервер”, в якій усі модулі можуть виконуватися на одному багатозначному сервері, завдяки чому документообіг стає „електронним”. Основою такого документообігу є АБД та електронна пошта, причому АБД використовується для формування, збереження документів і доступу до них, а електронна пошта забезпечує їх доставку.

Завданням контролю електронного документообігу є забезпечення ритмічного руху документів між структурними підрозділами підприємства, які виконують господарські операції, бухгалтерією та зовнішніми користувачами. Метою ритмічного документообігу є своєчасна розрахунково-аналітична обробка обліково-економічної інформації з використанням ПК для виконання бухгалтерією фінансових операцій (подання документів у банк, отримання коштів за продану продукцію, сплата податків та ін.), тобто забезпечити нормальний обіг капіталу.

4. Організація електронного документообігу

Організація електронного документообігу залежить від того, які носії інформації застосовуються на підприємстві, способів фіксації початкової інформації на матеріальних носіях, використання обчислювальної та організаційної техніки в обробці інформації. Крім того, на організацію документообіг впливають структура підприємства, організація виробництва, його складність, наявність технологічних переділів, кількість матеріально відповідальних осіб та інші фактори. Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передавання їх у встановлені строки для відображення у бухгалтерському обліку. За достовірність даних, наведених у документах, несуть відповідальність особи, які склали і підписали ці документи та передали їх до бухгалтерії.

Кожному виконавцю повідомляється перелік документів, які належать до його функціональних обов'язків, строки їх подання до контролю та обробки.

Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, якими визначаються взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Так, Національний банк України встановлює взаємовідносини з суб'єктами електронного д документообігу, якими виступають комерційні банки України. Комерційні банки вступають у договірні відносини зі своїми клієнтами-підприємствами і організаціями з питань електронного документообігу (створенню електронного документа, його носія, підпису, транспортування електронною мережею, опрацювання у банку та зворотного зв'язку).

Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

Важливими критеріями оцінки схем електронного документообігу є критерії оцінки ступеня надійності і захищеності різних схем документообігу від виникнення збоїв у роботі програмного забезпечення та несприятливих зовнішніх впливів:

- надійність систем електронного документообігу - обумовлюється безвідмовністю й оперативністю відновлення їх функціонування у випадку виникнення збоїв у роботі програмних і апаратних засобів (що прямо залежить від кількості ланок у ланцюзі передачі документів суб'єкта господарювання);

- захищеність системи д документообігу від несанкціонованого доступу;

- наявність засобів розв'язання конфліктних ситуацій у випадку різних трактувань змісту переданої інформації (фінансової чи податкової звітності) і дати її передачі;

- захищеність від зовнішніх впливів, здатних сповільнити чи цілком паралізувати функціонування засобів забезпечення документообігу.

Отже, організація електронного документообігу на науковій основі є головною передумовою успішного виконання функцій бухгалтерським обліком у активному сприянні успішній фінансово-господарській діяльності підприємства, підвищує оперативність обробки інформації, необхідної для управління.

Висновки

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів.

Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями.

Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел. Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Література

1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України, прийнятий Верховною Радою України 22 травня 2003 року № 851-ІV.

2 Про електронний цифровий підпис: Закон України, прийнятий Верховною Радою України 22 травня 2003 року № 852-ІV.

3. Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2001. - 420 с.

4. Білуха М.Т. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. - К.: КНТЕУ, 2001. - 680 с.

Размещено на Allbest.ru