Организационный аудит

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие и содержание аудита

1.1 Понятие и цели аудита

1.2 Виды аудита

1.3 Обязательный и инициативный аудит

Глава 2. Сущность и понятие организационного аудита

2.1 Понятие организационного аудита

2.2 Случаи необходимости проведения организационного аудита

2.3 Объекты организационного аудита

2.4 Субъекты организационного аудита

Глава 3. Особенности и принципы организационного аудита

3.1 Особенности проведения организационного аудита

3.2 Основные принципы организационного аудита

3.3 Этапы проведения аудита организационной структуры

Заключение

Список литературы



Введение

организационный аудит бухгалтерский

Актуальность темы заключается в том, что в наше время образуется все больше и больше организаций, предприятий, фирм. И в каждой организации может случиться так, что она постепенно начнет снижать свои доходы или терять ценные кадры, в общем, изживать себя. Чтобы предотвратить возможность такой ситуации или для того, чтобы из нее выйти - проводится организационный аудит. Это только одна из причин его проведения, есть и многие другие, о них я расскажу во второй главе.

Целью данной курсовой работы является изучение организационного аудита. Задачей моего исследования является определение и раскрытие важных понятий аудита: внешний и внутренний аудит, аудитор, аудиторская деятельность, виды и задачи аудита, субъекты и объекты аудиторской деятельности. Еще одна задача - рассмотреть назначение организационного аудита, и этапы проведения аудита организационной структуры.

В первой главе курсовой работы рассматриваются термины и определения, понятия, сущность аудита, классификация и виды аудита, цели и задачи аудита, отрасли и подотрасли аудита.

Во второй и третьей главах рассматриваются уже вопросы связанные с самим понятием организационный аудит, его принципы и проведение.

Объектом исследования является общее понятие аудита , а в качестве предмета исследования выделяется организационный аудит

Методами исследования являются анализ документов, изучение первоисточников, обобщение изученного материала, формулировка конечного вывода в заключении.



Глава 1. Понятие и содержание аудита

1.1 Понятие и цели аудита

Существует множество определений аудита -- одни из них закреплены в официальных нормативных документах, как международных, так и национальных, другие определения даются специалистами в области аудита.

Самое простое определение аудита: аудит -- это независимое рассмотрение специально назначенным аудитором финансовых отчетов предприятия и выражение мнения о них при соблюдении правил, установленных законом.

Аудитом занимается аудитор -- частное лицо или фирма, проводящие аудит организации, -- и партнеры такого частного лица или такой фирмы. В необходимых случаях понятие «аудитор» включает в себя и аудиторский персонал, действующий на основании делегирования полномочий.

Применительно к организационной системе аудит является процессом получения и оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормативы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам.

Цель аудита -- конкретная задача, на решение которой направлена деятельность аудитора; она определяется законодательством, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорными обязательствами аудитора и клиента.

Целью аудита согласно закону об аудиторской деятельности в Российской Федерации является выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Основная цель аудита -- объективная оценка достоверности, полноты и точности отражения в отчетности результатов деятельности предприятия за определенный период.

Под достоверностью отчетности понимается такая степень точности данных отчетности, которая позволяет квалифицированному пользователю информации отчетности делать на ее основе правильные выводы о финансовом, социальном, организационном положении и результатах деятельности аудируемых организаций и принимать соответствующие обоснованные решения.

Основная цель аудита может дополняться обусловленными:

1. договором с клиентом

2. выявлением резервов лучшего использования финансовых ресурсов,

3. анализом правильности исчисления налогов,

4. разработкой мероприятий по улучшению финансового положения предприятия,

5. оптимизации затрат и результатов деятельности, доходов и расходов и другое.

Из выше сказанного можно сделать вывод, что каждая последующая цель в исследовании и анализе деятельности организации зависит от вида аудита и того, на что он направлен.

1.2 Виды аудита

1. Аудит постепенно превращается в большую взаимосвязанную систему контрольной деятельности. Он разделяется по отраслям, подотраслям, направлениям, признакам и полноте охвата. (Приложение 1.)



Рис 1.1. Структура аудита организаций

По уровню полноты аудит может быть функциональный, комплексный и системный.

Функциональный аудит определяется разделением труда аудиторов по функциям производства и управления. Объектами функционального аудита являются в отдельности: бухгалтерский учет, финансы, персонал, делопроизводство, экология и др.

Комплексный аудит характеризуется охватом наиболее значимых элементов и процессов в деятельности организации. Он осуществляется на базе функциональных аудитов, либо самостоятельно по принятому перечню проверок. Выделяют комплексный аудит производства и управления.

Системный аудит -- это более глубокий по сравнению с комплексным аудитом контроль организации путем учета влияния каждого функционального аудита друг на друга и аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой. Системный аудит может использоваться в организации для подтверждения правильности расчетов по:

1. экономической,

2. организационной и социальной эффективности работы организации,

3. прогнозированию рисков,

4. определению стоимости организации для продажи или страхования,

5. определению стоимости системы управления для продажи или страхования,

6. аттестации руководителей и специалистов,

7. затратам на лоббирование интересов организации, затратам на услуги консультационных фирм.

Виды аудита подразделяются по признакам. Пример такой классификации представлен в таблице 1.2.

По категориям аудиторов - по этому признаку различают внешний и внутренний аудит. Внешний аудит представляет собой деятельность по проверке финансово-хозяйственного функционирования аудируемого лица. Внутренний аудит -- это организованная система контроля за соблюдением установленного порядка ведения деятельности организации, ее учетов и надежностью функционирования системы внутреннего контроля. К институтам внутреннего аудита относятся назначаемые собственниками данного субъекта ревизоры, ревизионные комиссии, внутренние аудиторы или группы внутренних аудиторов .

Таблица 1.2. Классификация аудита

Признак	Вид аудита
По категориям аудиторов	Независимый Государственный Внутренний
По законодательству	Обязательный Инициативный
По частоте проведения	Первоначальный Повторяющийся(Согласованный)
По цели	Финансовый Операционный На соответствии законодательству Специальный(работы по аттестации) Финансовой отчетности Налоговый Управленческий
По направленности	Общий Банковский Страховых организаций Инвестиционных институтов, внебюджетных фондов

По законодательству различают обязательный и инициативный аудит. Обязательный аудит проводится в случаях, установленных законодательством Российской Федерации. Инициативный аудит осуществляется по инициативе экономического субъекта.

По частоте проведения выделяют первоначальный и повторяющийся (согласованный) аудит. Этот признак классификации рассматривается с позиций аудиторской организации. Первоначальным называется аудит финансовой отчетности, который данная аудиторская организация проводит у аудируемого лица впервые. В этом случае аудитору необходимо ознакомиться с деятельностью организации более подробно, для того чтобы правильно понимать и интерпретировать финансово-хозяйственные операции. Если аудиторская организация ранее проводила аудит финансовой отчетности у конкретного экономического субъекта, то такой аудит называется повторяющимся (согласованным).

По цели - на практике различают цели по видам аудиторских работ. Например, в наиболее развитых странах проводят финансовый, операционный аудит, на соответствие законодательству, специальный аудит (работы по аттестации). Виды аудиторских работ, которым отдается предпочтение в России, отличаются от зарубежных. Это связано с тем, что возникновение и становление аудита в нашей стране существенно отличается от таких же процессов за рубежом.

По направленности - (их четыре)

1. Общий аудит (аудит предприятий и их объединений, не зависимо от организационно-правовых форм и видов собственности организаций и учреждений).

2. Банковский аудит.

3. Аудит страховых организаций.

4. Аудит бирж, внебюджетных фондов, инвестиционных институтов и других.

По направлению аудит организации делится на технологический, экономический, организационный, правовой и социальный.

Технологический аудит (ТА) -- это контроль профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используемых объектом аудита.

Экономический аудит(ЭА) -- это контроль соблюдения экономических норм, правил расчетов и отчетности. Аудит бухгалтерского учета является его составной частью.

Организационный аудит(ОА) -- это контроль (функционирования процесса управления или реорганизации компании) на основе принятых норм, законов и принципов организации как процесса и явления.

Правовой аудит(ПА) -- это контроль выполнения международных, государственных и местных законодательных актов и положений, а также внутренних для организации уставных документов и распоряжений руководителя.

Социальный аудит(СА) -- это контроль соблюдения социальных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью коллективов в организации, выполнения психофизиологических рекомендаций при назначении работников на должность, соблюдения требований эргономики(это наука, изучающая человека в условиях производства с целью оптимизации условий труда).

Организационный аудит является связующим элементом системы общих видов аудита (рис.1.).



Рис. 1.2. Организационный аудит - связующее звено всех видов аудита

1.3 Обязательный и инициативный аудит

Обязательные аудиторские проверки любых экономических субъектов могут проводиться по поручению органов дознания, следователя, прокурора, суда и арбитражного суда.

Вышеперечисленные органы вправе, в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации, поручить аудитору провести аудиторскую проверку экономического субъекта, при наличии в производстве (заинтересованности) указанных органов.

При наличии возбужденного уголовного дела либо принятого к производству (исполнению) гражданского дела, либо дела подведомственного арбитражному суду.

В соответствии с изменениями, внесенными в закон Российской Федерации "о федеральных органах налоговой полиции и уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации", к органам предварительного следствия относятся также федеральные органы налоговой полиции. Срок проведения аудиторской проверки по поручению налоговой полиции определяется по договоренности с аудиторской фирмой и, как правило, не может превышать двух месяцев.

Временными правилами аудиторской деятельности аудитору предоставлено право отказаться от проведения аудиторской проверки в случае:

1) непредоставления проверяемым экономическим субъектом необходимой документации;

2) необеспечения государственными органами, поручившими проведение проверки, личной безопасности аудитора и членов его семьи при наличии такой необходимости.

С согласия аудитора проверка может проводиться по документам финансовой отчетности, изъятым или затребованным в установленном порядке органами дознания, прокурором, следователем и т.д.

Оплата работы аудитора, при проведении проверки по поручению государственных органов, проводится предварительно за счет проверяемого экономического субъекта по ставкам, ежегодно утверждаемым Советом министров, Правительством Российской Федерации с учетом средней ставки оплаты, сложившийся на рынке аудиторских услуг.

Повторные аудиторские проверки экономического субъекта по тем же основаниям, по поручению государственных органов, производится только за счет средств республиканского бюджета и не могут быть осуществлены аудитором, проводившим первоначальную проверку.

Данные, полученные в ходе аудиторской проверки проводимой по поручению государственных органов, могут быть преданы гласности, до вступления в силу приговора (или решения суда), только с разрешения указанных органов и только в том объеме, в каком они признаю это возможным. Заключение аудитора по результатам проверки, проведенной по поручению государственных органов, приравнивается к заключению экспертизы, назначенной в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

Инициативный аудит проводится по решению самого клиента. При этом целью аудита может быть контроль и анализ состояния бухгалтерского учета в целом, отдельных его разделов, организация делопроизводства, оценка состояния расчетов по налогообложению и др.

Причины проведения инициативного аудита:

1. Многие предприятия ранее подвергались тщательному внутриведомственному контролю и в настоящее время лишились контроля со стороны специальных органов.

2. Текучесть кадров.

3. Низкая квалификация кадров.

4. Запросы пользователей информации.

В отличие от обязательного аудита, инициативный аудит может быть комплексным и может быть тематическим.

При тематическом аудите контролю и анализу подвергаются только отдельные разделы и участки учета. Различной может быть и глубина проверки (полная и сплошная проверка данных учета, начиная с первичных документов, проведения инвентаризации активов и обязательств, либо выборочная проверка, также с первичных документов и данных, содержащихся в учетных регистрах и отчетности).

Инициативный аудит прежде всего оценивает применяемую на предприятии учетную политику, проводит оценку состоянию бухгалтерского учета по всем счетам и отделам, выясняет организацию аналитического учета, используемые методы ведения учета, применяемые регистры, выявляет недочеты и недостатки, выясняет взаимоотношения аудируемого объекта с бюджетом, с внебюджетными фондами, анализирует применяемую форму учета, изучает систему внутреннего контроля. Заключительной стадией аудиторской проверки являются общие выводы и рекомендации.

Помимо инициативного аудита, аудиторские фирмы оказывают ряд услуг:

ведение бухгалтерского учета для различных предприятий;

восстановление бухгалтерского учета;

составление бухгалтерской финансовой отчетности;

защита бухгалтерской финансовой отчетности;

и др.

В соответствии с законом от 30.12.2009. « Об аудиторской деятельности»№ 307-ФЗ:

«… 1.Обязательный аудит проводится в случаях, если:

1) организация имеет организационно-правовую форму открытого акционерного общества;

2) организация является кредитной организацией, бюро кредитных историй, страховой организацией, обществом взаимного страхования, товарной или фондовой биржей, инвестиционным фондом, государственным внебюджетным фондом, фондом, источником образования средств которого являются добровольные отчисления физических и юридических лиц;

3) объем выручки от продажи продукции (выполнения работ, оказания услуг) организации (за исключением сельскохозяйственных кооперативов и союзов этих кооперативов) за предшествовавший отчетному год превышает 50 миллионов рублей или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец года, предшествовавшего отчетному, превышает 20 миллионов рублей. Для муниципальных унитарных предприятий законом субъекта Российской Федерации финансовые показатели могут быть снижены;

4) в иных случаях, установленных федеральными законами.

2. Обязательный аудит проводится ежегодно…»

Инициативный аудит проводится по желанию(заказу) собственника, исполнительного органа аудируемого лица или третьих лиц.

Как уже говорилось в пункте 1.2. Виды аудита, организационный аудит является связующим элементом системы общих видов аудита. Именно о нем и пойдет речь в следующей главе.



Глава 2. Сущность и понятие организационного аудита

2.1 Понятие организационного аудита

Сегодня любой образованный человек непременно имеет представление о финансовом и производственном аудите, некоторые знакомы с кадровым аудитом, а вот что такое организационный аудит, знают совсем немногие. Однако это не исключает его повсеместное проведение. Правда, бывает оно не всегда осознанным.

Существует множество определений организационного аудита.

В целом организационный аудит - это анализ управленческой деятельности компании, в том числе проверка соответствия организационной структуры и регламентирующей ее организационно-распорядительной документации масштабам, характеру деятельности и стратегии компании. Организационный аудит выявляет взаимосвязи и степень влияния персонала на деятельность компании и возможность реализации основных целей и задач. Зачастую организационный аудит сопряжен с комплексным аудитом системы управления (Рисунок 2).

Организационный аудит можно рассматривать как процесс и как явление. Как процесс организационный аудит -- это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию системы управления и совершенствованию самого организационного аудита. Этот процесс включает:

* разработку, корректировку или замену стандартов, норм и правил для соответствующих элементов механизма и структуры управления;

* сбор и оценку информации об организационной сфере деятельности системы управления.

Как явление организационный аудит -- это объединение элементов для реализации программы или цели, действующих на основании определенных правил и процедур.

На рис.2. приведены некоторые направления контроля по нескольким элементам системы управления.

Рис. 2. Основные варианты комплексного аудита

Среди направлений комплексного организационного аудита в настоящее время отработаны:

- аудит целеполагания (реализации программ собственника). Предусматривает выявление и согласование стратегических и тактических целей собственников и работников организации, составление перечня выполненных и выполняемых программ, анализ их выполнения с точки зрения возможного, необходимого, желательного и исторически приемлемого;

- аудит соответствия управленческой технологии организационной структуре управления организации. Это процедура организационного аудита на уровне центров хозяйственной ответственности для проверки согласованности основных параметров управленческой деятельности.

- аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления. Основан на анализе конкретных и общих функций управления, типовых процедур и набора операций;

- аудит информационной инфраструктуры. Также производится по ряду показателей, характеризующих важнейшую сторону деятельности организации.

Организационный аудит позволяет проверить правильность использования финансовых средств, выделенных на создание системы управления организации.

Аудит системы управления необходим компании в первую очередь для того, чтобы понять, что в ней происходит и в каком направлении она движется. При этом организационный аудит определяет текущее состояние предприятия с точки зрения структур, процессов и процедур управления, выявляет проблемные зоны. Организационный удит - это своего рода «лакмусовая бумажка», позволяющая определить «больные зоны», предотвратить возможные негативные последствия для компании.

Таким образом, результаты организационного аудита должны давать основание менеджерам для принятия требуемых управленческих решений и впоследствии стать фундаментом для преобразований. По сути, аудит не должен включать работы по решению проблем. На практике же разграничивать аудит и дальнейшие мероприятия довольно сложно и не всегда целесообразно.

Следует также отметить, что существует несколько видов аудиторских проверок: первичные, плановые и специальные. Первичный организационный аудит выполняется в основном на приобретаемых предприятиях. Плановый и специальный организационный аудит выполняется на предприятиях соответственно плану проверок и по специальной программе при необходимости. Плановая аудиторская проверка осуществляется, как правило, ежегодно.



2.2 Случаи необходимости проведения организационного аудита

Безусловно, каждая организация обязана проводить организационный аудит, самостоятельно или же с помощью привлечения услуг соответствующих аудиторских фирм. Толчком к принятию такого решения могут служить различные ситуации.

В первую очередь, когда штат компании «раздут» и нет уверенности в эффективности такого количества персонала. Наиболее часто встречаемая ситуация когда в офисе сидит двадцать человек, а весь объем работы выполняют двое сотрудников. Бывает и обратная ситуация, когда в компании наблюдается недостаток людских ресурсов.

Часто компании сталкиваются с необходимостью проведения организационного аудита при привлечении новых инвесторов. Причинами проведения организационного аудита также могут стать выход на рынок нового товара или услуги на рынок, а также открытие новых филиалов. Крайне важно проводить организационный аудит, когда планируется реорганизация компании, либо требуется повысить эффективность управления филиалов или отделений компании.

Можно смело сказать, что организационный аудит нужен как активно развивающимся, так и стабильно-функционирующим компаниям перед принятием стратегических решений: организационный аудит осуществляется при смене руководства компании, учредителей (собственников), при целевом инвестировании, при реорганизации компании и в других нестандартных ситуациях. Организационный аудит, осуществляемый в поисках зон неэффективности, проводится обычно при необходимости повышения управляемости в крупных организациях или компаниях с большой географией и филиальной сетью, для оптимизации и повышения прозрачности бизнес-процессов и системы управления в целом и т. п.

На уровне компании организационный аудит позволяет определить уровень мотивации, коммуникаций, корпоративной культуры, оценить психологический климат, установившиеся внутри компании, а также актуальность организационной структуры компании, в том числе соответствие действующей структуры управления целям и масштабу организации, степень разграничения полномочий и ответственности, степень формализации структуры (наличие и комплектность организационно-распорядительной документации), степень соблюдения установленных процедур управления и контроля, соблюдение требований законодательства.

Кроме того, в результате организационного аудита можно выявить скрытые ресурсы и возможности компании.

Например, в одной крупной организации в результате организационного аудита было выявлено, что в некоторых подразделениях числятся люди, ранее ответственные за выполнение определенных функций, но не перешедшие в новое подразделение при передаче туда этих функций. При этом текущие обязанности данных сотрудников не определены, но их фонд оплаты труда является бюджетом тех подразделений, где они числятся.

2.3 Объекты организационного аудита

Аудиту подлежат следующие элементы системы управления:

1. Стратегия

Оценивается текущая стратегия предприятия, включая положение на рынке, целостность и системность поставленных стратегических целей, понимание их руководителями и сотрудниками, применение в оперативном управлении, контроль за реализацией.

2. Бизнес-процессы

Оцениваются управленческие и кадровые процессы, процессы производства и реализации каждого продукта предприятия, прочие бизнес-процессы, их соответствие стратегическим целям и задачам организации.

3. Структура

Проводится оценка структуры управления компанией, т. е. взаимосвязь между процедурами, которые составляют бизнес-процессы, и ключевыми функциями управления. Оценивается эффективность организационной структуры и ее адекватность текущей ситуации в компании и реализуемым процессам, степень гибкости. В ходе оценки анализируется схема управления, четкость разделения на функциональные и профессиональные подразделения, структура административного подчинения и функционального взаимодействия, а также технология выполнения ключевых функций управления, включая функции анализа рынка, стратегического и оперативного планирования, контроля распределения финансовых потоков и учета движения денежных средств, проведения кадровой политики и т. д.

4. Персонал

Анализируются качественные и количественные характеристики персонала, распределение персонала внутри компании, наличие кадрового резерва, а также уровень управляемости, механизмы принятия решений, корпоративная культура, стили управления, ожидаемые результаты деятельности подразделений и сотрудников и границы контроля, причины трудовых конфликтов и т. п.

5. Информационное поле

Проводится анализ системы информационного обеспечения управления, схем информационных потоков (в т. ч. информационное взаимодействие между сотрудниками в рамках выполнения основных бизнес-процессов), а также их соответствия стратегии и целевой модели управления.

При этом объектами анализа являются формализованная стратегия компании, схемы организационных структур, организационно-распорядительные документы, регламентирующие распределение функций и описывающие основные бизнес-процессы, прочие регламентирующие документы (их наличие, актуальность, функциональность, структура, правильность оформления, эффективность использования в компании), а также видение и понимание менеджментом системы управления в компании.

В состав проверяемых документов входят также устав,

1. положения об обособленных подразделениях,

2. доверенности должностных лиц,

3. положения о подразделении,

4. должностные инструкции,

5. положения о финансовом и внутреннем служебном документообороте и т. п.,

6. трудовые договоры,

7. хозяйственные договоры, договоры материальной ответственности,

8. прочие организационно-распорядительные документы.

Проведение организационного аудита включает в себя сбор и анализ информации о системе управления компании. Любая организация сталкивается с массой проблем практически в каждой из сфер своего функционирования. Изучая данные объекты при проведении организационного аудита важно проследить взаимосвязь между рассматриваемой проблемой и стратегическими задачами компании.

2.4 Субъекты организационного аудита

Рассматриваемые процессы при аудиторской деятельности являются объектами данного аудита, при этом стоит заметить , что осуществляется эта деятельность субъектом , т. е. аудитором.

Необходимо осознавать, что организационный аудит - довольно большая и непростая работа.организационный аудит включает в себя аудит работы структурных подразделений организации, аудит стратегии, аудит трудовых показателей, аудит рабочих мест, аудит найма, увольнений, вознаграждений, условий труда, безопасности и здоровья, интеллектуального капитала и прочее. И если необходимо провести организационный аудит не «для галочки», эта работа потребует большого количества времени и средств. В идеале организационный аудит должны проводить аудиторы профессионалы, которые предоставят план проведения аудита, объяснят, согласно какой методике он будет осуществлен. Заказчику же, необходимо поставить четкие цели и задачи проведения организационного аудита.

В настоящее время в крупных организациях часто встречаются отдельно выделенные подразделения, занимающиеся внутренним организационным аудитом. Остальные компании практикуют периодическое привлечение независимых консультантов.

Содержать в своей структуре отдельное подразделение по организационному аудиту довольно затратно и не всегда целесообразно. При этом следует отметить, что работа внутренних специалистов рискует стать необъективной в связи с человеческим фактором. Так как.зачастую организационный аудит воспринимается как вмешательство в деятельность, поведение аудиторов должно быть продуманным, спланированным и осторожным. Также велик риск дезинформации. Например, практически всегда при оценке загрузки персонала руководителями предоставляются завышенные данные по показателям загрузки, в особенности по трудноизмеримым функциям

Тогда как независимая оценка консультанта имеет ряд преимуществ, например, позволяет открыть те моменты, которые руководитель может не замечать в своей повседневной работе, а также исключает наличие собственных интересов при заключении о формировании новой управленческой структуры, делает совместную работу более направленной, повышает объективность принимаемых решений.

Кроме того, внешние консультанты имеют возможность наблюдения и исследования разных систем организаторской деятельности и разных управленческих ситуаций, контактов со специалистами разных уровней управления, накопления информации для сравнения и систематизации характеристик различных систем управления и т. п.

На практике при разовом анализе оперативных проблем привлекаются собственные специалисты специализированных подразделений (управление персоналом, внутренние бизнес-аналитики, специалисты по стратегическому и организационному аудиту и развитию и т. п.) либо владельцы рассматриваемых процессов, тогда как для выявления проблем по компании в целом, для комплексного анализа системы управления, формирования системных решений, а также для разработки рекомендаций в специфических областях деятельности приглашаются внешние организационные консультанты.

Любая организационная проблема взаимосвязана с другими, при этом может сложиться так, что ее приведет к возникновению другой (например, одна телекоммуникационная компания, надумавшая оптимизировать численность и, соответственно, сократить бюджет, поплатилась моментальным снижением показателей качества оказываемой услуги.

Таким образом, организационный аудит должен быть всесторонним, а решения, принимаемые на основании результатов его проведения, - взвешенными и оцененными.

Аудиторы несут ответственность за свою деятельность. Ответственность аудитора (аудиторской организации) -- это санкции, связанные с неисполнением либо ненадлежащим исполнением аудитором (аудиторской организацией) своих обязательств по заключенному с экономическим субъектом договору на проведение аудита. Формы и виды ответственности определяются законодательством Российской Федерации и соглашением сторон.

Выделяют следующие виды ответственности аудитора (аудиторской организации):

* гражданско-правовая;

* административная;

* уголовная.

Гражданско-правовая ответственность определена ст. 15 ГК РФ в виде возмещения убытков: а) расходы, связанные с восстановлением нарушенного права (на проведение перепроверки, судебные расходы); б) упущенная выгода, а также гл. 25 ГК РФ, раскрывающей ответственность за нарушение обязательств по договору.

Административная ответственность регулируется Кодексом РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) и Федеральным законом от 07.08.2001 № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Так как аудиторская деятельность до 01.07.2006 подлежит лицензированию, то на нее в этой части распространяются положения КоАП РФ. Статьей 14.1 КоАП РФ определены случаи и формы ответственности за осуществление деятельности:

* с нарушением условий, предусмотренных лицензией, в форме

наложения штрафа (табл. 2.1);

* без лицензии, в форме наложения штрафа (табл. 2.2).

Таблица 2.1. Размер штрафа за осуществление деятельности с нарушением лицензионных условий по категориям лиц

Категория лиц	Размер штрафа в МРОТ
Гражданин	От 15 до 20
Должностное лицо	От 30 до 40
Юридическое лицо	От 300 до 400

Таблица 2.2. Размер штрафа за осуществление деятельности без лицензии по категориям лиц

Категория лиц	Размер штрафа в МРОТ
Гражданин	От 20 до 2
Должностное лицо	От 40 до 50
Юридическое лицо	От 400 до 500



Глава 3. Особенности и принципы организационного аудита

3.1 Особенности проведения организационного аудита

В современных условиях развития рыночных отношений особую актуальность приобретает поиск наиболее перспективных механизмов, обеспечивающих продвижение фирмы к намеченным целям. Их раскрыть и использовать позволяет оптимально продуманная система управления. Результативность ее работы во многом определяет организационный аудит. Проведение организационного аудита преследует цель - выявить наиболее значимые факторы влияния в системе управления для того, чтобы использовать их в дальнейшем.

Одним из наиболее значимых элементов системы управления современной организации выступает организационный аудит. Проведение аудита в организации предполагает решение целого круга задач по поиску и анализу информации. Аудит включает в себя начальный, аналитический и заключительный этапы. Начальный этап исследования связан с анализом исторического аспекта деятельности организации. Заключительный этап - с формулированием практических выводов, носящих рекомендательный характер.

В общем случае алгоритм аудита организационно-управленческой сферы предполагает осуществление следующих этапов:

1) предварительный - формируется цель проверки, определяется распределение людских и материальных ресурсов;

2) сбор информации - осуществляется получение необходимых для аудита данных;

3) обработка и анализ информации - происходит подготовка отчета по результатам проверки, вырабатываются основные рекомендации по совершенствованию управленческой деятельности;

4) заключительный - подводятся основные итоги и даются рекомендации по оптимизации организационного управления.

Одним из ключевых этапов организационного аудита является обеспечение всестороннего анализа деятельности предприятия. В условиях, когда экономическая отчетность недостаточно полно характеризует деятельность организации, повышается роль получения достоверной информации о социально-управленческой сфере исследуемой компании. Данный этап организационного аудита позволяет, как можно полнее раскрыть сильные и слабые стороны управления человеческими ресурсами на всех основных этапах организационного управления: планирование, учет, принятие решения, контроль, регулирование.

Аудит на предприятии позволяет получить достаточно объективные и справедливые оценки, т. к. с его помощью учитываются главные самостоятельные показатели эффективной деятельности предприятий.

В оценке эффективности организационного управления существует несколько подходов. В одном случае критериями оценки являются показатели деятельности организации в целом (объем реализованной продукции, эффективность труда, нормы прибыли, рентабельность активов). В другом - показатели деятельности аппарата управления, трудового коллектива.

В диагностическом анализе целесообразным является комплексное исследование системы организационного управления предприятием. Такой подход представляет интерес с любых точек зрения, ибо он позволяет учитывать качественные и количественные показатели управленческой деятельности, а также складывающиеся взаимосвязи и матрицу управленческого влияния между структурными подразделениями и выработать необходимые механизмы модернизации управленческих отношений. Все это, в конечном счете, позволит подойти к разработке более взвешенных управленческих решений.

В общем случае организационный аудит строится на выполнении определенной последовательности действий и реализации ряда условий, по оценке жизнеспособности структуры управления, ее соответствия решаемым задачам. Поэтому среди “выходных” критериев оценки вариантов организационной системы управления выделяют следующие:

1) гибкость и адаптивность;

2) оперативность в принятии и реализации управленческих решений;

3) функциональная и структурная логичность;

4) степень централизации;

5) соблюдение требований корпоративного управления;

6) плотность и специализация управления;

7) использование организационных резервов;

8) соблюдение норм управляемости.

3.2 Основные принципы организационного аудита

Рассмотрим наиболее важные принципы организационного аудита.

* Принцип выделения главного: при проведении организационного аудита работник должен выделять главное, характерное.

* Принцип соответствия: профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, должен соответствовать его сложности ввиду того, что субъективизм решения может сильно исказить достоверность учетных данных.

* Принцип энциклопедичности: в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области всей системы управления (либо своего специалиста, либо привлеченного из консультационной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным элементам системы управления или их совокупности с набором стандартов. Это даст возможность избежать грубых ошибок или несостыковок. Так, при составлении бухгалтерского учета роль индикатора правильности играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и поэтому гармонизация учетных данных с выводами аудитора должна перекладываться на высококвалифицированного специалиста.

* Принцип полноты: чем точнее и достовернее требуется заключение о соответствии состоянии системы управления требуемому уровню, тем больше ее элементов должно быть подвержено учету и контролю. Принцип полноты требует от руководителя постоянно следить за необходимой полнотой номенклатуры элементов системы управления, для который проводится учет.

* Принцип системности: при проведении аудита необходимо учитывать взаимовлияние элементов системы управления. Так, управленческая технология «Управление по результатам» будет эффективна только при линейной структуре управления, когда временной интервал между принятием решения и его реализацией составляет не более 1--7 дней в зависимости от характера производства.

* Принцип централизации учета: все аудиторские заключения об отдельных элементах системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления обоснованного общего заключения.

* Принцип стандартизации: за каждой формой учета элементов системы управления должен стоять стандарт, норма, статья или положение закона, распоряжение руководителя.

* Принцип своевременного использования: учетные данные, предоставляемые аудитору, должны быть достоверны на день проведения аудита. Дальнейшее их использование или обработка должна регламентироваться распоряжениями соответствующих служб организации или вышестоящих руководителей.

* Принцип эластичности: эластичность определяется скоростью изменения текущего состояния учетных данных и соответственно результатов аудиторской проверки. Принцип эластичности требует от руководителя установления приемлемой периодичности проведения учетной работы по каждому элементу системы управления.

* Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный набор возможных значений учетных данных по каждому элементу для принятия соответствующих мер при существенном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.

* Принцип координации: при непропорциональных изменениях контролируемых параметров элементов системы управления каждая организация должна вносить соответствующие коррективы в данный элемент.

* Принцип включения: система внутреннего аудита должна включаться в работу при достижении критического отклонения текущего состояния параметра элемента от расчетного (по нормативу или стандарту).

С учетом специфики терминологии аудита его этапам можно дать следующие наименования:

?цели аудита;

?формирование набора рабочих стандартов;

?выбор и заполнение учетных форм;

?выявление отклонений;

?оценка отклонений;

?принятие решений о дальнейших действиях;

?составление аудиторского заключения.

Набор процедур для всех этапов одинаков и включает:

?разработку;

?согласование,

?утверждение;

?организацию;

?принятие решения.

Каждая процедура содержит следующий набор операций:

?определение

?формулировку

?расчет вариантов и средств реализации

?накопление

?хранение

?обработку

?анализ

?оценку

Структурная сторона процесса проведения организационного аудита достаточно хорошо реализуется на практике. Процессорная сторона организационного аудита базируется на пяти принципах:

1. Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.

2. При формировании стандартов и норм необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, существенно влияющих на процесс.

3. Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

4. Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

5. Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.)

3.3 Этапы проведения аудита организационной структуры

Основные цели проведения аудита организационной структуры

Мы все привыкли к хозяйственным и финансовым аудитам на предприятиях, в особенности это касается корпоративных структур, где проверки финансовой и хозяйственной деятельности дело обычное. Любой аудит это контроль той или иной категории менеджмента.

Аудит организационной структуры - это контроль организационной структуры (структурных связей и бизнес процессов), выявление соответствия организационной структуры масштабам и характеру деятельности предприятия. Аудит должен определить цели, задачи, функции, стоимость и способность к развитию созданной структуры. Проводиться с целью выявления организационных и финансовых рисков создания структуры, а также финансовых потерь предприятия, к которым могут привести эти риски. Если организационная структура часть корпоративной системы, то аудит должен определить окупаемость созданной структуры, ее ликвидность по отношению к Корпорации и необходимость развития.

Аудиты организационной структуры управления включают определение организационной структуры, описание распределения полномочий и ответственности сотрудников и подразделений, выработку политики предприятия, положений о подразделениях, должностных инструкций, принципов планирования, учета, анализа и принятия решений во всех категориях менеджмента (маркетинг, логистика, производство, др). Анализ различных вариантов построения системы управления позволит руководителям предприятия или обособленного подразделения упорядочить деятельность и снизить общие затраты на осуществление эффективного управления предприятием или обособленным подразделением.

Результаты аудита организационной структуры, оформленные отчетами, картами процессов и опросными листами позволят руководителям предприятия, и получить полную, достоверную и непротиворечивую информацию о состоянии системы управления. Эти данные послужит отправной точкой для проведения изменений, и позволят установить ключевые направления совершенствования предприятия, а анализ истинных причин возникновения несоответствий и противоречий в организационной структуре и процессах предприятия позволят руководителям добиться должного эффекта при проведении организационных преобразований. Результаты аудита помогут правильно выбрать модели управления различными категориями менеджмента.

Аудит организационной структуры делиться на 3 этапа:

определение финансовых рисков связанных с созданием и работой предприятия или обособленного подразделения (на этом этапе определяется целесообразность существования предприятия или обособленного подразделения);

-оценка структурных связей и бизнес-процессов (выявление дублирования функций, двойной подчиненности, двойной ответственности, отсутствия ответственности, анализ бизнес - процессов);

-корректировка документации организационной структуры (документирование организационной структуры и бизнес-процессов, структурных единиц и категорий менеджмента, корректировка или создание системы документирования). Дерево решений анализа организационной структуры показано на рисунке 3.1.(Приложение 2)

Этап №1 Определение финансовых рисков связанных с созданием или работой организационной структуры. На первом этапе определяется текущее состояние предприятия или обособленного подразделения и прогнозируется развитие структуры ее работоспособность, необходимость закрытия предприятия или подразделения, внесения в структуру предприятия или обособленного подразделения корректировок или реинжиниринга бизнес процессов и структурных связей с финансовой точки зрения.

В зависимости от желаемого в будущем размера предприятия, специфики его продуктовой программы и потенциала, места расположения производств необходимы правильный выбор или изменение его организационной структуры и правовой формы.

Все это делается в 4 шага

1)Постановка проблемы: предмет и цели планирования организационно-правовой структуры предприятия.

2)Поиска: разработка альтернативных вариантов организационно- правовой структуры.

3)Оценка: оценка альтернативных вариантов организационно- правовой структуры.

4)Принятия решения: выбор наиболее предпочтительной организационно- правовой структуры.

Этап № 2 Оценка структурных связей и бизнес-процессов. На этом этапе необходимо определить:

- перечень источников, которые будут использоваться для получения информации о работе существующей системы управления;

- объем данных, которые необходимо получить для полноценного анализа и оценки системы управления;

- перечень основных категорий бизнес процессов предприятия;

- форму получения информации;

- сроки получения информации.

Для этого составляется информационный лист. Информационный лист - это по сути план аудита организационной структуры и функций, но для того чтобы его составить необходимо изучить организационную структуру и бизнес процессы предприятия, для этого перед началом аудита необходимо запросить определенную информацию о структуре, штатное расписание или перечень сотрудников и информацию о деятельности предприятия.

Структура и штатное расписание передается в графическом и текстовом виде, информация о деятельности получается в индивидуальном порядке, в зависимости от предприятия.

На основании этих данных строиться общее представление о предприятии:

- условно выделяются категории бизнес-процессов;

- принимается организационная структура.

Когда мы определились с планом проведения аудита или информационным листом, мы начинаем собирать информацию для проведения анализа организационной структуры и процессов предприятия.

Для этого необходимо:

- подготовить анкеты и чек - листы, для проведения опроса персонала и руководства предприятия;

- разработать графики проведения опроса с указанием подразделения и времени проведения опроса персонала. Для получения достоверных сведений необходимо проводить опрос в 3 разрезах одновременно по функциям, по подразделениям и по категориям менеджмента. Таким образом, мы сразу можем построить связи по каждой категории менеджмента и уже во время опроса устранить несоответствия в распределении функций и ответственности;

- установить объем групп документации и записей, которые необходимо проанализировать в ходе проведения аудита. Анализу подвергаются организационно распорядительные документы, положения о подразделениях, инструкции персонала, бизнес - планы, процессы и специфические документы по каждой категории менеджмента.

- по полученным данным необходимо определить, укрупнено, основные и вспомогательные процессы, детализировать их по ходу выполнения работ и построить базовую конфигурацию процессов выполняемых на предприятии.

Одновременно с построением процессной модели рекомендуется вести работы по определению объема необходимой организационно распорядительной и специфической документации, что обеспечивает более четкое определение взаимодействий и распределение ответственности за каждый этап процесса. В результате мы должны получить данные по организационной структуре предприятия с указанием:

- двойной подчиненности;

- дублирования функций;

- отсутствием ответственности;

- и других несоответствий.

Этап №3 Корректировка документации организационной структуры.

В состав проверяемых документов входят: положения об обособленных подразделениях, должностные инструкции, положения о финансовом и внутреннем служебном документообороте, производственная документация, нормативная документация, организационно - распорядительная документация. После проведения анализа организационной структуры и процессов, необходимо перестроить категории и пошаговые схемы процессов в соответствии с полученными данными. Как следствие необходимо откорректировать должностные инструкции персонала и указать на отсутствие документации регламентирующей выполнение операций в пошаговых схемах процессов, если аудит организационной структуры проводиться на предприятии с системой менеджмента качества, согласно стандарта ISO 9001 то анализу и корректировкам подвергается и документация системы менеджмента качества.

Составление отчета о проведении анализа организационной структуры.

Отчёт о проведенном аудите организационной структуры должен включать в себя:

- описание действующей структуры;

- оценку соответствия структуры целям и масштабу организации;

- оценку степени соблюдения установленных процедур управления и контроля;

- оценку степени разграничения полномочий и ответственности;

- стоимость такой структуры в перспективе развития и возможность

структуры поддерживать динамику развития предприятия;

...