Книга кассира: правила заполнения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Книга кассира: правила заполнения

Введение

Без заполнения книги кассира запрещается использовать кассовое оборудование. Рассмотрим, как заполняется данный регистр и какие требования при этом предъявляются.

Абз. 6 п. 24 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 06.07.2011 N 924/16 (далее - Положение N 924/16).

Общие положения

Книга кассира - это регистр показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием.

По общему правилу на каждую единицу используемого кассового оборудования должна заводиться отдельная книга кассира установленной формы .

Ч. 1 п. 14 Положения N 924/16, приложение 2 к Положению N 924/16.

Вести книгу кассира можно как вручную, так и с помощью программно-технических средств.

Если книга будет вестись вручную, перед использованием ее необходимо прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписями руководителя организации, главного бухгалтера (или иного лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом), а также печатью юридического лица либо подписью индивидуального предпринимателя <4>.

При ведении книги кассира с помощью программно-технических средств должно обеспечиваться заполнение всех реквизитов, предусмотренных в форме книги кассира согласно приложению 2 к Положению N 924/16. Обязательным требованием является также ежедневное выведение выходной формы "Вкладной лист книги кассира".

Листы книги кассира в выходных формах нумеруются в порядке возрастания с начала года.

В последней выходной форме за каждый месяц должно быть напечатано общее количество листов книги кассира за каждый месяц, а в последней форме за календарный год - общее количество листов за год.

Выходные формы брошюруются в хронологическом порядке в течение года. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя юридического лица и главного бухгалтера (или лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом), а также печатью юридического лица либо подписью индивидуального предпринимателя <5>.

Книга кассира, заведенная на отдельную единицу кассового оборудования, должна храниться в месте установки данного оборудования. Это требование не распространяется на кассовое оборудование, которое используется в автобусах пригородных, междугородных, международных маршрутов в регулярном сообщении и автобусах с максимальной массой не более 5000 кг экспрессных городских маршрутов, а также в автомобилях-такси.

Заполнение книги кассира

Книга кассира заполняется в дни работы кассового оборудования в хронологическом порядке. При ведении книги вручную записи вносятся перьевой или шариковой ручкой (дважды за рабочий день или смену).

В начале рабочего дня (смены)

Кассир производит записи в графы 1 - 4 книги.

В графе 1 указывается дата рабочего дня (смены).

Сумма наличных денег, полученных кассиром перед началом работы авансом для расходных операций, отражается в графе 2. За эти деньги кассир расписывается в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег, которая ведется главным (старшим по должности) кассиром <8>. В этой же графе при посменном заполнении книги кассира отражается сумма переданных в течение дня наличных денег (остаток денег в кассе на конец предыдущей смены).

П. 55 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (далее - Инструкция N 107); приложение 3 к Инструкции N 107.

В графе 3 кассир отражает показания нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены).

Следует отметить, что законодательство не устанавливает требований в отношении источника данных для заполнения кассиром показаний на начало рабочего дня.

Сведения в графу 3 можно внести на основании суточного (сменного) отчета (Z-отчета) за предыдущий рабочий день (смену) либо на основании показаний, отраженных в графе 5 за предыдущий рабочий день (смену).

Можно также вывести на начало дня (смены) отчет без гашения (X-отчет) и на основании информации, содержащейся в нем, произвести запись в графу 3. Для контроля значение, отраженное в графе 3, сверяется со значением графы 5 "Показания нарастающего оборота на конец рабочего дня (смены)" предыдущей строки книги кассира. Кроме того, выведение в начале рабочего дня (смены) X-отчета позволяет кассиру получить достоверную информацию о состоянии кассового оборудования на начало дня (смены).

В графе 4 кассир подтверждает своей подписью внесенную информацию.

Заполнив графы 1 - 4, кассир открывает рабочий день (смену). Только после этих действий можно принимать наличные деньги и банковские пластиковые карточки за реализованные товары (работы, услуги) в течение рабочего дня (смены).

В конце рабочего дня (смены)

Кассир обязан:

1) вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование:

контрольную ленту - для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно;

суточный (сменный) отчет (Z-отчет) <9>;

2) заполнить графы 5 - 14 книги кассира.

В графе 5 на основании Z-отчета указываются показания нарастающего оборота кассового оборудования на конец рабочего дня (смены).

В графу 6 записывается номер Z-отчета.

Разница между показаниями нарастающих оборотов кассового оборудования на конец (графа 5) и начало (графа 3) рабочего дня (смены) является выручкой, полученной за рабочий день (смену). Данная сумма отражается в графе 7.

В Z-отчете указывается также сумма продаж по каждому виду оплаты. На основании этой информации в графу 8 заносится выручка, принятая наличными денежными средствами, в графе 9 - сумма выручки, полученная при расчетах с использованием банковских пластиковых карточек. Сумма значений, отраженных в графах 8 и 9, должна быть равна сумме, указанной в графе 7.

Деньги могут возвращаться покупателю (потребителю) либо из кассы организации, либо из операционной кассы. Данный момент организация (индивидуальный предприниматель) определяет самостоятельно.

Как правило, при возврате денег из кассы организации оформляется расходный кассовый ордер формы КО-2 <12>.

П. 23, 30 Инструкции N 107; приложение 3 к Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 N 38 "Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций".

При возврате денег из операционной кассы на кассовом оборудовании выполняется операция "возврат". Данная операция предусмотрена техническими требованиями для всех групп кассового оборудования, которое используется при продаже товаров (работ, услуг), причем при ее выполнении значения итога и частного итога не могут быть отрицательными и не уменьшают фискальные данные <13>.

Раздел 5.3.1 Госстандарта "Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы. Общие технические условия" СТБ 1364.0-2007 (далее - СТБ 1364.0-2007).

Сумма и количество возвратов указываются в Z-отчете <14>. На основании этой информации кассир производит запись в графу 10.

Если были ошибочно сформированы чеки. Кассир, как и любой человек, может ошибаться. Если неправильно введена информация и кассовый чек еще не закрыт, производится отмена операции и кассир вводит правильную информацию. Если же чек закрыт, т.е. попал в фискальную память, операция не отменяется. Покупателю выдается новый кассовый чек. Ошибочно сформированный чек остается у кассира. В конце рабочего дня (смены) составляется реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования установленной формы, к которому прилагаются ошибочно сформированные платежные документы <15>.

П. 20 Положения N 924/16, приложение 3 к Положению N 924/16.

Общая сумма по данному реестру отражается в графе 11 книги кассира.

По сдаче выручки. Выручка, принятая кассиром, сдается в сроки, установленные руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) <16>. Выручка может сдаваться в центральную кассу организации, кассу банка, через почтовое отделение, инкассаторам банка.

В подтверждение сдачи выручки у кассира остается документ: при сдаче выручки в кассу организации - квитанция к приходному кассовому ордеру, при инкассировании - третий экземпляр препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой, при сдаче в кассу банка - квитанция к объявлению на взнос наличными, при сдаче на почту - почтовая квитанция. На основании этого документа заполняется графа 12 книги кассира.

Заключительным этапом в заполнении книги кассира в конце рабочего дня (смены) является выведение остатка денежных средств на конец дня (смены) и заполнение графы 13, а также подтверждение произведенных записей своей подписью в графе 14.

Если книга кассира заполняется за рабочий день, графа 13 рассчитывается следующим образом: гр. 13 за предыдущий рабочий день + гр. 2 + гр. 8 - гр. 10 - гр. 11 - гр. 12. Сумма, отраженная в графе 13, сравнивается с фактическим остатком денег к кассе.

Пример 1

Пример 2

Внесение исправлений в книгу кассира

Если кассир неверно произвел записи в книге кассира, у него есть возможность внести исправления путем зачеркивания ошибочных записей и надписывания правильных. Исправления заверяются подписью лица, уполномоченного юридическим лицом, и (или) индивидуального предпринимателя.

Что делать с заполненной книгой кассира?

Заполненная книга кассира должна храниться в организации один год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства и при условии завершения проверки, которая проводится в рамках ведомственного контроля (при его наличии) <18>.

П. 179 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140. По истечении этого срока книгу кассира можно уничтожить, оформив акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению <19>. Уничтожение производится путем передачи документов, перечисленных в данном акте, по накладным организациям, осуществляющим заготовку вторичного сырья. Использовать эти документы для хозяйственных нужд запрещено . Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция N 4).

Образец

Размещено на Allbest.ru