Документальне оформлення заходів колегіального характеру

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти, науки, молоді та спорту України

Тернопільський національний економічний університет

Факультет економіки та управління

Кафедра документознавства, інформаційної діяльності та українознавства

Курсова робота

з дисципліни ?документне забезпечення діяльності організації?

Документне оформлення заходів колегіального характеру

студентки групи ДІД?31

Гусєвої Ірини Вікторівни

Науковий керівник:

к. іст. н.

Цуп О.В.

Тернопіль ? 2012

Зміст

Вступ

Розділ 1. Документаційне забезпечення діяльності колегіальних органів

1.1 Процес проведення ділових переговорів

1.2 Підготовка та проведення прес-конференції

1.3 Структура доповіді та звіту

1.4 Підготовка та оформлення документів засідань колегіальних органів

Розділ 2. Правила складання, оформлення та підписання документів колегіальних органів

2.1 Протокол

2.2 Рішення

2.3 Розпорядження

2.4 Постанова

Висновки

Список використаних джерел і літератури

Вступ

В діяльності сучасних закладі, підприємств, установ та організацій важливе місце займає не тільки організація роботи з документами, а й ряд заходів, які забезпечуть відаовідний рівеньорганізації виробничого, адміністративного і ділового процесів. Це на певних етапах роботи фірм (підприємсв) означає організацію та проведення виробничих нарад, зборів, засідань, ділових переговорів, презентацій в самій організації, а також участь певних підприємств в раді певних заходів колегіального характеру поза межами установи (типу конференцій, семінарів, симпозіумів, прес-конференцій та іншого).

Деякі заходи вимагають документального забезпечення, що передбачає клопітку та досить обємну роботу з підготовки пакета необхідних документів, які повинні відображати підготовку, хід проведення та результати роботи певного заходу.

Актуальністю вибраної теми є те, що зараз виникає безліч запитань, суперечок та непорозумінь, через неналежне ознайомлення працівників підприємств, установ та організацій з новими вимогами, що встановлені до сучасного документаційного оформлення подібних масових заходів, які суттєво змінюються з плином часу та розвитком новітніх технологій.

Тому постає потреба в ознайомленні працівників підприємств та організаторів масових заходів з стандартами щодо документаційного забезпечення організацій та проведення заходів в цій галузі.

Метою написання даного дослідження є необхідність висвітлити правила документування діяльності колегіальних органів.

Завданням даного дослідження є:

визначення діяльності колегіальних органів;

охарактеризувати документи, що входять до колегіальних органів.

Об'єктом дослідження є загальне визначення ділових нарад та їх документаційне забезпечення.

Предметом дослідження виступає документаційне забезпечення при проведенні та організації ділових нарад.

Розділ 1. Документаційне забезпечення діяльності колегіальних органів

документ доповідь звіт колегіальний нарада

Діяльність установ, що працюють на основі колегіальності, документується постановами, рішеннями, розпорядженнями [1, с. 56].

Постанови і рішення приймаються в результаті обговорення на засіданнях колегіальних органів, хід яких фіксується в протоколах. Документування діяльності колегіальних органів починається зі складання плану роботи на основі пропозицій членів відповідного органу (колегії, ради, правління, бюро і т.д.) [4, с. 64].

План передбачає календарні терміни проведення засідань, питання, що підлягають розгляду, прізвища осіб, відповідальних за підготовку питань до обговорення. Затверджений план роботи колегіального органу розсилається його членам, зацікавленим організаціям і особам [4, с. 64].

Зборам і засіданням передує велика підготовча робота, яка відображається в адміністративних документах. Документування підготовки засідання полягає, насамперед, у складанні порядку денного, в яку можуть бути включені питання, не передбачені планом, але потребують обов'язкового дозволу на засіданні. До порядку денного рекомендується включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на засіданні. Однак на практиці ця вимога не завжди дотримується. До порядку денного нерідко включається багато питань, а значить, потрібні особливо ретельна підготовка таких засідань і чітке їх ведення. У цьому випадку в порядку денному треба вказати, скільки часу відводиться на кожне питання, а на самому засіданні встановити твердий регламент.

Питання в порядку денного слід розташовувати в порядку їх важливості і складності, при цьому так, щоб запрошені на засіданні витрачали якомога менше часу в очікуванні розгляду своїх питань. До порядку денного докладають список запрошених на засідання із зазначенням їх посади та організації, яку вони представляють.

У великих установах до засідань з найбільш важливих питань складається довідка, в якій зазначаються причина та мета постановки питання на обговорення. Разом з довідкою представляється проект рішення, постанови.

Постановка питань на обговорення колегіальних органів може бути зроблена не тільки з ініціативи керівника установи, а й з ініціативи окремих структурних підрозділів.

Матеріали до засідання представляються, як правило, за три-п'ять днів керівнику установи та після їх розгляду разом з повідомленням про засідання надсилаються членам колегіального органу [2, с. 46].

Попереднє розсилання матеріалів дає можливість вносити поправки у вже наявний письмовий проект рішення і тим самим прискорює вирішення питань на самому засіданні.

Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх. При підготовці великих нарад, конференцій, зустрічей, на яких планується участь працівників установ, організацій з інших міст, областей, міжнародних організацій рекомендується передбачити наступні моменти:

1) вироблення порядку денного та визначення кола передбачуваних учасників;

2) ознайомлення передбачуваних учасників з порядком;

3) вироблення регламенту наради;

4) підготовка матеріалів, які будуть розглядатися на нараді:

а) доповіді, інформаційного повідомлення організатора наради;

б) доповіді, інформаційного повідомлення передбачуваних учасників;

в) довідково-інформаційних матеріалів, що можуть знадобитися в ході наради;

г) проекту рішення.

5) організаційне забезпечення наради:

а) реєстрація учасників;

б) розміщення учасників;

в) транспортне забезпечення учасників;

г) харчування учасників;

д) культурно-масові заходи;

е) інформування учасників з потрібних питань;

ж) постачання учасників канцтоварами;

6) організаційні роботи секретаріату наради;

7) технічне забезпечення проведення наради (оснащення приміщення технічними засобами);

8) документування роботи наради (оформлення документальних матеріалів):

а) складання протоколу (стенограма) підсумкових матеріалів;

б) розмноження підсумкових матеріалів;

в) забезпечення цими матеріалами учасників наради;

9) анкетування учасників наради:

а) про роботу наради;

б) про рівень організації та проведення наради [4, с. 65].

Якщо в підготовці наради бере участь ціла група, потрібен план, затверджений посадовою особою, яка відповідає за нараду.

Складається кошторис витрат. Визначається порядок денний. У відповідному документі вказується тема, яка буде обговорюватися на нараді, перераховуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень, пропонованих для обговорення, і наводяться короткі відомості про виступаючих: їх прізвища, імена та по батькові (повністю або скорочено), посади, вчені звання.

Уточнюється список осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення (сповіщення) на нараду. До складу запрошення входять:

- Звернення;

- Інформація про дату і місце проведення наради;

- Порядок денний;

- Пропозиція взяти участь;

- Прохання про підтвердження участі [1, с. 45].

Підписують запрошення особи, відповідальні за підготовку наради. Визначається регламент роботи. Він повинен передбачати чітку організацію ходу наради, порядок розглянутих питань. Загальна тривалість наради не повинна перевищувати трьох-чотирьох годин на день.

Регламент може бути приблизно таким:

1) вступне слово (обмовляються тимчасові обмеження по ходу наради та орієнтовний час його закінчення) ? не більше 10 хв.;

2) основна доповідь ? до 30 хв;

3) запитання доповідачу ? не більше 2 хв кожний;

4) співдоповідь, повідомлення ? не більше 10 хв;

5) питання співдоповідачу ? не більше 1 хв на кожен;

6) виступи 5?7 хв;

7) відповідь доповідача ? не більше 5 хв;

8) відповіді співдоповідачів ? не більше 3 хв на кожен;

9) довідка по ходу наради ? не більше 3 хв;

10) читання проекту рішення ? не більше 5 хв;

11) пропозиції щодо проекту рішення ? не більше 3 хв;

12) підведення підсумків наради ? не більше 10 хв.

Якщо в нараді бере участь до 50 чоловік, перерва роблять через кожні 50 хв, його тривалість ? не більше 10 хв. При більшому числі учасників перерву роблять через 1,5 години роботи на 15 хвилин.

1.1 Процес проведення ділових переговорів

Переговори - це засіб, взаємозв'язок між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежні інтереси [6, с. 23].

Переговори призначені в основному для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками отримати згоду і досягти результатів, які б влаштували всіх його учасників. Переговори - це менеджмент у дії. Вони складаються з виступів і виступів у відповідь, питань і відповідей, заперечень і доказів. Переговори можуть протікати легко або напружено, партнери можуть домовитися між собою без зусиль або насилу або взагалі не прийти до згоди [6, с. 24].

У зв'язку з різноманітністю переговорів неможливо запропонувати їх точну модель. Узагальнену схему їх проведення можна представити у вигляді наступних етапів:

1. Підготовка проведення ділових переговорів

2. Проведення ділових переговорів

3. Рішення проблем

4. Аналіз результатів проведення ділових переговорів

Успіх переговорів цілком залежить від того, наскільки добре до них підготувалися. Підготовка до переговорів припускає не тільки засвоєння предмету переговорів, але і достатнє вивчення проблеми, пов'язаної з предметом контакту.

У сучасних умовах розвитку засобів зв'язку багато ділових питань можна вирішити оперативно без особистих зустрічей. Зазвичай такі засоби найбільш прийнятні, якщо партнери знайомі і між ними вже встановлені ділові відносини, які допомагають знайти взаєморозуміння. У вирішенні принципових питань і узгодженні умов контракту особисті зустрічі грають виняткову роль [6, с. 25].

У тому і іншому випадку до переговорів необхідно ретельно готуватися, маючи на увазі з'ясування окремих проблем, можливі питання і відповіді контрагента. Залежно від питань переговорів, а також з урахуванням положення представників фірми, що прибувають на переговори, проведення переговорів може бути доручене оперативному працівникові, керівництву фірми.

Рівень осіб, що беруть участь в переговорах, і їх компетентність є вирішальним чинником при обговоренні принципових питань. Тому до початку переговорів корисно з'ясувати організаційну структуру фірми, положення і компетентність представників, що прибувають на переговори [6, с. 35].

Отже, проведення ділових переговорів проходить два наступні етапи.

1. Вирішення організаційних питань:

- Збирання необхідної інформації про фірму, з якою вирішено співпрацювати (коли і ким була заснована, у яких галузях і на яких ринках веде бізнес, дані про фінансовий стан, обсяги операцій тощо). Важливу роль відіграє інформація про керівництво фірми-партнера.

- Визначення часу і місця зустрічі:

а) при визначенні часу початку переговорів виходять із терміну їх тривалості (1,5?2 год.). Як правило, переговори призначаються на 9.30 чи 10.00. Якщо переговори проводяться у другій половині дня, потрібно обрати такий час їх початку, щоб вони закінчилися не пізніше 17.00?17.30.

б) місцем проведення переговорів може бути територія кожного із учасників чи нейтральна територія.

- Формування кількісного і якісного складу групи учасників у переговорах. Важливо, щоб у переговорах з вашої сторони брали участь не тільки керівники, а й технічні експерти, які мають конкретну інформацію і практичні знання [3, с. 41].

2. Опрацювання основного змісту переговорів:

- Аналіз проблеми.- Формування загального підходу до переговорів, цілей, завдань і власної позиції щодо них.

- Розробка можливих варіантів рішення.

- Підготовка пропозицій та їх аргументація.

- Розробка необхідних матеріалів і документів (проектів угод, протоколів, договорів, резолюцій, контрактів) [3, с. 42].

Вступна частина починається з привітання і осмислення перших вражень про партнерів, включаючи їх настрій, багато в чому зумовлює результат. Основи сприйняття партнерів, як вже було показано, закладаються на попередньому етапі і загалом формуються після першого контакту. Також не нашкодить бажаному результату зняття психологічної напруженості і встановленні контактів з співрозмовниками. Досягається це шляхом створення атмосфери взаєморозуміння, вияву щирого співчуття до особистості і справ партнерів, підкреслення пріоритетності інтересів останніх, одночасно привертаючи їх увагу до своїх. Звичайно ініціатива тут належить господареві або старшому за віком.

Після зняття психологічного напруження переходять безпосередньо до самої бесіди. Вона складається з наступних етапів.

1. Взаємне уточнення інтересів, точок зору, концепцій і позицій учасників переговорного процесу.

Важливий етап, оскільки для досягнення домовленостей спершу необхідно з'ясувати точки зору сторін і обговорити їх. Навіть добре підготовлені переговори залишають певні неясності, інформаційну невизначеність. Інформаційна невизначеність зменшується під час поступового уточнення, усвідомлення позицій та інтересів сторін.

При цьому не завадить скористатися рекомендаціями фахівців:

- потрібно пересвідчитися, що під одними і тими ж термінами сторони мають на увазі однакові поняття;

- найбільш важливі пропозиції повинні бути чітко сформульовані;

- вести розмову короткими реченнями (не більш ніж 20 слів), які краще сприймаються співрозмовниками;

- стежити за невербальними елементами спілкування;

- пам'ятати, що змістовне навантаження несуть не тільки слова, а й темп, швидкість, модуляція мови.

Коли ви слухаєте ділових партнерів переговорів при уточненні позицій, необхідно:

- показати свою зацікавленість;

- зосередитися на змістовності, логічності тверджень ділових партнерів;

- спостерігати за невербальними сигналами співрозмовників;

- стежити за основною думкою, не переривати без потреби, намагатися виказати розуміння і позитивне ставлення до проблем партнерів;

- не робити поспішних висновків із виступів ділових партнерів [3, с. 42].

2. Обговорення позицій і точок зору учасників переговорів

Завдання цього етапу ? максимальна реалізація власної позиції.

При обговоренні та захисті позицій важливе значення приділяється аргументації. Аргументи учасників переговорів спрямовані переважно на те, щоб обґрунтувати власну позицію чи заперечити партнерові. Ефективність аргументації залежить від правильного добору і використання аргументів, від рівня розуміння, знань ділових партнерів та їх відносин.

На цьому етапі переговорів доцільним буде виконання таких рекомендацій:

- уникайте швидких легких поступок. Якщо пропозиція іншої сторони була для вас неочікуваною, краще відмовити, ніж сказати "так";

- під час переговорів істотним є сам факт поступок, тому намагайтеся свої поступки "продавати'' окремо;

- під час обговорення пропозицій важливо бути ввічливим, тактовним стосовно ділових партнерів, не втягуватися у емоційні тривалі дебати;

- застосовуйте фрази, які сприяють виникненню симпатії, будьте терплячими, намагайтеся не дратувати іншу сторону;

- правильно ставте питання, щоб краще зрозуміти потреби і пріоритети партнерів;

- вислуховуючи протилежну точку зору, не обов'язково погоджуватися з нею, просто визнавайте її;

- відхиляйте нереалістичні пропозиції;

- уникайте критики і грубості стосовно ділових партнерів;

- записуйте висловлені думки і пропозиції, щоб уникнути їх неправильного розуміння;

- не відповідайте на критичні та ворожі зауваження партнерів;

- говоріть впевнено, спокійно, використовуйте гумор;

- якщо емоції беруть гору, запропонуйте зробити перерву.

Використайте її для наради власної команди, відпочинку, неофіційних зустрічей і консультацій із діловими партнерами (спільні обіди, виїзд на природу, культурні й оздоровчі заходи).

Основним результатом етапу обговорення позицій і точок зору повинно бути визначення меж можливих домовленостей [3,с.43].

1.2 Підготовка та проведення прес-конференції

Прес-конференція - це зустріч офіційних осіб з представниками засобів масової комунікації, що проводиться з метою надати журналістам важливу інформацію та відповісти на їх запитання. Така форма взаємин органів державного управління та місцевого самоврядування із ЗМІ є досить поширеною. Проте часто саме недосконала організація прес-конференцій чи інших заходів стає причиною різного роду конфліктів між владою та журналістами. Найчастіше говорять про вибіркове ставлення влади до журналістів з огляду на їх лояльність, непідготовленість посадових осіб та прес-служб до спілкування з журналістами на певні теми, внаслідок чого не всі запитання знаходять відповіді тощо [5, с. 125].

Головною метою цього заняття є відпрацювання технології підготовки та проведення прес-конференції з участю представника місцевої влади. Виконавці ролей “заступника міського голови”, “керівника прес-служби міської ради” та “співробітників прес-служби” матимуть нагоду матимуть змогу перевірити свої уміння творчо мислити, вести публічну дискусію, оперативно готувати матеріали для ЗМІ. Нагода виступити у ролі “журналістів” дозволить більшості слухачів поглянути на звичні для службовця речі дещо в іншому ракурсі, поліпшити уміння мислити категоріями опонуючої сторони. Аналіз позитивних аспектів та недоліків, що будуть виявлені під час виконання завдання дозволять удосконалити свої навички щодо підготовки та проведення прес-конференцій і допоможуть уникнути помилок у щоденній практиці.

Прес-конференцію часто використовують для оприлюднення певних повідомлень чи налагодження зв'язків із ЗМІ, бо такі зустрічі є найкращим способом передати інформацію багатьом виданням, телерадіокомпаніям одразу, коли тема варта цього [5, с. 98].

Плануючи прес-конференцію, необхідно поставити собі ряд запитань, відповіді на які допоможуть провести цей захід ефективно:

- чи володіє організація певною інформацією, яку краще подати через безпосереднє спілкування її посадовців із журналістами, аніж у звичайному повідомленні для преси (прес-релізі тощо)?[5, с. 120]

- на які справді цінні новини можуть розраховувати ЗМІ?

- наскільки проведена конференція підвищить у широких колах громадськості та в середовищі журналістів розуміння обговорюваних проблем?

- чи сприятиме цей захід налагодженню дружніх стосунків із пресою та взаєморозумінню між ЗМІ й вашою організацією?

- чи варті ваші повідомлення того, щоб відволікати від редакційних справ заклопотаних журналістів?

- наскільки вмотивовані витрати часу та зусиль для організації і проведення прес-конференції із широким суспільним розголосом?

Підготовка та проведення прес-конференції будуть успішними, коли врахувати при цьому деякі загальні правила.

Дата і час проведення прес-конференції обираються з урахуванням часу висвітлення інформації ЗМІ. Слід розрахувати час так, щоб викладена інформація без проблем знайшла своє місце у тижневих газетах, телевізійних і радіооглядах, що, як правило, мають найбільшу аудиторію і, в той же момент, встигла з'явитися у щоденних виданнях і телерадіопередачах. Не слід прагнути силою налаштувати журналістів на визначені вами дату і час - самі приладнуйтесь до ритму роботи ЗМК. День та час проведення прес-конференції, якщо є вибір, призначайте і так, щоб вони не співпадали з іншими важливими заходами, що привертають увагу журналістів та громадськості. Із практики, найкращий час для прес-конференції - між 11-ю та 13-ю годинами. Найкращий день - тоді, коли ваша конференція у випусках новин справді посяде місце події дня [7, с. 130].

Місце проведення прес-конференції має бути зручним, для розміщення усіх запрошених журналістів та знімальних груп телебачення, мати відповідні освітлення, вентиляцію, шумоізоляцію та умеблювання. Конференцію слід проводити у кімнаті (залі) для зустрічей (засідань), а не в чиємусь кабінеті. Не проводьте конференції у завеликих залах, щоб не створити хибного враження, ніби на зустріч прибуло менше людей, аніж очікувалося. Приготуйте таблички з іменами та посадами учасників прес-конференції. Зверніть увагу на інтер'єр кімнати, розміщення у ній символіки держави, організації. Пам'ятайте: пильне журналістське око помічає найдрібніші деталі!

Після закінчення прес-конференції тексти доповідей, прес-релізи, фотографії, деякі інші матеріали доцільно розіслати редакціям газет та журналів, радіо й телебачення, представники яких на ній не були присутні.

Перед початком прес-конференції слід чітко розподілити обов'язки серед її організаторів та провести репетицію. Важливою є роль розпорядника прес-конференції. Її, як правило, виконує керівник прес-служби організації. Його завдання - скоординувати усі ланки процесу підготовки і проведення заходу. Розпорядник зустрічає учасників конференції - це знак поваги до журналістів, що прибули на зустріч. У залежності від масштабів заходу, у розпорядника має бути один або кілька помічників, які допомагають роздавати матеріали, розміщувати журналістів та технічні засоби тощо.

Перед початком конференції доповідачі та інші відповідальні особи мають провести коротку нараду і обговорити порядок ведення прес-конференції, відповіді на можливі питання.

Розміщення учасників прес-конференції має бути таким, аби зв'язки між журналістами і представниками вашої організації були якнайтіснішими. Попереду розміщуються лише офіційний представник організації (доповідач) та ведучий прес-конференції. У разі необхідності доповідачів може бути 2-3, але не більше. Адже це розпорошує увагу журналістів і створює технічні проблеми (мікрофони та диктофони мають бути якнайближче до промовця). Інші представники організації (консультанти, помічники, керівники підрозділів та інші) мають знаходитися у залі серед журналістів. У разі необхідності уточнити якесь із питань, яким добре володіє саме ця особа, її можна відрекомендувати і запропонувати журналістам зустрітися з нею після прес-конференції.

Важливо визначити зручні зони для розміщення телекамер та пересування операторів і фоторепортерів з тим, щоб вони якомога менше відволікали увагу журналістів, маючи при цьому змогу вести зйомки зі зручних точок.

Ведення прес-конференції слід доручити досвідченому фахівцю (це, як правило, прес-секретар), хоча за деяких обставин конференція може проходити і без ведучого. У цьому випадку його функції перебирає на себе доповідач. Розпочинайте прес-конференцію з пояснення її мети й порядку денного. Потім відрекомендуйте основних учасників, фахівців, які найтісніше пов'язані з темою зібрання.

Тривалість конференції оголошується заздалегідь - тоді журналісти знатимуть, скільки у них є часу на запитання. На початку доповідач, як правило, проголошує вступну промову, де коротко викладається суть теми, позиція організації тощо. Під час конференції занотовуйте всі запитання, на які не знайшлося відповіді чи вона була неточною, запишіть ім'я журналіста, який звернувся з такими запитаннями, зв'яжіться з ним і дайте відповідь якомога швидше. Доцільно зробити аудіозапис усієї прес-конференції, щоб потім відтворити всі запитання, що лишилися без належної відповіді. Це допоможе проаналізувати помилки і визначити тематику подальших повідомлень для ЗМІ.

Незадовго до завершення конференції слід повідомити про це журналістів, оголосивши, що наступне запитання буде останнім. Після нього доповідач може виголосити завершальне слово, де доцільно ще раз тезово нагадати тему, зробити певні акценти і підсумки розмови, потім слід подякувати журналістам за участь у зустрічі і запитань більше не приймати. Якщо прес-конференцію скликано внаслідок кризової ситуації, необхідно запланувати і ряд наступних зустрічей - повідомте про це журналістів.

Після прес-конференції деякі журналісти, здебільшого радіо і телебачення можуть висловити побажання поставити кілька запитань індивідуально. Якщо доповідач має змогу затриматись і при цьому є можливість, аби інформацію отримали усі бажаючі, то на таке інтерв'ю слід погоджуватись. При цьому слід пам'ятати: найбільше шансів потрапити до ефіру матимуть фрагменти такого експрес-інтерв'ю.

1.3 Структура доповіді і звіту

Велике значення при проведенні наради надається підготовці доповіді (звіту). Перш ніж писати доповідь, треба визначити її зміст і прийнятну форму. На вибір форми, або структури, впливають два фактори: цілі документа та правила його оформлення. Метою складання службових документів може переслідувати дві мети: перша ? інформування, друга ? інформування та переконання. Коли призначення документа ? інформування, матеріали розташовуються в простому порядку, що дозволяє доносити інформацію ясно і чітко, з мінімальною вірогідністю того, що читач щось переплутає. Безладне перерахування фактів може призвести до помилок, тому дуже важливо, щоб факти викладалися в логічній послідовності:

* хронологічна послідовність подій;

* географічна послідовність;

* ступінь важливості.

Якщо мета ? переконання, важливо вибрати такий порядок, який, призведе читача до висновків і рекомендацій, які ви захищаєте.

Якщо в доповіді мають намір не просто навести аргументи, але зробити це способом, який змушує прийти до певних висновків і рекомендацій, існує правило: почати з більш слабких аргументів і поступово переходити до більш сильних.

Найбільшим впливом на структуру документа є те, для якої мети він призначений. Другим визначальним фактором є правила оформлення, які зафіксовані в зразках. Зразки відбивають загальну структуру і способи представлення документа. У доповіді необхідні наступні елементи:

* вступ ? вказівка на сутність змісту документа;

* визначення мети;

* основна частина ? виклад основних фактів;

* висновки (висновку), якщо вимагається, тобто якщо мета документа ? не тільки інформування, але і переконання;

* рекомендації, якщо вони потрібні, тобто якщо захищається якийсь план дій;

* резюме ? стислий виклад суті документа, якщо він довгий або складний (може бути розміщене на початку, і в кінці).

Правила написання службових документів. Існує три основні характеристики доповіді, як і будь-якого функціонального документа, - це ясність, стислість, точність [10, с. 133].

Ясності можна досягнути різними шляхами. Необхідна основа для цього - чітка структура. У складних документах хорошу допомогу нададуть чіткі заголовки, система нумерації розділів і абзаців, переміщення деталей з основної частини в додаток.

Заголовки - невід'ємна частина документа. Багато заголовків - стандартні, відображають побудовану за типовими зразками конструкцію документа.

Основна частина документа (між вступом і висновками) не має стандартних заголовків. Тому слід самим складати заголовки, так щоб вони правильно відображали структуру і зміст розділу.

Існують оптимальні заголовки, які використовуються в дуже складних і дуже формалізованих документах. Багато з них з'являються відразу ж на початку документа.

Нумерація розділів ? призначена для того, щоб швидко відшукати потрібний розділ документа. Вона допоможе також підкреслити структуру документа і зробити його більш ясним. Як мінімум повинні бути пронумеровані заголовки і підзаголовки [11, с. 145].

Підбір слів - використання найпростіших слів. У службовому документі (звіті) не повинно бути латинських висловів чи маловідомих термінів. Усі абревіатури повинні бути пояснені або в << Списку скорочень >>, що поміщається на початку документа, або в розшифровці при першому їх вживанні.

1.4 Підготовка та оформлення документів засідань колегіальних органів

Організацію і технічне обслуговування засідань правління або iншого колегiального органу здійснює його секретар.

Члени правління, керівники структурних підрозділів згідно з Регламентом проведення засідань подають для включення до плану роботи колегіального органу за встановленою формою перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданнях колегіального органу. У необхідних випадках до переліку додається довідка про мотиви внесення пи-тання на розгляд колегіального органу [8, с. 95].

Голова правління може вносити питання для розгляду на засіданні правління за власною iніциативою шляхом надання доручень.

Підрозділ, чи посадова особа, відповідальна за підготовку питання для розгляду на засіданні правління, готує такі документи:

* проект рішення (постанови, розпорядження), до якого в передбачених випадках додається проект документа (інструкція, положення, методика тощо) з обговорюва-ного питання;

* довідку про зауваження до проекту зацікавлених установ і структурних підрозділів (якщо такі є);

* пояснювальну записку, в якій даються необхідні обгрунтування і прогнози очікуваних наслідків реалізації прийнятого рішення, довідковий та аналітичний матеріал з обговорюваного питання;

* проект протокольного рішення;

* список осіб, яких пропонується запросити на засідання;

* формулювання питання, що вноситься до проекту порядку денного засідання зазначенням доповідача.

Названі документи подають до загального відділу, вiддiлу (управлiння) координацiї або iнформацiйного пiдроздiлу не пізніше як за 5 днів до засідання. Вони повинні бути завізовані безпосереднім виконавцем та начальником структурного підрозділу, членом правління відповідальним за підготовку питання для розгляду на засіданні комітету, заступником го-лови правління відповідного напрямку.

Проект порядку денного засідання правління формується загальним відділом і разом з матеріалами та загальним списком запрошених на засідання подається на розгляд голові правління, який приймає рішення щодо їх внесення на розгляд правління.

Після визначення дати проведення засідання не пізніше як за три дні до засідання матеріали надсилають загальним відділом членам правління.

На кожне засідання колегіального органу складають протокол за встановленою формою [8, с. 155].

Протоколи колегій оформляють секретарі цих колегій і у встановленому порядку разом з матеріалами передають на зберігання до архіву. Документи, підготовлені до засідання колегій (проекти постанов, розпоряджень, довідки, списки тощо), а також один примірник розмножених документів зберігаються в секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.

Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань і перевіряє наявність усіх документів і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде зняте з порядку денного на засіданні.

Особи, які одержали проекти постанови (рішення) та інші документи, до засідання зобов'язані уважно їх вивчити і при наявності зауважень і пропозицій чітко їх сформулювати у письмовому вигляді з тим, щоб у разі згоди колегіального органу з цими зауваженнями і пропозиціями їх можна було відтворити в рішенні.

Розділ 2. Правила складання, оформлення та підписання документів колегіальних органів

2.1 Протокол

Протокол - це документ, що фіксує хід засідання і порядок прийняття рішення колегіальним органом управління [4, с. 72].

За ступенем фіксації інформації і ступеня повноти запису тексту протоколи поділяються на: короткі і повні [4, с. 72].

Короткий протокол фіксує прізвища доповідачів, теми доповідей і виступів та прийняті рішення. Повний протокол містить запис усіх виступів по ходу засідання. Рішення про те, яку форму протоколу вести на засіданні приймає керівник колегіального органу управління або керівник організації.

Протоколи оформлюються на підставі чорнових записів ходу засідання, стенограми або звукозапису засідання, а також матеріалів, заздалегідь підготовлених до засідання колегіального органу управління.

Відповідальність за оформлення і правильність записів у протоколі несе секретар колегіального органу управління або секретар керівника.

Протокол оформляється на загальному бланку організації з зазначенням виду документа ? «ПРОТОКОЛ».

Обов'язковими реквізитами протоколу є: найменування організації; назва виду документа; дата і номер документа, заголовок до тексту, текст; підпис голови та секретаря засідання колегіального органу управління. У заголовку до протоколу вказується назва колегіального органу управління або його засідання.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної [4, с. 72].

Вступна частина оформляється одноманітно як при повній, так і скороченій формі протоколу. У ній вказуються прізвища голови і секретаря засідання колегіального органу управління, прізвища або загальна кількість засідання та запрошених осіб, порядок денний. Прізвища присутніх і запрошених, якщо їх менше 15, записуються в алфавітному порядку, із зазначенням місця роботи і посади, а їли їх більше 15, то оформляється список присутніх і запрошені, який прикладається до протоколу. У цьому випадку в протоколі робиться запис: «Було присутнє ... людина, список учасників додається» [4, с. 73].

Вступна частина закінчується порядком денним, питання в якій розташовуються за ступенем їх складності і важливості. Питання порядку денного формулюються у називному відмінку без прийменників. По кожному пункту порядку вказується прізвище доповідача та його посаду.

Основна частина тексту протоколу будується за схемою: СЛУХАЛИ ... ВИСТУПИЛИ ... УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ).

У розділі «СЛУХАЛИ» в короткому протоколі вказується прізвище виступаючого і тема його виступу. У повній формі протоколу наводяться прізвища та ініціали доповідача, зміст його доповіді або повідомлення. Якщо текст доповіді додається до протоколу в письмовому вигляді, то допускається після теми доповіді в дужках робити відмітку «Текст доповіді додається» і зміст доповіді в протоколі не наводиться.

У розділі «ВИСТУПИЛИ» в коротких протоколах вказуються тільки прізвища осіб, які виступили в обговоренні, а в повних - наводиться зміст їх виступи, включаючи задані виступаючому питання і його відповіді.

У розділі «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)» записується прийняте рішення, яке формулюється коротко, точно, лаконічно, в уникнення двоякого тлумачення.

По кожному пункту рішення зазначаються результати голосування.

Кожен учасник засідання колегіального органу управління може надавати особливу думку з прийнятим рішенням, яке оформляється на окремому аркуші і додається до протоколу. Про наявність особливої думки робиться запис у протоколі після рішення.

Протокол підписують голова та секретар, датою протоколу є дата засідання (а якщо засідання тривало кілька днів, то через тире вказується дата початку і закінчення засідання).

В особливо важливих випадках протокол можуть візувати виступаючі і доповідачі. Візи виступаючих і доповідачів оформляються на лівому полі протоколу, на рівні запису виступу (доповіді).

2.2 Рішення

Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування.

Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обгрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому [4, с. 120].

Представлені проекти повинні бути завізовані виконавцями і заінтересованими організаціями з указанням дати. Заперечення за проектом оформляється у письмовому вигляді і додаються до нього. Обов'язковою повинна бути віза юристконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства. Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому залежно від характеру розглядуваних питань. Погоджені проекти правових актів заздалегідь передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявляється, що деякі пункти рішення потребують редагування, створюються на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів допрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів і з цього моменту вони набувають чинності. Не пізніше ніж через три дні після підписання їх надсилають виконавцям.

Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов'язкові для усіх підприємств, установ, організацій, посадових осіб і громадян, що перебувають на території підвідомчій відповідній місцевій Раді. Такі акти виконкоми Рад можуть ухвалювати тільки з питань боротьби з стихійними лихами, якщо відносини, що виникли, не врегульовані актами вищестоящих органів або необхідність ухвалення рішень викликається місцевими умовами [4, с. 132].

У рішенні вказується коло осіб на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов'язані контролювати виконання документа. Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення рад не нумерують, а виконкомів-мають порядкову нумерацію. Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити:

1. Назва виду документа;

2.Місце складання;

3. Дата;

4. Заголовок;

5. Текст;

6. Додатки;

7. Підпис уповноваженої особи;

2.3 Розпорядження

Розпорядження - це правовий акт управління державного органу, що видається в межах наданої посадовій особі, державному органові компетенції і є обов'язковим для громадян й організацій, яким він є адресований. Цей документ створюється з метою вирішення оперативних питань, тому термін дії його є переважно обмеженим і стосується вузького кола адресатів.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств, організацій, установ та їх заступники [1, с. 117].

Реквізити розпорядження:

Герб України

Назва органу управління(автора документа)

Назва виду документа

Заголовок

Дата

Місце видання

Номер документа

Текст

Підпис відповідальної особи

Перелік виконавців

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано розпорядження, а розпорядча- завдання, виконання яких сприятиме розв'язанню проблем, що виникли. У розпорядчій частині зазначається особа, відповідальна за виконання завдання, вказується строк виконання документа.

Завдання, поставлені в розпорядженні, мають бути конкретними і чітко сформульованими, спрямованими на досягнення в найкоротший термін мети, із якою створено документ.

Строк розгляду й погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати одного дня, а тих, що вимагають додаткових узгоджень, - трьох днів. До того ж, проекти розпоряджень погоджуються з юридичною службою протягом терміну, який не перевищує трьох днів, а тих, що потребують додаткового опрацювання, - семи днів. При цьому зі зворотнього боку візують усі сторінки проекту розпорядження до нього.

Внесення змін та доповнень до тексту проету розпорядження після його візування юридичною службою не допускається. Розпорядження, що стосуються прав й обов'язків громадянь і мають загальний характер, доводять до відома населення [1, с. 118].

2.4 Постанова

Постанова -- це форма розпорядчого впливу на хід подій у процесі управління колегіального органу. Постанови видаються Урядом України, Державними комітетами, місцевими державними адміністраціями, радами місцевого самоврядування, комісіями та ін.

Постановою є також прикінцева частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президії та ін.). Ці постанови вводяться у протокол або додаються до нього. При необхідності можуть оформлятись як витяги із протоколу. Текст постанови складається із констатаційної та розпорядчої частин.

У констатаційній частині фіксуються мотиви дій, які передбачені постановою, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу управління як основа для видання постанови.

Розпорядча частина починається із найменування колегіального органу і слова ?постановляє?, яке пишеться великими літерами. Наступний текст викладається у владній наказовій формі (кому, що і коли робити).

Датою постанови є дата засідання колегіального органу, на якому вона прийнята [8, c. 95].

Підписують постанову голова та секретар колегіального органу на спеціальних бланках організації.

Реквізити постанови:

- найменування виду документа (Постанова);

- дата;

- індекс;

- місце видання;

- заголовок;

- текст;

- підписи;

- візи;

- гриф узгодження

Висновки

Таким чином, на закінчення, підводячи підсумок всьому вищесказаному, необхідно зробити ряд наступних висновків. Практично жодна технологічна функція управління, пов'язана з використанням інформації, підготовкою і прийняттям рішення, не обходиться без її документування, процесу створення, оформлення виконання і зберігання виконаних документів.

У щоденній практичній діяльності керівникам організацій, їх структурних підрозділів, працівникам служб діловодства доводиться вирішувати великий комплекс питань, пов'язаних з розробкою і виданням документів, що регламентують управлінську та господарську діяльність організації, реєстрацією вхідних, вихідних і внутрішніх документів, формуванням їх у справи, визначенням строків зберігання , передачею в архів або оформленням для знищення.

Діяльність установ, що працюють на основі колегіальності, документується постановами, рішеннями, розпорядженнями.

Постанови і рішення приймаються в результаті обговорення на засіданнях колегіальних органів, хід яких фіксується в протоколах. Документування діяльності колегіальних органів починається зі складання плану роботи на основі пропозицій членів відповідного органу (колегії, ради, правління, бюро).

План передбачає календарні терміни проведення засідань, питання, що підлягають розгляду, прізвища осіб, відповідальних за підготовку питань до обговорення. Затверджений план роботи колегіального органу розсилається його членам, зацікавленим організаціям і особам.

Список використаних джерел і літератури

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навч. посіб. для дистанційного навчання: У 2 ч. [Текст] / Г.В. Беспянська За науковою редакцією В.Г. Бездрабко. -- К.: Університет «Україна», 2005. -- Ч. 2. -- 418 с.

2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство [Текст] : [Навчальний посібник.] / В.А. Блощинська -- К. : Центр навчальної літератури, 2005. -- 320 с.

3. Глущик С.В. Сучасні ділові папери [Текст] / С.В. Глущик, О. В. Дияк.

4. С.В. Шевчук. -- К.: А. С. К., 2000 -- 236 с.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: [Навч. Посібник] /А.Н. Діденко -- 6-те вид. -- К.: Либідь, 2010. -- 480 с.

6. Дрешпак В. Прес-служба установи, організації, підприємства [Текст] : [Навч. посіб.] / В. Дрешпак -- Д. : Журфонд, 2006. -- 240 с.

7. Кирсанова М.В. Курс делопроиздводства [Текст]: [Учебное пособие] / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. -- М.: Высшее образование, 2004. -- 112 с.

8. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие [Текст] / Ю.И. Крылова. -- М.: Издательский дом «Бизнес - пресса», 2005. -- 240 с.

9. Погиба Л.Г. Складання ділових паперів. Практикум [Текст]: [Навч. Посібник.] / Л.Г. Погиба, Т.О. Грибіниченко, М.П. Баган -- 2-ге вид., стереотип. -- К.: Либідь, 2004. -- 240 с.

10. Скібіцька Л.І. Діловодство [Текст]: [Навчвльний посібник ] / Л.І. Скібіцька. -- К.: Центр навчальної літератури, 2006 -- 226 с.

11. Сморжанюк Т.П. Документаційне забезпечення управління [Текст]: [Навч. посіб.] / Т.П. Сморжанюк, Т.В. Шрам, Ф.Б. Ролгальський; За ред. Ф.Б. Рогальського. -- К.: Вища шк., 2007. -- 254 с.

12. Собчук В.С. Основи загального діловодства [Текст]: [Навчальний посібник] / В.С. Собчук. -- Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. -- 180 с. Размещено на Allbest.ru

...