Поняття, зміст і роль офіційної документації

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки й направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати».

Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланку, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми) [17].

Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листі необмежена Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови) подається її обґрунтування.

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь - позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови - обґрунтованим [17].

Лист прохання - це вид службового листа, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання (див. Додаток Ґ).

2.3.3 Протоколи

Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань [1, с. 195-196].

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії (див. Додаток Д).

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

1) стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний;

2) повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У детальний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення;

3) витяг з протоколу - коротка форма повного протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано;

4) стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу [1, с. 198].

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Протокол має такі реквізити:

- назва виду документа, яку пишуть посередині рядка;

- порядковий номер протоколу;

- назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

- назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

- дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);

- кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх;

- посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

- порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

- текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить слова: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».

Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «Виступили».

У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документами, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджується в життя наказами керівника установи [16].

Висновки

Зробивши багатоаспектний аналіз офіційної документації, визначивши її поняття, роль і сутність, можна зробити висновок, що офіційні документи є невід'ємною складовою ведення не тільки управлінської, а й багатьох інших видів діяльності. При цьому не варто звертати увагу на його матеріальну форму - чи це паперовий, чи електронний або будь-який інший носій, на якому можна зберігати інформацію.

У процесі проведення дослідження було виконано всі поставлені завдання, які безпосередньо пов'язані з метою.

Також варто зробити підсумки, що стосуються узагальнених визначень таких понять:

1) інформація - будь-які відомості або дані, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді;

2) носій інформації - передавач інформації не тільки в просторі, а й в часі;

3) документ - це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді;

4) офіційний документ - це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб;

5) класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності;

6) управління - це вид суспільної діяльності, яка передбачає систему скоординованих дій суб'єкта на об'єкт для виконання певних організаційних завдань.

Детальна характеристика вищезазначених понять відбувалася протягом виконання дослідження вцілому.

Функціонування офіційної документації в багатьох сферах суспільного життя є звичним і водночас важливим явищем. Люди, які працюють над такими документами, повинні володіти високим рівнем знань, вмінь та навичок, добре знати норми чинного законодавства, щоб створювати, редагувати, забезпечувати повноцінний документообіг та документооборот у межах організації, установи, фірми чи підприємства.

Офіційні документи на сучасному етапі розвитку суспільства активно використовуються абсолютно всіма об'єктами та суб'єктами управлінської діяльності, соціумом, будь-якими фізичними та юридичними особами.

Отже, офіційний документ - це документ оформлений і засвідчений у встановленому порядку, який посвідчує певні факти, що мають юридичне значення. Офіційний чи неофіційний статус таких документів визначається в залежності від статусу джерела інформації та багатьох інших обставин, що є актуальними та важливими у певний період часу.

Список використаної літератури

1. Блощинська В.А. Сучасне діловодство [Текст] : [Навч. посіб.] / В.А. Блощинська. -- Ів.-Франківськ : Інст. менедж. та економіки, 2000. -- 270 с.

2. Віденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст] / А.Н. Віденко. -- К.: Вища школа, 1998. -- 157 с.

3. Головач А.С. Оформлення документів [Текст] / А.С. Головач. -- К.: Донецьк: Вища школа, 1983. -- 352 с.

4. Губенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті [Текст]: [Навч. посіб.] / Л.Г. Губенко, В.Д. Нємцов. -- К.: ТОВ УВПК «ЕксОб», 2002. -- 272 с.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: [Навч. посібник] / А.Н. Діденко. -- [4-те вид.] -- К.: Либідь, 2004. -- 384 с.

6. Ділова документація. Класифікація ділових паперів. Правила написання тексту документів [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://ukrref.com.ua/?id=MTExMDQ%3D.

7. Жоль К.К. Соціологія [Текст]: [Навч. посібник] / К.К. Жоль. -- К.: Либідь, 2005. -- 440 с.

8. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів [Текст] / О.Г. Кірочок. -- Рівне: БМ-ТУР, 1999. -- 532 с.

9. Кірочок О.Г., Корбутяк В.І. Документування у менеджменті [Текст]: [Підручник] / О.Г. Кірочок, В.І. Корбутяк. -- К. : Центр навч. л-ри, 2003. -- 216 с.

10. Коваль А.П. Ділове спілкування [Текст] / А.П. Коваль -- К.: Либідь, 1992. -- 280 с.

11. Науково-практичний коментар до Кримінального кодексу України [Текст] / Під заг. редакцією М.О. Потебенька, В.Г. Гончаренка. -- К.: Форум, 2001. -- С. 739.

12. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління [Текст]: [Підручник] / Ю.І. Палеха. -- К.: МАУП, 1997. -- 344 с.

13. Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні: Закон України [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2782-12.

14. Про звернення громадян : Закон України від 02.10.1996 р. [Текст] // Відомості Верховної Ради України. -- 1996. -- № 47. -- 29 с.

15. Про інформацію: Закон України від 02.10.1992 р. № 2657-ХІІ [Текст] // Відомості Верховної Ради України вiд 01.12.1992 -- 1992 р. -- № 48 -- С. 650.

16. Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації: Закон України [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/539/97-вр.

17. Соціальна сутність і функції документа [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://aleho.narod.ru/document/23.html.

18. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст] / Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред. В.М. Бріцина. -- К.: Довіра, 2007. -- 687 с.

19. Швецова-Водка Г.М., Документознавство [Текст]: [Навч. посіб.] / Г.М. Швецова-Водка. -- К.: Знання, 2007. -- 398 с.

Додаток А

Схема класифікації управлінських документів

Додаток Б

Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4

Додаток В

Приклад оформлення нормативного наказу

Клініка «Глорія»

Наказ

14.09.2012 м. Полтава № 78

Про внесення змін до статуту

У зв'язку з розширенням діяльності клініки та з метою приведення статуту клініки у відповідність до вимог чинного законодавства України

наказую:

1. Внести зміни до статуту клініки «Глорія», виклавши його у новій редакції (додається).

2. Завідувачу організаційно-методичного відділу клініки Варенику Г.Б. забезпечити державну реєстрацію цього статуту в порядку, встановленому чинним законодавством України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з економічних питань Богданюк В.Я.

Директор клініки «Глорія» (підпис) В.І. Мартинюк

Зав. юридичного відділу (підпис) О.П. Маланчук

Зав. організаційно-методичного відділу (підпис) Г.Б. Вареник

Заст. директора клініки з економічних питань (підпис) В.Я. Богданюк

14.09.2012

Додаток Ґ

Приклад оформлення службового листа (лист-прохання)

Відкрите акціонерне товариство ГЛОБУС

01543 м. Київ, вул. Промислова, 35/269, тел. (034)769 53 72

01 листопада 2012 р. № 17-01/54

Старшому інженеру

Київського склозаводу

ім. В.Р. Васильченка

п. Онуфрієву Ю.К.

Вельмишановний Юрій,

Протягом минулих шести тижнів Вам було вислано три офіційні нагадування про заборгованість нашій компанії.

На жаль, ми не отримали жодної відповіді від Вас, а у сьогоднішньому звіті бухгалтерії Ваші платежі знову помічено як неоплачені.

Як ділова людина, Ви, звичайно, розумієте всю складність ситуації. Досі наша співпраця була доволі плідною, але продовження її буде можливим лише в тому випадку, якщо ви погасите борг до 27 листопада 2012 року.

Наперед вдячні.

Директор товариства (підпис) І.В. Чернишов

Додаток Д

Приклад оформлення протоколу

Протокол

16.05.2012 Київ № 02

Збори трудового колективу філологічного факультету

Київського національного університету імені Тараса Шевченка

Голова - Жмут О.В.

Секретар - Кіцак В.У.

Присутні: голова профбюро факультету, доц. Жмут О.В., члени обраної президії зборів: декан факультету, проф. Федорович М.Ю., проректор із наукової роботи, зав. кафедри журналістики, проф. Мокряк А.В., секретар - доц. Кіцак В.У., інші члени трудового колективу факультету, усього 114 чоловік із 140 згідно з листком присутніх.

Порядок денний

1. Про рекомендацію в членів Вченої ради Київського національного університету імені Тараса Шевченка.

2. Різне.

1. СЛУХАЛИ:

Про рекомендацію в члени Вченої Ради Київського національного університету імені Тараса Шевченка.

Декан факультету, проф. М.Ю. Федорович запропонував на голосування винести кандидатуру зав. кафедри українознавства, канд. іст. наук, доц. С. Р. Лашка, який працює над написанням докторської дисертації, бере активну участь у громадській роботі, має досвід роботи завідувачем кафедри.

Голосували: «ЗА» - 114, «ПРОТИ» - немає, «УТРИМАЛИСЬ» - немає.

УХВАЛИЛИ:

Рекомендувати в члени Вченої ради Київського національного університету імені Тараса Шевченка від філологічного факультету зав. кафедри українознавства, доцента Сергія Романовича Лашка.

2. СЛУХАЛИ:

Інформацію проректора з наукової роботи, проф. А.В. Мокряк щодо запровадження в Україні святкування Дня науки. Доповідач привітав присутніх зі святом, ознайомив з основними заходами, приуроченими цій події, що проводилася в університеті та за його межами, побажав викладачам плідної роботи в науковій сфері.

УХВАЛИЛИ:

Інформацію Мокряк А. В. взяти до відома.

Голова зборів (підпис) О.В. Жмут

Секретар (підпис) В.У. Кіцак

Размещено на Allbest.ru