Стандартизация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

УО «Минский государственный торговый колледж»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Деловая документация»

на тему: «Стандартизация документов»

Выполнила:

Автушко Ж.Г.

Минск 2011г.

1. Унификация и стандартизация документов: понятие и элементы. Формуляр-образец: понятие и содержание

Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).

Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.

В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению.

Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу обработку, хранение, уничтожение.

Содержание документа применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными однако это не исключает предъявления к ним общих требований.

Объектами унификации и стандартизации документа является не только его форма, но и состав включенных в него реквизитов.

Задачами унификации является - отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки, а задачами стандартизации является - установление единых требований к реквизитам включаемым в документы. унификация формуляр реквизит телефонограмма

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а так же уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в - третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют небольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.

Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).

С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны между собой. Унификацию часто рассматривают как один из методов стандартизации. Унификация документов также может производиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения, общим для этих двух требований является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».

Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.

Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованы, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.

Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.

Ведущим методом для достижения целей унификации и стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.

Формуляром-образцом называют графическую модель или схему построения документа.

Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.

Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.

Реквизит документа - это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.

Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.

Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.

В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.

Состав реквизитов:

1. Государственный герб Республики Беларусь;

2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3. код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

4. код документа;

5. наименование вышестоящей организации;

6. наименование организации;

7. наименование структурного подразделения;

8. почтовый адрес отправителя;

9. коммуникационные и коммерческие данные;

10. название вида документа;

11. дата;

12. регистрационный индекс;

13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14. место составления или издания;

15. гриф ограничения доступа;

16. адресат;

17. гриф утверждения;

18. резолюция;

19. заголовок к тексту;

20. отметка о контроле;

21. текст;

22. отметка о наличии приложения;

23. подпись;

24. гриф приложения;

25. гриф согласования;

26. визы;

27. печать;

28. отметка об исполнителе;

29. отметка о заверении копии;

30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32. отметка о переносе данных на машинный носитель.

Формуляр также определяет площадь рабочих и служебных полей.

Рабочее поле документа - место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Для документации установлены следующие размеры служебных полей:

левое поле - 35 мм;

правое поле - не менее 10 мм;

верхнее поле - 15-20 мм;

нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм.

Таким образом, подведя итоги под этим вопросом можно сделать вывод о том что, все эти понятия унификация, стандартизация и формуляр-образец, тесно связаны между собой и представляют собой неотъемлемую часть повседневной жизни управленца.

2. Составьте образец журнала регистрации входящих документов и зарегистрируйте в нем 3 письма

3. Телеграммы, телефонограммы, факс - назначение документов, состав реквизитов, требования к тексту: порядок составления, оформления, приема и передачи

Телеграммы используются при необходимости установления срочной связи с адресатом. Они характеризуются предельной сжатостью языка. Телеграфный стиль требует выбора коротких, точных слов (не допускаются слова с количеством букв больше 15), использования сокращений, пропуска служебных слов. Количество глагольных форм в телеграмме должно быть минимальным, прилагательные не употребляются. Знаки препинания:

- «тчк» - точка

- «зпт» - запятая

ставят только тогда, когда их отсутствие меняет смысл написанного, искажая его.

Оформляется телеграмма большими буквами без знаков препинания, печатаются наименования телеграфного адреса, текст, наименование организации и подпись должностного лица, затем проводится черта, а под ней строчными буквами печатается адрес предприятия, посылающего телеграмму, должность и фамилия подписывающего его лица, дата подачи на почту, ставится печать предприятия.

Для приема и записи оперативной информации используются телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону, факсовые и телетайпные материалы. Телефонограмма обычно содержит какое-либо сообщение, извещение или распоряжение. Ее обязательными реквизитами являются указания

- «от кого» и «кому» делается сообщение,

- фамилия, имя, отчество должностных лиц,

- номер, дата и время передачи и приема,

- должность и фамилия передавшего и принявшего информацию,

- номера телефонов учреждений, текст и подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок. Он составляется как и для служебного письма, т.е. с предлогом о или об.

Например:

«Об изменении времени заседания Ученого совета». Пишутся телефонограммы кратко (не более 50 слов), точно, однозначно, простыми предложениями и как правило, от первого лица.

Например:

«Сообщаем место проведения семинара ...»

Использованная литература

1. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учеб. практ. пособие. Мн.: ТетраСистемс. 2005.

2. Паневчик В.В., Некраха С.В., Акулич В.В. Секретарское дело. Мн.: Дикта, 2005.

3. Паневчик В.В. Делопроизводство. Докумеитационное обеспечение управления, Мн.: Вышэйш. шк., 2003.

4. Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехничесжое обеспечение управления: Практикум. Мп.: БГЭУ, 2004.

Размещено на Allbest.ru