Деловая документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реквизит документа "гриф согласования"

документ реквизит бланк

Реквизит «гриф согласования» - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

Гриф согласования оформляется при согласовании документа со сторонними организациями или их должностными лицами. Такое согласование называется внешним. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации - авторе документа (профессиональные комитеты, советы трудовых коллективов и т.п.).

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

- слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);

- наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

- личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

- даты согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного

Учреждения «Белорусский

научно-исследовательский центр

электронной документации»

Подпись_________

Дата__________

При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами месте.При согласовании уставов, положений, правил, регламентов и других организационных документов, утверждаемых распорядительными актами (приказами, распоряжениями, постановлениями, решениями), грифы согласования располагаются на утверждающем документе.

В зависимости от содержания документа внешнее согласование осуществляется в следующей очередности:

- с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы,

- с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства,

- с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.),

- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.

При разработке бланков документов используется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для бланков документов, имеющих не более 5-7 строк текста.

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

- бланк для письма,

- общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

На общем бланке размещают:

- Государственный герб РБ,

- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания),

- код организации: по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций,

- наименование вышестоящей организации,

- наименование организации,

- наименование структурного подразделения,

- место составления или издания,

- ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу. С помощью заявления удобно работать с вопросом, поднятым по инициативе одного человека, но требующим коллегиального решения. Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на бланке, разработанном на данном предприятии.

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность,

· трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства,

· страховое свидетельство государственного пенсионного страхования,

· документы воинского учета -- для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу,

· документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -- при поступлении на работу, требующую специальных знаний

· или специальной подготовки.

Кроме того, в зависимости от специфики трудовой деятельности от соискателя могут быть потребованы медицинская книжка, разрешение на работу (для граждан других государств), копия заграничного паспорта, рекомендации с предыдущих мест работы, свидетельство о браке и свидетельство о рождении ребенка. Также могут запросить и другие документы, но только в рамках, определенных законодательством.

В ситуациях первоначального устройства на работу работодатель должен оформить сотруднику трудовую книжку и страховое (пенсионное) свидетельство.

Заявление соискателя о приеме на работу визируется руководителем и направляется в кадровую службу или в бухгалтерию. На основании заявления и трудового договора затем составляется приказ о зачислении данного сотрудника на работу.

Акт на уничтожение документов

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало - при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов - такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов - тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия - владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Список используемой литературы

1.Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4

2.СТБ 6.38-2004 (Государственный стандарт Республики Беларусь. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

Размещено на Allbest.ru