Экспертиза ценности бухгалтерских документов

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования и науки Российской федерации

Байкальский государственный университет экономики и права

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Бухгалтерское дело»

«Экспертиза ценности бухгалтерских документов»

Исполнитель

Доровская С.А., УБ-08-2

Руководитель

д.э.н., профессор Максимова Г.В.

(дата, подпись) (должность, Ф.И.О.)

Иркутск, 2012 г.



Содержание

Введение

Нормативное регулирование порядка экспертизы ценности бухгалтерских документов

Критерии оценки ценности бухгалтерских документов

Порядок проведения экспертизы ценности бухгалтерских документов

Практическая часть

Выводы

Список использованной литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5



Введение

В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов, покупателей и др.). Это в свою очередь превращает бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность предприятия в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности предприятия для оценки финансового и имущественного положения. Данный факт требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.

В результате деятельности организации создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение и дальнейшее их хранения нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную практическую информацию и могут храниться постоянно.

Говоря о бухгалтерских документах, можно отметить, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления. Например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы или при документальной налоговой проверке или ревизии. Для того, чтобы нужные для организации документы сохранились, а другие выделялись к уничтожению, необходим процесс экспертизы ценности документов.

Ответственность за обеспечение и сохранность документов в период работы с ними и своевременную передачу в архив возложена на главного бухгалтера. Что касается ответственности за организацию всего процесса экспертизы ценности документов, то она (ответственность) возложена на руководителя организации.

В данной курсовой работе целесообразно рассмотреть процесс экспертизы ценности бухгалтерских документов, кто ее осуществляет и в соответствии с каким нормативно-правовым регулированием. Это и будет являться целью этой курсовой работы.

В процессе написания необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть нормативно-правовое регулирование процесса экспертизы ценности бухгалтерских документов в Российской Федерации;

- обозначить критерии, на основании которых происходит данный процесс;

- установить, какой орган проводит экспертизу ценности бухгалтерских документов и порядок проведения экспертизы.

Экспертиза ценности документов организации, предприятия, в том числе и бухгалтерских, очень важна для малых предприятий, крупных и даже для государства в целом.



Нормативное регулирование порядка экспертизы ценности бухгалтерских документов

Любое предприятие, которое осуществляет свою деятельность на территории РФ, обязано хранить документы, в том числе и бухгалтерские. Например, в обществах с ограниченной ответственностью согласно соответствующему ФЗ «Об ООО»Об обществах с ограниченной ответственностью: федер. закон РФ от 08.02.1998г. № 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011г. № 405-ФЗ). сказано, что общество обязано хранить учредительные документы, протоколы, заключения аудиторов, ревизоров, списки аффилированных лиц и т.д. Однако в Федеральном законе для акционерных обществОб акционерных обществах: федер. закон РФ от 26.12.1995г. № 208-ФЗ (ред. от 28.07.2012г. №145-ФЗ). в одной из статей прописано, что общество обязано хранить устав, годовые отчеты, списки аффилированных лиц, а также документы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Для того, чтобы определить какие документы нужно хранить и в каких сроках, все документы должны пройти процесс экспертизы ценности.

Экспертиза ценности документов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - ФЗ «Об архивном деле»)Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010). В данном ФЗ дается следующее определение: «экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации». В Архивном фонде РФ хранятся документы, которые имеют очень высокое значение для отдельной организации, субъекта РФ или же для государства в целом.

Так и в соответствии с основными правилами работы архивов Основные правила работы архивов организаций: решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.(далее правила работы архивов) «экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение». Что касается документов бухгалтерии, то они (документы), прошедшие экспертизу, также могут храниться в Архивном фонде РФ.

В правилах работы архивов также сказано, что «экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела».

К действующему законодательству по архивному делу и документационному обеспечению управления в РФ относятся ФЗ «Об архивном деле». А также нормативный документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 г. (далее - документ ГСДОУ). Нормы и правила этого документа базируются на основных положениях единой государственной системы документационного обеспечения управления (ДОУ). В настоящее время документ ГСДОУ пересматривается с учетом использования новых технологий. Сами же правила работы архивов относятся к нормативно-методическим документам Федеральной архивной службы России.

В п.6 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле» говорится, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида ...». Говоря о бухгалтерских документах, это означает, что экспертизе ценности подвергаются как документы на бумажных носителях, так и электронные документы. В Правилах работы архивов подробно описаны организация проведения, порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности всех документов, в том числе и электронных.

В соответствии с Правилами работы архивов «отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев …». Также в правилах работы архивов прописаны критерии, по которым и производится экспертиза ценности. Такими критериями являются: критерии происхождения, критерии содержания и критерии внешних особенностей документов. Эти критерии будут подробно рассмотрены в следующей главе данной курсовой работы.

Согласно ФЗ «Об архивном деле РФ» решение научно-методических, практических и спорных вопросов, так или иначе связанных с экспертизой ценности документов осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти. Также при согласовании с ЦЭПК осуществляется утверждение перечней типовых документов с указанием сроков их хранения. В данном случае примером может послужить «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»: утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010г. № 558. Данный перечень утвержден Приказом Министерства культуры, согласован Решением ЦЭПК при Росархиве. В этом перечне в четвертом разделе «Учет и отчетность» в подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» установлены сроки хранения бухгалтерских документов с примечаниями.

На основе типового перечня могут составляться ведомственные. Такие перечни включают сроки хранения документов, специфичных для данной отрасли организации, предприятия. Для акционерных обществ открытого и закрытого типа существует специально разработанное и утвержденное Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ: положение от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.. В данном Положении представлен перечень документов со сроками их хранения для акционерных обществ (см. приложение 1).

В нормативном документе «ГСДОУ. Основные положения» сказано, что экспертиза документов проводится не только на основании типовых, ведомственных перечней, но и на основании номенклатур дел.

Номенклатуры дел существуют нескольких видов: это типовые, примерные и индивидуальные. Согласно «Основным правилам работы ведомственных архивов»Основные правила работы ведомственных архивов: утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 г. № 263 «типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждения государственной архивной службы». Что касается типовой номенклатуры дел, то данный вид устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве какой-либо категории организаций и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются при составлении индивидуальных номенклатур дел на конкретной организации, предприятии. Говоря о самих ведомственных архивах, следует отметить, что в настоящее время таких учреждений очень мало. В наше время существуют коммерческие архивы, чья деятельность очень удобна организациям и предприятиям.

В соответствии с п. 5 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле РФ» «экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов». Организация работы по проведению экспертизы ценности документов осуществляется в соответствии с «Положением о постоянно действующей экспертной комиссии». Это Положение может создаваться на любом предприятии, а в помощь к разработке и в целях методического единства Росархивом утверждено «Примерное положение о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия (далее - Примерное положение) О постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия: примерное положение от 19.01.1995 г. №2.

Это Примерное положение «может распространяться на работу экспертных комиссий (далее - ЭК) учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, …, если по решению руководства ЭК будут созданы». Другими словами экспертная комиссия может быть создана на любом предприятии по решению руководства данного предприятия, если организация не пользуется услугами коммерческого архива. Также порядок организации работы и функцииЭК определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Экспертная комиссия создается на предприятии для проведения работ по экспертизе ценности документов, возникающих в процессе деятельности данного предприятия. «Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива». К работе комиссии в качестве экспертов могут привлекаться и сотрудники сторонних организаций.

В Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ также существует ряд разделов, в которых прописаны порядок отбора документов на хранение и уничтожение, хранения документов, а также порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения на предприятиях, организациях соответствующих организационно-правовых форм.

Экспертиза ценности также производится и на основании нормативно-методических документов органов управления архивным делом субъектов РФ. Что касается нашего региона, то существует Положение «Об архивном агентстве Иркутской области»Об архивном агентстве Иркутской области: положение от 04.04.2008 г. № 4-оз (ред. от 30.03.2009 № 41/7-оз), где сказано, что «осуществление экспертизы ценности производится в соответствии с законодательством».

Говоря об экспертизе ценности документов в организации или на предприятии, нужно указать случаи, когда она (экспертиза) должна проводиться. В «Основных правилах работы архивов организаций» прописано, что «экспертиза ценности документов в организации проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение».

Исходя из последней цитаты, можно сделать вывод, что тот или иной документ предприятия проходит экспертизу своей ценности, которая начинается в текущем делопроизводстве предприятия и может заканчиваться уже в Архивном фонде РФ.

Критерии оценки ценности бухгалтерских документов

В данной курсовой работе уже было сказано, что экспертиза ценности документов происходит на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений. Принципы системности и целостности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Первая группа критериев - критерии происхождения документа. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. Этими критериями определяется целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение.

В нашем государстве осуществляют свою деятельность разные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по своим функциям, масштабам деятельности, составу документации и т.д. Поэтому отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей и др. также представляют научный, практический интерес для государства. Это могут быть как личные дела сотрудников, так и их лицевые счета в бухгалтерии.

Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. Именно по этой причине критерии «время происхождения документа» и «место происхождения документа» тесно взаимосвязаны.

Следующая группа критериев экспертизы документов - это критерии содержания. В нее входят: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, его подлинность.

Применение этих критериев важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов, в том числе и бухгалтерских, отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение. Например, это создание организации, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий, изменение вида деятельности и т.д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Также одним из основных критериев в данной группе является критерий значения содержащейся информации в документе. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации. Условно документы организации можно разделить на группы:

- документы, отражающие основную деятельность предприятия (организации) в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения. Такими документами могут быть, например, Устав организации, приказы, учетная политика, что касается бухгалтерии - то это может быть годовая отчетность предприятия, пояснения к ней и т.д.;

- документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет. К примеру в данном случае можно привести различные служебные записки, объяснительные, также первичные бухгалтерские документы и др.;

- документы по личному составу, которые могут храниться в течение нескольких десятилетий или постоянно. Относительно бухгалтерских документов, это могут быть лицевые карточки сотрудников, счета сотрудникови т.д.

С критерием значения информации тесно связан критерий вида документа. Продолжая взаимосвязь двух указанных критериев, можно привести в пример цитату из учебника «Делопроизводство» Делопроизводство: учебник / Т.В. Кузнецова [и др.]. // под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.. «К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация. Документы второй группы имеют справочное назначение». То есть, относительно критерия вида документа, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности.

Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, т.к. содержание документов организации одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации одного документа в других, также очень важен. Эта важность объясняется тем, что в деятельности организаций и предприятий, а особенно таких, чья деятельность является по своим масштабам значительной, образуется большое количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в какой-то мере информация повторяется. Что касается дублетных документов, то такие документы чаще всего направляются на уничтожение уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Последняя группа критериев экспертизы документов - это критерии внешних особенностей документов. К данной группе относятся форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Немаловажную роль при отборе документов на дальнейшее хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документа. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается, как правило, подлинным экземплярам, а при их отсутствии - заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в т.ч. и на копиях документов, т.к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К группе критериев внешних особенностей также относиться физическое состояние документов. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, то на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Кроме того для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки. Кузнецов И.Н. в своем учебнике Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И.Н. Кузнецов. - М.: Издательство Юрайт, ИД Юрайт, 2011. - 576 с. указал, что такими специфичными критерии могут быть «значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплексность и полнота изложения сути проблемы и др.». Примерами в данной ситуации могут послужить как бухгалтерские, финансовые отчетности в экономическом плане, так и документы, связанные с научными открытиями страны и мира.

Однако нужно отметить, что все названные критерии должны применяться как для документов на бумажных носителях, так и для электронных документов. Ведь с содержательной точки зрения документы в электронной форме мало чем отличаются от документов традиционных. Тихонов В.И. в своей статье «Проблемы экспертизы ценности электронных документов» Тихонов В.И. Проблемы экспертизы ценности электронных документов / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот. - 2006. - №3 - С 45-49. пишет, что «критерии, методики оценки документов, отработанные в нашей стране в течение десятилетий, вполне применимы при оценке содержательной составляющей электронных документов». Автор в данной статье указывает не только идентичность применения критериев, но и также применение перечней и номенклатур дел.

Порядок проведения экспертизы ценности бухгалтерских документов

Организацию и проведение работ по экспертизе ценности документов, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение различных документов, образующихся в деятельности организации, осуществляет экспертная комиссия (ЭК). Если организация пользуется услугами коммерческого архива, то и работы экспертной комиссии соответственно полностью обеспечивает данный коммерческий архив. Если же организация имеет свой архив, то по решению руководителя должна создаваться постоянно действующая ЭК.

В министерствах, ведомствах и других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения ЭК должны с ними согласовывать. К примеру, если в перечне сроки хранения дел обозначены пометкой «ЭПК», то окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное хранение принимает ЭПК архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако согласно ФЗ «Об архивном деле организации» для таких организаций является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

В соответствии с законодательством назначение экспертной комиссии заключается в следующем:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Кроме того, ЭК совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и др.

Состав ЭК на предприятии утверждается приказом руководителя. Решения ЭК принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях. Все заседания ЭК протоколируются. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения этих решений руководителем предприятия. Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или номенклатурами дел, то они (решения) должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия совместно с ЭК под методическим руководством сотрудников архива организации. Аналогичный порядок прописан и в Положении «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», которое уже было упомянуто выше.

В процессе экспертизы ценности на основе критериев производится:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно при работе ЭК следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов.только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Полистно просматриваются и дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела или присоединяют ихк уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Автор Кузнецов С.Л. в своей статье «Перечни документов для организаций всех форм собственности» Кузнецов С.Л. Перечни документов для организаций всех форм собственности / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С. 38-41. приводит конкретный порядок процедуры экспертизы ценности, которую можно наглядно представить в схеме (рис. 1)



Рис. 1

ценность бухгалтерский документ экспертиза

Первый блок данной схемы должен осуществляться в конце каждого года. Во втором указан процесс, в результате которого обеспечивается сортировка и промежуточная экспертиза ценности: в дела с документами временного срока хранения не должны помещаться документы постоянного срока хранения.

Третий этап представляет собой обработку образовавшихся дел, которая проводится через два года после завершения дел. Эти дела просматриваются членами экспертной комиссии.

В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения.

Документы, подлежащие постоянному хранению. В этом случае составляется соответствующая опись дел (приложение 2).

Документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет). Составляется опись (приложение 3).

Документы по личному составу. Составляется опись дел по личному составу (приложение 4).

Документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. В данном случае составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 5).

Электронные документы так же, как и документы на бумажных носителях, проходят экспертизу ценности. Что касается подготовки к передаче в архив организации электронных документов, то это процесс состоит из следующих этапов:

- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

- запись электронных документов на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание электронных документов;

- проставление архивных шрифтов на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка комплекта сопроводительной документации. Данная документация должны быть достаточной для обеспечения сохранности электронных документов и их использования. В документации должно иметь отражение название документа, дата его создания, характеристика содержания, формат, в котором документ сохранен, физическая и логическая структура и объем документа.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения предприятия, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного срока хранения утверждаются ЭПК соответствующего архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней, в том числе и описи дел электронных документов. Одновременно на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного срока хранения.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Акт составляется на дела всего предприятия. Если в него (акт) входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме (в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»). Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного срока хранения утверждается руководителем организации.

Акт о выделении документов к уничтожению содержит отметку о сдаче документов на переработку в соответствующую организацию, занимающуюся утилизацией документации. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Приемо-сдаточные накладные вместе с актами и описями подшиваются в дело и хранятся в архиве организации, предприятия. Все эти документы имеют постоянный срок хранения.



Практическая часть

Практической частью данной курсовой работы является составление оперограммы по приему товарно-материальных ценностей (ТМЦ) (табл. 1). Оперограмма представляет собой один из видов документооборота. Данный вид документа отражает документооборот на первом этапе. То есть это составление движения определенного документа в рациональной последовательности с учетом уникальных факторов конкретного предприятия (расстояние отделов между собой, наличие технических средств передачи и т.д.).

Оперограмма по приему товарно-материальных ценностей

Таблица 1

Перечень работ	Исполнители
	склад	бухгалтерия	прочие (юр. отдел)
Поступление счета на предприятие (проверка соответствие заключенному договору)
Согласие на акцепт по счету
Приемка ТМЦ (приходный ордер)
Заполнение документов в соответствии с фактическим количеством и качеством ТМЦ
Отражение прихода ТМЦ в карточках складского учета
Передача документов в бухгалтерию
Записи бухгалтера на счетах



Выводы

Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение, например, служебная записка, задание и т.д. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должны храниться в течение определенного времени, например, лицевые счета сотрудников, квартальная бухгалтерская отчетность и т.д. Но есть документы, которые имеют большое значение для практической и иной деятельности организации. Такие документы должны храниться постоянно, например годовая бухгалтерская отчетность.

Поэтому назначение экспертизы ценности документов - это осуществление отбора документов с целью определения срока их хранения либо отбор документов к уничтожению.

Процесс экспертизы ценности документов осуществляется согласно законодательству российской Федерации. В соответствии с данным законодательством экспертизу ценности на предприятии проводит специально созданная руководителем экспертная комиссия. Либо эту процедуру может провести экспертная комиссия коммерческого архива. Экспертная комиссия в ходе своей работы обязана подчиняться центральной экспертной комиссии, если таковая имеется. ЭК обязана согласовывать свои решения с экспертно-проверочной комиссией, а также с руководителем предприятия.

Экспертизу ценности ЭК должны осуществлять на основе ряда критериев: происхождения, содержания и внешних особенностей документа. Данные группы критериев рассмотрены в этой курсовой работе.

По окончанию процесса экспертизы все документы разделяются на группы с соответствующими сроками хранения или к уничтожению. Результаты экспертизы должен утвердить руководитель предприятия. Передача документов на дальнейшее хранение оформляется соответствующими описями дел. Процесс передачи документов на уничтожение оформляется актом. Результаты экспертизы должен утвердить руководитель предприятия. Все эти документы (описи и акт) должны храниться постоянно.

В заключение можно отметить, что в данной курсовой работе достигнута поставленная цель - рассмотреть процесс экспертизы ценности бухгалтерских документов. Также раскрыты поставленные задачи: отражено нормативно-правовое регулирование данного процесса в настоящее время в Российской Федерации, описаны критерии, на основании которых происходит процесс экспертизы ценности, а также рассмотрен порядок проведения экспертизы ценности экспертной комиссией с приложением форм документов, оформляемых в результате процесса экспертизы.



Список использованной литературы

Основные правила работы ведомственных архивов: утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985г. № 263.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988г.

О постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, предприятия: примерное положение от 19.01.1995г. №2.

Об акционерных обществах: федер. закон РФ от 26.12.1995г. № 208-ФЗ (ред. от 28.07.2012г. № 145-ФЗ)

Об обществах с ограниченной ответственностью: федер. Закон РФ от 08.02.1998г. № 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011г. № 405-ФЗ)

Основные правила работы архивов организаций: решение Коллегии Росархива от 06.02.2002г.

О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ: положение от 16.17.2003г. № 03-33/пс.

Об архивном агенстве Иркутской области: положение от 04.04.2008г. №4-оз (ред. от 30.03.2009г. № 41/7-оз).

Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Аксенов Ю.М., Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. - 6-е изд., испр. и доп. // Ю.М. Аксенов, М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 367 с.

Басаков М.И. Делопроизводство: учебное пособие. - 3-е изд., перераб. и доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. - 336 с.

Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное положение / А.Н. Белов. - М.: Эксмо, 2008. - 560 с.

Делопроизводство: учебник / Т.В. Кузнецова [и др.] // под ред проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И.Н. Кузнецов. - М.: Издательство Юрайт, ИД Юрайт, 2011. - 276 с.

Кузнецов С.Л. Перечни документов для организаций всех форм собственности / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С. 38-41.

Тихонов В.И. Проблемы экспертизы ценности электронных документов / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот. - 2006. - №3. - С. 45-49.



Приложение 1

Перечень документов, которые акционерное общество обязано хранить

2.1.1. Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении Постоянно (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс

2.1.2. Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в Постоянно установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества

2.1.3. Документы, подтверждающие права В соответствии с общества на имущество, находящееся Перечнем типовых на его балансе управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России

06.10.2000 <*>

2.1.4. Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты Постоянно (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами

2.1.5. Внутренние документы общества В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000

2.1.6. Положение о филиале или Постоянно представительстве общества

2.1.7. Годовые отчеты общества Постоянно

2.1.8. Документы бухгалтерского учета Не менее 5 лет общества

2.1.9. Отчеты независимых оценщиков Не менее 5 лет

2.1.10. Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):

а) сводной (консолидированной) Постоянно годовой

б) годовой Постоянно

в) квартальной Не менее 5 лет

г) месячной Не менее 1 года

2.1.11. Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося Постоянно владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества

2.1.12. Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) Постоянно общества

2.1.13. Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения Постоянно единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента)

2.1.14. Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) Постоянно на участие в общем собрании акционеров

2.1.15. Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные Постоянно списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах"

2.1.16. Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, Постоянно государственных и муниципальных органов финансового контроля

2.1.17. Ежеквартальные отчеты эмитента:

а) за I квартал финансового Постоянно (отчетного) года

б) за II, III, IV кварталы Не менее 5 лет финансового (отчетного) года

в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным Не менее 1 года способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", иными федеральными законами

2.1.18. Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение Постоянно в архив общества

2.1.19. Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения Постоянно к уничтожению

2.1.20. Иные документы, предусмотренные В соответствии с Федеральным законом "Об акционерных Перечнем типовых обществах", уставом общества, управленческих внутренними документами общества, документов, решениями общего собрания образующихся в акционеров, совета директоров деятельности (наблюдательного совета) общества, организаций, с органов управления общества, а указанием сроков также документы, предусмотренные хранения, правовыми актами Российской утвержденным Федерации Федеральной архивной службой России 06.10.2000



Приложение 2

Опись дел постоянного хранения

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _________ N ______ от ___________ N ______



Приложение 3

Опись дел временного хранения

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) руководителя организации

хранения

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ______ N ______



Приложение 4

Опись дел по личному составу

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от ______ N ________ от _________ N ______



Приложение 5

Акт на уничтожение дел

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ N _______ Наименование должности

_____________________ руководителя организации

(место составления)

о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка

документов, не подлежащих подписи

хранению Дата

На основании ______________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

___________________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _______________________________

(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенкла- туре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8



Итого _____________________ ед. хр. за ____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному составу

согласованы с ЭПК ___________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ N _____________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ N __________

Документы в количестве ________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в ______________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Размещено на www.allbest.

...