Документ как основа учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тамбовский Государственный Университет им. Г.Р. Державина

Академия экономики и управления

Реферат

по бухгалтерскому учету

на тему: «Документ - основа учета»

Тамбов 2005

Содержание

Введение

1. Понятие и значение бухгалтерского документа

2. Классификация документов

Заключение

Список литературы

Введение

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

Сейчас для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе (нет документа - нет хозяйственной операции).

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать значение документов в бухгалтерии. Для раскрытия цели поставим следующую задачу: доказать, что документ является основой учета.

1. Понятие и значение бухгалтерского документа

Бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность. Бухгалтерские документы представляют собой первый этап ведения учета, поэтому их называют первичными документами.

Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера - для выплаты из кассы наличных денег, счета на отгруженные поставщиками товары - для перечисления денежных средств с расчетных счетов покупателей и т. д.

На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных ФХЖ, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т. е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.

Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспечения его доказательной силы.

Таким образом, первичный учетный документ - это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. Правильно оформленные документы служат основанием записей в бухгалтерском учете и, следовательно, выполняют роль импульса, дающего начало учетной информации. Правилом бухгалтера должно стать: «Нет документа - нет записи».

Поскольку документы придают юридическую силу ФХЖ, отражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются определенные требования: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни, своевременность составления и ясность содержания, соблюдение установленных форм и реквизитов документов.

Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете и хранения первичных документов определяется Законом «О бухгалтерском учете» [1] и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [2].

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. В них фиксируются качественные реквизиты - признаки и образования реквизитов - показатели, характеризующие факты хозяйственной жизни. Как правило, экономический показатель представлен несколькими реквизитами-признаками и одним реквизитом-основанием.

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизита документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машиной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд - по табличной.

Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций)[8, с.157].

Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т.д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются правильно оформленные документы, составленные в соответствии с ее с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.

Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы), код формы;

- дату составления,

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.

Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.

Выполнение ФХЖ, правильность и полнота сведений о нем, зарегистрированных в документе, должны подтверждаться подписями лиц, ответственных заданный факт. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичном учетном документе могут содержаться и дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственного факта.

Все документы, оформленные при совершении операции, должны быть унифицированными и стандартизированными.

Унифицированный документ - это документ, содержащий единые реквизиты для организации различных форм собственности и организационно - правовых форм.

Стандартизированный документ - документ, имеющий типовой размер для организации различных форм собственности и организационно - правовых форм.

Перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов содержится в Альбомах унифицированных форм первичной бухгалтерской документации. ФЗ «О бухгалтерском учете» предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичной бухгалтерской документации при их отсутствии в Альбомах унифицированных форм [1]. Документ, составленный самостоятельно организацией, должен содержать необходимые обязательные и дополнительные реквизиты.

Существуют определенные требования к заполнению документов, сформулированные в Положении «О документах и документообороте» 1983г. выпуска:

1)Документ должен быть составлен по форме с указанием всех реквизитов, обеспечивающих ему юридическую силу в момент совершения операции или по ее окончанию.

2)Записи ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, с использованием официального языка, свободные строки прочеркиваются (в кассовом документе прочеркиванию подлежит остаток строки).

3)Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой и любой другой карандаш.

4)Первичные документы составляются в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании хозяйственной операции. За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления ответственность несут лица, подписавшие документ. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, проставлен дата исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

5)Для полного и точного отражения содержания ФХЖ применяются документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Использование каких-либо произвольных форм разрешается только при этих форм в установленном порядке и др. На предприятиях используется множество различных документов.

2. Классификация документов

Рис. 1 - Классификация документов

Представленная выше классификация самая распространенная: ее можно найти практически в любом учебнике по бухгалтерскому учету. Но существуют и другие классификации, предлагаемые разными авторами, которые мы вместе с данной рассмотрим ниже.

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам. Документы классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

- назначению;

- степени обобщения (порядку составления);

- способу охвата фактов хозяйственной жизни;

- месту составления;

- количеству учетных позиций;

- характеру фактов хозяйственной жизни и др.

По месту составления учетные документы бывают внешними и внутренними.

Внешние документы поступают на предприятие со стороны из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др. Эти документы составляются по типовым формам.

Примером такого документа могут служить платежное поручение, платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии.

По назначению различают следующие виды документов: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления.

Распорядительные - это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) составляют и подписывают лица, ответственные за осуществленный ФХЖ и его оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считаются оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним относятся товарно-транспортные накладные, приемные акты на поступление материальных Ценностей, кассовые ордера и т. п. На основе данных документов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

Комбинированные сочетают в себе разные виды документов. Например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер). В последнем документе сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя), оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции. На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на них.

Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения и др.

Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся также на разовые и накопительные (по способу охвата ФКЖ или по способу использования).

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т. п. [10, с.439].

Кирьянова же в своей книге выделяет еще и следующие виды документов.

Учетные документы делятся также на первичные и сводные (по степени обобщения или порядку составления).

Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т. п.

Сводные (вторичные) документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т. п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно [9, с.95].

У Гусевой можно найти классификацию по количеству учетных позиций документы бывают однострочные (однопозиционные), содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многострочные (многопозиционные), состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

По характеру фактов хозяйственной жизни документы подразделяются на кассовые, банковские, материальные, расчетные.

Где кассовые и банковские вместе составляют денежные документы - оформляющие операции, связанные с движением денежных средств. Пример - приходные, расходные кассовые ордера, а банковские операции - чеки, платежное поручение.

Материальные документы оформляют движение материальных ценностей: накладные, требования, лимитно-заборные карты, и т.д.

Расчетные документы, по которым производятся расчеты между предприятиями: платежное требование, счет-фактура и т.д.

Кроме всех вышеприведенных Куттер в своей работе предлагает еще несколько видов документов.

Документы различаются по авторскому составлению - на служебные и личные, по степени типизации - на стандартные и нестандартные, по сроку исполнения - на срочные (простые) и несрочные, по подлинности составления - на подлинные и копии (дубликаты)[10, с.441], по способу заполнения - вручную и автомотизированно, по основанию носителя - бумажный, машинный и др.

Простые, на которые распространяется общепринятый порядок документооборота и требования к их составлению и хранению.

Строгой отчетности - формируют особый перечень форм документов, утвержденных постановлением правительства РФ от 30 июля 1993г. №715.

К ним предъявляются особые условия хранения (в сейфах или металлических шкафах), они пронумерованы. При поступлении этих документов оформляется приходный ордер с указанием наименований бланков, их № и количества. Учет их ведется на забалансовом счете - бланки строгой отчетности.

Предприятия получают бланки строгой отчетности в типографии, других организациях по доверенности. Учет бланков ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прошнуровывают, на обороте последнего листа скрепляют печатями и заверяют подписями руководителя и бухгалтера.

Существует множество классификаций различных авторов по разнообразным критериям.

Некоторые из них имеют большее значение при организации производства, некоторые - меньшее, есть классификации вообще не используемые на предприятии, но все они имеют право на существование. Мы привели выше наиболее распространенные и наиболее значимые в первичном бухгалтерском учете. На наш взгляд, самая приемлемая классификация представлена в учебниках М.И. Кутера и З.В. Кирьяновой.

Заключение

документ бухгалтерский учет реквизит

Итак, первичный учетный документ - это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Значение документов:

обеспечивают достоверность информации, отражаемой в учете;

с помощью документов осуществляется оперативное руководство хозяйством;

с помощью документов можно следить за движением материальных и денежных средств и за правильностью их расходования;

документы имеют правовое значение, т.к. используются в качестве доказательств хозяйственных споров и т.д.

Правильно оформленные документы служат основанием записей в бухгалтерском учете и, следовательно, выполняют роль импульса, дающего начало учетной информации. Правилом бухгалтера должно стать: «Нет документа - нет записи», другими словами - документ - основа бухгалтерского учета.

Список литературы

1. О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21.11.96 г. №129-ФЗ. - М., 1996.

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. №34н.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е, перераб. и доп. (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез», 2001. - 192 с.

4. Баев А.С. Электронный документооборот в системах компьютерного учета.// Бухгалтерский учет. - 2000. - №20. - с. 60-61.

5. Баев А.С. Электронный документооборот в системах компьютерного учета.// Бухгалтерский учет. - 2000. - №21. - с. 72-73.

6. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов. / Под ред. Проф. Ю.А. Бабаева. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2002. - 476 с.

7. Бухгалтерский учет: Учебник. - П.С. Безруких, Н.П. Кондраков, В.Ф. Палий / Под ред. П.С. Безруких. - М.: Бухгалтерский учет, - 1994. - 528 с.

8. Гусева Т.М., Шеина Т.Н. Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты: Учебное пособие / Под ред. В.Г. Гетьмана. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 208 с.

9. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 256 с.

10. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 640 с.

11. Неверов Г.Н. Ведение бухгалтерской документации в электронном виде.// Бухгалтерский учет. - 2002. - №23. - с. 62 -64.

Размещено на Allbest.ru