Виды выставок документов, их основное значение

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное архивное агенство

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК)

Контрольная работа

по программе "Архивоведение" (раздел № 6)

по теме: "Виды выставок документов, их основное значение"

слушателя заочного годичного курса

повышения квалификации

Рудоман Светланы Николаевны

Енисейск 2013



Содержание

Введение

1. Виды выставок

2. Организация выставок документов

3. Составление тематического плана

4. Выявление и отбор документов и материалов

5. Составление заголовков

6. Подготовка выставок и обеспечение сохранности документов при экспонировании

7. Монтаж и оформление выставки, подготовка экспонатов

Заключение

Список литературы



Введение

Выставка документов - это художественно оформленная подборка документов и/или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования). На выставках демонстрируются подлинные документы (или их копии), имеющие историческое и социально-культурное значение, а также иллюстративные и вспомогательные материалы. Выставки документов могут организовываться органами управления архивным делом самостоятельно или совместно с управлением архивного дела администрации края и другими организациями. Использование документов заключается в применении пользователями и архивами информации архивных документов в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства. Одной из основных форм использования документов является их экспонирование на выставках.



1. Виды выставок

архив выставка документ экспонат

Выставки документов подразделяются на следующие виды: по времени функционирования и по месту демонстрации

По времени функционирования выставки документов могут быть:

- постоянно действующими (с использованием копий документов, подлинники используются в порядке исключения),

- временными (от 2-х недель до нескольких месяцев, с использованием подлинных документов и/или копий),

- краткосрочными (до 10 дней, с использованием подлинных документов и/или копий).

Постоянные выставки многоплановые они могут быть посвящены истории населенного пункта, района, края, организации, выдающимся личностям и др. Экспонаты на таких выставках, могут периодически обновляться.

Временные выставки организуются на определенный срок и приурочиваются к юбилейным и памятным датам в истории населенного пункта, района, края, юбилеям выдающихся личностей.

По месту демонстрации выставки документов могут быть:

- стационарными;

- передвижными.

Стационарные выставки размещаются в специальных помещениях, оборудованных соответствующими стендами, витринами и другими приспособлениями.

Передвижные выставки могут устраиваться в других, временно приспособленных для проведения выставки, помещениях (в учебных заведениях, библиотеках, различных организациях и др.). На передвижных выставках документы должны быть представлены только в виде копий.

При организации юбилейных выставок, связанных с проведением больших торжеств, применяются выставки-витрины, фотовитрины, выставки-плакаты.

Проведение выставок может сопровождаться рекламной компанией с целью привлечения посетителей. В целях рекламы выставок архивные учреждения могут использовать средства массовой информации и распространять рекламно-издательскую продукцию (буклеты, плакаты, пригласительные билеты, другие информационные материалы). Для презентации выставок готовятся пресс-релизы; желательно издание каталога выставки.

2. Организация выставок документов

На начальном этапе работы над выставкой необходимо выявить наличие документальной базы по теме. Выявление документов к выставке можно проводить как целенаправленно, так и при выполнении других видов работ (каталогизация, исполнение запросов, переработка фондов).

Работа над выставкой включает следующие виды работ: определение круга фондов для использования; изучение литературы, научно-справочного аппарата фондов; выявление, отбор документов и иллюстративного материала для экспозиции; аннотирование документов, систематизация их по разделам и подразделам; составление планов выставки; отбор и передача документов для копирования; просмотр и простановка шифров на изготовленных копиях; изучение отобранных для выставки архивных источников, изготовление схем, диаграмм и других вспомогательных материалов; монтаж выставки в соответствии с экспозиционным планом, оформление текстовок к разделам выставки, документам и иллюстрациям; художественное оформление стендов и витрин.

При организации выставок документов разрабатываются тематические планы (концепции), тематико-экспозиционные планы и, при необходимости, сметы расходов.

3. Составление тематического плана

В тематическом плане (концепции) выставки определяется ее структура и содержание разделов. Он включает перечень фондов, изданий периодической печати по каждому разделу отдельно, по которым будет проводиться выявление документов, иллюстративных и вспомогательных материалов.

Тематический план утверждается куратором органа управления архивным делом города, района, при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями.

На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала.

При составлении смет учитывают:

- наличие помещения и выставочного оборудования;

- необходимость проведения реставрации документов, переплетных работ, изготовления выставочных и страховых копий;

- проведение художественно-оформительских и дизайнерских работ;

- подготовку рекламно-издательской продукции;

- проведение страховой оценки документов.

4. Выявление и отбор документов и материалов

Выявление документов и материалов для экспозиции - наиболее ответственный момент в процессе подготовки выставки, так как от состава, содержания и внешней выразительности документов зависит значение выставки, ее зрительное восприятие, эффективность воздействия на зрителя.

Для экспонирования на выставке могут быть отобраны различные виды документов: управленческая документация, документы личного происхождения и по личному составу, научно-техническая документация, фотодокументы.

Кроме документов на выставках могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы, хранящиеся в составе архивных фондов. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. К иноязычным материалам, документам досоветского периода при необходимости дается перевод или развернутая аннотация по их содержанию.

Выявление следует начинать с просмотра имеющихся публикаций по теме, после этого выявление документов продолжается непосредственно по фондам, предусмотренным тематическим планом.

Вслед за выявлением документов по фондам производится выявление иллюстративного материала и фотодокументов. Можно использовать различного рода юбилейные издания - альбомы, плакаты.

Большое место в выставках отводится ведущим текстам и текстам-комментариям, способствующим раскрытию темы. В качестве текстов к выставкам могут широко использоваться цитаты из различных публикаций, литературных произведений.

При выявлении на учет берется значительно большее количество документов с тем, чтобы отобрать для выставки наиболее содержательные и выразительные из них.

Для удобства распределения документов и материалов по разделам и внутри разделов выставки на выявленные документы, фотодокументы и иллюстративные материалы могут быть составлены тематические карточки (форма карточки представлена в приложении 26 "Правил работы государственных районных и городских архивов"), оборотная сторона их может использоваться для более подробной аннотации.

Тематические карточки, составленные на выявленные к выставке документы, редактируются, систематизируются в соответствии с тематическим планом, изучаются и отбираются для экспозиции. По завершении работы над выставкой тематические карточки могут быть использованы для пополнения систематического каталога.

Для экспонирования отбираются документы, представляющие наибольшую значимость для раскрытия темы выставки.

Отбирая документы для выставки, следует исходить:

- из содержания документа, его значимости и познавательной ценности (в экспозицию необходимо включать документы, как общего характера, так и документы, раскрывающие отдельные факты, события);

- из внешней выразительности документа, его яркости, физического состояния;

- при отборе фотодокументов учитывается оригинальность съемки, физическое состояние негатива.

Для постоянно действующей выставки могут быть отобраны и менее выразительные для зрительного восприятия документы, но содержащие интересные сведения по теме.

Составным элементом экспозиции каждой выставки являются тексты. Они вводятся в экспозицию в виде заголовков разделов и подразделов выставки и в виде ведущих текстов и пояснительных надписей.

5. Составление заголовков

Текст каждого документа снабжается заголовком, который содержит общую характеристику документа. В заголовке указываются: разновидность документа, автор, адресат, краткое содержание, дата документа, делопроизводственный номер, если он указан в документе, место написания. Отсутствующие в документе элементы заголовка устанавливаются путем источниковедческого анализа документов и привлечения дополнительных источников и заключаются в квадратные скобки.

В заголовках к графическим материалам указывается их разновидность (чертеж, схема, план, диаграмма и т.п.), название предмета (объекта), автор и дата создания документа. Сведения об авторе графического документа берутся из углового штампа чертежа.

Заголовок картографического документа должен включать разновидность картографического документа (чертеж, план, карта, атлас), географическую привязку (территория), тематику, сведения об авторе, дату. Для печатных документов полностью передается собственный заголовок карты. Сведения об авторе: для рукописных карт автором является составитель; для печатных карт дополнительно приводятся сведения об издательстве (издателе). Дата документа: для рукописных документов приводится дата составления; для печатных - составления и издания.

Разновидность документа устанавливается исходя из его формы и содержания в соответствии с научно-исторической классификацией документов. Для творческих материалов обязательно указывается авторское определение разновидности документа.

При составлении заголовка к тексту документа, переданному по телеграфу, телефону или радио, в заголовке указывается разновидность документа, например, приказ, распоряжение, донесение, оперативная сводка, приветствие, независимо от способа передачи текста документа. Указание на способ передачи текста документа оговаривается в легенде. Название "телеграмма" как вид документа сохраняется, если документ не может быть отнесен к какой-либо разновидности. Разновидность документов, опубликованных в периодических изданиях, указывается в заголовке в соответствии с общими требованиями.

Автором и адресатом документа может быть как отдельное лицо или группа лиц, так и одно или группа учреждений, или структурная часть учреждения. Невозможность установить автора или адресата оговариваются в текстуальных примечаниях.

Сведения об авторе и адресате, установленные специалистом, приводятся в заголовке в квадратных скобках.



6. Подготовка выставок и обеспечение сохранности документов при экспонировании

Подготовка выставок документов предусматривает разработку тематико-экспозиционных планов.

Тематико-экспозиционный план составляется на основе тематического плана и отобранных для выставки документов и материалов. Тематико-экспозиционный план содержит название разделов (подразделов) выставки, аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки. Документы перечисляются с указаниями их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах.

Названия экспонатов даются полностью и точно: для всех архивных документов приводятся поисковые данные, для цитат - ссылочные данные на источник, для печатных изданий - выходные данные (место и год издания). Заголовки и названия всех экспонатов воспроизводятся с заголовков и аннотаций, данных на тематических карточках с указанием даты документа или события, подлинности или копийности.

При подготовке выставки разрабатывается эскизный проект художественно-оформительских работ. Эскизный проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте содержатся конкретные формы оформления выставок.

Подготовка документов и иллюстративного материала к экспонированию включает:

- реставрацию подлинных документов;

- изготовление копий фонда пользования, страховых копий и муляжей.

Экспонирование подлинных дел и документов, находящихся в плохом физическом состоянии не допускается.

Страховая оценка производится при экспонировании архивным учреждением подлинных уникальных и исключительно ценных документов.

Подлинные документы за пределы органа управления архивным делом организациям-устроителям выставок не передаются, для этого изготавливаются копии.

7. Монтаж и оформление выставки, подготовка экспонатов

При экспонировании подлинных документов обязательно соблюдение правил обеспечения сохранности документов. Документы (особенно подлинные) помещают в застекленные, запираемые и опечатываемые витрины, расположенные в охраняемых помещениях, соответствующих установленным требованиям обеспечения сохранности документов при их экспонировании.

Если выставка стационарная и рассчитана на длительный срок, документы в подлинниках помещаются только в виде исключения при условии тщательной их защиты от света или последующей замены на копии или на другие подлинные документы.

Основная масса текстовых документов на выставках дается в виде копий. Заранее планируется, как их изготовить. Предпочтение отдается фото- и ксерокопиям. Размеры копий зависят от размера экспозиционной площади, места размещения выставки и размера подлинника (шрифт, почерк, формат), от вида выставки. Обычно используются размеры подлинника документа (если не громоздкий), 13х 18, 18х 24, 24х 30 см.

Следует избегать экспонирования документов в виде машинописных копий, так как они в значительной мере снижают зрительное восприятие. В случае плохой физической сохранности документа (наличия текста недоступного для прочтения), представляющего интерес для экспонирования на выставке, машинописную копию можно поместить рядом с подлинным документом или его фото-, ксерокопией.

Вспомогательные материалы: схемы, диаграммы, чертежи также могут быть изготовлены путем фото и ксерокопирования.

Все печатные экспонаты (брошюры, листовки, плакаты и т.п.) надо давать только в оригиналах изданий. Иллюстративные материалы лучше всего давать в подлинниках, если позволяют условия обеспечения сохранности, либо в художественно выполненных копиях.

Путеводителями по выставке являются ведущие пояснительные тексты Для выделения текстов можно использовать различные шрифты, краски, фон.

Заголовки и надписи к экспонатам могут печататься на пишущей машинке или компьютере или оформляться различными шрифтами от руки.

Размещение экспонируемого материала требует выделения разделов и подразделов, наиболее важным разделам отводится центральное, видное место.

Статистический материал можно оформить на стенде в виде диаграмм и таблиц. Чтобы проследить достижения в какой-либо области, экспонируемый материал размещают в сравнении старого с новым.

Для усиления внимания к ведущим экспонатам используются такие композиционные средства, как контраст, цвет, размер и др. Не следует допускать излишней скученности экспонатов - это снижает выразительность выставки.

Стенды с экспонатами располагаются на уровне, позволяющем хорошо видеть и читать документы равно вверху и внизу.



Заключение

Для наглядного представления и ознакомления с имеющимися на хранении архивными документами каждый архив организует выставки и экспозиции.

Во время работы выставок организуются экскурсии. Сопроводительный текст составляется работником, подготовившим выставку. Текст должен быть увязан с экспонатами выставки.

На базе выставок могут проводиться научно-практические, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, "круглые столы").

Информация об открытии выставок передается по радио и телевидению. Информация может быть дана в форме объявления, статьи с изложением краткого содержания выставки.

В целях обобщения опыта организации и работы по демонстрации выставок ведется книга отзывов и предложений для посетителей. При изучении отзывов учитываются пожелания, конкретные предложения по той или иной теме.

Для учета форм использования документов в архивном учреждении заполняется "Карточка учета форм использования документов".

В целях сохранения и накопления опыта все основные документы по организации и проведению выставок могут быть сформированы в специальное дело, которое вносится в номенклатуру дел архивного учреждения. В него включаются: тематический и экспозиционный планы, фотографии общего вида выставки, негативы и копии документов, тексты лекций, информация об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справка о месте экспонирования выставки, сведения о количество посетителей и др.



Список литературы

1. Архивоведение: Учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. М., 2007.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ. М., 2007.

3. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах РФ/ Росархив, ВНИИДАД. М., 2007.

4. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах РФ. М. 2007.

5. Обеспечение доступа пользователей к документам Архивного фонда РФ и организация пользования ими: Методические рекомендации/ ВНИИДАД. М., 2009.

6. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе Привалов В.Ф. Методическое пособие/Росархив, ВНИИДАД. М., 2004.

Размещено на Allbest.ru

...