Документационное обеспечение управления
Предметы и объекты изучения документоведения. Система делопроизводства в организации, ее основные составляющие. Источники в документоведении, его история. Организация хранения документов. Основные задачи документационного обеспечения управления.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 03.04.2013 |
| Размер файла | 29,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
"РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ" (РГГУ)
ФИЛИАЛ В Г. ДОМОДЕДОВО
Высшее профессиональное образование
Контрольная работа по основам документоведения на тему:
"Документационное обеспечение управления"
Студентки 1 курса группы ДОУ-11 очной формы обучения
Носовой Надежды Александровны
Преподаватель: Скрипко Е.А.
Домодедово 2012
Содержание
- 1. Документоведение
- 1.1 Теория документоведения
- 1.2 Предметы изучения документоведения
- 1.3 Объекты изучения документоведения
- 1.4 История документоведения
- 1.5 Источники в документоведении
- 2. Делопроизводство
- 2.1 Задача и определение делопроизводства
- 2.2 Аспекты делопроизводства
- 2.3 Система делопроизводства в организации
- 2.4 Организация документооборота
- 2.5 Организация хранения документов
- 2.6 Другие составляющие системы делопроизводства
- 3. Документационное обеспечение управления
- 3.1 Задачи ДОУ
- 3.2 Вопрос об эффективности ДОУ
- Список литературы
1. Документоведение
1.1 Теория документоведения
Документы имеют различный "цикл жизни". Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов снова может попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.
Еще в древности люди стали осознавать, что "жизненный цикл" документов, их создание, движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Эти правила, вначале негласные, становились традициями, а затем обязательными правилами и нормами, закрепляясь в официальных законодательных и нормативных актах.
Таким образом складывалась теория документоведения.
1.2 Предметы изучения документоведения
Предметами изучения курса документоведения являются документы и способы документации. При этом большинство людей представляют документ как информацию, зафиксированную на традиционном бумажном носителе. Однако этот носитель не всегда был традиционным, да и сейчас все больше вытесняется современными носителями (дискетами, CD - дисками и т.п.). За все время существования документов, начиная с древнейших времен, человечество разработало значительное количество материальных носителей информации. И чем старше и уникальнее документ, тем порой большую ценность представляют его носитель, средства и способы письма, чем его содержание.
Документоведение тесно связано с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право и многими другими.
1.3 Объекты изучения документоведения
Основными объектами изучения документоведения являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.
1.4 История документоведения
Документоведение в России возникло в XVI-XVII веках, и это было связано с развитием международных, правовых отношений. Тогда появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин "документоведение", а вскоре и самостоятельный научный курс.
Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Для этих целей был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач.
1.5 Источники в документоведении
Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.
Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были "формулярники" и "письмовники" (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден "Генеральный регламент", определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны "Генеральные формуляры" документов.
Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы (в частности, Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД), ГОСТ и др. [2, 9].
В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В ее состав входят: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня; инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения.
документационное обеспечение управление документ
2. Делопроизводство
2.1 Задача и определение делопроизводства
Организация работы с документами - это задача делопроизводства. По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
2.2 Аспекты делопроизводства
Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая - работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами - это задача службы документационного обеспечения (секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.
Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано - есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.
Со временем любая организация приходит к необходимости организовывать делопроизводство, выделять сотрудника для решения этих вопросов или создавать целое подразделение - канцелярию (отдел делопроизводства) и принимает решение об организации архивного хранения документов. Объясняется это просто: если организация развивается, расширяются ее взаимосвязи с другими организациями, ее товары или услуги занимают более прочное положение на рынке, увеличивается количество создаваемых и получаемых документов, усложняются ее информационные взаимосвязи. Следовательно, возникает необходимость организовывать работу с документами. Любая организация, даже не придававшая поначалу значения этим вопросам, со временем непременно приходит к необходимости их решать.
В данной статье мы рассмотрим, на что нужно обратить внимание при создании системы делопроизводства в организации, реализация каких делопроизводственных функций необходима для нормальной работы с документами.
2.3 Система делопроизводства в организации
Говорить о существовании в организации системы делопроизводства можно, на наш взгляд, в том случае, если:
· организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;
· налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);
· исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.
2.4 Организация документооборота
В документационном обеспечении организация документооборота - один из важнейших участков деятельности.
Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
2.5 Организация хранения документов
Третья составляющая системы делопроизводства - система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел - перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Важно понимать, что номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве. Кроме выполнения уже названной функции, она выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов.
Разработка номенклатуры дел - очень важный шаг в организации системы делопроизводства. Номенклатура дел организации - это сводный документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел подразделений. Подразделения организации разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах. Если в организации нет специалиста в области делопроизводства или архивного дела, выполнить эту работу без специальной подготовки будет проблематично.
2.6 Другие составляющие системы делопроизводства
Организация документооборота, системы регистрации документов и системы их текущего хранения - это тот минимум, который позволяет говорить о наличии в организации делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Вот некоторые не менее важные ее составляющие:
· инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению);
· бланки документов (разработка бланков, их учет - задачи службы делопроизводства);
· система контроля исполнения документов;
· регламентация правил и процессов документирования деятельности организации и др.
В организации делопроизводства, конечно, совершенно особое место занимает инструкция по делопроизводству. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами.
3. Документационное обеспечение управления
3.1 Задачи ДОУ
Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
· Сокращение информационных потоков до оптимального минимума
· Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов
Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.
3.2 Вопрос об эффективности ДОУ
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:
· руководство теряет целостную картину происходящего;
· структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
· это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
· приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
· для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
· оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.
В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.
Осознав важность совершенствования документационного обеспечение управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или "руководителя". Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.
Система автоматизации (а именно - Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно-технические платформы предприятия.
Все другие компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.
С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и Единую Систему Управления Документами) для достижения целей обеспечения максимально качественного управления.
Список литературы
1. http://www.rus-lib.ru
2. "Секретарь-референт" №10 2006 г.
3. М. Козлов. Совершенствуем делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies.
4. http://sekretarskoe-delo.ru
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Общие принципы организации документационного обеспечения управления в РФ. Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты. Документ как важнейший носитель информации. Нормативно-правовая база делопроизводства в современной России.
курсовая работа [41,1 K], добавлен 26.06.2012Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.
реферат [38,7 K], добавлен 22.01.2010Основы делопроизводства и его основные компоненты. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Виды классификации документов. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов.
реферат [26,0 K], добавлен 24.07.2010Документационное обеспечение управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы ДОУ. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.
контрольная работа [21,4 K], добавлен 27.10.2010Особенности и основные этапы развития делопроизводства в России в XV-XVII вв.: коллежское, министерская система документационного обеспечения управления. Современная организация работы с документами: механизация, компьютеризация, пути совершенствования.
контрольная работа [56,3 K], добавлен 18.05.2011Роль секретаря в структуре управления. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Требования к оформлению документов. Организация документооборота и доставки документов. Регистрация документов, составление номенклатур дел.
курсовая работа [38,4 K], добавлен 05.12.2009Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.
курсовая работа [29,6 K], добавлен 07.12.2014Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.
контрольная работа [29,8 K], добавлен 06.03.2012Информационное обеспечение процесса управления и его роль в принятии решений. Основные задачи, структура и функции службы делопроизводства; нормативно-правовая регламентация. Современные технологии реализации систем электронного документооборота.
контрольная работа [52,0 K], добавлен 17.04.2012История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.
учебное пособие [4,2 M], добавлен 04.08.2010Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов. Формы организации делопроизводства. Основные этапы документооборота. Первичная обработка документов. Регистрационные формы, их заполнение. Номенклатура дел, порядок работы с ней.
курсовая работа [56,5 K], добавлен 05.02.2011Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.
реферат [2,4 M], добавлен 13.01.2011Служба документационного обеспечения управления. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила оформления и выдачи копий. Организация оперативного хранения бумаг. Номенклатура дел и их подготовка к архивному хранению.
отчет по практике [44,9 K], добавлен 27.09.2014Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 05.12.2008Становление и развитие документоведения. Место документоведения в системе наук. История в документоведении. Глобализация мировых процессов, глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы.
реферат [24,8 K], добавлен 23.07.2004Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.
дипломная работа [457,0 K], добавлен 26.12.2010Организация документов и дел в современном понимании. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации. Документационное обеспечение управления организации. Унификация разновидностей документов.
курсовая работа [23,1 K], добавлен 26.07.2015История развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении. Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов. Развитие ведомственных перечней. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы документов.
дипломная работа [148,7 K], добавлен 21.08.2011Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления. Способы создания, функции и классификация документов. Организация первичного учета в ООО "Аргос". Формирование плана-графика документооборота, основные типы автоматизации.
курсовая работа [598,3 K], добавлен 16.01.2013Общая характеристика деятельности ООО "Фудзияма", состав организационно–правовых, распорядительных и информационно–справочных документов организации. Пути совершенствования документационного обеспечения и автоматизации делопроизводства организации.
дипломная работа [100,4 K], добавлен 05.03.2011
