Систематизация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Тема данной работы систематизация документов.

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.

Систематизация документов должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

Цель работы - проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.

Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.



1. Систематизация документов. Номенклатура дел

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Систематизация документов - процесс трудоёмкий. Но именно он помогает в дальнейшем значительно упростить работу с большим количеством документов и превратить обращение к нужной документации из энерго- и время затратной процедуры в элементарную.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак - это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак - это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000-2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения - свыше 10 лет и временного хранения - до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел. Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Основное требование к номенклатуре - максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования им.

Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение типовых и примерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных. При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в соответствии с практической целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации.

Сроки же хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру из типовой без изменений.

Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:

- род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);

- конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);

- автор, тема, корреспондент;

- календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем - дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее - дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов - правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения - хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, а последними - общественные организации.

Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр. К примеру, индекс «03-09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по следующим графам:

графа 1 - индекс дела,

графа 2 - название заголовков дел,

графа 3 - количество томов,

графа 4 - срок хранения документов,

графа 5 - примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в силу своего статуса и подчиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации (ведомственной, региональной).

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

2. Методы систематизации документов

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Систематизация информации включает:

- методы поиска и накопления информации;

- классификацию и индексирование информации;

- способы доступа к информации;

- способы представления информации;

- обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

- структурированная информация;

- информация в виде свободного текста.

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат - это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись.

База данных - это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных - возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация - распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная - по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая - по общей тематике; хронологическая систематизация информации - распределение документов по дате их создания; авторская - по имени автора документа; архивная - по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

1. установление соотношения фигуры и фона;

2. завершение образов;

3. установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл. Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа - договоры, счета, акты, приказы и т.п.

Предметная систематизация - распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую - со строительством объекта №2.

Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками - например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел - перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование - трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах - «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия - каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

- библиографическое описание;

- описание содержания документа;

- назначение документу указателя местоположения.

3. Каталогизация

Каталог - это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог - это список. Но при этом, больше, чем просто список, каждый пункт в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как название, имя автора и описание содержания. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных документов (например, учетных карточек) расположенных в определенном порядке. Карточный каталог - это такой список, в котором каждая отдельная запись или ссылка записана на отдельной карточке.

Хорошо организованный документационный центр должен хранить записи, описывающие все материалы в его коллекции. Под каталогизацией понимается создание короткой записи о документе с последующим включением записи в список, используемый при поиске. Короткие записи содержат необходимую информацию, помогающую пользователям отыскивать основные документы.

Раньше, наиболее распространенный метод каталогизации состоял в создании карточек каталога.

Информация о каждом документе копировалась на несколько карточек, одна карточка - для каждого основания поиска. Основание поиска - это заголовок наверху каждой карточки, который может быть именем автора, названием или любым термином из использованных для описания темы документа.

Все карточки с одним основанием поиска, например все содержащие имя автора, группируются вместе и затем выстраиваются в алфавитном порядке. Таким образом, пользователь может искать карточку по автору, названию или теме.

Другим общепринятым методом является представление каталога в виде печатного тома с разделами, в которых записи перечисляются по названию, по авторам и по темам.

Этот метод имеет серьезные ограничения, поскольку добавление каждого нового материала в библиотеку влечет за собой отпечатку нового каталога.

Более эффективным методом каталогизации, практикуемым в настоящее время, является использование стандартных библиографических форматов с помощью компьютера, когда для каждой единицы хранения (например, книги, главы в книге или статьи) создается всего одна запись, а соответствующие компьютерные программы предоставляют возможность поиска. Каждая запись каталога, в виде ли карточки каталога, элемента ли в списке или записи в стандартном библиографическом формате, обязательно должна включать несколько типов информации. Это библиографическое описание, информация о содержании и указатель на соответствующее местонахождение документа. Каждый из этих типов информации обсуждается в следующих разделах.

Набор правил, например Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации), дает основные указания на то, как вводить информацию в каталог, включая правила расположения и использования пунктуации, особенно в случае с карточками каталога. Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации) были адаптированы и упрощены HURIDOCS'ом, и опубликованы под названием HURIDOCS Standard Formats for the Recording andExchange of Bibliographic Information concerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS'а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека).



4. Библиографическое описание

На этом этапе происходит запись информации, которая описывает документ как физический носитель информации. Этот этап также может называться регистрацией идентификаторов документа. Основными идентификаторами являются название, имя автора, издание, тираж, издательство и год публикации документа.

О том, какую информацию включать в библиографическое описание и как, можно подробнее узнать в HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange ofBibliographic Informationconcerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS'а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека).

Описание содержания:

Процесс описания того, что содержится в документе, называется описанием содержания. Существуют две основные формы описания содержания - индексирование и резюмирование (составление кратких обзоров). По этим индексам и обзорам пользователь определяет, содержит ли тот или иной документ ту информацию, которая ему нужна.

Индексированием называется процесс выбора терминов, наиболее точно отражающих содержимое документа. Термины, которые используются для этих целей, называются терминами индекса, но также они могут называться дескрипторамиили предметными рубриками. Поэтому каталог, составленный из карточек, у которых в качестве основания доступа - термины индекса, называется предметным каталогом.

Обычно для описания одного документа используется не один термин индекса. А раз так, то возрастает количество оснований поиска, и следовательно для карточного каталога необходимо составлять несколько карточек. В случае со стандартным форматом, обычным решением этой проблемы является создание специального поля индекса, которое позволяет вводить составные термины.

Целью индексирования состоит в том, чтобы привести пользователя к информации, которую он искал. Список, который используется для описания содержания документа, должен быть тем же списком, по которому будут искать документы по запросу пользователя.

Индексирование основывается на контролируемом словаре, представленном в виде списка терминов или тезауруса.

Тезаурус - это сложный список, состоящий из регулируемого набора терминов, связанных иерархической и/или другой связью между собой.

Весь процесс индексирования состоит из различных стадий. Основная стадия это расширение списка терминов индекса или тезауруса, включая описание различных типов взаимосвязи между терминами.

Резюме - это краткий обзор текста (например, книги или статьи). Обычно оно довольно короткое (меньше 1000 слов). В документационном центре несколько резюме могут быть собраны в одной книге. Еще один часто используемый способ хранения резюме - это описание книги по стандартному формату, в котором есть поле для введения резюме.

Для пользователей документационных центров резюме полезны по двум причинам:

а) резюме значительно уменьшает количество первичной информации.

б) в резюме акцент ставится на определенные аспекты.

Хранение документов:

Документ, в какой бы форме он ни был - в бумажном, в виде магнитофонной записи или информации на компьютерном диске - должен храниться в соответствии с определенной системой для того, чтобы при необходимости его можно было отыскать в собрании с минимальными затратами.

Полная система хранения содержит следующие компоненты:

- устройства, помогающие при поиске документов,

- физические носители документов,

- порядок, в соответствии с которым систематизируют документы.

Устройства, помогающие при поиске документов, носят тот вид, в котором осуществляется каталогизация. Поисковым устройством может быть карточка каталога, перечень записей каталога или компьютерная база данных.

В качестве физического носителя документов наиболее часто для хранения используются папки. Папки могут использоваться для хранения отдельных документов или набора связанных документов, скрепленных или сшитых вместе. Папки могут помещаться в картотечные блоки или в специальные вертикальные коробки, ставящиеся на полки. Книги чаще всего также хранятся на полках.

Физические носители документов выполняют еще одну функцию: документы внутри них располагаются в соответствии с определенным порядком. Документы могут быть выстроены просто в алфавитном порядке по авторам или источнику (частный документ или документ организации), могут быть выстроены в хронологическом порядке по дате их создания или поступления в коллекцию или в соответствии с типом, размером и форматом документа, система выстраивания также может быть основана на географических данных. Кроме этого документы могут группироваться по темам.

Назначение указателя местоположения документа:

Для того чтобы хранить документы в нужном порядке и облегчить их поиск, часто требуется установить условные обозначения, которые будут указывать на местоположение документов. Терминнумерация записей также часто используется для описания этого процесса, так как числа обычно, но не всегда, используются в качестве условных обозначений.

Аналогичным образом, для обозначения указателя расположения документа используются множество терминов, среди них:

- символ документа,

- номер записи,

- идентификатор записи,

- подпись каталога,

- классификационный код,

- шифр документа.

Обычно, документам, которые хранятся вместе, например в одной папке, на одной полке или в одной коробке, присваиваются последовательные номера или обозначения, например:

- числовые: 1,2,3…

- буквенные: от А до Я

- буквенно-числовые: А1, А2, А3…, Б1, Б2, Б3…

- численно-буквенные: 1а, 1б, 1в…, 2а, 2б, 2в…

В указатель может быть включен год или месяц создания или поступления в коллекцию, название источника, географические термины или шифр документа, например:

- 1999-001, 1999-002… 2000-001, 2000-002...

- AI-001, AI-002... HRW-001, HRW-002...

- АФР-001, АФР-002… АЗИЯ-001, АЗИЯ-002..., ЕВР-001…

В то же время документу может быть присвоен указатель в зависимости от класса, к которому принадлежит этот документ. Тема классификации обсуждается в следующей главе.

Существует определенная последовательность действий, которые следует выполнять при указании местоположения документа. В первую очередь документалист должен определить, какой указатель будет присвоен документу.

Например, если документы выстроены в последовательном порядке, документалист должен выяснить какой указатель использовался последним, или если используется схема классификации, выбрать соответствующий класс.

Следующий шаг - пометить документ присвоенным ему указателем. Если это книга, указатель обычно наносится на корешок. На папках обычно имеются ярлыки (наклейки), куда могут быть внесены примечания, а на листах бумаги указатели могут быть в виде печати. После нанесения указателей документы помещаются на место их будущего хранения.

В завершение процесса каталогизации, назначенные указатели вносятся в карточки каталога, список или базу данных, используемые для поиска документов.

Кроме того, указатели обычно наносятся на хранилища документов (папки, шкафы с выдвижными ящиками, коробки или полки). Эти указатели обычно состоят из первых символов указателей документов, находящихся внутри.

Классификация:

Классификация - это метод присваивания документам указателей, основанных на явно преобладающей теме документа. Данный метод имеет свои преимущества:

а) все основные документы по определенной теме собраны в одном месте, где их можно легко найти;

б) позволяет избежать промежуточного процесса поиска необходимых документов в каталоге или базе данных;

в) необработанные документы могут быть отсортированы и помещены на временное или постоянное хранение, где их затем можно будет легко найти по предметной области;

г) не прибегая к помощи документалиста пользователи могут определить местонахождение нужного документа, рассматривая темы, смежные с данной, и даже натолкнуться на несколько более подходящие документы, о которых они никогда даже не думали.

Существуют три схемы классификации, которые широко используются во всем мире: схемы Классификации Библиотеки Конгресса (the Library of Congress Classification), Универсальной Десятичной Классификации (the Universal Decimal Classification) и Десятичной Классификации Дьюи (the Dewey Decimal Classification). Это общие схемы, полностью охватывающие всю область знания. Они носят слишком общий характер, поэтому не могут применяться в специализированном центре документации, но из них можно извлечь некоторые понятия и использовать их в работе. Часто правозащитные документационные центры разрабатывают собственные схемы классификации. Типовая Схема Классификации для Правозащитного Документационного Центра была разработана Iva Caccia, служащим канадского правозащитного документационного центра, и имеется в распоряжении HURIDOCS.

Уникальные идентификаторы записи:

Часто, при работе с определенными видами документов, необходимо быть уверенным в том, что указатели местоположения документов уникальны, то есть они используются только один раз и только для одного документа. Это особенно важно, когда для хранения информации о документах, находящихся в собрании, используются компьютерные базы данных. В компьютерной терминологии, такой указатель местоположения документа называется уникальным идентификатором записи. Большинство программного обеспечения для баз данных имеют функцию, которая управляет автоматическим присваиванием уникальных номеров записи.

Библиографические записи в компьютерной базе данных зачастую получают уникальные идентификаторы записи и одновременно содержат другие указатели местоположения, которые указывают на основные документы. Главным образом, это имеет место в тех случаях, когда схема классификации используется для организации первичных документов.

Каталогизация равна заполнение стандартных библиографических форматов.

5. Виды информационного поиска

Поиск информации может означать:

1. Поиск данных - поиск определенных сведений, отвечающих целям пользователя. Например, пользователю может потребоваться узнать имя жертвы недавнего нарушения. На более сложном уровне поиска данных требуется производить вычисления и подсчеты.

2. Поиск документов - в этом случае ищутся документы, содержащие сведения.

3. Поиск вспомогательных документов - в этом случае ищутся не документы как таковые, а записи, в которых содержится достаточное количество информации для того, чтобы пользователь мог определить, тот ли это документ, который он ищет. Вспомогательным документом может быть учетная карточка, библиография, резюме или запись в компьютерной базе данных. документ архивный библиографический

В обычных библиотеках, как правило, применяется третий метод поиска, и для этого обычно используются картотечные каталоги. Если система, к тому же, позволяет открытый доступ, то поиск нужных документов легко осуществим. С другой стороны, поиск отдельной информации, данных возможен только при помощи компьютера, в который должны быть введены данные, перед тем как их можно будет найти.

Размещено на Allbest.ru

...